之前翻譯過(guò)一篇關(guān)于撰寫(xiě)高效電子郵件的文章，不少讀者的反應(yīng)是TLDR（too long; did not read）。于是我試圖以另一種形式，就類似的主題，寫(xiě)一篇可以在10分鐘內(nèi)讀完的文章。

很多事情都有套路，比如思維有結(jié)構(gòu)化思維，文章有八股，音樂(lè)作曲有段式結(jié)構(gòu)…電子郵件寫(xiě)作也有它的套路，掌握這些套路可以讓你能在短時(shí)間能寫(xiě)就一封看上去很專業(yè)的電子郵件。

以下按照寫(xiě)電子郵件的順序，分八個(gè)方面，介紹一封合格電子郵件所包含的基本要素。

1. 郵件主題

你一定要花時(shí)間好好寫(xiě)個(gè)主題，尤其不能留空。因?yàn)橹黝}是收件人一眼就能看到的內(nèi)容， 一個(gè)意義明確的主題能夠讓收件人無(wú)需打開(kāi)郵件，就能評(píng)估其目的和價(jià)值。一個(gè)好的主題可以讓你的郵件在眾多郵件中脫穎而出，起到事半功倍的效果。

一個(gè)好的主題就和一篇文章的標(biāo)題一樣，是對(duì)整個(gè)郵件的描述和概括如：

• 明天下午項(xiàng)目評(píng)審會(huì)議內(nèi)容計(jì)劃
• 問(wèn)題（Bug）編號(hào)27168-訂單金額計(jì)算錯(cuò)誤
• 入職培訓(xùn)文件－昨天會(huì)議上你提到的文件

收件人在看到這樣的標(biāo)題時(shí)立刻就能做出相應(yīng)的動(dòng)作來(lái)回應(yīng)，而不是想：這是不是垃圾郵件？這個(gè)郵件和我有什么關(guān)系？而像

• 一封郵件
• 好消息
• 重要的郵件
• 你要的文件

之類的標(biāo)題沒(méi)有任何意義，因?yàn)槭占丝吹街笠廊粺o(wú)法得知你的郵件內(nèi)容到底和什么相關(guān)，如何的重要。

2. 開(kāi)頭問(wèn)候語(yǔ)

電子郵件相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)郵件來(lái)說(shuō)沒(méi)那么正式，傳統(tǒng)英文郵件一般采用

• Dear Mr Smith,
• Dear Ms Lawson,

這種“Dear Mr/Ms+姓”的格式作為一封郵件開(kāi)頭的問(wèn)候語(yǔ)。如果你的電子郵件收件人是陌生人或者你是第一次給對(duì)方發(fā)郵件，可以使用這樣的問(wèn)候語(yǔ)，會(huì)顯得比較正式。如果你搞不清楚對(duì)方的身份和不確定該如何稱呼對(duì)方，用這種形式的開(kāi)頭也是比較保險(xiǎn)的做法。而更多的用于同事和熟人之間的問(wèn)候語(yǔ)一般使用

• Hi Smith,
• Hello Jason,

或者干脆省略問(wèn)候語(yǔ)。注意問(wèn)候語(yǔ)一般以逗號(hào)結(jié)尾，也有見(jiàn)到不寫(xiě)逗號(hào)的情況。

中文電子郵件的情況也類似，開(kāi)頭的問(wèn)候語(yǔ)一般使用

• 某某先生，
• 某某女士。

在熟人和同事之間，就用你平時(shí)稱呼對(duì)方的方式即可。同樣，也可不使用問(wèn)候語(yǔ)。

3. 郵件正文

郵件的正文一般采用常用字體，和默認(rèn)的格式。切忌使用花花綠綠多彩多樣的格式。一來(lái)，這些格式不一定能夠在對(duì)方的郵件客戶端上正常顯示，再則，花花綠綠多彩多樣的格式會(huì)給人留下不成熟的印象。

郵件正文注意分段和空行，合理的分段空行能夠讓人閱讀愉快，降低收件人閱讀大端文字的心理負(fù)擔(dān)。沒(méi)人喜歡讀密密麻麻的長(zhǎng)篇大論。

郵件正文最好只描述一件事情，如果有不同的事情，可以另外再發(fā)一封。

3.1 郵件目的

第一段一開(kāi)始應(yīng)該簡(jiǎn)潔明了說(shuō)明這封郵件的目的，你為什么給對(duì)方發(fā)這封郵件。如果你覺(jué)得收件人對(duì)你并不熟悉，還要簡(jiǎn)單介紹自己，寫(xiě)清楚自己的身份，讓對(duì)方知道你是誰(shuí)以便可以作出相應(yīng)的回復(fù)。

第二段開(kāi)始描述郵件的詳細(xì)內(nèi)容。

3.2 行動(dòng)事項(xiàng)

如果這封郵件需要收件人做些什么，接下來(lái)就要用禮貌的方式明確的寫(xiě)出來(lái)。比如：

• 你能不能幫我（could you）…
• 非常感激如果你能（I would be grateful if）…

就算你是對(duì)方的領(lǐng)導(dǎo)，也應(yīng)該使用”請(qǐng)（Please）….”

4. 合理使用附件

一般情況下盡量不要使用附件，可以考慮把附件文檔中的核心內(nèi)容拷貝到郵件正文中去。因?yàn)楦郊赡軅鞑ゲ《?，還需要額外安裝相應(yīng)的軟件才能打開(kāi)。如果在收件人在手機(jī)上瀏覽附件，體驗(yàn)更差，不但浪費(fèi)流量而且還很可能因?yàn)楦袷絾?wèn)題無(wú)法查看。

如果不得不使用附件，在郵件正文中應(yīng)該簡(jiǎn)單說(shuō)明附件的內(nèi)容，并且在發(fā)出郵件之前再次檢查有沒(méi)有已經(jīng)把附件放在郵件中了。工作郵件中經(jīng)常遇到的情況是：某人群發(fā)了一個(gè)郵件之后，很多人都在回復(fù)發(fā)件人“你的附件呢？”

給附件取個(gè)有意義的名字也是很有必要的，這點(diǎn)和寫(xiě)郵件主題類似，如“2016上半年財(cái)務(wù)報(bào)表.pdf”
就比 “文件.pdf”明確很多。

5. 郵件結(jié)束語(yǔ)

用于傳統(tǒng)紙質(zhì)郵件的“Yours sincerely （對(duì)應(yīng)類似中文：此致敬禮）”，在電子郵件中并不常用，英文中常用的結(jié)束語(yǔ)有：

• Best regards,
• Regards,
• Best wishes,

注意一般以逗號(hào)結(jié)尾，也有見(jiàn)到不寫(xiě)逗號(hào)的。如果你不寫(xiě)逗號(hào)，請(qǐng)?jiān)陂_(kāi)頭的問(wèn)候語(yǔ)中也不要使用逗號(hào)，以保持一致。

中文商務(wù)郵件的結(jié)尾也有見(jiàn)到諸如紙質(zhì)書(shū)信中“此致敬禮”，“順頌商祺”，“順頌秋安”之類的結(jié)束語(yǔ)。我覺(jué)得并沒(méi)有太大的必要，如果真要表現(xiàn)非常正式，倒不如發(fā)一封更顯正式的紙質(zhì)郵件。在中文商務(wù)電子郵件中，根據(jù)情況寫(xiě)一句“祝生意興隆”，“愿事業(yè)蒸蒸日上”會(huì)顯得更加自然和親切。

6. 署名

郵件的最后，最好寫(xiě)上你的姓名（署名），尤其是第一發(fā)電子郵件給這個(gè)人。如有必要，還要寫(xiě)上你的title職務(wù)和聯(lián)系郵箱電話等。很多郵件客戶端都具有“簽名”的功能，就是用來(lái)寫(xiě)自動(dòng)完成這部分內(nèi)容的，它可以幫你自動(dòng)插入此類提前設(shè)置好的信息。

7. 反復(fù)校對(duì)

一封電子郵件終于寫(xiě)完了，是不是立即就想點(diǎn)“發(fā)送”按鈕？且慢，越是重要的郵件越是要反復(fù)校對(duì)，一封沒(méi)有語(yǔ)法和錯(cuò)別字的郵件是讓你看起來(lái)更加專業(yè)的前提。必要時(shí)可以請(qǐng)你身邊的同事幫你校對(duì)。

8. 其它注意事項(xiàng)

在你點(diǎn)發(fā)送按鈕之前，這些內(nèi)容值得你去認(rèn)真考慮

1. 妥善使用“回復(fù)”和“回復(fù)全部”可以避免事態(tài)的擴(kuò)大

2. 合理使用CC（抄送）和BCC（密送）
   如果你要群發(fā)比較敏感的信息，并且要保護(hù)收件人郵件地址，你應(yīng)該使用BCC。群發(fā)郵件時(shí)，每個(gè)人的郵件地址都會(huì)顯示在CC列表中，但BCC不會(huì)。BCC的這個(gè)特點(diǎn)也可以避免收件人使用“回復(fù)全部” ，如果你不想其中一個(gè)收件人使用“回復(fù)全部”而對(duì)其它人造成干擾也可以考慮使用BCC。如果遇到郵件客戶端不允許收件人留空，你可以在“收件人”框中寫(xiě)上自己的郵件地址。

3. 縮寫(xiě)和非正式用語(yǔ)
   給彼此熟悉的同事和朋友發(fā)郵件時(shí)，使用縮寫(xiě)或者非正式的語(yǔ)言如網(wǎng)絡(luò)用語(yǔ)完全沒(méi)問(wèn)題。但在比較重要的場(chǎng)合或者你第一次給這個(gè)人發(fā)郵件，請(qǐng)避免使用各種縮寫(xiě)和網(wǎng)絡(luò)用語(yǔ)。否則會(huì)顯得你不專業(yè)和讓對(duì)方覺(jué)得你對(duì)他不太重視。

4. 電子郵件很可能會(huì)被公開(kāi)
   電子郵件是一個(gè)很重要的存檔和記錄，你寫(xiě)下的東西就會(huì)留下證據(jù)。加上電子郵件系統(tǒng)并不安全，黑客也能夠很容易的截獲你的電子郵件。所以你在打算寫(xiě)某些內(nèi)容之前，最好仔細(xì)考慮下如果這封郵件被傳播和泄露出去會(huì)有什么后果，之后再?zèng)Q定是否要真的要發(fā)出這封電子郵件。

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