背誦簡報(bào)
參考筆記：項(xiàng)目溝通和干系人管理考點(diǎn)筆記
溝通管理過程
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規(guī)劃溝通管理：基于每個(gè)干系人或干系人群體的信息需求、可用的組織資產(chǎn)以及具體項(xiàng)目的需求，為項(xiàng)目溝通活動(dòng)制定恰當(dāng)?shù)姆椒ê陀?jì)劃。
- 識別和記錄與干系人的最有效率且最有效果的溝通方式
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管理溝通：確保項(xiàng)目信息及時(shí)且恰當(dāng)?shù)厥占⑸?、發(fā)布、存儲、檢索、管理、監(jiān)督和最終處置。
- 促進(jìn)項(xiàng)目干系人之間實(shí)現(xiàn)有效率且有效果的溝通
- 輸出：項(xiàng)目溝通
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監(jiān)督溝通：確保滿足項(xiàng)目及其干系人的信息需求。
- 檢查溝通的效率和效果
- 隨時(shí)確保所有溝通參與者之間的信息流動(dòng)的最優(yōu)化
- 輸入：項(xiàng)目溝通
溝通管理計(jì)劃
- 干系人的溝通需求
- 需溝通的信息，包括語言、形式，內(nèi)容和詳細(xì)程度
- 上報(bào)步驟
- 發(fā)布信息的原因
- 發(fā)布所需信息、確認(rèn)已收到或作出回應(yīng)(若適用)的時(shí)限和頻率
- 負(fù)責(zé)溝通相關(guān)信息的人員
- 負(fù)責(zé)授權(quán)保密信息發(fā)布的人員
- 接收信息的人員或群體，包括他們的需要、需求和期望
- 用于傳遞信息的方法或技術(shù)，如備忘錄、電子郵件、新聞稿，或社交媒體
- 為溝通活動(dòng)分配的資源，包括時(shí)間和預(yù)算
- 隨著項(xiàng)目進(jìn)展(如項(xiàng)目不同階段干系人社區(qū)的變化)而更新與優(yōu)化溝通管理計(jì)劃的方法
- 通用術(shù)語表
- 項(xiàng)目信息流向圖、工作流程(可能包含審批程序)、報(bào)告清單和會議計(jì)劃等
- 來自法律法規(guī)、技術(shù)、組織政策等的制約因素等
溝通渠道
溝通渠道=N(N-1)/2
N包括項(xiàng)目經(jīng)理
溝通方式
文字：高效
語言
混合
強(qiáng)????參與程度????弱
參與(討論)/征詢/說明(推銷)/敘述
弱????控制程度????強(qiáng)
1.討論：頭腦風(fēng)暴，參與程度最強(qiáng)
2.征詢：調(diào)查問卷
3.推銷：敘述解釋
4.敘述：勸說鼓動(dòng)，控制程度最強(qiáng)
溝通方法
1.互動(dòng)溝通：會議、電話、即時(shí)通信、視頻會議
2.推式溝通：信件、備忘錄、報(bào)告、電子郵件、傳真、語音郵件、日志、新聞稿
3.拉式溝通：企業(yè)內(nèi)網(wǎng)、電子在線課程、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)數(shù)據(jù)庫、知識庫
溝通模型
編碼→媒介→解碼
- 編碼:把思想或想法轉(zhuǎn)化為他人能理解的語言
- 信息和反饋信息:編碼過程所得到的結(jié)果。
- 媒介:用來傳遞信息的方法。
- 噪聲:干擾信息傳輸和理解的一切因素(如距離、新技術(shù)、缺乏背景信息等)。
- 解碼:把信息還原成有意義的思想或想法
2、溝通模型包含5個(gè)狀態(tài):已發(fā)送、已收到、已理解、已認(rèn)可、已轉(zhuǎn)化為積極的行動(dòng)。(掌握)
(1)已發(fā)送:
當(dāng)你傳送信息給他人。這并不表示對方已經(jīng)讀取或聽到了，這僅僅是信息已發(fā)送的狀態(tài)。
(2)已收到:
當(dāng)對方信息已收到。但這并不表示對方有任何意圖去讀取、理解或解決信息的問題。
(3)已理解:
正確的消化和理解信息中的內(nèi)容是簡單接收信息中關(guān)鍵的一環(huán)。
(4)已認(rèn)可:
理解了傳達(dá)的信息并不代表對方已同意這個(gè)觀點(diǎn)。
(5)已轉(zhuǎn)化為積極的行動(dòng):
這是整個(gè)過程中最難的一環(huán)，通常需要反復(fù)的溝通、一定的監(jiān)督或幫助下才能較好的完成。
3、溝通渠道主要分為正式溝通渠道、非正式溝通渠道:(掌握)
①正式溝通渠道:
傳達(dá)文件、召開會議、上下級之間的定期的情報(bào)交換等。
優(yōu)點(diǎn):
溝通效果好，比較嚴(yán)肅，約束力強(qiáng)，易于保密，可以使信息溝通保持權(quán)威性。重要信息的傳達(dá)一般都采取這種方式。
缺點(diǎn):
由于依靠組織系統(tǒng)層層的傳遞，所以較刻板，溝通速度慢。
②非正式溝通渠道:
團(tuán)體成員私下交換看法、朋友聚會、傳播謠言和小道消息等都屬于非正式溝通。
優(yōu)點(diǎn):
溝通形式不限，直接明了，速度很快，容易及時(shí)了解到正式溝通難以提供的“內(nèi)幕新聞”。
缺點(diǎn):非正式溝通難以控制，傳遞的信息不確切，易于失真、曲解，而且，它可能導(dǎo)
致小集團(tuán)、小圈子，影響人心穩(wěn)定和團(tuán)體的凝聚力。
