? ? 如果沒有親身組織過一場會議，那么你一定認為會議準備非常簡單。但是一場完美的會議，任何小細節(jié)都可能導致出現(xiàn)紕漏。所以接下來，我用自己的經(jīng)驗來告訴大家日常會議需要準備的物品和注意事項。日常會議相比較而言是最簡單和頻率最高的。一場會議分為會前準備、會中現(xiàn)場工作、會后收尾。
一、會前準備：
1.會議內(nèi)容確認，會議召開的主題、時間、地點、參與人員、經(jīng)費。
1.1和召開會議的主要領(lǐng)導人確認會議目的和內(nèi)容。
1.2和主要參會人員確認是否和重要工作有時間沖突。
1.3確認會議場地是否能容納還有椅子數(shù)量是否剛好。
1.4提前系統(tǒng)走申請經(jīng)費的流程。
1.5和領(lǐng)導確認會議是否有著裝等特殊要求。
1.6和領(lǐng)導確認如果會議時間較長，用餐環(huán)節(jié)是否需要提前預定。
2.和各部門負責人溝通收集好會議議程，和總經(jīng)理確認會議議程，發(fā)通知前先寫會議議程，可以參考以下模版。
2.1會議議程注意事項，開會前電子郵箱形式發(fā)送個人，會議期間打印出來給個人。
2.2會議討論主題和參會人員名字都要按照重要程度進行排序，這個畫重點，我之前踩過坑。
2.3根據(jù)實際情況變化來更新議程，發(fā)送前一定要檢查仔細。
2.4會議主持詞編寫，要根據(jù)會議內(nèi)容和主題來進行編寫。
2.5通知發(fā)言人準備發(fā)言，詢問領(lǐng)導是否需要由我們來寫發(fā)言稿。
等前期文字類的都準備好了以后，開始會前物品準備工作了，也不能掉以輕心。
3.打掃衛(wèi)生，桌椅擺放整齊（建議買一條棉線，后續(xù)礦泉水，茶杯之類都可以用棉線來調(diào)整整齊）。
3.1多媒體設備調(diào)試好（音響、話筒、投影儀、翻頁筆等），這里PS畫重點，電池必須更換新的。如果會議過程中話筒或者翻頁筆突然沒電會非常尷尬，也是失誤，所以要檢查仔細。話筒和音響確保聲音也必須適宜。會議中播放的視頻、資料都先自行檢查過。
3.2準備茶水，將提前燒好的開水放到保溫水壺里。然后詢問領(lǐng)導是否要將個人的茶杯和茶葉準備好放在座位上。
3.3會議開始前15min，建議將空調(diào)問題調(diào)至27-28度，可根據(jù)季節(jié)自行調(diào)整。
3.4準備會議使用物品(會議簽到表、礦泉水、茶水、帶公司logo白紙、削好的鉛筆、牛皮本、產(chǎn)品手冊、會議議程、會議背景PPT、煙灰缸、桌簽、攝像機、相機等）煙灰缸里放專用的泥土，如果沒有就放些水。攝像機和相機提前檢查好內(nèi)存和電量。
3.5如果有外來的客戶來訪，需要想好提車位以及電梯幫忙按和樓梯口等多處地方指引和接待的人員。
3.6桌簽提前根據(jù)參會人員名字打印，并且按照重要程度擺放好，名字擺放在外面，職位在里面。座位安排要根據(jù)會議參加人員性質(zhì)和會議室的方位來進行擺放桌簽。座位禮儀也是有講究的，我之前也犯了錯誤。排序原則:以遠為上，面門為上，以右為上，以中為上;觀景為上，靠墻為上。座次分布:面門居中位置為主位;主左賓右分兩側(cè)而坐;或主賓雙方交錯而坐;越近首席，位次越高;同等距離，右高左低。具體我后續(xù)在專門寫一篇關(guān)于禮儀方面詳細的文章。
二、會中現(xiàn)場工作
會中現(xiàn)場工作又分為場內(nèi)和場外。
1.會議中觀察茶水飲用情況，及時關(guān)注，每隔一段時間適時地加水。
1.1做好會議記錄和會議紀要，建議下載可以語音轉(zhuǎn)文字的APP或者買錄音筆，可以減少我們大部分的工作量。而且可以防止記錄的時候發(fā)生錯誤和遺漏重要的信息。
1.2做好攝影和攝像，對于一些重要的信息，進行拍照記錄。
場外
2.觀察會議時間，如果有用餐環(huán)節(jié)，要提前和餐廳確認人數(shù)，防止發(fā)生會議結(jié)束后等待太久。
2.1如果會議中有發(fā)言，話筒及時傳遞。
三、會后收尾
1.將會前準備的物品進行清理和回收，桌椅擺放原位。
1.1重要的文檔進行掃描，會后記得如果有費用需要報銷的及時走流程。
1.2將做好的會議記錄和會議紀要通過郵件方式發(fā)送給所有的參會人員。
1.3會議中攝像和拍照進行存檔。
1.4每次會議結(jié)束后，我的建議是都要復盤下，想下此次會議中是否自己還有欠缺的地方，下次需要改善的細節(jié)。
1.5還有一項是我們經(jīng)常會遺忘的，就是會議后的決定要監(jiān)督落實工作。
總結(jié)、看似簡單的三大步驟，我其實只寫出了大綱。還有非常多的細節(jié)，如果有想要會議需要所有表格的打包模版，請關(guān)注我的微信公眾號HR小姐姐的知識庫。為了鼓勵我繼續(xù)編寫，記得給小編加個雞腿，贊賞下哦。
