一切開(kāi)始于一場(chǎng)糟糕的會(huì)議
昨天上午去上級(jí)單位開(kāi)會(huì)，會(huì)議通知9點(diǎn)開(kāi)始，12點(diǎn)30結(jié)束，提前十分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)之后，發(fā)現(xiàn)參會(huì)的人員都還沒(méi)有來(lái)，是我搞錯(cuò)時(shí)間了嗎？
等到9點(diǎn)10分，人還沒(méi)有來(lái)齊，會(huì)議發(fā)起人都還沒(méi)有過(guò)來(lái)，OMG，這是什么鬼會(huì)？我心里吼道。
9點(diǎn)30分，人員終于來(lái)的差不多了，涉及5、6個(gè)單位的人，整個(gè)會(huì)議下來(lái)，主持人跑進(jìn)跑出，電話接的不亦樂(lè)乎，整個(gè)會(huì)議完全沒(méi)有按照議程進(jìn)行，會(huì)場(chǎng)嘈雜，議題分散，但是還是拖到了12點(diǎn)半，這時(shí)主持人回來(lái)了，午餐時(shí)間到了，他就簡(jiǎn)單總結(jié)了今天討論的情況，會(huì)議就結(jié)束了。
這樣的會(huì)議相信不僅是我遇到過(guò)，大家肯定也參與過(guò)，說(shuō)實(shí)話，純粹是浪費(fèi)大家時(shí)間。
言歸正傳，作為職場(chǎng)的新人，如果直屬領(lǐng)導(dǎo)要我們組織一次部門(mén)內(nèi)部或跨部門(mén)的小型會(huì)議，我們應(yīng)該如何準(zhǔn)備呢？結(jié)合個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)，簡(jiǎn)單談?wù)勅缦聨c(diǎn)，看大家是否用的上。
-01-會(huì)前
會(huì)議通知
?會(huì)議通知要求至少包含：時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主持人、議題、議程（多項(xiàng)議程、時(shí)長(zhǎng)）、會(huì)議其他要求；
?說(shuō)明1：會(huì)議議程如有多項(xiàng)，需明確發(fā)言人、時(shí)長(zhǎng)（到時(shí)間段或分鐘）
?說(shuō)明2：會(huì)議其他要求可要求參與人員提前10分鐘到場(chǎng)、如需請(qǐng)假請(qǐng)向XX請(qǐng)假、會(huì)議期間手機(jī)調(diào)整成震動(dòng)或靜音、自備水杯等。
會(huì)議材料
?是否需為主持人準(zhǔn)備會(huì)議PPT材料、參會(huì)人員是否準(zhǔn)備材料、主持人發(fā)言詞
?說(shuō)明：會(huì)前最好能收集完整會(huì)議材料，存放在會(huì)議電腦上，并U盤(pán)備份一份，便于后面投影時(shí)會(huì)前測(cè)試是否正常瀏覽
設(shè)備
?可能用到的設(shè)備包含：電腦、投影儀、翻頁(yè)激光筆、話筒、有線插座、網(wǎng)絡(luò)、會(huì)議簽到表、茶水、會(huì)議銘牌、桌椅擺放、燈光、簽到筆等
?說(shuō)明1：電腦和投影是關(guān)鍵，測(cè)試材料是否能正常投放。有多少人是會(huì)前沒(méi)有調(diào)試，開(kāi)會(huì)時(shí)調(diào)試或換電腦、或拷數(shù)據(jù)弄半天的？
?說(shuō)明2：激光筆、話筒、有線插座、網(wǎng)絡(luò)、桌椅擺放等按需，簽到筆必備
?說(shuō)明3：如投影需事先調(diào)整好燈光，不能太暗或太亮
?說(shuō)明4：茶水、會(huì)議銘牌如有會(huì)議服務(wù)人員，需提前打好招呼，提供名單和銘牌排位方式
?最討厭開(kāi)半天會(huì)，位置都沒(méi)有得做，無(wú)聊的連水都沒(méi)得喝的會(huì)議
提醒與確認(rèn)
?通知和確認(rèn)參會(huì)人員、會(huì)前再電話或短信提醒參會(huì)人員
材料打印
?會(huì)議議程（含參會(huì)人員總數(shù)、實(shí)到數(shù)、名單、請(qǐng)假原因）、會(huì)議材料、簽到表
?說(shuō)明1：會(huì)議議程打印出來(lái)方便主持人瀏覽議程與參會(huì)人員情況，參會(huì)人員較多時(shí)根據(jù)部門(mén)能對(duì)上人
?說(shuō)明2：份數(shù)按需
-02-會(huì)時(shí)
會(huì)議記錄
?記錄會(huì)議要點(diǎn)、交辦事項(xiàng)、下一步計(jì)劃等
?說(shuō)明：重要的會(huì)議可以錄音，方便后期整理會(huì)議記錄
簽到
?與會(huì)人員在簽到表簽到
?說(shuō)明：簽到表的設(shè)計(jì)有2種，一種是將應(yīng)參加會(huì)議的人員名稱打印出來(lái)，大家在自己名字后面簽字；另外一種就是空白一張，逐行簽。
拍照
?選擇主要發(fā)言人、會(huì)議全景的不同角度拍照
?說(shuō)明：主要發(fā)言人正面照片，最好能有與主題PPT的合影，多多益善，后期如需寫(xiě)簡(jiǎn)訊方便篩選。
-03-會(huì)后
會(huì)議紀(jì)要
?對(duì)會(huì)議內(nèi)容、交辦事項(xiàng)總結(jié)，發(fā)給與會(huì)人員確認(rèn)，大家無(wú)異議再發(fā)布正式紀(jì)要
?說(shuō)明：公司文件的紀(jì)要最好，不行就郵件形成紀(jì)要，記住要抄送雙方的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱
通訊報(bào)道
?重要會(huì)議輸出圖文報(bào)道，企業(yè)內(nèi)部宣傳
?說(shuō)明：有稿費(fèi)勤投稿，無(wú)稿費(fèi)就按需發(fā)
按照上面的要求做下來(lái)，我相信作為初入職場(chǎng)的小白，能給你的領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)好印象的，加油吧，我只能幫到這里了！
附會(huì)議checklist清單：
碼字很辛苦的，進(jìn)來(lái)的各位少爺小姐街坊鄰居不妨動(dòng)動(dòng)小指頭點(diǎn)個(gè)贊，鼓勵(lì)鼓勵(lì)下我羅！
