掌握自己的時間
做任何事情都少不了時間，時間是必須具備的一個條件。任何工作都是在時間中進行的，都需要耗用時間。但是對這項最特殊的、無可替代的和不可或缺的資源，絕大多數(shù)人卻都以為可以取用不竭。
有效的管理者與其他人最大的區(qū)別，就是他們非常珍惜自己的時間。
但是人卻往往最不善于管理自己的時間。
某公司的董事長，十分肯定地對我說他的時間大致分成三個部分：1/3用于與公司高級管理人員研討業(yè)務(wù)；1/3用于接待重要客戶；其余1/3則用于參加各種社會活動。但是，等實際記錄了六個星期之后，跟他原來的估計比較，結(jié)果發(fā)現(xiàn)在上述三個方面，他幾乎沒花什么時間。原來，他所說的三類工作，只不過是他認為“應(yīng)該”花時間的工作而已。因此他的記憶告訴他已將時間用在這三方面了。六個星期的實際記錄，顯示他的時間大部分都花在調(diào)度工作上了，例如處理他自己認識的顧客的訂單，打電話給工廠催貨。顧客的訂單，本來可以順利處理的，由于他的干預，反而弄得不能準時交貨。這份時間記錄是由他的秘書記下來的，當秘書把記錄送給他看時，他簡直一點兒都不能相信。后來他的秘書又確實地做了幾次記錄，他才相信自己的估計靠不住，開始相信那份記錄的真實性。
有效的知識工作者并不是一開始就著手工作，他們往往會從時間安排上著手。他們并不以計劃為起點，認識清楚自己的時間用在什么地方才是起點。
然后，他們管理自己的時間，減少非生產(chǎn)性工作所占用的時間。
最后，將可自由運用的時間由零星的集中成大塊連續(xù)性的時段。
這三個步驟是知識工作者實現(xiàn)有效性的基礎(chǔ)：記錄時間、管理時間、統(tǒng)一安排時間。
每一位管理者的時間都有很大部分是被浪費掉的，表面上看起來，每件事似乎都非辦不可，但實際上卻毫無意義。
知識工作者需要相當多整塊的時間，如果每一次所花的時間少于這個極限，事情就做不好，所花的時間就是浪費，再做就得從頭開始。
要想有效就必須運用整塊的時間。
與下屬討論一項計劃，一項方針或是一項工作表現(xiàn)，如果只想15分鐘，肯定是不夠的，至少1個小時，甚至更多的時間才可以。
如何診斷自己的時間呢？
第一步：先記錄時間的實際耗用情況。
并且必須在處理某一項工作的當時立即加以記錄，而不能事后憑記憶補記。至少以連續(xù)三四個星期為一個時段，每天記錄，一年內(nèi)記錄兩三個時段。有了時間耗用的記錄樣本。便能自行檢討了。半年之后，都會發(fā)現(xiàn)自己的時間耗用得很亂，并浪費在種種無謂的小事上。
第二步：系統(tǒng)的管理時間。
將非生產(chǎn)性和浪費時間的活動找出來，盡可能將這類活動從時間表上排除出去。怎么做到這一步呢？
1 首先要找出什么事根本不必做，然后取消這些工作。這些事做了也完全是浪費時間，無助于成果。將時間記錄拿出來，逐項地問：這件事如果不做會有什么后果？如果認為不會有任何影響，那么這件事應(yīng)該立刻取消。
2 其次看看時間記錄上的哪些活動可以由別人代為參加，即使不能做到更好，也不會影響其效果。
3 不要去浪費別人的時間。這一條并不明顯，有一個簡單的診斷方法：去詢問你的下屬?！罢埬阆胂肟?，我常做哪些浪費你的時間而又沒有效果的事情？”
這三個問題是關(guān)于非生產(chǎn)性的和浪費時間的活動的處理。但時間浪費有時也是由于管理不善和機構(gòu)有缺陷引起的，身為主管也應(yīng)予以同等的重視。這里有四個主要因素。
1 找出因為缺乏制度或遠見而產(chǎn)生的浪費時間的因素。我們應(yīng)該注意組織中一而再，再而三出現(xiàn)同樣的問題，如果出現(xiàn)了第二次，就絕不應(yīng)該再讓他出現(xiàn)第三次。同一個問題如果重復出現(xiàn)，往往是由疏忽和懶惰造成的。
2 人員過多也常常造成時間的浪費。當然，人員太少，力量不夠也不行。常見的現(xiàn)象是人員太多，大家的時間沒有花在工作上，而是花在協(xié)調(diào)人員之間的關(guān)系上了。
3 另一個常見的浪費時間的因素是組織不健全。其表現(xiàn)就是會議太多。會議應(yīng)該是不得已的例外，不能視為常規(guī)。
4 最后一個浪費時間的因素是信息功能不健全和信息的表達方式不當，比如：部門與部門之間在傳遞信息和溝通的時候，沒有溝通到點子上。
第三步：統(tǒng)一安排可以自由支配的時間。
時間分割成很多段等于沒有時間。有一位極為有效的管理者身邊經(jīng)常帶著兩張這樣的完成期限表。一張是有關(guān)緊急事件的，另一張是做起來自己并無興趣但卻非做不可的。每次在發(fā)現(xiàn)完成時間比預定期限落后時，他就可以覺察到可自由支配時間已有溜走的跡象了。
總結(jié)：時間是最稀有的資源。能花錢的地方千萬不要花時間。（這句不是德魯克說的。）認識你自己可能很難，但是認識你的時間卻是任何人只要肯做就能做到的，這是通向貢獻和有效性的必由之路。
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