? ? ? 1876年《羅伯特議事規(guī)則》第1版在美國(guó)出版，這是一套給民間使用的議事規(guī)則。作者羅伯特畢業(yè)于美國(guó)西點(diǎn)軍校，曾任工程兵準(zhǔn)將。年輕時(shí)他主持社團(tuán)會(huì)議，發(fā)現(xiàn)大家常常是抱著很美好的愿望來參會(huì)，結(jié)果卻吵成一團(tuán)，達(dá)不成共識(shí)，讓他很沮喪。羅伯特潛心研究，于是就有了這樣一套給民間使用的議事規(guī)則。這套規(guī)則在問世后的一百多年歷史中，經(jīng)受了邏輯和實(shí)踐的考驗(yàn)，并且不斷進(jìn)行修訂完善，逐漸成為對(duì)提高會(huì)議質(zhì)量和效率非常有價(jià)值的國(guó)際通用的議事規(guī)則。

? ? ? 羅伯特議事規(guī)則主要是針對(duì)與會(huì)代表平等參與決策的“圓桌會(huì)議”而設(shè)計(jì)的，但對(duì)于不同層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與下屬共同參加的“金字塔”式會(huì)議來說，也有很多可借鑒之處。一般而言，我們召開會(huì)議，既要匯聚眾人的智慧，又要保證決策的效率。在決策階段既要能使各種觀點(diǎn)充分辯論，又要能通過思想的碰撞，形成更好的行動(dòng)方案；同時(shí)這種充分的溝通，也有利于決策后的執(zhí)行。當(dāng)然遇到議而不決又需要果斷決策的時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)干部要勇于承擔(dān)責(zé)任，果斷作出決策。筆者認(rèn)為，以下十條議事規(guī)則對(duì)于學(xué)校的日常會(huì)議而言也是有效的。

? ? ? 要提高會(huì)議的質(zhì)量和效率，可借鑒羅伯特議事規(guī)則的十項(xiàng)原則：主持中立；動(dòng)議明確；先理解再辯論；舉手發(fā)言，面向主持；不超時(shí)；不打斷；不跑題；就事論事；表明立場(chǎng)；充分辯論再?zèng)Q策。

一、 主持中立

? ? 主持人在會(huì)議中的主要作用是維護(hù)會(huì)議的規(guī)則，使每個(gè)人能按規(guī)則發(fā)言，保證每個(gè)人發(fā)表觀點(diǎn)的權(quán)利，使會(huì)議能起到匯聚團(tuán)隊(duì)力量的作用。很多會(huì)議中，領(lǐng)導(dǎo)常常既是主持人，也是決策人，如何能保持中立呢？這就需要他清楚地意識(shí)到自身肩負(fù)的這兩個(gè)角色，努力把這兩個(gè)角色扮演好。在實(shí)踐中，我們發(fā)現(xiàn)有的領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議討論階段，只做會(huì)議主持人，讓參會(huì)人能各抒己見，到最后領(lǐng)導(dǎo)才具體回應(yīng)參會(huì)人提到的問題、建議以及解釋采納或不采納的原因，最后再拍板決定。這樣使不同的觀點(diǎn)能在會(huì)議上得到表達(dá)，避免在執(zhí)行中不理解、不配合，影響執(zhí)行的效果。主持人是決定一個(gè)會(huì)議成功的關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)該學(xué)習(xí)主持的藝術(shù)，提高自己的領(lǐng)導(dǎo)水平。

二、動(dòng)議明確

? ? ? 所謂動(dòng)議就是行動(dòng)的建議，而不是泛泛而如何運(yùn)用羅伯特議事規(guī)則提高會(huì)議質(zhì)效。要提高會(huì)議的質(zhì)量和效率，可借鑒羅伯特議事規(guī)則的十項(xiàng)原則：主持中立；動(dòng)議明確；先理解再辯論；舉手發(fā)言，面向主持；不超時(shí)；不打斷；不跑題；就事論事；表明立場(chǎng)；充分辯論再?zèng)Q策。對(duì)于行動(dòng)性動(dòng)議需要有時(shí)間、地點(diǎn)、人物、資源、行動(dòng)、結(jié)果等要素；對(duì)于制度、規(guī)則等需要有具體的文本草案。有明確的動(dòng)議是開好會(huì)議的關(guān)鍵。當(dāng)在會(huì)議中我們有意見時(shí)也要明確提出具體動(dòng)議，便于參會(huì)人能理解發(fā)言人的意見。

三、先理解再辯論

? ? 我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)很多會(huì)議參會(huì)人爭(zhēng)執(zhí)不下，會(huì)議的氣氛很緊張，以為意見分歧很大，結(jié)果常常發(fā)現(xiàn)：爭(zhēng)執(zhí)的原因僅是雙方對(duì)信息理解上的差異或者是表述形式上的差異。雙方?jīng)]有能夠真正理解對(duì)方的意思就開始辯論，結(jié)果最后會(huì)議花了大量的時(shí)間只是澄清對(duì)議題的理解，而不是聚焦實(shí)質(zhì)性問題的討論。如果每個(gè)人都自以為是，就容易犯先入為主的錯(cuò)誤。避免這點(diǎn)我們就要學(xué)會(huì)尊重議事規(guī)則，遵循規(guī)則將有利于我們學(xué)會(huì)傾聽，提高溝通的效率。

四、舉手發(fā)言，面向主持

? ? ? 舉手發(fā)言這條規(guī)則看起來很“小兒科”，但在實(shí)踐中我們經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)，當(dāng)會(huì)議氣氛活躍時(shí)，每個(gè)人都想表達(dá)，如果主持人不夠強(qiáng)勢(shì)，很多人就開始爭(zhēng)搶話語權(quán)了。舉手，等到主持人請(qǐng)到再發(fā)言，這是對(duì)規(guī)則的尊重，也是對(duì)主持人和他人的尊重。發(fā)言的時(shí)候，面向主持人，這條規(guī)則在很多平權(quán)組織的會(huì)議中很難執(zhí)行。參會(huì)人習(xí)慣對(duì)著意見不同者發(fā)言，有時(shí)候甚至?xí)纬呻p方不再通過主持人獲得發(fā)言權(quán)，而變成兩個(gè)人的會(huì)議，或者大會(huì)變成三五成群的小會(huì)。面向主持人，會(huì)使發(fā)言者更理性地表達(dá)自己的觀點(diǎn)。

五、不超時(shí)

? ? 會(huì)議的決策權(quán)是由責(zé)權(quán)利關(guān)系決定的，但發(fā)言權(quán)是全體參會(huì)者擁有的。為了避免個(gè)人過多占用發(fā)言權(quán)，就應(yīng)有發(fā)言限時(shí)的約定。我們可以根據(jù)會(huì)議的情況，確定發(fā)言的時(shí)長(zhǎng)。

? ? ? 實(shí)踐中，很多會(huì)議限定了發(fā)言時(shí)間，但在會(huì)議進(jìn)行中，主持人并未嚴(yán)格把握，出于“面子”等因素，對(duì)于嚴(yán)重超時(shí)的發(fā)言者并未堅(jiān)決予以勸阻，導(dǎo)致會(huì)議前松后緊或整體嚴(yán)重超時(shí)。其實(shí)，勸阻超時(shí)者并非不給面子，這是對(duì)其他發(fā)言者的尊重，對(duì)經(jīng)常超時(shí)者提高發(fā)言水平亦有幫助。

六、不打斷

? ? 每個(gè)人正當(dāng)?shù)陌l(fā)言，其他人一般不要打斷，不管發(fā)言人說的多么沒有價(jià)值，你也必須聽下去。這是對(duì)發(fā)言權(quán)的尊重，也是對(duì)他人的尊重。不打斷的規(guī)則，也讓我們學(xué)會(huì)傾聽，在操作中很難實(shí)現(xiàn)的傾聽，用規(guī)則強(qiáng)制的方式就變得可操作了。需要指出的是，在會(huì)議進(jìn)行中，出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)打斷的情況是可以理解的，但以相對(duì)較少為好。這樣領(lǐng)導(dǎo)可以更加充分地傾聽下屬的意見建議，幫助自己科學(xué)決策。

七、 不跑題

? ? ? 跑題是會(huì)議中常常遇到的問題。例如，當(dāng)針對(duì)某個(gè)部門存在的問題發(fā)言時(shí)，會(huì)遇到當(dāng)事部門的強(qiáng)烈反應(yīng)：我們部門怎么就不作為了？然后列舉一大堆和議題不相關(guān)的事情，如此，會(huì)把會(huì)議帶偏，使需要討論的議題不能正常討論。跑題是需要主持人高度關(guān)注的事情，一個(gè)會(huì)議能否開得高效，很大程度上取決于主持人能否把會(huì)議控制在對(duì)當(dāng)前議題的討論上。

八、就事論事

? ? 在不少會(huì)議中，我們發(fā)現(xiàn)就事論事也很難做到。我們的會(huì)議常常陷入對(duì)他人動(dòng)機(jī)的評(píng)判，而不是聚焦在解決問題方案的討論上。做到這一條的關(guān)鍵是把人和事分清，不糾纏于個(gè)人或者小團(tuán)體的利益，而是就事論事，尋找更優(yōu)的解決方案。

九、表明立場(chǎng)

? ? 表明立場(chǎng)是較難做到的一條議事規(guī)則。中國(guó)人的傳統(tǒng)文化是含蓄委婉地表達(dá)不同意見，所以我們常常聽完了某人的發(fā)言但還是不知道他到底想要表達(dá)什么觀點(diǎn)。表明立場(chǎng)要求發(fā)言人先說贊成還是反對(duì)，或是部分贊成部分反對(duì)，或者有什么意見。比如：我贊成這個(gè)制度可以試運(yùn)行，但是對(duì)于某部分我有三點(diǎn)修改意見。這種溝通方式上的改進(jìn)，將有效提升會(huì)議的效率。

十、 充分辯論再?zèng)Q策

? ? ? 怎樣能使會(huì)議既做到辯論，又避免冗長(zhǎng)無休止的爭(zhēng)執(zhí)呢？我們可以在開會(huì)前約定每個(gè)人發(fā)言的時(shí)間和次數(shù)，也可以約定一個(gè)總的辯論時(shí)間。超過時(shí)間或者沒有人要求發(fā)言了，決策人就可以進(jìn)行決策了。我們前面已經(jīng)講過決策人就是需要對(duì)事情承擔(dān)責(zé)任的人，他在聽到不同觀點(diǎn)后，可以對(duì)需要決策的事項(xiàng)進(jìn)行再判斷，最后給出結(jié)論。我們也建議決策者對(duì)于沒有采納的建議給予回應(yīng)，使建議者知道決策者從哪些角度對(duì)他的建議進(jìn)行了考量，知道他的建議雖然沒有被采納，但是對(duì)決策產(chǎn)生了作用，以使建議者以后有積極性繼續(xù)提出建議。