要事優(yōu)先
卓有成效如果有什么秘訣的話，那就是善于集中精力。卓有成效的管理者總是把重要的事情放在前面先做，而且一次只做好一件事。
為什么要集中精力？這不但是管理者工作性質(zhì)的需要，也是由人的特定決定的。至少有幾項(xiàng)因素是人盡皆知的：首先，我們要做的貢獻(xiàn)太多，而時(shí)間有限。
管理者越是想做重大的貢獻(xiàn)，越是需要需要更長的“整塊時(shí)間”。管理者越是想將繁忙紛雜轉(zhuǎn)化為成就，越是需要持續(xù)不斷的努力，越是需要較長的連續(xù)性的時(shí)間。
一位管理者越想發(fā)揮長處，就越感到應(yīng)在重大的機(jī)會(huì)上，集中一切可用的長處。這是獲得成功的唯一辦法。
正因?yàn)楣芾碚呙鎸?duì)的事務(wù)太多太雜，才特備需要專心。一次只做好一件工作，恰恰就是加快工作速度的最佳方法。越能集中我們的時(shí)間、努力和資源，我們所能完成的工作也就越多。
每次只集中精力干好一件事。而結(jié)果是，他們所用的時(shí)間總比別人少得多。
有效的管理者對(duì)時(shí)間需求的估計(jì)寧可有余，而不可不足。有效的管理者不愿賽跑，他們按部就班，穩(wěn)定前進(jìn)。
有效的管理者知道他們必須要完成很多工作，但他們?cè)谝欢螘r(shí)間內(nèi)只集中努力做好一件事—集中他們本人的時(shí)間和經(jīng)理，以及整個(gè)組織的時(shí)間和精力。他們堅(jiān)持把重要的事情放在前面先做，而且每次只做好一件事。
一、擺脫昨天
管理者專心一志，第一項(xiàng)原則就是要擺脫已經(jīng)不再有價(jià)值的過去。不應(yīng)該將資源投入不再生產(chǎn)價(jià)值的過去。而對(duì)于已經(jīng)投入的最佳資源，尤其是非常匱乏的人力資源，他們會(huì)立即抽調(diào)出來，轉(zhuǎn)而投入未來的機(jī)會(huì)。
但是任何一位管理者往往不可能完全擺脫過去。所謂今天，乃是昨天所做決策和所采取行動(dòng)的結(jié)果，而明天，或者說未來，乃是你今天所做決策和所采取行動(dòng)的結(jié)果，這世間的一切都是有因果關(guān)系的。未來是不確定的，但是卻是由我們塑造的。管理者的一項(xiàng)具體任務(wù)就是要把今天的資源投入到創(chuàng)造未來中去。每一位管理者都必須不停地花費(fèi)時(shí)間、精力和才智，來彌補(bǔ)及跳出昨天的行動(dòng)和決策。不論昨天的行動(dòng)和決策是他自己做的，還是前任做的，他都得彌補(bǔ)和拋開。事實(shí)上他在這方面所耗的時(shí)間，應(yīng)該比其他任何所耗的時(shí)間都多。但是我們至少可以把昨天遺留下來的、不能再產(chǎn)生成果的工作盡量減少。
所有的組織都很容易染上一種毛病: 不能正確地看待過去的成功和失敗。其實(shí)，人亦如此，你只有正確地看待你人生路上的成功與失敗，常?；剡^頭看看過去的路，你才會(huì)走的更遠(yuǎn)。(成功：繼續(xù)堅(jiān)持成功的因素；失敗：吸取失敗的教訓(xùn))
我們應(yīng)有的觀念是：任何計(jì)劃如果無法證明其確屬有效及需要，便該立即放棄。
一位希望自己有效、也希望組織有效的管理者，必然會(huì)自我檢視一切的方案、活動(dòng)和任務(wù)。如果他認(rèn)為一件事情沒有繼續(xù)做的價(jià)值，便會(huì)立即停手，而將時(shí)間和精力轉(zhuǎn)移到其他只要做得好，便能使自己更為有效的任務(wù)上，也能促使他的組織更為成功。
尤其重要的是：有效的管理者打算做一項(xiàng)新的業(yè)務(wù)，一定要?jiǎng)h除一項(xiàng)原有的業(yè)務(wù)。這對(duì)控制組織的“膨脹”是非常必要的?！芭蛎洝比绮患右钥刂疲M織就會(huì)變得渙散、難以管理。社會(huì)組織恰如生物有機(jī)體，必須保持小而精的狀態(tài)。
一項(xiàng)新的工作在開始之前，便該有遭遇極大困難的時(shí)候予以克服的手段，否則開始時(shí)便種下失敗的種子了。要準(zhǔn)備客服重大困難的手段，唯一靠得住的辦法只有靠最有才干的人來主持。
我們?cè)鎏硇氯?，大部分是增添在已有成?guī)可循的工作上。而對(duì)于新工作，我們應(yīng)責(zé)成確能證明有能力的人來負(fù)責(zé)。因?yàn)樽屢粋€(gè)新人做新工作，無異于賭上加賭。
要“出新”，必從“推陳”著手。任何一個(gè)組織，都不缺乏新的創(chuàng)意。所以，嚴(yán)格來說，我們的問題不是缺乏“創(chuàng)意”，所缺乏的只是創(chuàng)意的執(zhí)行。人人都在為昨天的任務(wù)而忙碌。
推陳才能出新，此為放諸四海皆準(zhǔn)之原則。
二、先后次序的考慮
在管理者面前，擺著許多值得去做的工作，但管理者的時(shí)間卻非常有限。未來的機(jī)會(huì)也很多，但能抓得住機(jī)會(huì)的能人卻太少。而且，管理者還難免會(huì)遇到不少問題和危機(jī)。
因此，這就涉及哪些事情需要優(yōu)先處理，而哪些事情可以暫緩待辦的決策了。
我們要做的并不只是弄清楚哪些事情必須優(yōu)先去做，那是很容易做到的。每個(gè)人都可以做得到。很多管理者不能做到集中精力于某項(xiàng)工作，其主要困難在于他們確定不了哪些事情可以緩一緩，就是說要能確定哪些事情可以暫時(shí)不去做，并且能把這一決定堅(jiān)持到底。
許多管理者都知道，所謂“暫行緩辦”，實(shí)際就是“永遠(yuǎn)不辦”。許多管理者都知道，一個(gè)計(jì)劃如果該辦時(shí)不辦，日后再恢復(fù)辦理，恐怕就不一定適當(dāng)了。進(jìn)行一項(xiàng)計(jì)劃，時(shí)機(jī)的掌握何等重要。
由于被擱置實(shí)際上等于被取消，所以管理者都不敢輕易地延緩任何工作。他們明白，被延緩的工作雖不是他們最優(yōu)先要做的事情，不過一旦被拖延，也是有風(fēng)險(xiǎn)的。自己緩辦的結(jié)果，說不定競爭同業(yè)就趕在前頭了。
在決定哪些應(yīng)該優(yōu)先、哪些可以延緩這個(gè)問題上，最重要的并不是分析，而是拿出應(yīng)有的勇氣來。
以下是幾條可幫助確定優(yōu)先次序的重要原則，每條都與勇氣密切相關(guān):
① 重將來而不重過去；
② 重視機(jī)會(huì)，不能只看到困難；
③ 選擇自己的方向，而不盲從；
④ 目標(biāo)要高，要有創(chuàng)意，不能只求安全和方便。
如果一個(gè)人在做選擇時(shí)，如果他著眼于成功而非著眼于接受挑戰(zhàn)，那他們縱然能夠成功，其成功也相當(dāng)有限。所以真正的成就，只屬于那些善于抓住機(jī)會(huì)做出重大選擇的人，屬于那些能把別人確立的準(zhǔn)則只當(dāng)做制約因素，而不當(dāng)做決定因素的人。
在企業(yè)經(jīng)營方面，成功的事業(yè)，不是遷就現(xiàn)有產(chǎn)品線來開發(fā)新產(chǎn)品的事業(yè)，而是以開發(fā)新技術(shù)或開發(fā)新事業(yè)為宗旨的事業(yè)。
創(chuàng)新，不管大小，同樣是有風(fēng)險(xiǎn)、艱辛和不確定性。化機(jī)會(huì)為成果，肯定比解決舊問題更有生產(chǎn)性。解決舊問題，總不過是恢復(fù)昨天的平衡而已。
換言之，一位有效的管理者，會(huì)把主要精力集中在當(dāng)前正在進(jìn)行的工作上，而不會(huì)再去兼辦其他工作。完成一件事情之后，他會(huì)根據(jù)情況的變化，再?zèng)Q定下一步的優(yōu)先事項(xiàng)。
要想集中精力，全神貫注于一項(xiàng)工作，首先要有足夠的勇氣，要敢于決定真正該做和真正先做的工作。只有這樣，管理者才能成為時(shí)間和任務(wù)的“主宰”，而不會(huì)成為它們的奴隸。