XXVIII
需要在內(nèi)心確定：當(dāng)前事項(xiàng)正是你需要去做的事情。
在任何必要的時候，都能達(dá)到高效和放松的境界。
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第1章 新情況，新做法
P6，工作不再有清楚的界限，
P9，舊的模式和習(xí)慣力不從心。
組織架構(gòu)，永恒變化中；
頻繁變換職業(yè)；
加強(qiáng)對個人狀況的掌控。
P12-13，各種干擾，分散注意力（多線程、多種關(guān)系）
下意識的抵觸情緒；
一旦提出更高一級的要求和價值觀，則有更多任務(wù)和壓力，未完成。
P14，“心如止水”
武術(shù)家的“一切就緒的狀態(tài)”。
把100%的精力投入到自己選擇的工作中，而不受任何外界的干擾。
P16，你發(fā)揮能量的能力與你的放松能力成正比。
--在高級階段的武功訓(xùn)練中，對平衡和放松的教學(xué)，并不亞于對其它方面的要求。
清除雜念、保持清凈和適當(dāng)反應(yīng)是關(guān)鍵所在。
P17-19
原則：有效地處理內(nèi)心的承諾
對承諾和義務(wù)管理不當(dāng)，導(dǎo)致重重壓力
管理承諾的基本要求：
1. 文件夾---未完成的事情，都置于客觀、可靠的體系中，經(jīng)?；卦L并予以清理。
2. 行動---作出判斷，推動工作進(jìn)程。
3. 提示---在適當(dāng)系統(tǒng)中保存好。
P21-22，
“知識工作”的本質(zhì)
你對工作投入的思考，應(yīng)該比你現(xiàn)在實(shí)際付出的多，但是比你預(yù)想的要少。
以結(jié)果和行動為導(dǎo)向的思維方式。
沒有人指派，需要自己確定：“這項(xiàng)工作的預(yù)期成果是什么?！庇兄谔岣咧R工作者效率的關(guān)鍵問題。
思考結(jié)果，促使希望轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的最有效的手段之一。
--為什么有些事情總是縈繞在你的心頭
1. 未明確預(yù)期結(jié)果
2. 未明確下一步具體行動
3. 未存入系統(tǒng)
P23，持續(xù)不斷且毫無成效地深陷于我們不得不處理的事務(wù)當(dāng)中，是對時間和精力的最大浪費(fèi)。--克里.格里森
P23 大腦并不總是那么管用。
（應(yīng)該有腦科學(xué)依據(jù)。大腦擅長決策、想象、推理，但不擅長記憶和跟蹤，
P33 意識就好像是計算機(jī)的CPU-中央處理器，是一個負(fù)責(zé)處理的工具，而不是一個存儲場所。
P34 大腦不適合多線程工作。大腦中從來就不存在過去或者將來的概念 ）
P25 “材料”的轉(zhuǎn)化
定義：進(jìn)入精神或現(xiàn)實(shí)世界，但尚未找到歸屬的任何事情
幾乎所有任務(wù)清單，都是一些列舉“材料（stuff）”的單子，而不是顯示必須完成的實(shí)際工作的清單。
僅僅代表著尚未解決事項(xiàng)的部分提示信息，有待轉(zhuǎn)化為預(yù)期結(jié)果和行動方案。
需要定義并作出解釋。
P27 過程：管理你的行動
第一個需要培養(yǎng)的習(xí)慣：清除大腦中的全部事務(wù)。單純的時間管理、信息管理或者優(yōu)先事務(wù)管理，都無法實(shí)現(xiàn)。
1. 不可能通過管理時間，把5分鐘變成6分鐘
2. 無法管理大量信息。過載
3. 無法管理優(yōu)先級。完全由主觀決定。
P28
事務(wù)極少會由于時間匱乏而受阻，它們陷入困境往往是由于未能預(yù)先明確下一步的行動而造成的。
P29-31
自下而上，
橫向+縱向
P30 比方：像穿著寬大的泳衣游泳，不得不用手提著褲子，無暇抬頭觀察方向
P31 最重要的技巧：把一切事務(wù)趕出大腦
P 32
真正顯著改變的，是看待自己內(nèi)心世界的方式。
一旦頭腦中涌現(xiàn)出具有潛在意義的事情...
P 33
盡量讓自己憑直覺去挑選要采取的行動，而不是重新思考那些事務(wù)的來龍去脈。
因?yàn)樵缫褜κ聞?wù)進(jìn)行了周密嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼遄?，而所得的結(jié)果都是“純粹可執(zhí)行”的行動。
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第2章 橫向管理工作流程的5個步驟：收集，理清，整理，回顧，行動
P39 大部分人的行動承諾只是想想罷了。
另一些人雖然及時作出了妥善的決定，但未能有效組織整理，持續(xù)跟進(jìn)，從而喪失了預(yù)想的價值。
最后一分鐘焦慮
一種持續(xù)的不滿足感
（1）. 收集?！拔淳怪隆保?/p>
收集工具-（P46 成為生活方式的一部分）：
收集筐（沙發(fā)），
有形文件夾（已有），
記事本/白紙（已有），
電腦文件夾（周六已清理），
手機(jī)記事本（已有）
P 45? 影響成功收集的因素
1. 每一件懸而未決的事，在系統(tǒng)中，而不是在大腦中。百分之百收集
2. 控制工具數(shù)量，缺少越好（不需高大上）
3. 定期清空（有效輸出-轉(zhuǎn)化）
（2）理清
P56? 流程圖，整合了各種關(guān)鍵做法和出口，
P51 “它是什么？”這個問題并不愚蠢
不需要采取行動的3種情形：
--垃圾 （垃圾箱）
--孵化 （將來/也許 清單，創(chuàng)意）
--參考 （歸檔系統(tǒng)）
P52 決定
做事情時，并不需要花費(fèi)很多心力，但在決定做什么時，卻要投入大量精力。
你承諾完成哪些工作？達(dá)成哪些目標(biāo)？
P53 下一步需要采取什么行動？
--立即執(zhí)行 （2分鐘法則）P191--保留追蹤和完成的時間，比立刻完成還要長
--指派他人 （我是不是執(zhí)行這個任務(wù)最理想的人選？）
--延遲處理 （“下一步行動”清單）
（3）組織整理
P55 項(xiàng)目
任何一個需要多個步驟才能完成的任務(wù)
（P225 實(shí)現(xiàn)一個預(yù)期結(jié)果需要一個以上的行動）
你不可能直接執(zhí)行一個項(xiàng)目，你只能執(zhí)行相關(guān)的下一步行動。
--“項(xiàng)目”清單
--項(xiàng)目的輔助性資料（視線之外，盡量簡化數(shù)字信息，持續(xù)回顧和清理）
P59 核心-下一步行動，歸類
日程表--神圣之處，指定時間、指定日期執(zhí)行（獲?。?/p>
不再需要“每日工作清單”！
（4）回顧
P68， 工作流程管理方法的神奇之處，恰恰就是在不斷對過去進(jìn)行回顧的過程中體現(xiàn)
良性循環(huán)
使這些轉(zhuǎn)化為行動的關(guān)鍵，就是每周回顧--未完善工作，懸而未決問題
內(nèi)容：項(xiàng)目清單，日程表，下一步行動清單，等待處理清單（備忘錄）
任務(wù)：
收集和加工所有材料
--回顧整個系統(tǒng)
--更新各類清單
--做到徹底、清楚、實(shí)時、完整。
（5）執(zhí)行
選擇行動方案-
某一時刻-四標(biāo)準(zhǔn)法：情境，時長，精力，重要性
每日工作-三分類法：
執(zhí)行事先安排（日程表+下一步）
--處理突發(fā)事件
--安排自己工作
總體檢視-六層次法：
5樓：目的和原則
4樓：愿景（事業(yè)、家庭、財務(wù)、生活質(zhì)量等長期目標(biāo)，考慮外部環(huán)境變動）
3樓：目標(biāo)（新體驗(yàn)，新局面？）
2樓：關(guān)注點(diǎn)+責(zé)任范圍（角色、責(zé)任、義務(wù)）
1樓：當(dāng)前項(xiàng)目（短時間內(nèi)希望取得成效）
地面：當(dāng)前行動
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第3章 縱向管理項(xiàng)目的5個階段：
P82 簡式計劃-信封背面的計劃
P83 那些意想不到的主意和點(diǎn)子，才會使整個項(xiàng)目更吸引人、更有價值、更有趣。
在真正意義上充實(shí)這個工作計劃，并將其置于控制之下
P83 自然計劃模式
世界上最才華橫溢、最具創(chuàng)造力的計劃者，就是自己的大腦。
5個步驟：
（1）定義目標(biāo)和原則，P91-問問“為什么”，絕不會遭受損失P91-97（好處：界定成功，決策標(biāo)準(zhǔn)，調(diào)配資源，激發(fā)動機(jī)，闡明重點(diǎn)，拓寬選擇）
（2）展望結(jié)果，P99（產(chǎn)生清晰鏡像，描繪出渴求的事物，專注于此，則大腦會主動運(yùn)行。生活中發(fā)生前，先在大腦中構(gòu)思）
（3）頭腦風(fēng)暴，集思廣益，P102（允許自己捕捉和表達(dá)任何一個念頭，稍后再去考慮是否符合需要及如何操作；P104，分布式認(rèn)知，外腦，從攤開的卡片中查看呈現(xiàn)的自然結(jié)構(gòu)。三要點(diǎn)：不評判不質(zhì)疑；重量不重質(zhì)；分析組織工作在次要地位）
（4）組織整理。P108-109（明確組成部分，整理分類，足夠詳細(xì)的描述）
（5）明確下一步行動方案，P110（確定下一步行動，明確屬于誰的工作范疇，讓大腦擺脫事務(wù)糾纏）
P88-89 對比：誰有好主意？
往往為自負(fù)、偏見大開方便之門，取代了友好的討論。
如果夢想在定義目標(biāo)、展望愿景、網(wǎng)羅各種想法之前就得到一個好主意，往往只會阻礙你運(yùn)用創(chuàng)造性思維。
P89-91 對比：反應(yīng)式計劃
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第4章：準(zhǔn)備工作-確定時間、空間和工具
P120，下定決心，全力以赴。
我們頭腦中聰穎機(jī)智的那部分確定了我們需要處理的事情，而自身中略顯蠢笨、遲鈍的那部分則自動作出相應(yīng)的反應(yīng)。哄騙自己去做該做的事情。
--案例：健身，穿運(yùn)動服
--案例：把東西放在門口，免得遺忘
P122，預(yù)留時間，2天，允許有彈性，節(jié)假日（P145 整理日，處理財務(wù)票據(jù)）
P124，預(yù)留工作區(qū)。
P128-136， 工具
P136，歸檔系統(tǒng)，
--要求：
整個歸檔分類過程不應(yīng)該超過1分鐘，不然說明系統(tǒng)還需要改進(jìn)。觸手可及
避免“只寫綜合征”
隨時創(chuàng)建“空文件夾”
確保方便存儲的龐大空間：抽屜不要太滿！不到3/4
自動打簽機(jī)--愉悅
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第5章 收集階段-歸攏材料，作為教練+支持者，如何引導(dǎo)
嚴(yán)密搜索所有角落，徹底完成所有收集工作之后，再開始清理
1. 了解有多少，很有幫助
2. 明白何處是“隧道盡頭”
3. 沒有“不知所蹤”的東西干擾情緒，更有掌控感
P154-155：不應(yīng)該
對每樣?xùn)|西進(jìn)行判斷、甄別、研究。整理所需心態(tài)與手機(jī)有很大不同，最好分開進(jìn)行。
進(jìn)入打掃和整理的誤區(qū)
P160 不要因?yàn)椤安辉趺粗匾钡男∈?，吞噬在家的精力?/p>
收集工具，見前（第2章43頁）
不該動：
日用品（文具，表格等），
參考資料，
裝飾品，
辦公設(shè)備
變通：
過時或需要重新歸類的參考資料；
過滿的日用品抽屜；
不到位的家庭裝飾和電腦設(shè)備...
--其余事情，寫個便條提醒自己
--171頁，能簡單界定其清單界限，就算完成收集
P161 內(nèi)在的收集工具-清空大腦
一摞白紙，每張紙上只記一項(xiàng)。
寧濫勿缺
未盡事宜清單--163-170頁
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第6章 清空工作籃，理清階段
P180 認(rèn)知疲勞的真實(shí)性，每個或大或小的決定，都會消耗腦力
識別，行動
困難-不知道如何把處理結(jié)果（行動）合理地組織到系統(tǒng)中
處理階段須知：線性
1.首先處理最上面的事務(wù)
2.一次一事
3.不要再放回工作籃
P 180 “下一步行動”是什么，相信自己的直覺（在“系統(tǒng)”的支持下有更良好的信心和直覺）
“像一只闖入裸身營地的蚊子，我清楚自己想要做什么，卻不知道從何開始”
歸檔--關(guān)鍵是確定“是否要付諸行動”
我這么保存有必要嗎？有用嗎？必要時是否能從網(wǎng)上獲得？
醞釀，“待定-也許”額外工作籃
歸檔系統(tǒng)-簡單，快捷，有趣
少于60秒，樂于使用，就在手邊，一般性歸檔？
P189
下一步行動，必須是可執(zhí)行的具體行動
（決定并不是一個真正的行動）
P191--兩分鐘法則，適用于以下情形---保留追蹤和完成的時間，比立刻完成還要長
P194--不應(yīng)該淪為兩分鐘行動的奴隸。主要用于對新情況進(jìn)行處理。
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第7章 組織整理：建立清單
人們試圖組織整理的很多事項(xiàng)都不夠明確。
忽視界限，會導(dǎo)致對很多事項(xiàng)無動于衷（例如把參考資料混入“to read”）
清單的效力，完備，分類（不需要對重要程度排序）
三種形式之一：
1. 文件夾或容器，每頁紙記錄一件事情，類似特征歸為一類
2. 一張有標(biāo)題的紙上，列出的確切事務(wù)（活頁夾，小本子）
3. 軟件設(shè)備中的項(xiàng)目列表（電子）
提示信息的組織整理：
日程表--有時間要求（注意不要把第二天想做的事列入，實(shí)際很難如期完成）
把這當(dāng)成一個神圣不可侵犯的圣域吧
ASAP 行動，根據(jù)情境分類--
電腦旁，外出事宜，辦公室，在家時，議事日程，閱讀/回顧，電話/消息
P213
議事日程，行動各自記錄在單獨(dú)的清單上，對應(yīng)一個人或某個會議（例會，某人）。
P214
閱讀/回顧文件：
有形--文件托盤、便攜式文件夾
無形--電腦上的 to read 文件夾--需要/愿意花費(fèi)2分鐘以上閱讀
P216 等待
不關(guān)心過程，只關(guān)心結(jié)果的事情，或別人負(fù)責(zé)
“避免因?yàn)樗麄儾粌冬F(xiàn)承諾而導(dǎo)致的危機(jī)”
放在手邊才能發(fā)揮作用，而且與下一步行動清單放在同一系統(tǒng)中，才有最佳效果
某些原始信息，作為它自身的行動提示
-閱讀回顧，文章出版物文件資料
-各類賬單
-電子郵件---導(dǎo)航欄建立特殊文件夾，為需要超過2分鐘行動的郵件建立單獨(dú)文件夾。清空收件箱。
@等待 文件夾
@行動
@存檔
P223 -離開辦公室之前，或決定當(dāng)天主要執(zhí)行計劃外事項(xiàng)之前，逐一查看那些未確定下一步行動的郵件
平等對待
定期回顧
--紙質(zhì)材料具有實(shí)體性、可見性
項(xiàng)目提示信息
P225-項(xiàng)目清單中，不應(yīng)該包含項(xiàng)目執(zhí)行的具體細(xì)節(jié)和方案，也不要按重要性、大小、緊急程度排序。
項(xiàng)目清單的價值：
控制和關(guān)注
每周回顧，實(shí)現(xiàn)長期承諾和日常行動成功匹配的關(guān)鍵
促進(jìn)關(guān)系管理------就顯性和隱性協(xié)議進(jìn)行談判
項(xiàng)目輔助資料
不要把輔助資料作為項(xiàng)目提示信息--往往不明確，不推動行動，只會更焦躁
區(qū)分：背景資料，vs 需要持續(xù)跟蹤的具體行動
組織整理對項(xiàng)目的想法（不要丟失任何一個，益處在于促進(jìn)我的思考過程，過后即扔）
P258 “備忘錄”系統(tǒng)示范
