溝通是組織協(xié)調(diào)的手段，也是解決組織成員間障礙的基本方法。
組織的協(xié)調(diào)程度和效率效果常依賴(lài)參加者的溝通程度。
溝通不但可以解決各種不協(xié)調(diào)的因素和矛盾，還可以解決參加項(xiàng)目的成員心理和行為的障礙。
絕大多數(shù)的爭(zhēng)執(zhí)都是利益沖突引起的。
好項(xiàng)目管理者應(yīng)當(dāng)了解和確定項(xiàng)目相關(guān)者的需求，公平公正、公開(kāi)透明地指定規(guī)則，照顧到各個(gè)參與方的利益，推動(dòng)不同參與者之間的利益平衡。這是成功溝通的根本保證，但說(shuō)來(lái)容易做來(lái)難，以下對(duì)溝通的阻礙及其原因，還有推薦方法列舉如下：
阻礙：
1、一個(gè)項(xiàng)目組織，本身部門(mén)眾多、股東眾多、還涉及各級(jí)承包商，而且參與各方關(guān)系復(fù)雜，溝通面廣，路徑或渠道眾多，信息量大，常常顧此失彼，難以兼顧。
2、項(xiàng)目涉及的技術(shù)復(fù)雜，專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)多，容易產(chǎn)生專(zhuān)業(yè)隔閡，導(dǎo)致信息傳達(dá)無(wú)法被準(zhǔn)確理解，甚至理解錯(cuò)誤。
3、許多人只考慮眼前、自己、本部門(mén)利益，不顧整體利益。
4、項(xiàng)目參與者互相不了解，不熟悉其他部門(mén)組織的運(yùn)作原理，閉門(mén)造車(chē)不配合，組織渙散。
5、人員的歸屬感和安全感不強(qiáng)，導(dǎo)致敬業(yè)精神和職業(yè)道德弱小。
6、安于現(xiàn)狀，害怕和反對(duì)變革。
7、企業(yè)的戰(zhàn)略方針和政策變動(dòng)，導(dǎo)致價(jià)值觀(guān)念的改變甚至崩塌。
8、合同的約束力僅限兩個(gè)簽約者，不同層級(jí)、群體，缺少統(tǒng)一的、有約束力的行為準(zhǔn)則。
各方對(duì)項(xiàng)目組織的行為問(wèn)題：
業(yè)主：
業(yè)主（老板）對(duì)項(xiàng)目承擔(dān)全部責(zé)任，行使最高權(quán)力。因此，許多業(yè)主希望更多更深入地介入項(xiàng)目管理，集中權(quán)利于己而經(jīng)常進(jìn)行非程序干預(yù)和越級(jí)指揮。原因如下：
1、對(duì)管理者的能力、責(zé)任心、道德品質(zhì)、公正性等不信任。
2、主觀(guān)上希望項(xiàng)目更加圓滿(mǎn)。
3、業(yè)主對(duì)管理能力過(guò)于自信，但其能力、精力、知識(shí)等常常不足。
4、業(yè)主喜歡手握大權(quán)的感覺(jué)，又不想承擔(dān)責(zé)任，不了解權(quán)責(zé)平衡原則的重要性。
實(shí)踐證明：業(yè)主干預(yù)項(xiàng)目過(guò)多、太具體，會(huì)對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生負(fù)面影響，損害項(xiàng)目目標(biāo)。這是經(jīng)常出現(xiàn)的情況。
業(yè)主過(guò)于隨便地行使決策權(quán)，不顧及項(xiàng)目的整體和長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，不能預(yù)測(cè)對(duì)項(xiàng)目參加者的影響和對(duì)組織運(yùn)營(yíng)秩序的沖擊，引起合同變更和爭(zhēng)執(zhí)，反過(guò)來(lái)責(zé)怪管理者管理不力。
項(xiàng)目的合作方或各投資者都喜歡非程序化干預(yù)項(xiàng)目的施行，造成多業(yè)主狀態(tài)。破壞了統(tǒng)一思想和統(tǒng)一指令的原則。這使管理者和下級(jí)組織的工作十分艱難。
業(yè)主不能正確對(duì)待管理者和組織人員，喜歡居高臨下地對(duì)待，或其性格、習(xí)慣、傳統(tǒng)、偏見(jiàn)，都會(huì)影響其組織行為。
下級(jí)組織：
下級(jí)組織的責(zé)任是圓滿(mǎn)履行合同上的工作內(nèi)容，并獲得合同規(guī)定的價(jià)款，與項(xiàng)目的最終效益沒(méi)有直接經(jīng)濟(jì)關(guān)系。因此?？紤]自身運(yùn)行成本的優(yōu)化，不關(guān)注項(xiàng)目整體和長(zhǎng)遠(yuǎn)的利益。
其對(duì)項(xiàng)目的積極性由對(duì)行為問(wèn)題的獎(jiǎng)罰條例決定。
用固定工籌的方式，其積極性高。而用按付出核對(duì)酬金方式，不僅缺乏積極性，還會(huì)想方設(shè)法增加成本以提高收益。
項(xiàng)目管理者：
項(xiàng)目中，項(xiàng)目管理人對(duì)業(yè)主是參謀的職能，這要求其勤勤懇懇、重視成本、處事謹(jǐn)慎、按規(guī)則辦事；而管理人對(duì)下又承擔(dān)管理職能，要求其注重創(chuàng)新、敢冒風(fēng)險(xiǎn)、高瞻遠(yuǎn)矚、挑戰(zhàn)現(xiàn)狀。這無(wú)疑是矛盾的。
項(xiàng)目的順利實(shí)施和運(yùn)作，不僅依靠管理人的水平和能力，更重要的是其敬業(yè)精神和職業(yè)道德。
項(xiàng)目管理者同樣不參與項(xiàng)目的最終收益，而且要與各項(xiàng)目組織無(wú)利益關(guān)系，這也可能導(dǎo)致其短期行為。
管理者對(duì)組織成員沒(méi)有獎(jiǎng)勵(lì)和提升的權(quán)利，與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)相比，其組織激勵(lì)措施效果有限。
解決辦法：
與業(yè)主：
1、項(xiàng)目管理者要理解項(xiàng)目總目標(biāo)、理解業(yè)主的意圖、了解項(xiàng)目的出發(fā)點(diǎn)。
2、讓業(yè)主一起參與項(xiàng)目全過(guò)程，而非只給他一個(gè)結(jié)果。
要多做解釋說(shuō)明，提供充分信息幫助業(yè)主理解項(xiàng)目細(xì)節(jié)和過(guò)程，不藏私地使其掌握項(xiàng)目管理方法，業(yè)主才能主動(dòng)減少其非程序干預(yù)和越級(jí)指揮。特別要防止其他股東、合伙人等干預(yù)和指令項(xiàng)目，或?qū)⑵鋫€(gè)人矛盾帶入項(xiàng)目。
業(yè)主的參與可使決策更加科學(xué)和符合實(shí)際，同時(shí)可幫助管理人解決問(wèn)題。
管理者要考慮到業(yè)主的期望、喜歡和價(jià)值觀(guān)，了解其面臨的壓力，項(xiàng)目意圖和其對(duì)項(xiàng)目關(guān)注的焦點(diǎn)。
對(duì)業(yè)主強(qiáng)化項(xiàng)目的計(jì)劃性和預(yù)見(jiàn)性，使其了解非程序干預(yù)的后果。
管理者和業(yè)主溝通越多，理解越深入，雙方期望越明晰，則爭(zhēng)執(zhí)越少。
3、業(yè)主也應(yīng)該將項(xiàng)目前期策劃和決策的過(guò)程向管理者作全面說(shuō)明和解釋?zhuān)峁┰敿?xì)資料。并在項(xiàng)目過(guò)程中盡量保持項(xiàng)目管理人的穩(wěn)定性。
4、對(duì)股東、合伙人等的非程序干預(yù)，管理人應(yīng)很好地傾聽(tīng)其忠告，并做耐心的解釋和說(shuō)明，不可直接讓其指揮組織成員，否則可能會(huì)產(chǎn)生巨大危險(xiǎn)。
與組織成員：
1、應(yīng)讓成員理解項(xiàng)目總目標(biāo)，階段目標(biāo)及各自目標(biāo)、方案、任務(wù)、職業(yè)。解釋清楚，詳細(xì)說(shuō)明，增加項(xiàng)目透明度并貫穿項(xiàng)目運(yùn)行的全過(guò)程。
許多管理人常把精力放在新的解決方案上，進(jìn)行各種優(yōu)化，但事實(shí)上，只有得到成員的充分理解，才能發(fā)揮他們的創(chuàng)造性和積極性。讓其老老實(shí)實(shí)聽(tīng)話(huà)，行“錦囊妙計(jì)”式管理，只會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目偏差甚至失敗。
2、應(yīng)指導(dǎo)和培訓(xùn)各成員及基層管理者，解釋管理程序、溝通渠道和方法，指導(dǎo)他們?nèi)绾我黄痖_(kāi)展工作，把事情做好，做更好。
3、管理者應(yīng)認(rèn)識(shí)到自己是提供管理服務(wù)，不可以經(jīng)常動(dòng)用處罰權(quán)或以處罰相威脅，除非迫不得已的情況。應(yīng)強(qiáng)調(diào)自己的職責(zé)是提供服務(wù)和幫助，強(qiáng)調(diào)各方面利益的一致性和項(xiàng)目總目標(biāo)。
4、在招標(biāo)、招聘時(shí)，就應(yīng)讓組織成員掌握信息，了解情況，以使其做出正確決策。
5、管理人應(yīng)歡迎和鼓勵(lì)成員將信息、困難、意見(jiàn)和建議上報(bào)，以消除矛盾、對(duì)立情緒和可能的干擾。
6、變更合同時(shí)，應(yīng)用正式會(huì)談及報(bào)告等方式傳達(dá)。
管理人與下級(jí)管理人：
1、管理人與技術(shù)專(zhuān)家的溝通十分重要，技術(shù)專(zhuān)家常注重技術(shù)方案的優(yōu)化，而忽視經(jīng)濟(jì)、社會(huì)和心理方面的影響。管理人要因勢(shì)利導(dǎo)，發(fā)揮其技術(shù)作用的同時(shí)，注重方案實(shí)施的可行性和專(zhuān)業(yè)協(xié)調(diào)。
2、管理系統(tǒng)。
建立完備的管理系統(tǒng)，明確劃分各自工作職責(zé)，設(shè)計(jì)完備的工作流程，明確規(guī)定溝通方式、渠道和時(shí)間，讓人員按程序、規(guī)則辦事。
但管理程序太細(xì)也容易使組織僵化，效率低下，組織內(nèi)摩擦增大。
3、從心理學(xué)和行為科學(xué)角度激勵(lì)成員積極性。如：
發(fā)揚(yáng)民主，不獨(dú)斷專(zhuān)行。
適當(dāng)放權(quán)，讓成員有獨(dú)立完成空間。
關(guān)心成員，禮貌待人，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)，鼓勵(lì)多提建議和設(shè)想，包括質(zhì)疑。營(yíng)造相互信任，輕松和諧的工作氛圍。
公平公正公開(kāi)。透明分配任務(wù)，合理分配資源。公平獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)先進(jìn)。對(duì)上級(jí)指令、戰(zhàn)略清楚傳達(dá)等。
4、建立公平公正的業(yè)績(jī)考評(píng)方法、標(biāo)準(zhǔn)和易于考核的目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)，剔除運(yùn)氣和不可控因素。向上級(jí)提交的報(bào)告中，應(yīng)包括對(duì)管理成員的考核、評(píng)價(jià)和鑒定意見(jiàn)，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的予以表彰。
5、對(duì)人員的雙重忠誠(chéng)予以理解。如鼓勵(lì)成員工作同時(shí)顧及到家庭，這是項(xiàng)目成功的必要條件。
管理人與同級(jí)別管理人
保持良好工作關(guān)系。
應(yīng)就項(xiàng)目計(jì)劃及整體戰(zhàn)略達(dá)成共識(shí)。相關(guān)供需的配合要一起參與商討。
工作相關(guān)的管理人應(yīng)有一個(gè)清楚便捷的溝通渠道，必須每天交流。
同級(jí)別管理人矛盾的根源，常常是權(quán)利和地位的競(jìng)爭(zhēng)。對(duì)方感覺(jué)到你的侵權(quán)和擴(kuò)張，意識(shí)到自己的價(jià)值和地位降低了，因而暗暗排擠打擊。
其他管理人為老員工，更容易獲得業(yè)主信任和支持。
人們傾向于在生活穩(wěn)定優(yōu)越時(shí)，對(duì)一切變化進(jìn)行抵制，以規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。
有時(shí)候?qū)⒚苌辖唬蓸I(yè)主裁決，雖然當(dāng)時(shí)能夠解決，但事后往往會(huì)進(jìn)一步激化矛盾。
