電子郵件目前已經(jīng)成為絕大多數(shù)公司員工的溝通工具，即使在微信等即時(shí)通訊工具的沖擊下，郵件溝通暫時(shí)仍無(wú)法替代。
可以說(shuō)每天我們每天一大部分工作就是處理郵件。
那么，如何寫(xiě)郵件才能讓收件人更便于閱讀？如何處理郵件才能讓自己效率更高呢？
下邊列一些我的經(jīng)驗(yàn)，希望能對(duì)你有所幫助。
寫(xiě)郵件
寫(xiě)郵件的目的是讓收件人閱讀并領(lǐng)會(huì)我們的意圖，因此郵件怎么寫(xiě)，一定要站在收件人的角度去考慮。
1、一封郵件最好只表達(dá)一個(gè)主題；
2、利用“金字塔原理”來(lái)行文，重要的觀點(diǎn)放在最前，觀點(diǎn)之后才是輔助材料；
3、正文要用短句子，只要不影響意思表達(dá)，能刪的字盡量刪掉；
4、段與段之間隔行，以便于收件人閱讀；
5、如果要?jiǎng)澲攸c(diǎn)，不要對(duì)整段話進(jìn)行加粗或標(biāo)色；
6、每寫(xiě)一封郵件都要有主題，主題欄不能為空；
7、郵件主題不能太長(zhǎng)，更不能把正文移到郵件主題欄，而把正文空起來(lái)；
8、若郵件有附件，則可先插入附件，以避免發(fā)送時(shí)遺漏。同時(shí)，附件應(yīng)做好命名，不要用一串沒(méi)有意義的數(shù)字做附件名。在郵件正文中要對(duì)附件有所提及并一一對(duì)應(yīng)；
9、若郵件用于布置工作，則應(yīng)明確完成日期及注意事項(xiàng)等。少用“盡快”、“及時(shí)”等字眼，因?yàn)槊總€(gè)人對(duì)這些詞所給定的具體時(shí)間是不同的；
10、工作郵件的行文中不要用嘆號(hào)；
11、要把想說(shuō)的說(shuō)明白，自己寫(xiě)的自己先要能看明白。
處理郵件
處理郵件就一個(gè)關(guān)鍵詞，快。
1、為避免自己的工作時(shí)間被郵件“碎片化”，可在每個(gè)工作日固定時(shí)間段處理郵件。例如：一天兩次，上午11：00-11：30；下午4：00-4：30；
2、避免重要郵件遺漏；
3、郵件只讀一遍，立即處理(回復(fù)或分類）；
4、對(duì)于需后續(xù)處理的，要做好標(biāo)記，便于下次查找；
5、根據(jù)工作性質(zhì)或發(fā)件人類別建立郵件文件夾，同時(shí)設(shè)置自動(dòng)歸類的規(guī)則，當(dāng)有對(duì)應(yīng)規(guī)則的郵件進(jìn)來(lái)時(shí)，新郵件會(huì)自動(dòng)進(jìn)入到相應(yīng)的文件夾中。不但便于分門別類快速處理，也便于后續(xù)快速查找；
6、不在座位時(shí)，應(yīng)設(shè)置自動(dòng)回復(fù)的外出提醒，留下緊急事項(xiàng)聯(lián)系人或聯(lián)系方式；
7、建立通訊組，可一次性輸入群發(fā)件的多個(gè)收件人地址。
以上列的要點(diǎn)，并不全面。在職場(chǎng)打拼的您應(yīng)該也有類似心得，歡迎在后臺(tái)留言或加我個(gè)人微信交流。個(gè)人微信號(hào)：AWay2AccessYourMind，與公眾號(hào)只有一字之差：）。
