最近發(fā)生太多事，只想和大家說(shuō)，健康第一，不要等到失去時(shí)才追悔莫及。
當(dāng)然這不是沉寂的理由，此刻我的內(nèi)心其實(shí)是羞愧的。廢話(huà)不多說(shuō)，直接干貨獻(xiàn)上！
之前小寧寫(xiě)過(guò)幾篇效率文（效率APP篇&靠譜青年），基本上以介紹理念、工具和好習(xí)慣為主，今天來(lái)點(diǎn)實(shí)打?qū)嵤职咽值?，分享幾個(gè)Outlook設(shè)置tips，送給像我一樣每天被郵件淹沒(méi)的白領(lǐng)狗們。
注：以下的示范以O(shè)utlook2013為對(duì)象。
首先咱們溫習(xí)一下指導(dǎo)思想Get Things Done的邏輯。在郵件處理的情境下，基本就是3次判斷：
1. 是否觸發(fā)行動(dòng)？N - 刪除或存檔；Y ->
2. 自己能搞定？ N - 分派/delegate或等待別人的信息 （發(fā)request郵件并放入“waiting for”文件夾）； Y -> ?
3. 是否能在2分鐘之內(nèi)搞定？Y - 即刻做；N ->安排合適的時(shí)間集中精力完成
下面進(jìn)入正題。
0. 排除干擾
在談到郵件處理之前，讓我們先殺死它帶來(lái)的不必要的干擾。這對(duì)保證專(zhuān)注和單線(xiàn)程工作非常重要。
A. 不要讓來(lái)信提醒不斷打斷當(dāng)前的思路。? 關(guān)閉所有提醒。
擔(dān)心會(huì)錯(cuò)過(guò)重要郵件？放心，如果事情真的十萬(wàn)火急會(huì)有人用其他方式找到你。
操作：菜單欄File ->Options ->Mail。取消所有Email到達(dá)的提醒選項(xiàng)。
B. 集中處理郵件時(shí)專(zhuān)注在前文介紹過(guò)的3個(gè)判斷，不要讓閱讀欄的郵件內(nèi)容分散注意力。?關(guān)閉閱讀欄。
操作：菜單欄Layout ->Reading Pane->點(diǎn)擊下拉Off
C. 高效的一天應(yīng)該從自己計(jì)劃的Top3開(kāi)始，而不是刷了一天郵件忙到懵逼，卻發(fā)現(xiàn)重要的事情一件都沒(méi)做。? 只在指定時(shí)間處理郵件。
這點(diǎn)建議大家根據(jù)自己的工作情況決定統(tǒng)一處理郵件的時(shí)間和頻次（最好別超過(guò)3次），然后在calendar上book相應(yīng)的時(shí)間。其他的時(shí)間專(zhuān)注于Doing，專(zhuān)注于完成自己的Top3。
這點(diǎn)真真是知易行難的一條，但一旦變被動(dòng)為主動(dòng)，工作效率和下班時(shí)的成就感都會(huì)有巨大提升。
1. 信息過(guò)濾
這里分享兩個(gè)小寧受益良多的Outlook小技巧，能在并不減少郵件數(shù)目的情況下依然提升處理效率。
A. 對(duì)話(huà)視圖
將郵件按主題/對(duì)話(huà)縮略，真是瞬間讓郵箱整潔的利器。尤其適用于有一群人七嘴八舌討論的主題，很多時(shí)候只要打開(kāi)下拉按鈕，直接選擇時(shí)間最晚的那封了解最新?tīng)顩r就ok了。
操作：可以直接在菜單欄“view”中選擇Date(Conversations)。或者在收件箱的空白處右擊選擇“View Setting” -> Group by -> Conversations.
B. 條件格式顯示不同郵件（顏色，字體，加粗等）
在每天如雪片般飛來(lái)的郵件堆里，條件格式能幫助你從視覺(jué)上快速識(shí)別重要郵件。設(shè)置中可以玩的條件有很多，大家可以根據(jù)實(shí)際情況找到最適合自己的。
操作：收件箱的空白處右擊選擇“View Setting” -> “Conditional Formatting” -> Add.
這里分享一下小寧自己使用的兩個(gè)設(shè)置供大家參考。
a. 弱化抄送郵件：通常把你放進(jìn)抄送欄的郵件優(yōu)先級(jí)都不會(huì)高，這里小寧使用字體顏色把它和其他郵件區(qū)分出來(lái)，時(shí)間有限時(shí)這類(lèi)郵件可以最后處理。
b. 強(qiáng)調(diào)老板郵件：理由就不需要小寧多解釋了吧，咳咳。
2. 判斷&處理
說(shuō)了這么多，都還沒(méi)開(kāi)始處理郵件呢！不過(guò)有了以上的準(zhǔn)備工作，會(huì)讓接下來(lái)的處理工程輕松不止一星半點(diǎn)。
正式進(jìn)入處理環(huán)節(jié)，這里Outlook的類(lèi)別，任務(wù)，規(guī)則和快速步驟要發(fā)揮大作用了。
設(shè)置之前，先簡(jiǎn)要介紹一下小寧自己的邏輯，其實(shí)理論基礎(chǔ)無(wú)非就是GTD，7habits等，在執(zhí)行過(guò)程中再根據(jù)個(gè)人情況和習(xí)慣定制化最適合自己的高效系統(tǒng)。
注：以下均為2分鐘之內(nèi)無(wú)法快速回復(fù)的郵件處理方法。所有沒(méi)有完成的郵件都會(huì)標(biāo)識(shí)為“未讀”。對(duì)于那些可以即時(shí)回復(fù)的郵件，或者回復(fù)后刪除，或者存入相應(yīng)的存檔文件夾。千萬(wàn)不要讓他們的殘骸繼續(xù)留在收件箱中！
A. 今日緊急任務(wù) - 快速步驟
對(duì)于火燒眉毛的緊急任務(wù)，小寧選擇放入今日到期的任務(wù)中，同時(shí)添加“Urgent”類(lèi)別，還有因?yàn)樯形刺幚硭詷?biāo)記為未讀。有了快速步驟，這一切都只需要一個(gè)點(diǎn)擊！
操作：菜單欄“Quick Steps” -> Create New -> 想加幾個(gè)動(dòng)作就加幾個(gè)~
B. 需要專(zhuān)注的重要任務(wù) - 快速步驟
重要不緊急且需要花時(shí)間的任務(wù)，可以在快速步驟里一鍵book calendar時(shí)間，同時(shí)標(biāo)記為本周任務(wù)方便做weekly review。分類(lèi)未讀什么的不贅述。
C. 分派或咨詢(xún)需要等待的任務(wù) - 規(guī)則：waiting for folder
超級(jí)好用的tips大家一定要試試！有了它絕對(duì)不會(huì)忘記誰(shuí)還欠你作業(yè)（捂嘴）。再加上提醒功能絕對(duì)是靠譜青年必備技能。
操作起來(lái)也很簡(jiǎn)單，所有小寧處于等待回復(fù)的郵件，通過(guò)規(guī)則設(shè)定，都會(huì)自動(dòng)去到一個(gè)“waiting for”文件夾，收起作業(yè)來(lái)不要太方便，解放大腦！
操作：首先在收件箱中創(chuàng)建一個(gè)新文件夾：waiting for；
接著File -> Manage Rules&Alerts -> New Rule；
選擇第一個(gè)預(yù)設(shè)的規(guī)則，然后在step2中直接修改下劃線(xiàn)部分，把from改成自己的郵箱，move to改成剛才創(chuàng)建的“waiting for”文件夾。Done！
這樣設(shè)置后，所有你把自己放在密送/Bcc的郵件就會(huì)自動(dòng)進(jìn)來(lái)啦。 只需要記得在需要等待的郵件中把自己放入密送就好（得意）~
多說(shuō)一嘴，對(duì)于那些需要嚴(yán)格控制deadline的等待事件，通常小寧會(huì)在發(fā)送時(shí)直接添加收件人提醒，因?yàn)樽约涸贐cc中，所以系統(tǒng)也會(huì)自動(dòng)提醒你收作業(yè)啦~
D. 存檔的任務(wù)
三個(gè)字：直接拖。只需要在收件夾箱中建好相應(yīng)的文件夾，再加入Favorites方便查看即可。
3. 回顧
重要卻常常被忽略的步驟。卻是真正close事件的重要一步。小寧的經(jīng)驗(yàn)如下：
- Daily：回顧top3任務(wù) + 今日緊急任務(wù)清單?；驑?biāo)記完成或改期。
- Weekly：回顧放在task中的重要不緊急任務(wù) + waiting for文件夾。
以上就是小寧想要和大家分享的Outlook tips（截屏截到手抽筋）。以上處理邏輯和系統(tǒng)功能，小寧真心覺(jué)得有幫助到自己排除“噪音”，解放大腦，專(zhuān)注于重要的事情。
每天被郵件綁架的小伙伴們趕快試試看吧。大家有什么對(duì)付郵件的獨(dú)門(mén)絕招也記得留言哦~
分享是一種美德。
