領教

導言

“難道互相隱藏，就能避免失望？表白有什么可怕，請你別怕為難，不要拐彎。”在任何關系中溝通都是重中之重，企業(yè)管理也不例外。一對一溝通是西方企業(yè)界長期倡導并被證明有效的管理工具，然而很多時候大家對這種惠而不費的方式仍然心存疑慮。和我的下屬談心會不會很尷尬？投入在上面的時間真的有效嗎？以下這篇文章來自Airbnb產(chǎn)品總監(jiān)、前亞馬遜副總裁Ian McAllister的推薦，作者Michael Wolfe的工作是扶持創(chuàng)業(yè)型公司，他為我們分析了一對一溝通將如何在各個方面幫助一家企業(yè)。

作為一個人力資源專業(yè)人士，我經(jīng)常被問到這個問題——大多數(shù)創(chuàng)業(yè)型公司每天都忙著發(fā)貨或是完成交易這樣的事，每周花幾個小時坐下來和員工開會感覺像是很大的公司才會做的事，根本不能解決眼前的日常問題。但實際上，一對一溝通能讓你公司的速度和靈活性都登上一個新臺階。

為什么要做一對一？

首先，我想談談為什么一對一溝通是公司運作系統(tǒng)中決定性的部分。

決定公司存亡的幾件大事：

1）招募最好的人加入公司。

2）讓他們有歸屬感，工作富有成效。

3）做出高明的決策，讓這些人以之為目標工作。

經(jīng)理的槍械庫里只有很少幾樣工具能幫助他們做好這幾件事，一對一溝通也許是其中最強大的一種。

為了說明一對一溝通的作用，現(xiàn)在讓我們假想出一個小公司。作為運作系統(tǒng)的一部分，他們接下來幾周的會議日程如下。

如果你的公司很小，所有人都直接向CEO匯報，那么星期一的會議就應該讓整個團隊參加，一對一溝通也應該是CEO與每一個團隊成員進行，不存在部門會議。

如果你有更多的管理層級（副總裁或是部門經(jīng)理），那么CEO就應該與每一個部門經(jīng)理進行一對一溝通，而各部門經(jīng)理則應該與每一個為他/她工作的團隊成員進行一對一溝通。

舉例來說，假如你是某個有幾個層級的公司的工程副總，你每周的工作節(jié)奏會是這樣：

與此同時，你的每一個經(jīng)理也要與他的直接下屬做一對一溝通。

這確實需要你花一些時間，也許一周要花上6到8個小時。與你其它要做的日常工作（例如面試、救火、項目會議）相比，這件事花的時間也許最多。

但是，讓我們想想從中你可以得到什么。

一對一有什么好處？

（一）教練與反饋

我們都知道教練和反饋非常重要，但是大部分人都做不好這兩件事。好的反饋應該是這樣的：

及時：在觀察到工作表現(xiàn)之后立刻給予反饋是最好的時機。有人在某個會議上表現(xiàn)很好？散會之后馬上告訴他。

持續(xù)：你應該在一年里持續(xù)給予員工反饋，而不是等到績效考核時才這樣做。

多渠道：同級、下屬甚至客戶都可以是反饋的來源，永遠不要只依賴你自己的觀察。

保持固定節(jié)奏的一對一溝通，能讓你持續(xù)給予員工反饋，并且保證你的反饋能夠吸收其他團隊成員的意見。

讓我們看看這一周的工作，你是如何在團隊會議中發(fā)現(xiàn)問題，又是如何通過一對一解決問題的。

你發(fā)現(xiàn)有個項目進度滯后了。趙明給了你如何解決這個問題的建議；你在與錢多多和孫小毛的一對一溝通中分別給了他們反饋。讓我們想想看，這其中發(fā)生了什么？

1）你很快發(fā)現(xiàn)了問題，因此項目得以重回軌道。

2）趙明感到你在征詢他的意見，而且他的意見是有價值的。

3）錢多多和孫小毛得到了有價值的反饋。

4）你或許已經(jīng)消除了錢多多和孫小毛之間正在升級的緊張氣氛。

5）你意識到自己也需要改進，更好地鼓勵和要求手下各位經(jīng)理互相合作。

如果沒有定期的一對一溝通，也許你要花上好幾周的時間才能獲得必要的信息來解決問題。與此同時，問題有可能已經(jīng)嚴重到無法修補了。在一對一上投資幾個小時，也許能為公司節(jié)省隨后的幾百個小時。

（二）更快更好地做決策

想象一下，在周一的公司級管理例會上，CEO告訴執(zhí)行團隊成員，他很擔憂正在放緩的收入增長，他想在下周一之前制定一個計劃減慢成本上升。你打算回去和團隊成員一起研究對策。那么你一周的工作可能會是這樣：

你與團隊分享了問題所在，通過一對一溝通與他們一起解決問題，在下周一之前你將準備好一個新計劃。

1）你不需要打亂節(jié)奏趕時間，你們的會議是早就定好了的。

2）沒有給任何人制造麻煩——你不需要臨時召開任何緊急會議。

3）給團隊足夠的時間貢獻想法。

4）了解團隊成員對這件事的感受，安撫他們可能出現(xiàn)的情緒。

5）下周一管理例會上，你將提交一個新計劃，更重要的是，你可以在會上討論團隊是否能接受這個訊息，以及你們可以做些什么來提振士氣。

這就是迅速有效地作出決定的好方式。

（三） 溝通與透明度

迅速、準確并且透明的溝通，對于任何創(chuàng)業(yè)期的公司來說都如同生命線一樣重要。每個人都需要了解公司的情況，這樣才知道自己該如何作出貢獻，并且找到一種在為公司的未來投資的感覺。

你肯定不希望你的團隊通過流言蜚語來得知公司的重要新聞。但是在很多情況下，關于重大新聞，你只能給你的高層團隊們一些提示，他們會繼續(xù)往下傳遞，并且管理后續(xù)效應。

想象一下你的公司在醞釀轉型。你可以利用一對一溝通來管理這個過程。

讓我們看看你取得了哪些成果？

1）高層團隊得到機會幫助公司度過轉型期，你給了他們一個學習的機會。

2）他們感到自己被信任，對公司的前途更有使命感。

3）CEO了解到了星期五宣布轉型時他可能會面對的困惑。

4）經(jīng)理們提前得到了培訓，知道在接下來一周里將如何與團隊一起消化這個大新聞。

這樣做能幫助你度過困難時期，也讓你的直接下屬們得到了非常有價值的訓練，如果將來他們自己運營的團隊要面對類似的問題，他們就知道該如何處理了。

（四）團隊歸屬感

現(xiàn)在讓我們看看這家公司的狀況：

?公司的每個人都定期與經(jīng)理進行一對一溝通。問題不會惡化，員工的感情不會被壓抑。

?每個人都會定期得到反饋并及時找到改進方法。

?團隊感到公司做決策的速度很快。

?由于經(jīng)理們參與到了公司運作的大事，并從中得到訓練，他們進步得很快。

?經(jīng)理們彼此協(xié)同一致，向下傳遞統(tǒng)一的訊息。

公司在以下三個方面都得到了幫助：

1）招聘：公司建立起了尊重團隊、管理得當?shù)暮妹暋?/p>

2）提升員工歸屬感：團隊成員愿意留在公司，并為能不斷貢獻而興奮。

3）做出高明的決策：通過積極了解員工的想法，管理層能迅速解決員工的困惑。

那么，我該如何進行一對一溝通呢？

希望看到這里你已經(jīng)認同了一對一溝通很重要的觀念。通過前面所舉的例子，我們總結出幾條關于如何進行一對一溝通的結論。

1）每周同一時間做

設定每周一次的會議以保持節(jié)奏。盡管沒有太多事需要談的時候你可以縮短會面，但還是先定下一個小時比較好。

2）不要取消會面

如果團隊需要再等上一周才能與你討論他們這次就想談的問題，他們會感到挫敗和不被尊重。

3）離開辦公場所

去散步，去吃飯，或者去公園坐一坐。呆在會議室里很難好好談心，不如休息一下，離開你們的辦公室（在我先前工作的公司，我因為把一對一會議定在下午5點并且?guī)е麄內ゾ瓢蛇吅冗呎劧俺裘阎保?/p>

4）記好筆記，做好準備

在所有的會議上，你都應該記下會后需要完成的事情，然后利用筆記來準備下一次會議，如此反復。

5）尋求員工的啟迪

一對一溝通不應該是你沒完沒了地給員工評價。帶著學習的意愿走進他們內心，并且留出一些時間談談你們雙方的憂慮所在。

6）隨機應變

如果溝通中出現(xiàn)了某個值得關注的有趣的話題，或者團隊成員需要你的撫慰，請拋開事先計劃的議題，深入下去。

7）給予反饋

找到幾件剛剛發(fā)生的事項，給出你的反饋（這些反饋中也包括了你從與其他人的一對一中收集的信息）。詢問他們對此的看法，然后討論。

8）探尋團隊成員對彼此的反饋

這會幫助你更好地指導和管理他們，消除意外，等到需要做績效評估時，你掌握的信息也會多很多。

9）探尋對你本人的反饋

使用開放式的問題，允許人們說出他們腦子里的任何想法，同時也準備好一些更具體的問題，例如：“你覺得我在會上說得足夠清楚嗎？”“你覺得我在你們團隊上花的時間足夠多嗎？”

10）放松并且享受

經(jīng)過一段時間的一對一溝通，你將與大多數(shù)人建立起非常好的關系。盡管你可能要討論一些棘手的問題，但還是盡量互相信任、打開心靈，這樣你才能夠享受解決問題、讓公司變得更好的過程。緊張情緒總是會讓麻煩變得更麻煩。

最后，祝你們擁有愉快的一對一！