今天下午剛好有一個匯報會議，我要向我的領(lǐng)導(dǎo)匯報現(xiàn)在手上的一些項目的近期進度。
于是我對自己的匯報過程進行了一次復(fù)盤，寫下這篇文章，看看這里面是否能有你值得參考的地方。
第一步：可視化梳理
我先用便利貼在白板上把要匯報的項目進行了一輪梳理和分類。
便利貼比在excel表列清單的第一個優(yōu)勢在于，你可以隨便移動便利貼，進行歸類和排列。
第二個優(yōu)勢就是，白板+便利貼的方式，便于你和同事一起交流，溝通進度和項目問題。
每個人都可以在你的便利貼上更新自己的狀態(tài)，或者做說明。
因為大家都是站在白板面前，所以大家都不會犯困，所以很快就能得出結(jié)論，而不會扯東扯西，言之無物。
相關(guān)的靈感和步驟可以參考《視覺化你的會議》這個系列的書籍。你會發(fā)現(xiàn)原來團隊開會和討論可以這么高效和有趣。
第二步：SMART化任務(wù)
這件事情是什么？
符合SMART的原則嘛？
（1）目標
一個任務(wù)如果你說不清楚到底要做哪些事情（范圍），不做哪些事情（邊界），這個任務(wù)很可能會失敗。
（2）人
一件事情由一群人來負責(zé)的結(jié)果就是誰也不會負責(zé)。
（3）期限
領(lǐng)導(dǎo)跟你交代一件事情的時候，如果告訴你什么時候完成，你應(yīng)該感到幸運。
我們很多時候接到的是上司的口頭交代任務(wù)，這樣就會遇到很大額麻煩，你不知道這件事情到底是不是緊急，重不重要，你也不知道什么時候做進度匯報比較好。
所以我遇到這種情況，一般都會設(shè)定一周的響應(yīng)期限，也就是說，已經(jīng)接下來的任務(wù)，要么一周之內(nèi)做完，要么一周期限截止就進行進度反饋。
這樣你做的和領(lǐng)導(dǎo)想要的就能基本保持同一頻率，不會偏差太遠。
第三步：站在對方的角度準備匯報
那怎么做匯報呢？
匯報的目的是為了讓你的領(lǐng)導(dǎo)獲取信息。
那如何讓領(lǐng)導(dǎo)高效輕松獲取你想要傳達的信息呢？
（1） 站在對方的角度篩選
站在你自己的角度，你作為一個項目執(zhí)行者，你當(dāng)然知道項目的所有分支細節(jié)。
那領(lǐng)導(dǎo)需要知道所有的細節(jié)么？
《演說之禪》和《全新思維》都提到的“移情”就是讓我們站在對方的角度去考慮如何表達才是最有效的。
所以如果你是你的領(lǐng)導(dǎo)，你希望看到什么？
（2）可視化
有句話說，做word不如做excel的，做excel不如做PPT。
當(dāng)然并不是說word和excel不好，而是PPT更適合在會議上進行講解演示。
我之前試過網(wǎng)頁版的協(xié)同工具，比如Tower讓老板隨時可以知道我和我的團隊的項目進度，后來發(fā)現(xiàn)其實他很少登錄。
是啊，作為一個領(lǐng)導(dǎo)，他怎么可能像項目成員一樣，每天登錄系統(tǒng)看項目進度和任務(wù)細節(jié)？！
后來我改變策略，每周我定期給他做匯報；如果他出差，我就把PPT拼接成長圖，方便發(fā)微信給他。
可視化的目的只有一個，讓他一目了然，快速看到自己感興趣的點。萬一我漏掉了，記錄下來，下次匯報不斷聚焦修正。
第四步：第一句話先說重點
你會說，我怎么知道我的領(lǐng)導(dǎo)想看什么呢？
這其實就像談戀愛，這是一個慢慢摸索的過程。
他是視覺性人格嘛？還是聽覺型的人格？
他喜歡用數(shù)據(jù)說話？還是喜歡舉例子？
這些都是在日常的接觸過程中你要去了解的。
但是不管是怎么樣的性格，你做匯報的時候，有一個基本原則必須要遵守，那就是結(jié)構(gòu)思考力。（李忠秋老師的《結(jié)構(gòu)思考力》你可以參考）
舉個栗子：
比如我要匯報下面這些內(nèi)容，我可以這么說：
老大，上海那邊的工廠弱電項目我們已經(jīng)完成了布線，設(shè)備采購已經(jīng)在進行了；上海的獨立研發(fā)中心的弱電已經(jīng)結(jié)束，設(shè)備采購還在進行，還沒到貨；你上周要我咨詢的廣告機項目我們已經(jīng)詢價了，廠家那邊要50臺起訂，我們沒有這么大的量，所以找了第三方；你周五讓我去了解的“可穿戴的視頻系統(tǒng)”還沒啟動；移動OA這塊現(xiàn)在還進行內(nèi)部功能測試，目前有三家釘釘，企業(yè)微信和口袋助手。IP電話項目已經(jīng)采購進行在做詢價結(jié)束了，后面進入采購審批流程。
上海分公司的ERP部署已經(jīng)啟動了，5月中旬會結(jié)束。
ERP的短信提醒二次開發(fā)，我們已經(jīng)進入內(nèi)部測試階段了，估計下個禮拜可以進行小范圍的部門測試?！ぁぁ?/p>
如果我就這樣干巴巴地講，你聽進去了多少？你記住了多少？
那如果將PPT做成這樣呢？
將要將的事情分成三類：弱電一類，企業(yè)信息一類，ERP一類，然后對著三類分別進行匯報。
這樣一來領(lǐng)導(dǎo)是不是看得明白，你也能說得明白了？
小結(jié)
我們其實并不只是在談如何向領(lǐng)導(dǎo)匯報，我們是在談人與人之間的高效溝通。
- 學(xué)會整理自己要表達的信息
- 站在對方的角度去篩選
- 不給對方添麻煩，增加信息獲取的便利性
- 學(xué)會表達，先說重點，再結(jié)構(gòu)化呈現(xiàn)
這些你上大學(xué)的時候，沒人教你，你工作了也沒有人教你；當(dāng)你在show密密麻麻的文字PPT的時候，你沒有發(fā)現(xiàn)別人在緊鎖眉頭么？
我的PPT里面又有多少制作技巧可言呢？！
用點心，你好，他也好。
今天就聊到這，希望對你有幫助。
END.
