1.1 什么是工作分析
什么是工作分析？為什么要進行工作分析？
作為一名管理者，一名員工，我們要解一個組織，了解一個崗位，一般從哪些方面進行了解呢？
一般情況下，我們都是從最基本的信息進行了解，比如說，該組織有什么部門？有什么崗位；部門和部門之間，崗位和崗位之間的關(guān)系是什么？
表層信息
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但是，作為一名管理者，我們只了解這些信息是遠遠不夠的。還要從更深層、更重要、更具體的方面去了解一個組織。要從構(gòu)成一個組織最基本的活動單元進行了解。
工作是一個組織最基本的活動單元，因為每一項工作構(gòu)成了一個組織的正常有效運轉(zhuǎn)。是我們深度了解一個組織的起點，更是我們改善管理、提高效率的著力點。
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那么，什么是工作呢？對工作的定義，有狹義和廣義兩種看法：
最終來看：
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為什么要進行工作分析？
但是現(xiàn)實中我們看到員工早早上班、晚晚下班，有的時候是還經(jīng)常要加班，工作很辛苦。這個時候我們往往會思考三個個問題：
一個問題是我們這個組織有哪些工作？
我們會想到底我們這個組織，有多少工作要干？需要員工如此辛苦，是不是目前的員工數(shù)量不足？到底需要多少員工?
第二個問題是員工干的這些工作是不是有效的？
也就是員工忙來忙去的這些工作對于實現(xiàn)組織的目標有多大幫助，為什么大家這么努力，組織目標卻不能很好地實現(xiàn)。
第三個問題是這些工作要消耗多少資源
我們會想員工每天的工作活動要消耗多少資源，到底有多少產(chǎn)出？是不是可以通過減少無效勞動降低消耗，既降低對人力成本的消耗，也降低到對物料設備成本的消耗。
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要回答上述三個問題，均需要對組織的工作有充分系統(tǒng)的了解，對現(xiàn)有工作進行梳理，了解工作的總體情況；要理清哪些工作是有效的，哪些工作是無效的，哪些工作是浪費組織資源的？
對工作進行充分了解和分析的過程，就是工作分析的過程。
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為了減少運行障礙，提高效率，我們需要對一個組織，一個職位的工作進行真實、全面和系統(tǒng)的了解。了解每一項工作的工作流程、工作工具、工作方法等等重要屬性。當我們對工作進行全面了解的時候，我們就是在做工作分析了。
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什么是工作分析？
那么什么是工作分析呢？在這里理解為崗位何職位，也就position。所以，工作分析，也稱為崗位分析、職位分析。
所謂工作分析，就是針對某種目的，通過各種手段來收集和分析與工作相關(guān)的各種信息的過程。
這個概念的包含三個方面：
第1個方面呢，就是工作分析都是有特定目的的，是服務于管理其他職能的。一般情況下，工作分析的目的主要有以下幾種：
第1個目的是組織優(yōu)化，也就是通過工作分析對某一職位的情況進行全面了解，發(fā)現(xiàn)崗位設置、部門設置、工作分配、工作流程等方面的問題和不足，從而進行調(diào)整和優(yōu)化，提高組織運行效率。
第2個目的是了為招聘提供關(guān)于任職資格方面的信息，任職資格是工作分析最重要和最基本的成果之一。
第3個目的是為培訓提供關(guān)于培訓需求方面的信息，主要是提供關(guān)于某一崗位的任職資格，優(yōu)秀員工所具有的素質(zhì)，最難的工作環(huán)節(jié)，最易錯的工作環(huán)節(jié)，等方面的信息
第4個目的是為績效考核提供關(guān)于績效標準方面的信息，主要包括每一項任務的績效標準、關(guān)鍵成果、關(guān)鍵工作任務
第5個目的是為薪酬提供關(guān)于崗位價值方面的信息，通過工作分析對崗位進行評估、區(qū)分崗位價值，劃分崗位等級，從而為薪酬等級提供基礎資料。
除去以上5個目的之外，還有關(guān)于勞動關(guān)系、人力資源規(guī)劃等方面的目的，一般情況下，在工作分析之前，要明確工作分析的目的。
工作分析的概念包含的第二個方面的問題是關(guān)于工作分析的方法：
工作分析的方法主要是指搜集信息的方法，包括問卷調(diào)查法、訪談法、工作日志法、觀察法等方法。在具體的使用過程中，根據(jù)工作分析的需要和所分析組織的具體情況，選擇合適的方法來搜集信息。
工作分析概念中包含的第三個方面的問題是指工作分析的成果，工作分析的成果主要是工作說明書，工作說明書中包含兩個方面的主要問題：工作描述和任職資格，還包括崗位評價等方面的信息。
需要說明的是工作分析的對象是崗位而不任職者工作分析的對象：工作分析的對象是崗位而不是任職者，也就是說，工作分析要分析特定崗位的信息，例如崗位名稱，任職資格，工作內(nèi)容等；而不是分析目前該崗位任職者的情況。
在具體的實踐當中，最容易犯的一個錯誤就是在崗位分析的過程中，我們自覺不自覺的地，會受到目前任職者的影響，可能會將分析崗位變成對現(xiàn)有任職者的分析，這是我們在實踐當中應該努力去避免的。
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在什么情況下需要進行工作分析呢?
第一：是企業(yè)新成立的時候，企業(yè)剛剛成立，崗位新設置，這個時候，需要通過工作分析，來確定公司需要設置哪些崗位、哪些部門，工作流程，應該是怎么樣的？崗位和崗位之間的關(guān)系是怎么樣的？等等，同時，需要明確每一個崗位的工作職責、工作權(quán)利、工作流程、關(guān)鍵、工作成果等、
第二，是職位有變動的時候。當職位有了變動，比如說，增加了某些職位，合并了某些職位，甚至是裁撤了某些職位，在這樣的情況下，新增的職位需要明確崗位職責、工作流程，工作內(nèi)容、工作績效標準等等，需要對崗位的價值進行評估。同樣，當崗位和崗位之間，進行合并的時候，其工作職責發(fā)生了變化和調(diào)整，在這樣的情況下，我們也需要通過工作分析，進一步明確和了解新崗位的有關(guān)信息，以便進行有效的管理。
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第3是企業(yè)從來沒有進行過工作分析，在這樣的情況下，企業(yè)目前崗位設置、工作職責、工作權(quán)力、工作流程、、工作環(huán)境等往往是憑經(jīng)驗設置，存在不科學、不合理的成分，或多或少的在影響公司的有效運轉(zhuǎn)，在這樣的情況下，我們有必要進行工作分析。
第四，企業(yè)急速擴張或裁減，當企業(yè)技術(shù)擴張或裁減時，就意味著公司的組織結(jié)構(gòu)、部門和崗位在發(fā)生著快速的變化和調(diào)整，同一個崗位，其工作內(nèi)容和工作職責也處于不斷的變化和調(diào)整當中，在這種情況下，我們也有必要通過工作分析，進一步明確有關(guān)崗位的信息。
第五是：工作由于新技術(shù)，新方法，新工藝，新系統(tǒng)的產(chǎn)生，而發(fā)生重要變化時。引起工作工具，工作流程，工作環(huán)境，工作方法，工作權(quán)利、甚至工作職責和任職資格，都因此而發(fā)生改變，在這樣的情況下，我們也有必要進行工作分析。
第六是：經(jīng)營環(huán)境的變化，需要對組織結(jié)構(gòu)進行調(diào)整時。公司內(nèi)部和外部的環(huán)境發(fā)生了重大變化，導致公司的崗位、部門和業(yè)務，產(chǎn)生變化，在這樣的情況下，也需要進行崗位分析。
第七是：當管理者覺得協(xié)調(diào)困難、工作效率低下的時候。感覺到公司存在大量的多余的員工，溝通成本過高、工作效率低下，崗位和崗位之間矛盾加大，在這樣的情況下，也需要通過工作分析，找出問題所在，優(yōu)化工作流程。減少人員，提高效率。
第八，工作內(nèi)容重復或遺漏的時候，不同的崗位之間，存在重復的工作，也存在大量的沒有人完成的工作，也就是說存在著工作交叉，工作空白，在這樣的情況下，也需要通過工作分析，來優(yōu)化工作內(nèi)容明確工作職責和工作權(quán)利。
以上列舉了八項需要進行工作分析的時機，其實是告訴我們，當出現(xiàn)以上情況的時候，我們要意識到，需要進行工作了，也許通過工作分析，可以在一定程度上解決相關(guān)問題。
