背景
本來想寫別的，但是太難寫了，所以先從這篇如何開會(huì)開始寫吧題外話。
在本文中說的開會(huì)是指的團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的工作會(huì)議，不是那種行業(yè)交流性質(zhì)的會(huì)議。
可能很多人沒有意識(shí)到，開會(huì)是一個(gè)很費(fèi)時(shí)費(fèi)力的事情，是一個(gè)很難做好的小事。
說他難做好，是因?yàn)闋砍兜囊蛩靥?，這其中最根本的，是“人”、“時(shí)間”、“事情”這三個(gè)關(guān)鍵要素都有涉及。人多，自然就會(huì)把時(shí)間成本給加倍放大；事情有沒有被解決，則立刻判決出時(shí)間是否被浪費(fèi)了，也從根本上對(duì)一次會(huì)議的成功與失敗進(jìn)行了判定。失之毫厘，謬以千里。
為什么開會(huì)
在我看來，開會(huì)的目的無非就兩個(gè)：
- 溝通、對(duì)稱信息
- 解決問題
當(dāng)然也有一些會(huì)是有其他目的的，但是可能我閱歷尚淺，并不特別了解，這里就不討論了。
為什么會(huì)提出這個(gè)問題呢，因?yàn)橛泻枚啻蔚臅?huì)議上，大家“暢所欲言”。結(jié)果是話題越聊越遠(yuǎn)，最后不得不問大家，“今天咱們來這里是干啥的？”
私以為，開會(huì)的話，總是要有一個(gè)會(huì)議主持人的，主持人的角色是把控會(huì)議的節(jié)奏，有一點(diǎn)“狼人殺游戲”里“法官”的角色味道。
團(tuán)隊(duì)會(huì)議的話，可以是團(tuán)隊(duì)的Leader，也可以是任何一個(gè)人，但是這個(gè)人一方面要能夠知道整個(gè)會(huì)議的目的和流程，另一方面要有能力在大家越聊越嗨的時(shí)候及時(shí)進(jìn)行打斷、收回大家的注意力。
我是經(jīng)常扮演會(huì)議主持人的角色的，因?yàn)槲一旧厦看螘?huì)議，在進(jìn)入會(huì)議室之前，都會(huì)默默的問自己“來干啥的？”。只有當(dāng)我把接下來的時(shí)間劃分為上面兩種類別之一的時(shí)候，我才會(huì)放心大膽的進(jìn)入會(huì)議室。
這樣的習(xí)慣，我也不知道是怎么養(yǎng)成的。可能是對(duì)于時(shí)間的緊迫感吧，一方面知道自己接下來還有很多事情，不愿意在會(huì)議上浪費(fèi)自己的時(shí)間，另一方面也是不想因?yàn)橐粋€(gè)會(huì)議浪費(fèi)別人太多時(shí)間。
如何開會(huì)
A.
對(duì)于對(duì)稱信息類型的會(huì)議，那就是提前把信息準(zhǔn)備好，把發(fā)布和接收信息的人給通知好。
時(shí)間一到，在會(huì)議室確認(rèn)人都到位之后，把信息對(duì)稱給大家即可。
當(dāng)然為了方便大家了解信息，加深印象，可以在信息前后加入很多背景因素。
如果是公布消息類型的，為了防止公布的消息現(xiàn)場(chǎng)被阻攔破壞，也可以在公布消息之前跟會(huì)議相關(guān)的人單獨(dú)進(jìn)行溝通，這屬于團(tuán)隊(duì)管理的范疇了。
B.
對(duì)于解決問題類型的，那就要把問題擺出來，要么會(huì)議上大家分別提出解決方案，要么就是把幾個(gè)解決方案擺出來，讓大家來選。
前提是，一定要知道這次會(huì)議是要解決什么樣的問題。要定義好，怎樣算是把這個(gè)問題給解決了。
一般來說，解決問題的成本和收益比例讓大家都接受了，那就算是解決了問題了。
在達(dá)到目的之后，即可結(jié)束會(huì)議。
往往這樣的會(huì)議至少要兩次，第一次提出解決方案之后不久大家就會(huì)開始按照解決方案尋找資源，這其中有一部分是需要團(tuán)隊(duì)配合的。所以可能就會(huì)需要開第二次會(huì)議。大家來溝通自己需要對(duì)方提供什么，提供時(shí)間等各種細(xì)節(jié)了。
會(huì)議形式
會(huì)議中可能需要一些形式來輔助推進(jìn)會(huì)議的進(jìn)行，我把這些歸類為會(huì)議道具。
常見的會(huì)議道具比如：
- 舉手投票
- PPT
- 站立會(huì)議(是的，站著也是一種道具)
- 逐個(gè)發(fā)言
- 會(huì)議規(guī)則
- 遲到發(fā)紅包
- 禁止帶電腦
- 使用手機(jī)不超過一分鐘
- 電話出去接
舉手投票和PPT大家可能比較好理解，用于對(duì)稱溝通的很好的道具，畢竟都是看得見摸的著的具體的事情，其他的我可能要加一些解釋。
其實(shí)，所有的道具都是為會(huì)議服務(wù)的，千萬不能為了道具而去道具，應(yīng)該針對(duì)會(huì)議具體的內(nèi)容和節(jié)奏來進(jìn)行取舍[甩鍋]
1. 關(guān)于站會(huì)
- 跟站會(huì)像對(duì)應(yīng)的是什么？
- 坐著開會(huì)
- 站會(huì)和坐會(huì)有什么區(qū)別呢？
- 站著累，有緊迫感
是的，要的就是這種緊迫感。
對(duì)于發(fā)言人來說，站著開會(huì)他就會(huì)講話很快，不講廢話，因?yàn)橹v久了腿累
對(duì)于聽眾來說，較短時(shí)間的站立會(huì)讓人精力更加集中，更加容易理解發(fā)言人的內(nèi)容。
我自己的感觸是站著的時(shí)候，邏輯運(yùn)算能力是有一點(diǎn)點(diǎn)下降的，但是語言能力是有一點(diǎn)提升到，也可能是心理因素吧。
另外，對(duì)于程序員等長期坐著的人，站著開會(huì)可以舒緩一下腰椎和頸椎。
站會(huì)一般控制在10分鐘最好，不能超過半個(gè)小時(shí)，時(shí)間過久大家就會(huì)因?yàn)槿鄙倌芰慷械嚼Ь肫７?，一方面溝通機(jī)能會(huì)下降，另一方面人會(huì)有更容易激動(dòng)的情緒。
2. 逐個(gè)發(fā)言
玩過狼人殺的可能都知道，在每一輪結(jié)束的時(shí)候總結(jié)陳詞，每個(gè)人只有一次發(fā)言機(jī)會(huì)，發(fā)言過程中其他人不可以打斷。
我覺得這種形式特別有益，就嘗試遷移到了日常會(huì)議中。
簡介：
逐個(gè)發(fā)言的規(guī)則，就是在提出一個(gè)事情的時(shí)候，雖然允許大家討論，但是參與討論的發(fā)言人只有一次發(fā)言機(jī)會(huì)。一方面，發(fā)言時(shí)間長度要有個(gè)設(shè)定，不能講起來沒完；另一方，每個(gè)人都要發(fā)言，哪怕是他沒有任何意見，也要簡單的表達(dá)一下自己的贊同。
如果是一輪發(fā)言結(jié)束之后，有人想要解釋，其實(shí)也是可以的，一般會(huì)增加人數(shù)的四分之一的數(shù)量的發(fā)言機(jī)會(huì)，拿到這個(gè)機(jī)會(huì)的人可以進(jìn)行解釋。
為什么這么做？
很簡單，每次提出一個(gè)事情的時(shí)候，如果有人發(fā)言那就極有可能滔滔不絕講個(gè)沒完，限制一下時(shí)間是很有必要的，這里不用多說。
要求每個(gè)人都發(fā)言，這樣才是真的信息對(duì)稱，避免有些人把話悶在心里，這樣用制度或者形式化的方法，讓有些悶葫蘆就會(huì)覺得“看吧是你們非要我說的，我本來不想說的”，這個(gè)制度其實(shí)也是因?yàn)槲宜诘腎T行業(yè)里有太多不善言辭的內(nèi)向的小伙伴。
至于解釋機(jī)會(huì)，在游戲里是沒有的，但是開會(huì)不是游戲，開會(huì)是要真正解決問題的，人在表達(dá)的過程中出現(xiàn)詞不達(dá)意或者誤解都是有可能的。但是仍然要控制發(fā)言數(shù)量，避免出現(xiàn)大家聊天扯淡沒完沒了的情況。
3. 遲到發(fā)紅包
如果是團(tuán)隊(duì)會(huì)議，可以根據(jù)團(tuán)隊(duì)人員的職務(wù)來確認(rèn)紅包的大小。畢竟職位高的人大多處于決策位置，他如果遲到了對(duì)大家的影響更大一些。
這個(gè)事情本質(zhì)上不是為了懲罰錢財(cái)，目的是建立一種儀式感，讓大家對(duì)會(huì)議的時(shí)間有個(gè)尊敬，也就對(duì)會(huì)議有了重視。
那真正遲到了的人，心理也可以不那么負(fù)罪感，反正紅包大家都領(lǐng)了嘛～
4. 禁止帶電腦
會(huì)議禁止帶電腦，是對(duì)參會(huì)人員的尊重。也是提升會(huì)議效率的非常好的工具。
無數(shù)次，我看到很多會(huì)議上每個(gè)人都帶著自己的電腦。
結(jié)果是臺(tái)上的人滔滔不絕，臺(tái)下的人卻只盯著自己的電腦沉浸在自己的世界中。
你是來開會(huì)的嗎？還是來湊人頭的？
禁止帶電腦也不是絕對(duì)的，有些事情是需要帶電腦的，那別人在說話的時(shí)候，出于尊敬要把電腦扣上。
如果有什么要記的事情，就帶個(gè)記事本帶只筆就可以了。
哦對(duì)，這里說的是筆記本電腦，估計(jì)大家不會(huì)誤解吧。
5. 使用手機(jī)
不超過一分鐘，用手機(jī)久了就會(huì)不自覺的打開微博／朋友圈開始刷刷刷，然后等回過神來的功夫已經(jīng)不知道會(huì)議進(jìn)行到哪一步了，這樣的低效率的參加會(huì)議實(shí)在是沒有意義。
出去接電話也很簡單，大家為什么在會(huì)議室說事情，不在辦公大廳或者菜市場(chǎng)上說呢？安靜嘛！
會(huì)議記錄
會(huì)議記錄是有必要的。一般在會(huì)議后1小時(shí)內(nèi)以郵件的形式發(fā)送給大家。
關(guān)于溝通和對(duì)稱性質(zhì)的會(huì)議，其實(shí)會(huì)議記錄很好做，因?yàn)樵跁?huì)前就知道要對(duì)稱的信息了，只需要在會(huì)議記錄結(jié)束后發(fā)出即可。
關(guān)于解決問題的會(huì)議記錄，有幾個(gè)要點(diǎn)需要注意：
- 待解決的問題是什么？
- 如何去解決、
- 如何去分工，每個(gè)人需要做什么(這里的記錄就要詳細(xì)到每個(gè)人的名字)
- 每個(gè)模塊完成的時(shí)間點(diǎn)是什么
會(huì)議記錄下發(fā)之后，會(huì)議的發(fā)起方一定要進(jìn)行確認(rèn)，這個(gè)是事務(wù)溝通規(guī)則的基礎(chǔ)，具體我會(huì)在另外的篇章中提到
TB Linked
道聽途說
程序員開發(fā)項(xiàng)目的過程中，會(huì)有結(jié)對(duì)編程，或者集體 Review 工作這樣的事情，大家也叫做會(huì)議，但是具有行業(yè)特殊性，所以我這里沒有說，那是開發(fā)工作的細(xì)節(jié)，我可能會(huì)放在高效團(tuán)隊(duì)管理的模塊來講。
頭腦風(fēng)暴性質(zhì)的會(huì)議，我也參加過一些，他們大多數(shù)的目的還是為了“解決問題”。
另外，聽聞一些大公司的政治斗爭，都是在會(huì)議上進(jìn)行撕逼，那這樣的會(huì)議實(shí)在是不知道到底想要弄成什么樣。
