本文作者：Spike
一枚有深度，還樂于分享的 Effier.
接上文7種常見的任務(wù)管理方法，我打算利用上述任務(wù)管理方法所提供的核心理念以及操作流程方法，以 Effie 作為載體，展示如何編輯器進行任務(wù)管理實踐。
實踐 GTD?
第一步：收集
這意味著需要建立一個工作籃或者收集箱，即Inbox.
在 Effie 中，我們可以看到有一個默認設(shè)置了名為文稿箱的文件夾。
因此，我們可以將該文件夾視為 Inbox, 作為收集各種待辦事項的入口。
第二步：厘清
這一步主要是對每個任務(wù)進行判斷：
可執(zhí)行的：錄入近日待辦事項列表
不可執(zhí)行的（短期內(nèi)或者未來）：打上#將來、Later-SomeDay?等標簽
隨后，對于待辦事項列表中的可執(zhí)行任務(wù)，判斷是否可以使用 2 分鐘法則進行處理：
如果這些任務(wù)是在 2 分鐘左右可以完成的，那就立馬去做。（比如，回復(fù)郵件、拖地等任務(wù)。）
如果不是簡單任務(wù)，需要多個步驟才可以完成，那么就將可以將其轉(zhuǎn)變?yōu)?b>項目任務(wù)，詳細羅列其子任務(wù)。
第三步：整理
具體而言，便是篩選每個待執(zhí)行任務(wù)，放置于特定項目任務(wù)之下，并為其增加任務(wù)執(zhí)行情景。
比如，需要與他人合作完成的任務(wù)，打上#待協(xié)作、#Waiting等標簽，并加上待協(xié)作的人 (@zhangsan) 和分配協(xié)作進度。
如果這個任務(wù)需要在指定日期完成，那么就將在日歷軟件中加上具體提醒。
隨后，我們還可以根據(jù)四象限矩陣方法，對每個任務(wù)添加上特定的提醒標簽，以確定任務(wù)的優(yōu)先級。比如，打上#Important、#Urgent等標簽。
或者我們也可以使用其他標簽對任務(wù)的優(yōu)先級程度進行區(qū)分，比如#A,#B,#C,或者#高、#中、#低。
此外，可以采取星標以區(qū)分優(yōu)先級。比如，?????????? ，???????? ，?????? ，???? ，??? 。
對任務(wù)貼這些標簽的目的，是為了提醒自己，哪個任務(wù)更為重要、哪個更為急迫，以便自己確定處理任務(wù)優(yōu)先順序和自己的精力投入程度。
第四、第五步：回顧與執(zhí)行
最后便是 GTD 的第四個階段回顧和第五個階段執(zhí)行。
任務(wù)列表是動態(tài)的，所以我們總需要對：
文稿箱
日程表
將來
待協(xié)作
下一步行動
等多個列表進行回顧，根據(jù)需要調(diào)整任務(wù)狀態(tài)。
最后便是根據(jù)執(zhí)行結(jié)果，反思執(zhí)行過程和執(zhí)行結(jié)果，并將剩余的任務(wù)進行轉(zhuǎn)移至下一步行動列表中，進入新的一輪 GTD 循環(huán)列表。
基于 Effie 的任務(wù)追蹤流程
上述 GTD 工作流缺少對于具體任務(wù)管理的追蹤。
因此，我決定將：
時間塊工作法
番茄工作法
PDCA 工作法
間歇日記法
加以融合，建立任務(wù)追蹤流程，以納入并強化既有的 GTD 流程，輔助我們執(zhí)行任務(wù)。
第一：依次設(shè)置年目標、月目標和周目標
可以看到，我使用了分割線劃分了時間，并使用大綱列表整理了任務(wù)。
每天打開 Effie, 我便先查看每周目標，根據(jù)里面的子目標，將任務(wù)轉(zhuǎn)移至每日目標。
注意，為了查看方便，我建議你和我一樣，用分割符號將月份、周按照時間段進行切割。
對于圖中所展示的模版，可以進行備份。在需要的時候復(fù)制出來，循環(huán)使用。
第二、切分時間塊
我根據(jù)時間塊工作法，對每天的時間按照 1 小時為單位進行切分成時間塊。當然，具體的時間塊長度不一定是 1 個小時，可以根據(jù)自己需要進行調(diào)整。
第三、管理具體時間塊
對于具體的時間塊管理，可以考慮以番茄工作法，集中我們的注意力。
比如，以1小時為時間塊的話，大致需要 2 個番茄時鐘 ????? 進行循環(huán)，中間休息 5 分鐘。
第四、將 PDCA 工作法納入其中
我的做法如下：
1. 每個時間塊均以分為計劃 Plan?和行動 Do兩個板塊；
2. 并且，在每日計劃的時間塊后，增加每日總結(jié)板塊；
3. 然后，將每日總結(jié)劃分為今日核查 Check和今日調(diào)整 Adjust
從示意圖中，我們可以看到，在每個板塊下面我增加了一些關(guān)于任務(wù)管理、情緒等方面的問題。
在今日核查 Check，我提了：
今日任務(wù)管理方法是否操作正確？
今日任務(wù)管理效果如何？
今日我獲得了哪些收獲與進步？
今日任務(wù)管理中存在哪些問題與不足？
我今天心情怎么樣？
等問題。
在今日調(diào)整 Adjust，我提了：
今日我的任務(wù)管理方法、實踐有哪些不足？
如何進行調(diào)整？
今日某項任務(wù)需要進一步調(diào)整完善？
如何改善我的心情？
如何進一步調(diào)整我的心態(tài)？
等問題。
此外，我還額外增加了今日反思 Reflection?板塊，設(shè)置了我在處理工作的時候，待人接物有什么不足這個問題，主要用來反思任務(wù)管理之外，自己在具體工作過程中的長處和不足。
第五、將間歇日記與既有流程進行融合
常見的間歇日記便是圍繞時間軸進行記錄。
間歇日記范例如下：
10:04 我即將完成論文初稿；
10:45 我又偷偷刷起了抖音，沒有控制住自己。趕緊回去工作?。?！
11:45 進展順利。
下午聯(lián)系好友當面交流，討論論文初稿中所存在的問題。
由于我們已經(jīng)以時間塊對每日安排進行了切割，因此，我直接在每個時間塊的計劃 Plan 和行動 Do 之后，記錄我的間歇日記。
注意，在這個間歇日記內(nèi)部，可以追蹤你的時間、任務(wù)、工作內(nèi)容、想法、心情、心態(tài)、習慣等。
通過我們的梳理，最后呈現(xiàn)的任務(wù)管理流程如圖。
需要說明的是，我們要善用 Effie 所提供的各種語法標記為我們的任務(wù)管理進行服務(wù)。
首先，我們可以使用分割符將內(nèi)容切割為不同的卡片區(qū)域。
并且，為了區(qū)分 PDCA? 工作法計劃 Plan 和行動 Do 兩個板塊，我將其分別設(shè)置為斜體和粗體（如圖）。對于番茄時鐘，我直接使用表情符號 ????? ?? 加以標記。
此外，我使用 Effie 中內(nèi)置的++評論++和%% 注釋塊標記，進行間歇日記和每日總結(jié)的記錄。
以上便是我使用 Effie 進行任務(wù)管理的使用心得。
最后，再啰嗦幾句。沒有完美的任務(wù)管理方法，也沒有完美的任務(wù)管理流程。具體的任務(wù)管理，需要根據(jù)使用場景而不斷迭代和完善。不管是哪種方法，先行動起來。
畢竟，行動比規(guī)劃更為重要。
