你有沒(méi)有遇到過(guò)這樣的情景：
你看上了一輛車，想征詢朋友的意見(jiàn)，你問(wèn)他“這款車怎么樣”。對(duì)方給你講了這款車的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，講了和這款車同類車型的對(duì)比，講了很多實(shí)測(cè)記錄，但是最后就是沒(méi)有告訴你是否值得購(gòu)買(mǎi)。
下屬給你匯報(bào)工作：目前市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)太激烈，我們不得不采取低價(jià)策略，市場(chǎng)占有率雖然上升，但收益卻逐年下降，所以，利潤(rùn)率逐年下降是沒(méi)辦法的事。你卻發(fā)現(xiàn)幾家競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的公司，卻保持著每年5％的利潤(rùn)增長(zhǎng)，下屬的說(shuō)辭和解釋完全站不住腳。
是什么使表達(dá)的內(nèi)容不夠精準(zhǔn)？是什么使表達(dá)的方式不夠清晰？是什么不能讓對(duì)方記住并理解我們所說(shuō)的話？答案就藏在結(jié)構(gòu)化思維中。
一、什么是結(jié)構(gòu)化思維？
人的大腦天生喜歡接收一些有規(guī)律的信息，如果信息沒(méi)有規(guī)律，大腦不能進(jìn)行自動(dòng)的分揀和歸類，就會(huì)讓人產(chǎn)生錯(cuò)亂感，抓不住重點(diǎn)，摸不出核心，得不出結(jié)論。要讓思維清晰、表達(dá)有力，“結(jié)構(gòu)化思維”是不可忽視的工具。
結(jié)構(gòu)化思維就是面對(duì)某個(gè)問(wèn)題時(shí)，能夠通過(guò)某種結(jié)構(gòu)，將問(wèn)題拆解成一個(gè)個(gè)你能理解的部分。
我們來(lái)看三組數(shù)字，要求只能看10秒鐘，并且記住它們：
第一組：2、4、6、8、10、12、14、16
第二組：2、4、8、16、32、64、128、256、512
第三組：1、4、9、16、25、36、49、64、81、100
第一組數(shù)字我們根本不需要花10秒就能輕松記住，絕大多數(shù)人都能看出這組數(shù)字是“2的倍數(shù)”。
第二組數(shù)字也不難，它是“2的指數(shù)”。
第三組數(shù)字一眼不太容易看出規(guī)律，但只要你仔細(xì)觀察，就會(huì)發(fā)現(xiàn)這組數(shù)字是“計(jì)算1-10的平方，把計(jì)算的結(jié)果按順序排列起來(lái)”，也就是1的平方是1，2的平方是4，3的平方是9，以此類推10的平方是100。
從這個(gè)記憶測(cè)試，我們可以感受到，發(fā)掘事物背后的規(guī)律，要比死記硬背的效率更高。通過(guò)尋找數(shù)字背后規(guī)律來(lái)記憶數(shù)字，就是結(jié)構(gòu)化思維的一種表現(xiàn)。
結(jié)構(gòu)化思維是一種從無(wú)序到有序的思考過(guò)程，用直觀的視覺(jué)圖示表達(dá)出來(lái)就是“金字塔結(jié)構(gòu)圖”。
金字塔的頂端是需要的解決問(wèn)題，中間層是支撐解決問(wèn)題的不同方面，最底層是支持不同方面的原因或理由。
所以，結(jié)構(gòu)化思維就是要能建立一個(gè)“先總后分”的立體化分析方式，先看到待解決問(wèn)題的關(guān)鍵方面，然后往下一層層進(jìn)行分析，從而實(shí)現(xiàn)總體到局部的鳥(niǎo)瞰，而不是拘泥于細(xì)節(jié)的思考或表達(dá)。
二、如何識(shí)別和篩選信息
要通過(guò)構(gòu)建金字塔結(jié)構(gòu)圖形成結(jié)構(gòu)化思考，識(shí)別和篩選信息是第一步，即為金字塔結(jié)構(gòu)的中間層和最底層尋找足以支撐和說(shuō)明問(wèn)題的信息。
不論是我們主動(dòng)收集來(lái)的信息，還是被動(dòng)接受的信息，信息到我們手里時(shí)，都是雜亂無(wú)章的，需要進(jìn)行識(shí)別和篩選。
有效地識(shí)別和篩選信息，有三個(gè)重要維度：結(jié)論、理由、事實(shí)。
結(jié)論即中心思想，它是觀點(diǎn)，即從一定的立場(chǎng)或角度出發(fā)，對(duì)事物和問(wèn)題的看法。它通常出現(xiàn)在“因此、所以、由此可知、我要說(shuō)的重點(diǎn)是…”等詞語(yǔ)后面，同時(shí)也很容易出現(xiàn)在“開(kāi)頭和結(jié)尾”。
比如，“領(lǐng)導(dǎo)，這季度的銷售額下降了3％”，這就是一個(gè)結(jié)論，至于為什么下降，就是接下來(lái)要說(shuō)的“理由”。
理由即支撐和驗(yàn)證結(jié)論的原因，它能判斷一個(gè)結(jié)論是否有價(jià)值，通常出現(xiàn)在“原因是、鑒于、有以下原因、論據(jù)是……”等詞語(yǔ)后面。
比如，這季度的銷售額下降3％是因?yàn)楦?jìng)爭(zhēng)對(duì)手采取了低價(jià)策略、原材料成本上升、銷售人員數(shù)量嚴(yán)重不足。這些都是支撐“銷售額下降3％”這個(gè)結(jié)論的理由，但這些理由是否屬實(shí)，是否真實(shí)存在，需要“事實(shí)”進(jìn)行驗(yàn)證。
事實(shí)即客觀存在、不帶有任何感情色彩的信息。
比如導(dǎo)致“這季度銷售額下降3％”的原因是之一是對(duì)手采取了低價(jià)策略，那么就要找出對(duì)手采取低價(jià)策略的客觀事實(shí)，比如同一品類商品，對(duì)手公司在原有價(jià)格上下調(diào)了10％。只有找到了客觀事實(shí)，才能支撐“對(duì)手采取了低價(jià)策略”這個(gè)理由，否則這個(gè)理由不具有說(shuō)服力。
結(jié)論、理由、事實(shí)三個(gè)部分缺一不可，任何一個(gè)層面的信息不完備，或者三者之間不存在邏輯關(guān)系，這條信息都可能是假信息。
所以，在我們收集、識(shí)別或篩選完信息后，要對(duì)這些信息進(jìn)行真假判斷。理由和結(jié)論必須要有客觀事實(shí)做以支撐，并且事實(shí)和理由，理由和結(jié)論之間要有可以被證明的邏輯關(guān)系。
識(shí)別和篩選信息是基于結(jié)構(gòu)化思維的縱向思考，即從金字塔結(jié)構(gòu)圖中最頂端的結(jié)論，到中間層的理由，以及最底層的事實(shí)，進(jìn)行逐一梳理。
光有縱向思考是不夠的，還需要對(duì)橫向的信息進(jìn)行歸納和整理，即對(duì)每一個(gè)層級(jí)的信息進(jìn)行分類和排序。
三、如何歸納和整理信息
縱向思考中的各類信息需要滿足邏輯關(guān)系，橫向維度中的信息則需要分類，因?yàn)橐粋€(gè)分類里相似的事物，更容易被人記住。
信息的歸納和整理需要遵循MECE法則，即相互獨(dú)立，完全窮盡。各要素之間要保證互不交叉，也不遺漏，也就是“不重不漏”。
如何利用MECE法則進(jìn)行信息分類，有五種方法：
1、二分法，即A和非A。
比如從生理角度劃分，人可以分為男人和女人，這就是完全窮盡，并且相互獨(dú)立的劃分。如果將人分為男人和已婚女人，就不能完全窮盡，因?yàn)椴皇撬信硕际且鸦椤?/p>
2、過(guò)程法，即按照事物的發(fā)展時(shí)間、順序、流程對(duì)信息進(jìn)行分類。
比如，前面我們提到的“商務(wù)談判的十個(gè)技巧”，可以分為“談判前、談判中、談判后”三個(gè)階段，將十個(gè)不同的技巧分門(mén)別類放入其中。
3、要素法，即證明事物的各個(gè)方面的特征。
比如，高效能人土的七個(gè)習(xí)慣，優(yōu)秀員工的六個(gè)品質(zhì)，公司組織結(jié)構(gòu)圖等。
4、公式法，即按照公式設(shè)計(jì)的要素分類。
比如，銷售額=單價(jià)X數(shù)量。
5、矩陣法，即采用2X2矩陣對(duì)事物進(jìn)行分類。在采取矩陣法時(shí)，需要確立兩個(gè)維度，然后讓兩個(gè)維度進(jìn)行交又，形成2X2矩陣，也就是形成四種不同的情況。
比如。時(shí)間管理四象限，是從“重要程度”和“緊急程度”兩個(gè)維度出發(fā)對(duì)事物進(jìn)行分類，分成了“重要又緊急”“重要不緊急”“不重要但緊急”“不重要也不緊急”四類。
以上MECE的五種分類法，需要根據(jù)具體待解決問(wèn)題的特性，決定采用哪一種。
除了這五種常規(guī)的分類方式，在特定情境之下所建立的一些模型，同樣可以幫助我們完成信息的歸納和整理。
比如，在制定戰(zhàn)略時(shí)常采用的“SWOT”模型，從內(nèi)部的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)、外部的機(jī)會(huì)和威脅四個(gè)方面進(jìn)行信息整理。再比如，營(yíng)銷決策中常用的“4P模型”，從產(chǎn)品、價(jià)格、渠道、營(yíng)銷四個(gè)方面進(jìn)行分析。使用現(xiàn)有模型可以有效規(guī)避信息遺漏的現(xiàn)象，確保對(duì)待解決問(wèn)題進(jìn)行全面的分析。
識(shí)別篩選信息和歸納整理信息，絕大多數(shù)是金字塔結(jié)構(gòu)中的中間層和底層需要做的工作，有了這兩層的基礎(chǔ)，才能完成提煉結(jié)論的最后一步，即你想要用理由和事實(shí)說(shuō)明什么問(wèn)題。
四、如何提煉信息的結(jié)論
在寫(xiě)作中，結(jié)論就是體現(xiàn)中心思想的主題句；在溝通中，結(jié)論就是最終的結(jié)果或下一步的行動(dòng)建議。
結(jié)論通常是基于理由和事實(shí)所提煉出來(lái)的，它是一個(gè)自下而上的過(guò)程，而不是先提出一個(gè)結(jié)論，然后根據(jù)結(jié)論去尋找理由和事實(shí)。
要通過(guò)已經(jīng)被放入金字塔結(jié)構(gòu)中的信息進(jìn)行最頂層的結(jié)論提煉，有兩個(gè)重要方法：
1、歸納法
歸納法是從特殊到一般的思維方式，即根據(jù)多個(gè)個(gè)別事物的特殊性來(lái)概括出同類事物的特征。換句話說(shuō)，就是在識(shí)別信息、整理信息的基礎(chǔ)上，找出各個(gè)信息要素之間的共性。
找出共性的方法有兩個(gè)：一是描述性概括，即找出事物屬性的共性；二是行動(dòng)性概括，即找出事情結(jié)果的共性。
一個(gè)好的結(jié)論，通常是兩種尋找共性方法的結(jié)合，既滿足事物屬性有共同點(diǎn)，又滿足事情結(jié)果有共同點(diǎn)。
比如，你想要提升職位，可以提出“我滿足晉升條件，可以勝任高級(jí)職位”的請(qǐng)求，然后列舉近些年做出的主要貢獻(xiàn)和工作業(yè)績(jī)，并且將這些貢獻(xiàn)和業(yè)績(jī)對(duì)應(yīng)到公司的晉升條件和要求中，以證明自己可以勝任。
2、演繹法
演繹法是通過(guò)推理得出結(jié)論，最經(jīng)典的就是亞里士多德的三段論演繹法，他把思維的推演分為“大前提、小前提、結(jié)論”三個(gè)部分。
大前提是事物的共性，小前提是具體事物，結(jié)論是具體事物的性質(zhì)，它是從一般到特殊的思維過(guò)程。
例如，所有人都會(huì)死，這是大前提；蘇格拉底是人，這是小前提；蘇格拉底一定也會(huì)死，這是結(jié)論。采用演繹法特別需要注意的是大前提必須是客觀事實(shí)，否則無(wú)法從一般過(guò)渡到特殊。
比如，你想提升職位，可以先列舉大前提，即公司關(guān)于晉升的各項(xiàng)規(guī)定或要求，接著你要列出小前提，即通過(guò)具體事例證明自己己經(jīng)滿足晉升條件，最后你要給出結(jié)論，即明確表達(dá)“我滿足這些條件，可以勝任更高的職位”。
利用演繹法進(jìn)行說(shuō)服，成功的機(jī)率往往很大，因?yàn)樗怯欣碛袚?jù)，無(wú)可爭(zhēng)議的。但是如果你所提出的大前提并非客觀事實(shí)，比如“同事們都說(shuō)我適合當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該升職”，這種極為主觀的大前提就不能說(shuō)服任何人了。
歸納法和演繹法是兩種最為重要的提煉結(jié)論的方法，歸納法更適用于文字表達(dá)中，演繹法則更適用于語(yǔ)言溝通中。不同情境，我們需要采取不同的方法進(jìn)行結(jié)論提煉。
結(jié)構(gòu)化思維是通過(guò)結(jié)構(gòu)看問(wèn)題的思考方式，主要分為縱向的信息識(shí)別和篩選，以及橫向的信息歸類和整理，得出最終結(jié)論。
這個(gè)思考的過(guò)程可以利用金字塔結(jié)構(gòu)圖表示，它不僅能夠幫助我們判斷結(jié)論是否具有可信度，同時(shí)，可以幫助我們透過(guò)眾多信息體現(xiàn)核心結(jié)論。
當(dāng)我們能夠帶著結(jié)構(gòu)化思維去看問(wèn)題、看世界時(shí)，我們的思考會(huì)更清晰、表達(dá)會(huì)更有力、工作會(huì)更高效、生活會(huì)更清爽。
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