? ? 當(dāng)你正在埋頭工作時(shí)，彈出一條消息，大概內(nèi)容是：某某人員幾點(diǎn)在哪里開(kāi)會(huì)，有時(shí)候會(huì)有會(huì)議主題，大多數(shù)時(shí)候是沒(méi)有會(huì)議主題的。當(dāng)時(shí)的第一反應(yīng)是：怎么又要開(kāi)會(huì)，手頭還有事沒(méi)忙完呢？這次又是啥會(huì)議呢？然后帶著各種疑惑進(jìn)入到會(huì)議室。
? ? ? 曾有人做過(guò)研究，經(jīng)理們超過(guò)50%的時(shí)間用在了開(kāi)會(huì)上，并且都暗指這是浪費(fèi)時(shí)間，但是由于經(jīng)理們工作中很重要的一部分是提供信息和技術(shù)，另一部分是制定決策，或是幫助別人制定決策，這兩種職責(zé)都必須面對(duì)面開(kāi)會(huì)才能履行，會(huì)議是從事管理工作必要的媒介，所以
? ? “你絕對(duì)無(wú)法避免開(kāi)會(huì)，但是你可以讓會(huì)議更有效率”
? ? ? 根據(jù)前面提到的兩種職責(zé)可以把會(huì)議分為兩種：一種是關(guān)于知識(shí)技能與信息交流的“過(guò)程導(dǎo)向”會(huì)議；另一種是為了解決某些特定的問(wèn)題的“任務(wù)導(dǎo)向”會(huì)議。
過(guò)程導(dǎo)向會(huì)議
? ? ? 過(guò)程導(dǎo)向會(huì)議主要可以分為兩類(lèi)：1、一對(duì)一會(huì)議2、部門(mén)會(huì)議
? ? ? ? 首先一對(duì)一會(huì)議通常是由經(jīng)理們召集其下屬召開(kāi)的，主要目的是互通信息及彼此學(xué)習(xí)，經(jīng)過(guò)對(duì)特定事項(xiàng)的討論，可以將技能及經(jīng)驗(yàn)傳授給下屬，下屬也能將工作中碰到的問(wèn)題向上司進(jìn)行匯報(bào)，所以最好是由下屬進(jìn)行組織，可以讓下屬提前考慮有哪些問(wèn)題需要討論，有一份會(huì)議綱要；會(huì)議時(shí)間沒(méi)有明確的要求，但是必須能讓下屬覺(jué)得有足夠的時(shí)間提出那些棘手的問(wèn)題，不然達(dá)不到會(huì)議想要的結(jié)果；會(huì)議地點(diǎn)最好是下屬辦公室或是離他較近的地方，可以順便了解下屬其他的情況：做事是否有條理？開(kāi)會(huì)時(shí)會(huì)有電話干擾嗎？碰到突發(fā)事件的應(yīng)變能力等等。需要注意的是，不管是下屬還是上司開(kāi)會(huì)時(shí)都需要當(dāng)面紀(jì)要，這樣能讓下屬覺(jué)得經(jīng)理們重視，也能讓經(jīng)理們能集中精力參與到會(huì)議中來(lái)。
? ? ? 其次是部門(mén)會(huì)議，通過(guò)部門(mén)會(huì)議，經(jīng)理們能了解到下屬之間的互動(dòng)關(guān)系，而且能夠促進(jìn)這種關(guān)系朝著更好的方向發(fā)展，經(jīng)理們參加部門(mén)會(huì)議也能從會(huì)議的沖突和交換意見(jiàn)中更加的了解事情的真相。部門(mén)會(huì)議需要按計(jì)劃進(jìn)行，參會(huì)人員需要知道討論的議題是什么，以便提前做好準(zhǔn)備，經(jīng)理們?cè)诓块T(mén)會(huì)議中扮演的角色應(yīng)該是協(xié)調(diào)者，即控制會(huì)議的進(jìn)度和化解糾爭(zhēng)。需要注意的是：會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，變成了兩個(gè)部門(mén)之間的議題，經(jīng)理們需要打斷，告訴他們可以私下討論，然后進(jìn)行下一個(gè)議題，讓更多的部門(mén)參與進(jìn)來(lái)。
? ? ? ? 提升過(guò)程導(dǎo)向會(huì)議的效率最好的辦法就是“規(guī)律化”，即參會(huì)的人員都需要明白該會(huì)議的運(yùn)作方式、需要討論的議題及需要達(dá)成的目的。當(dāng)會(huì)議形成規(guī)律之后，參會(huì)的人員就能預(yù)測(cè)整個(gè)會(huì)議所需的時(shí)間，以便提前安排，不會(huì)因?yàn)椴淮_定性或變動(dòng)對(duì)其產(chǎn)生影響。
? ? 舉個(gè)例子，我們就公司T+在實(shí)際應(yīng)用舉辦會(huì)議。
? ? ? 這可以算是一個(gè)部門(mén)會(huì)議，怎么相互協(xié)作的一個(gè)問(wèn)題。首先需要確定參會(huì)人員---各部門(mén)中運(yùn)用T+的人員，定下時(shí)間與地點(diǎn)，需提前定下來(lái)并提前通知，以便參會(huì)人員可以及時(shí)搜集相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行討論；會(huì)議需有一個(gè)主導(dǎo)人，便于控制會(huì)議進(jìn)度與解決糾紛；會(huì)議過(guò)程中要把控好進(jìn)度，不能偏移會(huì)議的主題；每個(gè)人都需要在會(huì)議過(guò)程中做好當(dāng)面紀(jì)要。
任務(wù)導(dǎo)向會(huì)議
? ? 任務(wù)導(dǎo)向會(huì)議與過(guò)程導(dǎo)向會(huì)議不同之處在于它是隨時(shí)召開(kāi)的，并且需要產(chǎn)生決策。所以在會(huì)議召開(kāi)之前一定要明確有什么任務(wù)需要通過(guò)這次會(huì)議達(dá)成；其次是確定會(huì)議相關(guān)人員是否能準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，并且保證會(huì)場(chǎng)已井然就緒；最后會(huì)議記錄需要及時(shí)發(fā)到參會(huì)人員手中，讓大家明了各自的任務(wù)是什么。
? ? 舉個(gè)例子，我們?cè)趯?shí)際生產(chǎn)中總是會(huì)碰到臨時(shí)計(jì)劃插進(jìn)來(lái)，這時(shí)候就需要召開(kāi)任務(wù)導(dǎo)向會(huì)議，就這個(gè)計(jì)劃怎么才能在約定時(shí)間能完成討論出結(jié)果來(lái)。提前通知到相關(guān)人員并確保一定能到場(chǎng)，包括負(fù)責(zé)原材料訂購(gòu)的采購(gòu)部、負(fù)責(zé)檢驗(yàn)的質(zhì)管部、負(fù)責(zé)生產(chǎn)的生產(chǎn)部以及下計(jì)劃的市場(chǎng)部等。根據(jù)約定日期確定每一步完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，需考慮到中間可能會(huì)發(fā)生的意外情況，并想好應(yīng)對(duì)的方式。做好會(huì)議記錄，并發(fā)送參會(huì)人員，大家就能根據(jù)決定開(kāi)始行動(dòng)起來(lái)了。
? ? ? 研究表明：如果所有的事情能在例行的過(guò)程導(dǎo)向會(huì)議中處理好，那么開(kāi)應(yīng)變式的任務(wù)導(dǎo)向會(huì)議次數(shù)會(huì)少很多。就像格魯夫說(shuō)的“如果經(jīng)理人將超過(guò)25%的時(shí)間用在應(yīng)急的任務(wù)導(dǎo)向會(huì)議上，這個(gè)組織就一定會(huì)出問(wèn)題”。
? ? 不管是什么會(huì)議，我們都需要提前做好準(zhǔn)備，確定參會(huì)人員、時(shí)間、地點(diǎn)及議題，不讓參會(huì)的人員疑惑的到達(dá)會(huì)議室；會(huì)議是所有人的事，所以當(dāng)涉及到兩人及兩人以下的事情時(shí)，就不必搭上所有參會(huì)人員的時(shí)間了，可以私下商討；參會(huì)時(shí)當(dāng)面紀(jì)要很重要。
