Hello，我是于佰惠，之前為了推出一系列茶飲，參觀不下10 家工廠。在規(guī)畫生產(chǎn)排程時，工廠提出得批次生產(chǎn)，一次只能生產(chǎn)一種茶。我一下沒能明白，負責窗口解釋說，每次生產(chǎn)不同內(nèi)容物時，所有的器械管道都須拆下來清洗，特別是管子彎角處，得用高壓水柱加上高壓蒸汽，來回處理多次，才能開始生產(chǎn)下一個產(chǎn)品。每回拆卸清洗加組裝確認，就要花上4 小時，一天若來回拆兩次，會大大影響產(chǎn)量。

這么簡單的生產(chǎn)道理，卻影響我很深。我相信很多人跟我一樣，過著被時間追著跑的生活，該準備的報告還沒打、該做的溝通省不得、該回的郵件堆積如山。

但我很幸運，20 幾歲參觀茶工廠時，我悟出時間管理的精髓：「一次生產(chǎn)一樣東西最高效。 」在此分享箇中心法與技法。

1. 時間配置要與OKR 或KPI 連動

我要說的第一點就是很多人不習慣或不愛聽的：「時間規(guī)畫并非安排時間，逐一將工作項目打勾，而是依據(jù)OKR 或KPI，回推到每周可以或應該做些什么，去逐步實現(xiàn)，目標占比大的，自然應該占據(jù)你較多的精神」。

當你試圖將所有該做或想做的任務排進時間表，卻發(fā)現(xiàn)塞不進去，那請認真檢視自己的工作有效性，是否處于一種天天都很忙，卻跟達標沒什么關系的狀態(tài)。紙上談兵一定比實際上戰(zhàn)場簡單，你若連預先分配時間資源都無法生出一套相對能讓你達標的規(guī)畫，那真實世界里，達標跟碰運氣沒什么兩樣。

2. 將每周分成10 個時間塊，要加碼僅限3 個

據(jù)說比爾?蓋茲（Bill Gates）的行事歷是以15 分鐘為單位，但是他有助理，我們沒有。我不建議一般人以15 分鐘來切割時間，因為錯過的機率太高了，突然來一通電話、老板叫去問事情，就會讓我們因為無法遵照預定時程，產(chǎn)生焦慮與沮喪感，對時間管理這個概念失去信心。

經(jīng)過反覆測試，塊狀規(guī)畫是最佳解法，亦即每半天為一個單位，一周會有10 個「時間塊」。也有人加班是常態(tài)，特別是某些產(chǎn)業(yè)的某些月份，那可以每周增加一些「額外時間塊」，盡量將自己可以獨立完成的事情排在6 點以后做，將白天時間用來與人互動。但重點是，一周建議最多3 個「額外時間塊」，另兩個晚上與周末，去運動、去陪伴家人、去放松、去進修，才能使你走得更健康與長遠。

3. 集中同性質的事

一個「時間塊」建議只做同一類型的事，避免沒有產(chǎn)能的暖機時間。很多公司喜歡周一開例會，就讓你的內(nèi)部會議盡量集中在同一天，上午開部門大會，下午進行一對一會談，或專案相關進度討論。

工作性質中含有客戶服務的人曾問我：「我怎么可能知道客戶哪天有空？」客戶難道就是無法溝通或被管理的嗎？你可以試著每周二上午，或每個月的第一個周三去聯(lián)系客戶，時間一久，就像《小王子》里小王子與狐貍的關系，你們會逐漸建立出一種習慣，一些默契，在不知不覺中協(xié)助客戶管理他們的時間。

4. 預留2 個「緩沖塊」

是的，難免有突發(fā)狀況，所以你的規(guī)畫只能用掉8 個時間塊，預留2 個「緩沖塊」。這不是指意外只會在你預留的時段發(fā)生，而是可以在必須中斷排好的行程、去處理某件事時，仍有時間補回你原本規(guī)畫要做的事，降低你的煩躁感。

多年下來我與很多人的經(jīng)驗值是，把這兩個「緩沖塊」放在周三與周五下午，如此一來每周會有兩次追回進度的機會。

這兩個「緩沖塊」跟防波堤一樣，是必要的存在，一定得留著。20% 是很基本且還算健康的假設值，即使很難，也得想辦法不要把行事歷塞得滿滿的。若你無法每周留出時間處理問題小雪球，就會有一天得付出巨大代價，處理更為棘手的問題大雪球。

無論是我服務3 個主管的菜鳥助理時期、同時負責超過20 個專案的顧問時期、或是帶領集團250 人的總經(jīng)理時期，這套時間管理法，都是絕對夠用且適用的簡單方法。道理都知道，就是看你做不做得到。祝福各位也能跟時間建立良好關系，成為自己時間的主導者。