結(jié)合自己20多年的個(gè)人e-mail收與發(fā)的歷史，總結(jié)出來(lái)16條經(jīng)驗(yàn)，一是給自己一個(gè)階段性反省，再者給書友們一些或許有幫助的啟發(fā)吧。
P.S. 下面談的大部分內(nèi)容，主要適用于business e-mail的交流環(huán)境。
1. 主題鮮明
e-mail主題欄的內(nèi)容非常重要，這是收件人唯一必定會(huì)讀的部分。如果只是"Re:re:re:"一直沒(méi)完沒(méi)了的，那在溝通還沒(méi)開(kāi)始的時(shí)候就輸了。可以用一些比如"Project Update", "Revised Contract for Your Review", "Off-Site Brainstorm Notes"等，原則是要【具體】和【清晰】。
2. 話題集中
做到每封e-mail重點(diǎn)只談一件事情。這會(huì)幫助自己和收件人根據(jù)不同的project做郵件分類以及日后在inbox中做檢索，那種沒(méi)完沒(méi)了一直"moreover", "last but not the least"的羅嗦話，還是考慮拆分成幾封不同的e-mail吧。
3. 提供語(yǔ)境
讓收件人清楚的知道e-mail中討論的事情的前因后果。比如：如果這一集裝箱的貨物明天無(wú)法按期抵達(dá)奧克蘭海港的話，公司會(huì)直接損失3.7million的收入。為了確保對(duì)方和自己on the same page，把事情的后果清楚的告訴對(duì)方。
4. 論證有力
如果你有三條原因可以拿出來(lái)去說(shuō)服對(duì)方，根據(jù)不同的收件人背景，只需挑出來(lái)其中的一個(gè)理由，集中火力，把這件事情徹底講透。
5. 短小精悍
行文切忌冗長(zhǎng)，特別是現(xiàn)在大家都會(huì)在手機(jī)上收發(fā)e-mail。如果一封信收件人在10秒鐘之內(nèi)還沒(méi)抓住什么是action item的話，那黃金機(jī)會(huì)可能就徹底溜走了。我們手機(jī)的一屏大概一次可以顯示40個(gè)字，篇幅盡量控制在這個(gè)范圍內(nèi)。
6. 多用數(shù)字
擺數(shù)字，就是擺事實(shí)。事實(shí)是中立的，是無(wú)可爭(zhēng)辯的?？梢哉f(shuō)“我們的項(xiàng)目進(jìn)度已經(jīng)嚴(yán)重滯后了”，也可以說(shuō)“我們的項(xiàng)目比預(yù)期晚了12天”。建議多用第二種表達(dá)方式。
7. 避免高度個(gè)性化
e-mail不是我們的個(gè)人博客，不是匿名登陸的BBS論壇，更不是說(shuō)俏皮話的泛娛樂(lè)場(chǎng)合。所以，那些我們習(xí)慣用的口頭禪，但是太不正式，或者會(huì)造成歧義的，還是從根本上杜絕吧。
8. 不要發(fā)泄情緒
在討論一些重大或敏感話題的時(shí)候，不要太emotional，盡量心平氣和地?cái)[事實(shí)，講邏輯。如果在寫e-mail的時(shí)候你的心跳在120以上，那就出門溜一圈再回來(lái)。
9. 刪掉那些廢話
遇到很多人，特別是一些剛?cè)肼殘?chǎng)不久的年輕人，喜歡在e-mail中用大量的副詞和連詞，初衷或許是讓行文流暢，但其實(shí)卻弄巧成拙。"In fact", "Personally", "I think", "Actually", "Literally", "Even", 這些詞沒(méi)有任何意義。
10. 最后的先說(shuō)
我們寫e-mail，開(kāi)篇往往會(huì)寫一些不痛不癢的內(nèi)容，反倒是最后快結(jié)尾了，才會(huì)把真正重要的信息點(diǎn)講出來(lái)。這不是冬天零下20攝氏度的時(shí)候出門，需要給車預(yù)熱。直接開(kāi)篇用一句話講清楚核心，類似于學(xué)術(shù)論文的摘要部分。
11. 不要用bcc
記住，不論你是如何發(fā)送的這封e-mail，如何精心設(shè)計(jì)的cc和bcc的收信人名單，發(fā)出去的每封e-mail，其保密程度，都會(huì)像你公司茶水間冰箱上的便條一樣。所以，只要你決定寫進(jìn)e-mail的內(nèi)容，就要確保這是可以和任何人講的話。
12. 用排版增強(qiáng)易讀性
字體加粗，列bullet point，數(shù)字排序，在不同內(nèi)容之間添加分割線等操作，往往可以讓收件人讀e-mail時(shí)產(chǎn)生快感，從而“愛(ài)上”發(fā)信人。
13. 語(yǔ)言和文化要接地氣
避免使用一些非常區(qū)域地方性的表達(dá)方式，那些在全世界范圍內(nèi)只有幾百萬(wàn)人可以馬上get it的詞語(yǔ)。比如在英國(guó)，"Bubble and squeak"是一種食物，而在美國(guó)，這是我的小baby女兒在洗澡的時(shí)候會(huì)做的事情。
14. 開(kāi)玩笑要適度
如果收信人是自己的高中摯友，是自己親密的家人，那開(kāi)幾個(gè)不能登大雅之堂的玩笑是沒(méi)有問(wèn)題的。但如果對(duì)象是自己的supervisor，或者公司的管理團(tuán)隊(duì)，那還是不要這么去做。
15. 發(fā)送之前要檢查
任何一封email在你點(diǎn)擊send按鈕之前，最少都要通讀一遍，以確保內(nèi)容適當(dāng)，表達(dá)得體的信息將會(huì)順利地送達(dá)到正確的閱讀對(duì)象那里。
16. 再等一天
眼下某件在你看來(lái)是火燒眉毛的事情，不妨等一天，隔日再看是否應(yīng)該通過(guò)發(fā)送一封e-mail的形式去解決。在時(shí)間的幫助下，往往那些第一眼看上去緊急事情，都會(huì)逐漸變得溫柔很多。One less e-mail to read is a gift to everyone.
