大師兄的信息化項(xiàng)目管理學(xué)習(xí)筆記（五十六）：項(xiàng)目采購(gòu)管理（一）
大師兄的信息化項(xiàng)目管理學(xué)習(xí)筆記（五十八）：項(xiàng)目采購(gòu)管理（三）

二、規(guī)劃采購(gòu)管理

1. 關(guān)于規(guī)劃采購(gòu)管理

• 項(xiàng)目采購(gòu)管理是記錄項(xiàng)目采購(gòu)決策、明確采購(gòu)方法，及識(shí)別潛在賣(mài)方的過(guò)程。
• 作用是確定是否從項(xiàng)目外部獲取貨物和服務(wù)，如果是，則還要明確將在什么時(shí)間、以什么方式獲取什么貨物和服務(wù)。
• 本過(guò)程僅開(kāi)展一次或僅在項(xiàng)目的預(yù)定義點(diǎn)開(kāi)展。
• 貨物和服務(wù)可從執(zhí)行組織的其他部門(mén)采購(gòu)，或者從外部渠道采購(gòu)。
• 應(yīng)該在規(guī)劃采購(gòu)管理過(guò)程的早期，確定與采購(gòu)有關(guān)的角色和職責(zé)。
• 項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)確保在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中配備具有所需采購(gòu)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人員，這些人員的職責(zé)應(yīng)記錄在采購(gòu)管理計(jì)劃中。

2. ITTO

3. 輸入

3.1 項(xiàng)目章程

• 項(xiàng)目章程包括目標(biāo)、項(xiàng)目描述、總體里程碑、以及預(yù)先批準(zhǔn)的財(cái)務(wù)資源。

3.2 商業(yè)文件

• 商業(yè)論證：采購(gòu)策略需要和商業(yè)論證保持一致，以確保商業(yè)論證的有效性。
• 收益管理計(jì)劃：收益管理計(jì)劃描述應(yīng)在何時(shí)產(chǎn)出具體的項(xiàng)目收益，這將影響采購(gòu)日期和合同條款的確定。

3.3 項(xiàng)目管理計(jì)劃

• 范圍管理計(jì)劃：說(shuō)明如何在項(xiàng)目的實(shí)施階段管理承包商的工作范圍。
• 質(zhì)量管理計(jì)劃：包含項(xiàng)目需要遵循的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與準(zhǔn)則。這些標(biāo)準(zhǔn)與準(zhǔn)則應(yīng)寫(xiě)入招標(biāo)文件，如建議邀請(qǐng)書(shū)，并將最終在合同中引用。這些標(biāo)準(zhǔn)與準(zhǔn)則也可用于供應(yīng)商資格預(yù)審，或作為供應(yīng)商甄選標(biāo)準(zhǔn)的一部分。
• 資源管理計(jì)劃：包括關(guān)于哪些資源需要采購(gòu)或租賃的信息，以及任何可能影響采購(gòu)的假設(shè)條件或制約因素。
• 范圍基準(zhǔn)：包含范圍說(shuō)明書(shū)、WBS和WBS詞典。在項(xiàng)目早期，項(xiàng)目范圍可能仍要繼續(xù)演進(jìn)。應(yīng)該針對(duì)項(xiàng)目范圍中已知的工作，編制工作說(shuō)明書(shū)(SOW）和工作大綱（TOR）。

3.4 項(xiàng)目文件

• 里程碑清單：重要里程碑清單說(shuō)明賣(mài)方需要在何時(shí)交付成果。
• 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)派工單：包含關(guān)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)技能和能力的信息，以及他們可用于支持采購(gòu)活動(dòng)的時(shí)間。如果項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)不具備開(kāi)展采購(gòu)活動(dòng)的能力，則需要外聘人員或?qū)ΜF(xiàn)有人員進(jìn)行培訓(xùn)，或者二者同時(shí)進(jìn)行。
• 需求文件：可能包括

• 賣(mài)方需要滿(mǎn)足的技術(shù)要求
• 具有合同和法律意義的需求，如健康、安全、安保、績(jī)效、環(huán)境、保險(xiǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、同等就業(yè)機(jī)會(huì)、執(zhí)照、許可證，以及其他非技術(shù)要求。

• 需求跟蹤矩陣：將產(chǎn)品需求從其來(lái)源連接到能滿(mǎn)足需求的可交付成果。
• 資源需求：包含關(guān)于某些特定需求的信息，例如，可能需要采購(gòu)的團(tuán)隊(duì)及實(shí)物資源。
• 風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)：列明風(fēng)險(xiǎn)清單，以及風(fēng)險(xiǎn)分析和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)規(guī)劃的結(jié)果。有些風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)通過(guò)采購(gòu)協(xié)議轉(zhuǎn)移給第三方。
• 相關(guān)方登記冊(cè)：提供有關(guān)項(xiàng)目參與者及其項(xiàng)目利益的詳細(xì)信息，包括監(jiān)管機(jī)構(gòu)、合同簽署人員和法務(wù)人員。

3.5 事業(yè)環(huán)境因素

• 市場(chǎng)條件。
• 可從市場(chǎng)獲得的產(chǎn)品、服務(wù)和成果。
• 賣(mài)方，包括其以往績(jī)效或聲譽(yù)。
• 關(guān)于產(chǎn)品、服務(wù)和成果的典型條款和條件，或適用于特定行業(yè)的典型條款和條件。
• 特殊的當(dāng)?shù)匾螅珀P(guān)于雇傭當(dāng)?shù)貑T工或賣(mài)方的法規(guī)要求。
• 關(guān)于采購(gòu)的法律建議。
• 合同管理系統(tǒng)，包括合同變更控制程序；已有的多層級(jí)供應(yīng)商系統(tǒng)，其中列出了基于以往經(jīng)驗(yàn)而預(yù)審合格的賣(mài)方。
• 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和合同支付系統(tǒng)。

3.6 組織過(guò)程資產(chǎn)

• 預(yù)先批準(zhǔn)的賣(mài)方清單。經(jīng)過(guò)適當(dāng)審查的賣(mài)方清單可以簡(jiǎn)化招標(biāo)所需的步驟，并縮短賣(mài)方甄選過(guò)程的時(shí)間。
• 正式的采購(gòu)政策、程序和指南。大多是組織都有正式的采購(gòu)政策和采購(gòu)機(jī)構(gòu)。如果沒(méi)有，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)就應(yīng)該配備相關(guān)的資源和專(zhuān)業(yè)技能，來(lái)實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)。
• 合同類(lèi)型。

4. 合同類(lèi)型

• 項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)了解各種合同類(lèi)型，并且根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)選擇最有利的合同類(lèi)型：

• 總價(jià)合同，也稱(chēng)總包合同。
• 成本補(bǔ)償合同。
• 工料合同，也稱(chēng)單價(jià)合同。

4.1 總價(jià)合同

• 總價(jià)類(lèi)合同為既定產(chǎn)品、服務(wù)或成果的采購(gòu)設(shè)定一個(gè)總價(jià)。
• 賣(mài)方必須依法履行總價(jià)合同，否則就可能要承擔(dān)相應(yīng)的財(cái)務(wù)賠償責(zé)任。
• 使用條件：已明確定義需求，且不會(huì)出現(xiàn)重大范圍變更。
• 注意事項(xiàng)：

• 如果項(xiàng)目范圍界定不明確，雙方都會(huì)面臨風(fēng)險(xiǎn)，特別是買(mǎi)方。
• 買(mǎi)方喜歡簽訂總價(jià)類(lèi)合同，因?yàn)檫@類(lèi)合同對(duì)于買(mǎi)方風(fēng)險(xiǎn)最低。
• 這類(lèi)合同中可根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)（如進(jìn)度目標(biāo)等）設(shè)置一些獎(jiǎng)勵(lì)。
• 總價(jià)合同最簡(jiǎn)單的形式是采購(gòu)單。

• 總價(jià)類(lèi)合同分為3小類(lèi)：

• 固定總價(jià)（FFP）
• 總價(jià)加激勵(lì)費(fèi)用（FPIF）
• 總價(jià)加經(jīng)濟(jì)價(jià)格調(diào)整（FPEPA）

4.1.1 固定總價(jià)(FFP)

• 最常用的合同類(lèi)型。
• 大多數(shù)買(mǎi)方都喜歡這種合同，因?yàn)樨浳锊少?gòu)的價(jià)格在一開(kāi)始就確定。
• 除非工作范圍發(fā)生變更，否則不允許改變。

4.1.2 總價(jià)加激勵(lì)費(fèi)用(FPIF)

• 這種總價(jià)合同為買(mǎi)方和賣(mài)方提供了一定的靈活性，允許一定的績(jī)效偏離，并對(duì)實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)給與財(cái)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)。
• 財(cái)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)通常與賣(mài)方的成本、進(jìn)度或技術(shù)績(jī)效有關(guān)。
• 總價(jià)加激勵(lì)費(fèi)用合同中，要設(shè)置價(jià)格上限，賣(mài)方必須完成工作并且要承擔(dān)高于上限的全部成本。

4.1.3 總價(jià)加經(jīng)濟(jì)價(jià)格調(diào)整(FPEPA)

• 有些情況下，如果賣(mài)方的履約期將跨越相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期，就應(yīng)該使用總價(jià)加經(jīng)濟(jì)價(jià)格調(diào)整類(lèi)型的合同。
• 它有利于買(mǎi)賣(mài)方之間維持多種長(zhǎng)期合作關(guān)系。
• 適用條件：

• 賣(mài)方履約期將跨越幾年時(shí)間。
• 將以不同貨幣支付價(jià)款。

• 特殊條款：允許根據(jù)條件變化（如通貨膨脹、某些特殊商品的成本增加或降低），以事先確定的方式對(duì)合同價(jià)格進(jìn)行最終調(diào)整。

4.2 成本補(bǔ)償合同

• 成本補(bǔ)償合同向賣(mài)方支付為完成工作而發(fā)生的全部合法實(shí)際成本（可報(bào)銷(xiāo)成本），外加一筆費(fèi)用作為賣(mài)方的利潤(rùn)。
• 適用條件：工作范圍預(yù)計(jì)會(huì)在合同執(zhí)行期間發(fā)生重大變更。
• 注意事項(xiàng)：

• 項(xiàng)目范圍不明確時(shí)，可簽此類(lèi)合同。
• 該類(lèi)合同對(duì)于買(mǎi)方風(fēng)險(xiǎn)大，因?yàn)橘I(mǎi)方必須支付所有成本。
• 常常包括對(duì)達(dá)到或超過(guò)既定的項(xiàng)目目標(biāo)的獎(jiǎng)勵(lì)。
• 買(mǎi)方需要隨時(shí)審核賣(mài)方成本花費(fèi)是否合理，牽涉人力物力。

• 成本補(bǔ)償類(lèi)合同分為：

• 成本加固定費(fèi)用（CPFF）
• 成本加激勵(lì)費(fèi)用（CPIF）
• 成本加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用（CPAF）

4.2.1 成本加固定費(fèi)用（CPFF）

• 在成本加固定費(fèi)用合同中，買(mǎi)方為賣(mài)方報(bào)銷(xiāo)履行合同工作所發(fā)生的一切可列支成本，并向賣(mài)方支付一筆固定費(fèi)用，該費(fèi)用以項(xiàng)目初始成本估算的某一百分比計(jì)算。

  
  
• 除非項(xiàng)目范圍發(fā)生變更，否則支付賣(mài)方的費(fèi)用金額維持不變。

4.2.2 成本加激勵(lì)費(fèi)用（CPIF）

• 在成本加激勵(lì)費(fèi)用合同中，為賣(mài)方報(bào)銷(xiāo)履行合同工作所發(fā)生的一切可列支成本，并在賣(mài)方達(dá)到合同規(guī)定的績(jī)效目標(biāo)時(shí)，想賣(mài)方支付預(yù)先確定的激勵(lì)費(fèi)用。
• 與總價(jià)加激勵(lì)費(fèi)用合同一樣，如果最終成本低于或高于原始估算成本，則買(mǎi)方和賣(mài)方需要根據(jù)實(shí)現(xiàn)商定的成本分?jǐn)偙壤齺?lái)分享節(jié)約部分或分擔(dān)超出部分。

• 成本加激勵(lì)費(fèi)用合同中沒(méi)有價(jià)格上限。

4.2.3 成本加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用（CPAF）

• 這種合同中，買(mǎi)方為賣(mài)方報(bào)銷(xiāo)一切合法成本，但只有在賣(mài)方滿(mǎn)足合同規(guī)定的，某些籠統(tǒng)主觀的績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)的情況下，才向賣(mài)方支付大部分費(fèi)用。
• 獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用的多少完全由買(mǎi)方根據(jù)自己對(duì)賣(mài)方績(jī)效的主管判斷來(lái)決定，并且通常不允許申訴，賣(mài)方不系統(tǒng)簽這類(lèi)合同。

4.3 工料合同（T&M）

• 工料合同也稱(chēng)單價(jià)合同，是兼具成本補(bǔ)償合同和總價(jià)合同的某些特點(diǎn)的混合型合同。
• 再不能很快編寫(xiě)出準(zhǔn)確工作說(shuō)明書(shū)的情況下，經(jīng)常使用工料合同來(lái)增加人員、聘請(qǐng)專(zhuān)家和尋求其它外部支持。
• 注意事項(xiàng)：

• 在簽訂合同時(shí)范圍不確定，總價(jià)不確定，屬于開(kāi)口合同。
• 工時(shí)或材料的單價(jià)是由買(mǎi)賣(mài)雙方事先確定的。
• 適用于范圍不確定、需要快速執(zhí)行的小項(xiàng)目。

5. 工具與技術(shù)

5.1 專(zhuān)家判斷

• 采購(gòu)與購(gòu)買(mǎi)
• 合同類(lèi)型和合同文件
• 法規(guī)及合規(guī)性

5.2 數(shù)據(jù)收集

• 市場(chǎng)調(diào)研：包括考察行業(yè)情況和具體賣(mài)方的能力。采購(gòu)團(tuán)隊(duì)可運(yùn)用從會(huì)議、在線評(píng)論和各種其他渠道得到的信息，來(lái)了解市場(chǎng)情況。
• 采購(gòu)團(tuán)隊(duì)也可以調(diào)整具體的采購(gòu)目標(biāo)，以便在平衡與有能力提供所需材料或服務(wù)的賣(mài)方的范圍有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，利用成熟技術(shù)。

5.3 自制或外購(gòu)分析

• 用于確定某項(xiàng)工作或可交付成果最好由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)自行完成，還是應(yīng)該從外部采購(gòu)。
• 考慮因素：

• 組織當(dāng)前的資源配置及其技術(shù)和能力
• 對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)的需求
• 不承擔(dān)永久雇傭義務(wù)的意愿
• 對(duì)獨(dú)特技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)的需求
• 評(píng)估與每個(gè)自制或外購(gòu)決策相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)

• 經(jīng)濟(jì)指標(biāo)：

• 回收期
• 投資回報(bào)率（ROI）
• 內(nèi)部報(bào)酬率（IRR）
• 現(xiàn)金流貼現(xiàn)
• 凈現(xiàn)值（NPV）
• 收益成本（BCA）

5.4 供方選擇分析

• 由于競(jìng)爭(zhēng)性選擇方法可能要求賣(mài)方在事前投入大量時(shí)間和資源，因此，應(yīng)該在采購(gòu)文件中寫(xiě)明評(píng)估方法，讓投標(biāo)人了解將會(huì)被如何評(píng)估。
• 常用選擇方法：

• 最低成本：適用于標(biāo)準(zhǔn)化或常規(guī)采購(gòu)。有成熟的實(shí)踐與標(biāo)準(zhǔn)，有具體明確的預(yù)期成果。
• 僅憑資質(zhì)：適用于采購(gòu)價(jià)值相對(duì)較小，不值得花時(shí)間和成本開(kāi)展完整選擇過(guò)程的情況。
• 基于質(zhì)量技術(shù)方案得分：邀請(qǐng)公司提交建議書(shū)，列明技術(shù)和成本詳情；如果可接受，再邀請(qǐng)它們進(jìn)行合同談判。
• 基于質(zhì)量和成本：如果項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)和不確定性較高，相對(duì)于成本而言，質(zhì)量就應(yīng)該是一個(gè)關(guān)鍵因素。
• 獨(dú)有來(lái)源：買(mǎi)方要求特定賣(mài)方準(zhǔn)備建議書(shū)，然后針對(duì)建議書(shū)開(kāi)展談判。有適當(dāng)理由時(shí)才可采用此方法。
• 固定預(yù)算：在建議邀請(qǐng)書(shū)中向受邀的賣(mài)方披露可用預(yù)算，在此預(yù)算內(nèi)選擇技術(shù)建議書(shū)得分最高的賣(mài)方。

5.5 會(huì)議

• 不借助于潛在投標(biāo)人的信息交流會(huì)，僅靠調(diào)研也許還不能獲得制定采購(gòu)策略所需的具體信息。
• 會(huì)議可用于確定管理和監(jiān)督采購(gòu)的策略。
• 采購(gòu)方與潛在投標(biāo)人合作，有利于賣(mài)方以互惠的方法提供產(chǎn)品或服務(wù)，從而使采購(gòu)方從中獲益。

6. 輸出

6.1 采購(gòu)管理計(jì)劃

• 采購(gòu)管理計(jì)劃包含要在采購(gòu)過(guò)程中開(kāi)展的各種活動(dòng)。
• 它應(yīng)該記錄是否要開(kāi)展國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)、國(guó)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)、當(dāng)?shù)卣袠?biāo)等。
• 如果項(xiàng)目由外部資助，資金的來(lái)源和可用性應(yīng)符合采購(gòu)管理計(jì)劃和項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的規(guī)定。
• 可包括以下內(nèi)容：

• 如何協(xié)調(diào)采購(gòu)與項(xiàng)目的其它工作，例如，項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃制定和控制。
• 開(kāi)展重要采購(gòu)活動(dòng)的時(shí)間表。
• 用于管理合同的采購(gòu)測(cè)量指標(biāo)。
• 與采購(gòu)有關(guān)的相關(guān)方角色和職責(zé)；如果執(zhí)行組織有采購(gòu)部，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)擁有的職權(quán)和受到的限制。
• 可能影響采購(gòu)工作的制約因素和假設(shè)條件。
• 司法管轄權(quán)和付款貨幣。
• 是否需要編制獨(dú)立估算，以及是否應(yīng)將其作為評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。
• 風(fēng)險(xiǎn)管理事項(xiàng)，包括對(duì)履約保函或保險(xiǎn)合同的要求，以減輕某些項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。
• 擬使用的預(yù)審合格的賣(mài)方（如果有）

6.2 采購(gòu)策略

• 一旦完成自制或外購(gòu)分析，并決定從項(xiàng)目外部渠道采購(gòu)，就應(yīng)制定一套采購(gòu)策略。
• 交付方法：

• 專(zhuān)業(yè)服務(wù)項(xiàng)目：

• 買(mǎi)方或服務(wù)提供方不得分包
• 買(mǎi)方或服務(wù)提供方可以分包
• 買(mǎi)方和服務(wù)提供方設(shè)立合資企業(yè)
• 賣(mài)方或服務(wù)提供方僅充當(dāng)代表

• 工業(yè)或商業(yè)施工項(xiàng)目：

• 鑰匙式
• 設(shè)計(jì)-建造（DB）
• 設(shè)計(jì)-招標(biāo)-建造（DBB）
• 設(shè)計(jì)-建造-運(yùn)營(yíng)（DBO）
• 建造-擁有-運(yùn)營(yíng)-轉(zhuǎn)讓?zhuān)˙OOT）

• 合同支付類(lèi)型：

• 總價(jià)合同適用于工作類(lèi)型可預(yù)知、需求能清晰定義且不太可能變更的情況。
• 成本補(bǔ)償合同適用于工作不斷演進(jìn)、很可能變更或未明確定義的情況。
• 激勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用可用于協(xié)調(diào)買(mǎi)房和賣(mài)方的目標(biāo)。

• 采購(gòu)階段

• 采購(gòu)工作的順序安排或階段劃分，每個(gè)階段的描述，以及每個(gè)階段的具體目標(biāo)。
• 用于監(jiān)督的采購(gòu)績(jī)效指標(biāo)和里程碑。
• 從一個(gè)階段過(guò)度到下一個(gè)階段的標(biāo)準(zhǔn)。
• 用于追蹤采購(gòu)進(jìn)展的監(jiān)督和評(píng)估計(jì)劃。
• 向后續(xù)階段轉(zhuǎn)移知識(shí)的過(guò)程。

6.3 招標(biāo)文件

• 招標(biāo)文件用于向潛在賣(mài)方征求建議書(shū)。
• 在實(shí)際項(xiàng)目中，招標(biāo)文件的稱(chēng)呼沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)定，要根據(jù)具體情況去理解：

• 建議邀請(qǐng)書(shū)RFP：如果項(xiàng)目中出現(xiàn)問(wèn)題且解決辦法難以確定，就是用幾個(gè)建議邀請(qǐng)書(shū)。這是最正式的“邀請(qǐng)書(shū)”文件，需要遵守與內(nèi)容、時(shí)間表、以及賣(mài)方應(yīng)答有關(guān)的嚴(yán)格的采購(gòu)規(guī)則。
• 報(bào)價(jià)邀請(qǐng)書(shū)RFQ：一種主要一句價(jià)格選擇供應(yīng)商時(shí)，用以征求潛在供應(yīng)商報(bào)價(jià)的文件，如報(bào)價(jià)單就是報(bào)價(jià)邀請(qǐng)書(shū)的一種。在采購(gòu)目標(biāo)清晰簡(jiǎn)單時(shí)常采用這種文件。
• 信息邀請(qǐng)書(shū)：請(qǐng)求初步信息的文件。如果需要賣(mài)方提供關(guān)于擬采購(gòu)貨物和服務(wù)的更多信息，就使用信息邀請(qǐng)書(shū)。隨后一般還會(huì)使用報(bào)價(jià)邀請(qǐng)書(shū)或建議邀請(qǐng)書(shū)。

• 采購(gòu)文件應(yīng)包括：

• 規(guī)定的應(yīng)答格式
• 相關(guān)的采購(gòu)工作說(shuō)明書(shū)
• 以及所需的合同條款

• 買(mǎi)方擬定的采購(gòu)文件不僅應(yīng)便于潛在賣(mài)方做出準(zhǔn)確、完整的應(yīng)答，還要足夠靈活，便于買(mǎi)方對(duì)賣(mài)方應(yīng)答進(jìn)行評(píng)價(jià)。
• 采購(gòu)文件的負(fù)責(zé)和詳細(xì)程度應(yīng)與采購(gòu)的價(jià)值及相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)相符。

6.4 采購(gòu)工作說(shuō)明書(shū)

• 采購(gòu)工作說(shuō)明書(shū)SOW是買(mǎi)方依據(jù)項(xiàng)目范圍基準(zhǔn)，為每次采購(gòu)編制的文檔，對(duì)將要包含在相關(guān)合同中的那一部分項(xiàng)目范圍進(jìn)行定義。
• 目的：采購(gòu)工作說(shuō)明書(shū)會(huì)充分詳細(xì)地描述擬采購(gòu)的產(chǎn)品、服務(wù)或成果，以便潛在賣(mài)方確定是否有能力提供此類(lèi)產(chǎn)品、服務(wù)或成果。
• 內(nèi)容包括：規(guī)則、所需數(shù)量、質(zhì)量水平、績(jī)效數(shù)據(jù)、履約期間、工作地點(diǎn)和其他要求。
• 編制采購(gòu)工作說(shuō)明書(shū)時(shí)應(yīng)注意：

• 采購(gòu)工作說(shuō)明書(shū)SOW應(yīng)力求清晰、完整和簡(jiǎn)練。
• 需要說(shuō)明所需的附加服務(wù)，例如，報(bào)告績(jī)效，或?qū)Σ少?gòu)品的后續(xù)運(yùn)營(yíng)支持。
• 在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)需要對(duì)SOW進(jìn)行修訂，直到它稱(chēng)為所簽協(xié)議的一部分。
• 每次進(jìn)行采購(gòu)，都需要編制SOW。

• 對(duì)于服務(wù)采購(gòu)，可能會(huì)用工作大綱TOR這個(gè)術(shù)語(yǔ)，通常包括：

• 承包商需要執(zhí)行的任務(wù)，以及所需的協(xié)調(diào)工作。
• 承包商必須達(dá)到的使用標(biāo)準(zhǔn)。
• 需要提交批準(zhǔn)的數(shù)據(jù)。
• 由買(mǎi)方提供給承包商的，將用于合同履行的全部數(shù)據(jù)和服務(wù)的詳細(xì)清單（如適用）。
• 關(guān)于初始成果提交和審查（或?qū)徟┑倪M(jìn)度計(jì)劃。

6.5 供方選擇標(biāo)準(zhǔn)

• 在確定評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，賣(mài)方要努力確保選出的建議書(shū)將提供最佳質(zhì)量的所需服務(wù)。
• 供方選擇標(biāo)準(zhǔn)可包括：

• 能力和潛能
• 產(chǎn)品成本和生命周期成本
• 交付日期
• 技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)和方法
• 具體的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)
• 用于響應(yīng)工作說(shuō)明書(shū)的工作方法和工作計(jì)劃
• 關(guān)鍵員工的資質(zhì)、可用性和勝任力
• 公司的財(cái)務(wù)穩(wěn)定性
• 管理經(jīng)驗(yàn)
• 知識(shí)轉(zhuǎn)移計(jì)劃，包括培訓(xùn)計(jì)劃

• 針對(duì)國(guó)際項(xiàng)目，評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)還可包括“本地內(nèi)容”要求，例如，在提議的關(guān)鍵員工中要有本國(guó)人。
• 可依據(jù)這些標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行加權(quán)打分并排序，以便確定談判順序，并與某個(gè)賣(mài)方簽訂合同。

6.6 自制或外購(gòu)決策

• 通過(guò)自制或外購(gòu)決策，做出某項(xiàng)特性工作最好由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)自己完成，還是需要從外部渠道采購(gòu)的決策。

6.7 獨(dú)立成本估算

• 對(duì)于大型的采購(gòu)，采購(gòu)組織可以自行準(zhǔn)備獨(dú)立估算，或聘用外部專(zhuān)業(yè)估算師做出成本估算，并將其作為平價(jià)賣(mài)方報(bào)價(jià)的對(duì)照基準(zhǔn)。如果二者之間存在明顯差異，則可能表明采購(gòu)工作說(shuō)明書(shū)存在缺陷或模糊，或者潛在賣(mài)方誤解了或未能完全響應(yīng)采購(gòu)工作說(shuō)明書(shū)。

6.8 變更請(qǐng)求

• 關(guān)于采購(gòu)貨物、服務(wù)或資源的決策，可能導(dǎo)致變更請(qǐng)求。
• 規(guī)劃采購(gòu)期間的其他決策，也可能導(dǎo)致變更請(qǐng)求。
• 對(duì)項(xiàng)目管理計(jì)劃及其子計(jì)劃和其他組件的修改都可能導(dǎo)致會(huì)影響采購(gòu)行為的變更請(qǐng)求。
• 應(yīng)該通過(guò)實(shí)施整體變更控制過(guò)程對(duì)變更請(qǐng)求進(jìn)行審查和處理。

6.9 項(xiàng)目文件

• 經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)登記冊(cè)：更新記錄任何與法規(guī)和合規(guī)性、數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)分析和供方選擇分析相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。
• 里程碑清單：重要里程碑清單說(shuō)明賣(mài)方需要在何時(shí)交付成果。
• 需求文件：

• 賣(mài)方需要滿(mǎn)足的技術(shù)要求
• 具有合同和法律意義的需求，如健康、安全、安保、績(jī)效、環(huán)境、保險(xiǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、同等就業(yè)機(jī)會(huì)、執(zhí)照、許可證，以及其他非技術(shù)要求。

• 需求跟蹤矩陣：將產(chǎn)品需求從其來(lái)源連接到能滿(mǎn)足需求的可交付成果。
• 風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)：取決于賣(mài)方的組織、合同的持續(xù)時(shí)間、外部環(huán)境、項(xiàng)目交付方法、所選合同類(lèi)型，以及最終商定的價(jià)格，任何被選中的賣(mài)方竇輝帶來(lái)特殊的風(fēng)險(xiǎn)。
• 相關(guān)方登記冊(cè)：更新相關(guān)方登記冊(cè)，記錄任何關(guān)于相關(guān)方的補(bǔ)充信息，尤其是監(jiān)督機(jī)構(gòu)、合同簽署人員、以及法務(wù)人員的信息。

6.10 組織過(guò)程資產(chǎn)

• 需要更新關(guān)于合同賣(mài)方的信息。