原創(chuàng)：?路癡的航海士?Cloud號(hào)帆船?

引言

在我們經(jīng)手的房地產(chǎn)及相關(guān)行業(yè)的訴訟、仲裁案件中，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)這么一種情況：房地產(chǎn)公司雖然向法院或者仲裁機(jī)構(gòu)陳述稱已經(jīng)向?qū)Ψ洁]寄了《解約通知函》等文件，但是公司留存的郵件面單上“內(nèi)件品名”處并未注明郵寄文件的名稱，對(duì)方也趁機(jī)否認(rèn)，導(dǎo)致公司有理說不清。

為此，我們認(rèn)為有必要就法律文件的簽收和郵寄撰文，給各位讀者一點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)提示。同時(shí)限于篇幅，本文僅以公司間收發(fā)文件、公司向法院寄送文件的角度展開論述，公司向仲裁機(jī)構(gòu)、公司與個(gè)人、個(gè)人之間等郵寄法律文件也可參考本文。

特別風(fēng)險(xiǎn)提示：下文僅是基于一般經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和提示，不能作為正式法律建議，鑒于實(shí)際情況的復(fù)雜性，在郵寄重要法律文件時(shí)，我們?nèi)越ㄗh您第一時(shí)間咨詢專業(yè)律師或者公司法律顧問。

01法律文件簽收指引

直觀上來看，簽收法律文件似乎沒有太大風(fēng)險(xiǎn)，但現(xiàn)實(shí)中簽收不當(dāng)、簽收后轉(zhuǎn)交不及時(shí)，往往會(huì)造成意想不到的風(fēng)險(xiǎn)。以下我們以簽收法院的法律文書為例，簽收商業(yè)伙伴寄送的法律文件時(shí)也可參考：

（一）盲目拒簽不可取

對(duì)于公司作為被告的案件，一般開庭時(shí)，公司均會(huì)被要求簽署《送達(dá)地址確認(rèn)書》，確認(rèn)公司送達(dá)地址。

實(shí)踐中，對(duì)于案件結(jié)果可能對(duì)其不利的判決書，某些公司可能直接拒收法院按照公司確認(rèn)的地址寄來的判決書，意圖阻礙判決書的送達(dá)和生效。

然而《最高人民法院關(guān)于以法院專遞方式郵寄送達(dá)民事訴訟文書的若干規(guī)定》第11條早就明確規(guī)定，因拒收，導(dǎo)致訴訟文書未能被接收的，文書退回之日就是送達(dá)之日。

因此，妄圖以拒收逃避法院文書的送達(dá)是不可取的。

（二）應(yīng)及時(shí)向公司法務(wù)部轉(zhuǎn)交法院判決等文書

實(shí)踐中，由于房地產(chǎn)等行業(yè)的組織機(jī)構(gòu)復(fù)雜，簽收法院送達(dá)文書的往往是前臺(tái)或者收發(fā)室，這些部門并不一定知道例如一審判決應(yīng)在送達(dá)后15日/30日（涉外案件）內(nèi)上訴的相關(guān)規(guī)定，可能因?yàn)槭韬龆鴽]有及時(shí)轉(zhuǎn)交。這可能導(dǎo)致法務(wù)部最終收到轉(zhuǎn)交文件時(shí)，上訴時(shí)間非常倉促，甚至已經(jīng)超過上訴期。

因此，我們建議公司收件部門應(yīng)在簽收法院送達(dá)的任何文書當(dāng)日將文件轉(zhuǎn)交至法務(wù)部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人，以便法務(wù)部門盡快研究處置方案。

（三）簽收后保留郵件面單

我們建議公司將郵件信封上的面單裁剪之后存檔保管，方便核實(shí)簽收時(shí)間和計(jì)算重要的上訴、舉證、答辯等期限。

02法律文件郵寄指引

對(duì)于法律文件的郵寄，實(shí)踐中存在的問題更多，以下我們將從快遞的選擇、郵件面單的填寫、內(nèi)件品名的填寫、郵寄記錄的留存逐一進(jìn)行解析。

（一）快遞的選擇

重要的法律文件必須選擇EMS（郵政特快專遞服務(wù)）進(jìn)行寄送！

因?yàn)楦鶕?jù)《中華人民共和國郵政法》第5條、第55條的規(guī)定，信件郵寄業(yè)務(wù)由郵政企業(yè)專營，快遞企業(yè)不得經(jīng)營信件郵寄業(yè)務(wù)。前述快遞企業(yè)（如順豐）不得經(jīng)營信件郵件業(yè)務(wù)的規(guī)定，一直到2018年5月《快遞暫行條例》正式實(shí)施之后才有所放開。

另一方面，如果收件人是法院，選擇使用EMS可以直接將文件呈送至法官的辦公室，而其他民營快遞目前均無法進(jìn)行法院內(nèi)部的派送，這使得部分法院可能直接拒收非EMS郵寄的文件。

（二）郵件面單的填寫

面單填寫應(yīng)該達(dá)到的最佳效果是：僅憑面單便可證明公司向特定相對(duì)方郵寄了特定的文件、資料，并能產(chǎn)生相應(yīng)的法律效果。

在面單基本信息的填寫中，如合同有約定，則應(yīng)當(dāng)按照約定的聯(lián)系方式或送達(dá)方式進(jìn)行填寫，對(duì)于合同無約定的情形，我們推薦采用以下表格中的填寫方式：

（三）內(nèi)件品名的填寫

雖然“內(nèi)件品名”也是郵寄面單中的一項(xiàng)基本內(nèi)容，但是鑒于“內(nèi)件品名”填寫的重要性，我們按照收件對(duì)象區(qū)分提示如下：

1.收件人為公司

對(duì)于此類文件的郵寄，基本填寫原則是簡(jiǎn)單且內(nèi)容完整，讓收件人僅看填寫的“內(nèi)容品名”就能清晰地知道郵寄的具體內(nèi)容，并知悉寄件人寄送該文件資料的目的。具體可參考以下填寫方式：

(1)債權(quán)催收文書類

應(yīng)注明債權(quán)的基礎(chǔ)法律關(guān)系（如合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間或債權(quán)憑證編號(hào)）、債權(quán)金額及支付期限。

(2)繼續(xù)履行或者解除合同類

應(yīng)注明需要繼續(xù)履行或者解除的合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間等信息，達(dá)到合同特定化的目的。

(3)要求收件人從事一定行為類

應(yīng)注明需要收件人從事行為的具體內(nèi)容（簡(jiǎn)要）和期限，參考如下：

（虛構(gòu)的面單填寫范例，不構(gòu)成類似糾紛的處理建議，點(diǎn)擊可查看大圖）

2.收件人為法院

應(yīng)注明案件的案號(hào)、文書提交方訴訟地位、文書的名稱及份數(shù)【如（2019）粵0304民初***號(hào)原告《上訴狀》，一式三份】。

（四）郵寄記錄的留存

除了上述郵寄時(shí)的注意事項(xiàng)，及時(shí)保存郵寄記錄也非常重要，我們認(rèn)為可考慮采取以下措施保存郵寄記錄并及時(shí)對(duì)留存文件掃描存檔：

1.保留一份寄出文件原件

由于文件發(fā)出之前，公司內(nèi)部可能經(jīng)過多輪修改，故公司應(yīng)當(dāng)對(duì)寄出的重要文書均保留一份原件，便于日后能夠查閱當(dāng)時(shí)郵寄的文件內(nèi)容。

2.保留EMS面單第三聯(lián)（寄件人留存聯(lián)）原件

3.查詢打印郵寄記錄

郵件寄出之后，公司應(yīng)當(dāng)及時(shí)通過“全球郵政特快專遞”網(wǎng)站（網(wǎng)址：http://www.ems.com.cn/）對(duì)郵件進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，以了解郵件的投遞情況。并在郵件送達(dá)之后將詳單頁面打印并存檔（EMS查詢記錄一般只能保存6個(gè)月）。

（本圖僅為妥投信息部分截圖示范，實(shí)操中應(yīng)對(duì)整個(gè)頁面截圖、打印）

4.要求回單并加蓋郵戳

通常在郵局寄送EMS時(shí)會(huì)加蓋郵戳證明實(shí)際郵寄時(shí)間，但目前大部分公司都是通過EMS郵遞員上門收件的方式進(jìn)行寄送，故可要求EMS郵遞員在寄出后提供加蓋郵戳的回單。

5.妥善保管收件方拒收的郵件

對(duì)于收件方拒收的郵件，郵局返回的郵件會(huì)有一份小回單注明退還原因（如：拒收、地址錯(cuò)誤等），對(duì)于注明“拒收”的郵件，應(yīng)當(dāng)妥善保存郵件原件，不得拆封，日后可考慮作為呈堂證供。

03公證郵寄

對(duì)于部分非常重要的文件郵寄、無法在內(nèi)件品名列明郵件內(nèi)容或者基于某些特殊目的不能在面單上寫明郵件內(nèi)容的郵件，可考慮公證郵寄（部分公證處又稱其為“送達(dá)保全證據(jù)”）。

公證員將會(huì)對(duì)公司郵寄的文書及郵寄過程予以公證，并將郵寄法律文件作為《公證書》的附件，使得收件方無從抵賴。

04一點(diǎn)福利

事實(shí)上在正式郵寄法律文件之前，由于送達(dá)條款約定不明或者根本沒有約定，公司在郵寄法律文書時(shí)，往往陷于無從送達(dá)、如何送達(dá)才能有效的困境。

為此，本船也為各位讀者提供一點(diǎn)小福利，關(guān)注“Cloud號(hào)帆船”回復(fù)關(guān)鍵詞“送達(dá)條款”即可下載本船提供的一份送達(dá)條款的示范文本。