PMP認(rèn)證|作為項(xiàng)目經(jīng)理如何做好項(xiàng)目進(jìn)度管理?
要想管理進(jìn)度，我們首先得清楚的知道目前的進(jìn)度是多少。只有知道了基本信息后才能做出客觀的判斷。我們可以借助于項(xiàng)目管理工具來(lái)幫助我們做出最真實(shí)的判斷。
項(xiàng)目進(jìn)度管理就是在項(xiàng)目實(shí)施過程中，對(duì)各階段的進(jìn)展程度和項(xiàng)目最終完成的期限所進(jìn)行的管理。在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，擬定出合理的進(jìn)度計(jì)劃，在執(zhí)行該計(jì)劃的過程中，經(jīng)常要檢查實(shí)際進(jìn)度是否按計(jì)劃要求進(jìn)行，若出現(xiàn)偏差，便要及時(shí)找出原因，采取必要的補(bǔ)救措施或調(diào)整、修改原計(jì)劃，直至項(xiàng)目完成。
對(duì)于經(jīng)驗(yàn)欠缺的項(xiàng)目經(jīng)理，當(dāng)他接手一個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候，容易被項(xiàng)目中大量瑣碎的事務(wù)所迷惑，馬上對(duì)項(xiàng)目任務(wù)進(jìn)行安排。而優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理，首先要做的是制訂一個(gè)合理、可執(zhí)行并且可跟蹤反饋的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，這也是決定項(xiàng)目能否成功完成的最重要標(biāo)準(zhǔn)之一。
一、確定范圍和分解目標(biāo)
從項(xiàng)目章程到項(xiàng)目的范圍說明，項(xiàng)目經(jīng)理要確保客戶以及項(xiàng)目主要相關(guān)方的每個(gè)訴求都包括在內(nèi)，識(shí)別、梳理項(xiàng)目總體和階段目標(biāo)，并分解成可執(zhí)行的項(xiàng)目活動(dòng)。另外，制作一個(gè)所有的活動(dòng)列表是一個(gè)好辦法，通過看各項(xiàng)任務(wù)活動(dòng)以及相互依賴的順序，就可以初步搭建出一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的框架。
二、制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃
我們?cè)诎l(fā)開軟件的時(shí)候有這樣一個(gè)功能，做生產(chǎn)排產(chǎn)計(jì)劃，做過相關(guān)工作的人應(yīng)該都知道：工廠在加工某個(gè)產(chǎn)品的時(shí)候，會(huì)先做一個(gè)排產(chǎn)計(jì)劃，比如這周要排產(chǎn)什么產(chǎn)品？排產(chǎn)數(shù)量是多少？所需要領(lǐng)料是多少？產(chǎn)品的先后順序是什么？做排產(chǎn)計(jì)劃的目的是為了讓工作更加有序的進(jìn)行，在規(guī)定的期限達(dá)到相應(yīng)的目的。但是你真的會(huì)做計(jì)劃嗎？
任何事情都要有計(jì)劃，這樣才能保證自己的事情按照既定的目標(biāo)和軌跡推進(jìn)，雖然不能完全一致，但是至少讓你有一個(gè)目標(biāo)，在開發(fā)和項(xiàng)目實(shí)施的過程中，我們往往缺少這樣的計(jì)劃任務(wù)，事情想到哪里做到哪里，導(dǎo)致所做的事情毫無(wú)章法頭緒。先做這個(gè)發(fā)現(xiàn)問題做不下去然后又走另外一個(gè)，最終一個(gè)都沒有做成。個(gè)人做計(jì)劃應(yīng)該達(dá)到如下幾個(gè)要求：
1、目標(biāo)明確：做這個(gè)計(jì)劃是針對(duì)什么，也就是我們的目標(biāo)，我們要達(dá)到什么目標(biāo)。
2、任務(wù)明確： 這個(gè)計(jì)劃是要做具體什么事情，甚至包括具體的實(shí)施推進(jìn)步驟。
3、時(shí)間限制：做計(jì)劃一定要有時(shí)間限制，這個(gè)計(jì)劃實(shí)施要在什么時(shí)間范圍內(nèi)完成。
很多時(shí)候我們?nèi)蝿?wù)不能如期完成也是因?yàn)闆]有計(jì)劃性，我們不明確自己的目標(biāo)，不知道如何去實(shí)施和補(bǔ)救，沒有時(shí)間概念。
在做計(jì)劃的時(shí)候最好使用筆記本記錄下來(lái)，或者用專業(yè)的項(xiàng)目管理工具，我們可以清楚地看到自己有哪些任務(wù)，做了多少，還剩多少，這是保證我們要做事情穩(wěn)步推進(jìn)的一個(gè)重要過程。
三、任務(wù)分配及團(tuán)隊(duì)協(xié)作
在完成進(jìn)度計(jì)劃表的制訂后，要給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)資源分配任務(wù)。在分配任務(wù)之前，建議先調(diào)研團(tuán)成員的能力再分配任務(wù)。一個(gè)項(xiàng)目不可能一人完成，因此需要團(tuán)隊(duì)協(xié)作。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的整體目標(biāo)和需要緊密配合的工作性質(zhì)，決定了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)不僅要調(diào)動(dòng)成員個(gè)人的積極性，還必須形成項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的凝聚力。增強(qiáng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)凝聚力無(wú)異于增強(qiáng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?zhàn)斗力。
團(tuán)隊(duì)整體會(huì)形成各自的特點(diǎn)，表現(xiàn)出開放的溝通方式、合作與信任、相互接受和理解。團(tuán)隊(duì)不再是松散的個(gè)人集合，而是更具凝聚力。雖然成員的差異仍然存在，但團(tuán)隊(duì)可體現(xiàn)出一種整體感。成員間更加友善，團(tuán)隊(duì)活力得到提高。
一個(gè)優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)能表現(xiàn)出以下五點(diǎn)：
1、團(tuán)隊(duì)是這個(gè)項(xiàng)目關(guān)聯(lián)的所有人員甚至包括客戶，每一個(gè)角色都影響著項(xiàng)目的進(jìn)度。
2、公司內(nèi)部小團(tuán)隊(duì)之間可以有意見分歧，但是對(duì)外必須是一致的。
3、不同角色的人員之間要加強(qiáng)溝通問題，反饋?lái)憫?yīng)問題必須及時(shí)。
4、團(tuán)隊(duì)的成員要有一致的目標(biāo)，無(wú)論工作有多少矛盾和沖突，完成項(xiàng)目是共同的目標(biāo)。
5、不同角色工種之間要能夠相互理解和包容對(duì)方的工作。
四、識(shí)別與創(chuàng)建里程碑
里程碑通常在項(xiàng)目的計(jì)劃階段設(shè)置，并隨著項(xiàng)目的進(jìn)展而不斷更新。它們是可視的參考點(diǎn)，可以將項(xiàng)目分解成可管理的、可控的階段，以此創(chuàng)建有序的節(jié)點(diǎn)來(lái)幫助項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)。
如果沒有里程碑，項(xiàng)目經(jīng)理最終只能監(jiān)控寬泛的單個(gè)任務(wù)。任務(wù)的完成顯然很重要，但需要有一個(gè)更大的框架和范圍限定，使項(xiàng)目保持在與計(jì)劃一致的軌道上，以確保項(xiàng)目成功、及時(shí)地完成，并使所有可交付成果都是滿意的。
當(dāng)項(xiàng)目從開始到完成階段性工作的時(shí)候，在完成的點(diǎn)設(shè)置一個(gè)里程碑，這樣就有機(jī)會(huì)及時(shí)檢查項(xiàng)目是否按照正常的軌道進(jìn)行，以及是如何進(jìn)行的。通過創(chuàng)建項(xiàng)目里程碑，可以讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員始終保持專注和對(duì)階段性任務(wù)目標(biāo)完成的積極性。
五、任務(wù)進(jìn)度跟蹤
在完成了項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的制定和任務(wù)資源分配后，如何讓目進(jìn)度計(jì)劃最大程度地發(fā)揮作用？這需要項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目執(zhí)行前優(yōu)先考慮。根據(jù)項(xiàng)目管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，如果能借助合適的工具或項(xiàng)目模板，將會(huì)幫助項(xiàng)目經(jīng)理在實(shí)施以上步驟時(shí)更加輕松、高效。
這里我們根據(jù)自己項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的管理經(jīng)驗(yàn)，推薦大家一個(gè)在線的專業(yè)級(jí)項(xiàng)目計(jì)劃管理工具：進(jìn)度貓無(wú)須下載和安裝，操作更輕便、簡(jiǎn)單、高效，便于團(tuán)隊(duì)成員參與，也便于項(xiàng)目經(jīng)理快速制訂項(xiàng)目計(jì)劃，實(shí)時(shí)跟進(jìn)和把控項(xiàng)目進(jìn)度，讓編制項(xiàng)目計(jì)劃和協(xié)同團(tuán)隊(duì)執(zhí)行變得更輕簡(jiǎn)、更高效。
