[紅順視點]實用貼:提高學(xué)校中層執(zhí)行行力的六大策略
一一《有效管理的5大兵法》摘錄、反思
企業(yè)家孫陶然先生所著《有效管理的5大兵法》一書中的許多觀點、做法值得民校借鑒、效仿，現(xiàn)將自己閱讀摘錄反思分享如下:
策略一:對領(lǐng)導(dǎo)指令及時回復(fù)
(一)確認(rèn)指令
1、“確認(rèn)指令”的三個關(guān)鍵詞:
第一個關(guān)鍵詞是“相同渠道”， 必須以相同渠道回復(fù)，以確保上級收得到，不能上級以郵件下達(dá)指令你以短信回復(fù)，或者上級以微信下達(dá)指令你以短信回復(fù)，你永遠(yuǎn)無法確認(rèn)上級會隨時查看你使用的通信手段，最簡單也是最保險的方式是采取上級發(fā)送指令的渠道回復(fù)和確認(rèn)指令。
? 第二個關(guān)鍵詞是“第一時間”，必須第一時間回復(fù)， 刻不容緩。和上級通短信或者郵件，上級的每一次回復(fù)你都要回復(fù)，直到上級不再回復(fù)，即上下級之間溝通時，最后一句話應(yīng)該是下級收尾，只要上級回復(fù)了你，你就要繼續(xù)回復(fù)，直到上級不再回復(fù)，即便是說“再見”，最后一個“再見”也必須是出自下級。
? 第三個關(guān)鍵詞是“確認(rèn)”，指令分為簡單任務(wù)和復(fù)雜任務(wù)兩種一一簡單任務(wù)，只需要確認(rèn)“收到”以及“重復(fù)指令內(nèi)容”即可，復(fù)雜任務(wù)，要確認(rèn)預(yù)計何時完成、實施要點，如果需要支援同時明確提出。
2、指令的確認(rèn)模式
1)簡單任務(wù)指令的確認(rèn)模式 。 簡單的任務(wù)，收到指令要第一一時間回復(fù)“收到”，并重復(fù)指令內(nèi)容。如果按照上述模式“確認(rèn)指令”，相當(dāng)于你默認(rèn)這是一個簡單任務(wù)，你可以完成，并且將在一天最多兩天之內(nèi)完成。否則，必須按照“復(fù)雜指令確認(rèn)模式”確認(rèn)指令。
2)復(fù)雜任務(wù)指令的確認(rèn)模式。復(fù)雜的任務(wù)，收到指令要第一-時間回復(fù)“收到”，重復(fù)指令內(nèi)容并告知執(zhí)行要點及預(yù)期完成時間，如果需要支援(人力、財力)要同時提出。
3)如果指令交辦的是很復(fù)雜的任務(wù)，需要一個周期才能完成，確認(rèn)指令時必須告訴上級我大概準(zhǔn)備怎么去做，大概什么時候能做完;如果需要人力物力財力的支援也要一定提出，讓上級心中有數(shù);如果自己力所不能及，或者是有完不成的危險，? 都要在回復(fù)指令時明確告知上級。在確認(rèn)指令時，如果指令是自己完不成的任務(wù)，一定要告知 上級自己可能完不成。
? 對復(fù)雜指令采取這種確認(rèn)模式的一個好處是上級對你的路徑和進(jìn)度心里有數(shù)，對完成時間有預(yù)期，就不會著急。這樣做還有一個好處，就是上級知道你計劃的路徑和方法后，如果覺得你有問題會第一時間提醒你調(diào)整， 可以極大地避免你走彎路;同時，上級如果有資源可以幫到你也會主動告知你，很多時候你竭盡全力也接觸不到的資源對上級而言可能只是一個電話的事，關(guān)鍵是上級知不知道你需要這個資源。復(fù)雜指令確認(rèn)模式的另外一個作用是，幫助你在第一時間獲得上級的進(jìn)一步指導(dǎo)。
(二)轉(zhuǎn)達(dá)任務(wù)指令
轉(zhuǎn)達(dá)任務(wù)指令的確認(rèn)模式:如果上級的指令需要轉(zhuǎn)達(dá)給其他人，必須第一時間轉(zhuǎn)達(dá)，并確認(rèn)對方收到指令，然后第一時間回復(fù)上級“已轉(zhuǎn)達(dá)且對方已收到指令”，而被轉(zhuǎn)達(dá)人同樣應(yīng)該按照上述1或者2型模式和上級確認(rèn)指令。很多時候，指令的傳遞就是在中轉(zhuǎn)過程中丟失了，你以為A告訴B了，其實A沒有找到B然后一忙就忘記繼續(xù)找和傳達(dá)指令了，你一直在死等著B給你結(jié)果，其實B根本沒有收到你讓A轉(zhuǎn)達(dá)的指令、根本沒有開始執(zhí)行，你就是再死等一百年也不可能有結(jié)果。
策略二:對領(lǐng)導(dǎo)安排工作及時報告
1、及時回報
不論是上級交辦還是同級協(xié)辦甚至是答應(yīng)下級要辦，答應(yīng)時相關(guān)各方就形成了一個約定，過程中如果出現(xiàn)任何與最初約定不同的變化，都要第一時間回報給相關(guān)各方，讓信息形成一個回路，讓相關(guān)各方了解最新狀況，以便各自做出反應(yīng)確保各自目標(biāo)的達(dá)成不受影響。
及時回報，針對的對象是你的“承諾對象”，也許是你的上級，也許是你的平級甚至是你的下級。
確認(rèn)指令后，在24小時內(nèi)向上級回復(fù)事情進(jìn)展，并報告后續(xù)的行動計劃及策略。
2、及時匯報
發(fā)現(xiàn)新情況，準(zhǔn)備新動作，要第一時間匯報給上級，及時校對航線。
及時匯報對象是你的上級，目的是上級對你的一切盡在掌握中。
好處: 讓上級對你的工作心中有數(shù)，獲得支持。最大限度獲得上級的指點和資源。
3、及時通報
? 自已看到的、遇到的或者正在做的，重要的可能對自己上下游左右游產(chǎn)生影響的情況，要及時通報給相關(guān)各方。
? 及時通報的對象是你的上下游、左右游合作伙伴，以及同事，目的是讓對方對這些情況盡早知曉，以便他們更好地與你協(xié)同。
好處:對表，保證與相關(guān)部門協(xié)調(diào)推進(jìn)，讓上級和下級知曉事情盡展，達(dá)到資源共享。
4、及時求援
發(fā)現(xiàn)自己可能完不成任務(wù)時，要第一時間求援。
求援的對象首先是同事，其次是上級，最終是上上級。?
不論是回報、匯報、通報，一定要講究方式。從工具角度看，郵件、微信等，按照重要和緊急程度區(qū)分;重要且緊急的事，電話:重要不緊急的事，面談。從內(nèi)容角度看，倒敘方式匯報，先說結(jié)果，再說核心論據(jù)。
策略三:中層要親撰上周工作簡報
周報一定要親自撰寫，把寫周報當(dāng)作梳理思路的一個工具。建議寫周報時間是周六或者周日，提交時間是每周一12點前，發(fā)送上級，抄送上級的上級，及本周工作內(nèi)容相關(guān)的應(yīng)該知曉的人。
周報的內(nèi)容:上周工作完成情況，對上周工作進(jìn)行復(fù)盤，發(fā)現(xiàn)并解決問題。本周工作的任務(wù)及目標(biāo)。
寫周報要像給老師寫信談工作一樣，? 寫出自己上周的工作復(fù)盤和下周的工作要點。
注意，第一部分，上周的工作復(fù)盤不是上周工作的羅列，而是要加上簡單的得失分析。第二部分，下周的工作要點也不是簡單的時間表羅列，而是時刻檢視這些工作是否服務(wù)于自己的月度年度目標(biāo)，周報最大的目的是檢查自已是否在完成月度年度目標(biāo)的正確路徑上。
周報價值:復(fù)盤:對上周工作進(jìn)行回顧。
計劃性:下周工作重點和計劃的梳理。
建立越級溝通機(jī)制:便于上級全面了解情況。
上級應(yīng)按照 “日清郵件” 的要求24小時內(nèi)回復(fù)需要回復(fù)的周報
? 上級也要利用好周報這個工具，及時回復(fù)周報，這會讓以及下級的下級感受到你的工作勤奮，以及你對他們工作的重視，讓他們打起十二分精神來投入到工作之中。同時及時回復(fù)下級周報是上級表達(dá)關(guān)注和激勵的最簡單方法;回復(fù)周報，也是上級點撥下級的最簡單、最高效模式，不用單獨約談， 不用長篇大論， 就著每周周報中的內(nèi)容， 上級可以靈活地把對具體工作的要求、具體做法的建議甚至是希望下的思維方式、理念在回復(fù)之中寫出來，相當(dāng)于手把手指導(dǎo)成長。持續(xù)做下來，對于下級的成長以及自己工作思路的非常有效果。
策略四:重大管理戰(zhàn)略、策略推演
推演，源于軍事術(shù)語“沙盤推演”。管理戰(zhàn)略、方案推演” ，指的是通過畫藍(lán)圖、橫分解、縱分步、配資源、里程碑五個環(huán)節(jié)對工作計劃進(jìn)行論證和調(diào)整。
推演五步法:畫藍(lán)圖:對結(jié)果性目標(biāo)進(jìn)行精確描述，以便確認(rèn)我們所有人理解的目標(biāo)是同一個。橫分解:把結(jié)果性目標(biāo)分解為幾個驅(qū)動性目標(biāo)，即那些幫助我們達(dá)成結(jié)果性目標(biāo)的路徑和打法?？v分步:完成結(jié)果性目標(biāo)的步驟。配資源:人力、財力、物力，即負(fù)責(zé)人、資金和物資。里程碑:階段性指標(biāo)。
策略五:重大改革親手搞試點(打樣)
打樣就是做試點，“大膽假設(shè)，小心求證”，做出樣板，以確保方案的可行性。試點一推廣是最好的模式，可以有效地控制風(fēng)險。
搞試點流程:定方案:明確要改革的核心問題是什么;親自抓:一把手親自組織關(guān)注試點， 保證效果并及時調(diào)整。寫菜譜:試點成功后，總結(jié)出“菜譜”及可復(fù)制性;以便可以復(fù)制;抓復(fù)制:迅速復(fù)制，堅決復(fù)制， 抓有代表性的案例打樣。
策略六:管理事后復(fù)盤
復(fù)盤是圍棋述語，就是圍棋對局完畢后，復(fù)演該盤棋的每步記錄，以檢查對局中每一步走法的優(yōu)劣與得失關(guān)鍵，便于后續(xù)提升實戰(zhàn)棋力。
什么是管理復(fù)盤?通過對已經(jīng)發(fā)生的事情進(jìn)行回顧， 總結(jié)得失，經(jīng)驗、教訓(xùn)，從而掌握規(guī)律和方法。
為什么要復(fù)盤?復(fù)盤是最有效的自我學(xué)習(xí)方式。復(fù)盤是一個不斷校正路線的過程。 復(fù)盤是集體學(xué)習(xí)的最高效方式之一 。我認(rèn)為學(xué)校管理事后管理層也需要復(fù)盤，旨在搞清楚每次行動過程中，導(dǎo)致成功失敗的真正原因是什么，不斷總結(jié)規(guī)律、積累經(jīng)驗，提高團(tuán)隊決策力。
管理事后復(fù)盤的步驟及注意事項:
1、回顧目標(biāo)，當(dāng)初的目的或結(jié)果是什么。
提醒:(1)理清目標(biāo)與目的關(guān)系:正確目的可以保證目標(biāo)方向，清晰適配目標(biāo)能更好地分解和保障目的實現(xiàn)。
(2)制定目的后，一定要定出可量化或可考核的具體目標(biāo)，否則，一是無法保證目的實現(xiàn)，二是難與結(jié)果對照評估。
(3)若事前所提目的目標(biāo)不清晰，復(fù)盤時追補(bǔ)清晰，便于本次對照，利于提高下次目標(biāo)的精準(zhǔn)度。
簡單說:找出期初設(shè)定的目標(biāo)，對照實際達(dá)成的結(jié)果，對比看，是否達(dá)成了目標(biāo)?如果沒有達(dá)成，差異是多少?
2、評估結(jié)果，對照原來設(shè)定的目的找出這個過程中的亮點不足。
提醒:(1)首先與原定的目標(biāo)相比較，客觀分析意料之外的亮點不足。
(2)缺點說透，優(yōu)點說全。
(3)選好參照標(biāo)，橫向縱向位次率比較。
3、分析原因，事情做成功的關(guān)鍵原因和失敗的根本原因，包括主客觀方面。
提醒:(1)分析成功因素時，多列舉客觀因素，精選團(tuán)隊自身優(yōu)勢去發(fā)揚廣大。
(2)分析失敗原因時，多從團(tuán)隊自身挖原因，狠批不足補(bǔ)短板。首先要謹(jǐn)慎檢視當(dāng)初目的目標(biāo)訂立是否有誤才導(dǎo)致失敗，否則原因分析可能會圍繞著錯誤目的目標(biāo)展開，走彎路。
4、總結(jié)經(jīng)驗，包括體會體驗反思規(guī)律，及今后補(bǔ)救措施、行動計劃等。
提醒:(1)總結(jié)經(jīng)驗規(guī)律要有更高視野，不局限于就事論事，經(jīng)驗有普適性可借鑒性。
(2)總結(jié)經(jīng)驗要謹(jǐn)慎，總結(jié)規(guī)律更要小心。
復(fù)盤的態(tài)度:開放心態(tài)，坦誠表達(dá)，實事求是，反思自我，集思廣益。
