文/玉茗公子
一旦進(jìn)入職場，你會發(fā)現(xiàn)，你的工作與郵件密不可分。一般，公司都會給每個員工開設(shè)一個帶有公司域名的郵箱。對于職場人士來說，郵件是處理工作事宜、工作交流、商務(wù)談判等的一種專業(yè)形式。
可能，很多人回想，我很小就開始發(fā)郵件了，這有什么難的？是的，發(fā)郵件并不難，但是要做到專業(yè)要注意很多細(xì)節(jié)。
01.收件人和抄送
收件人和抄送都是與郵件相關(guān)的人，但是哪些人應(yīng)該屬于收件人？那些人應(yīng)該抄送？這里面是有很大的學(xué)問的。但是記住幾個小秘訣：
a.收件人是與此事直接相關(guān)的人。
b.領(lǐng)導(dǎo)一般都是抄送的，但是注意不要大事小事都天天抄送老板，這有一種“我其實什么也沒做的”的感覺。
c.收件人一定不能是與郵件不相關(guān)的外部人員，這樣會違反公司保密協(xié)議的哦！
d.公司人事部門、層級比較復(fù)雜，一定要向你的上級咨詢清楚，不然郵件發(fā)出去，卻出現(xiàn)“領(lǐng)導(dǎo)在收件人，下級在抄送”等情況，那不僅尷尬，還會前途堪憂?。?/p>
02.郵件主題
當(dāng)人們收到一封郵件的時候，一般都會先看郵件主題，有些人甚至以此判斷郵件值不值得馬上閱讀。所以，郵件主題，一定要寫，不然會很尷尬，很不禮貌，而且寫的時候還要注意以下幾點：
a.標(biāo)題要簡潔精要，不要過長，一般盡量做到不出現(xiàn)“···”。
b.一般一封郵件一個主題，禁忌在一封郵件多個主題。
c.郵件主題重要標(biāo)記一定要使用恰當(dāng)，不要請求幫忙還標(biāo)個“！?。。 ?，這會讓人非常不爽。
d.回復(fù)郵件時，尤其是這封郵件經(jīng)過多次往來，一定不要“RERE”一大串，要注意修改主題。
e.郵件主題一定要從內(nèi)容中提煉，不要等對方讀完郵件發(fā)現(xiàn)，根本毫無相關(guān)。
03.稱呼和問候
郵件開頭的稱呼和問候，是表達(dá)禮貌和尊重的方式。但不是我們以前常用的，如：
“親愛的寶貝：
? ? ? ? 展信開心！
? ? ? ? ······················”
要是在工作中也這樣寫，那就完蛋了！人家肯定會覺得你十分不專業(yè)。
工作郵件的稱呼，一般為“XXX女士、XXX先生、XXX總······”，下一行空4格寫問候“你好或您好”。
04.郵件正文
郵件正文是郵件的中心部分，能否寫好，至關(guān)重要，一般需要注意以下幾點：
a.行文通順流暢，簡明扼要。
b.一件事情能說清楚不分兩次。
c.邏輯清晰，最好能夠分條闡述。
d.正確運用標(biāo)點符號，禁忌錯別字。
e.盡量多使用“謝謝、請”等禮貌字眼。
05.郵件落款
記得以前上學(xué)的時候，老師說：“我們同學(xué)，發(fā)給我的郵件，連個落款都沒有，我都不知道是誰發(fā)的。”
郵件落款一定要注意寫清楚兩點：一是發(fā)件主體，二是發(fā)件時間。這不僅可以讓對方知道你是誰，什么時候發(fā)的郵件，這也是一種禮貌的表現(xiàn)。
可能很多人說，我的郵件左下角設(shè)計了個性的簽名，一樣的效力。我想說，簽名檔一般都有，這是你的個人名片，但是為了做到更好的尊重，請大家再寫個落款吧，不需要花多少時間，卻可以體現(xiàn)你的專業(yè)度，何樂而不為呢？
06.郵件附件
工作中的郵件，很多都會帶有附件，添加時一定要注意：
a.附件一定要有相對應(yīng)的名字，尤其不要出現(xiàn)“新建文件夾”等字眼。
b.附件一般不超過4個，過多的情況下記得打包發(fā)送。
c.附件一定要在正文中提及。
d.附件最好能黏貼在最后，不行也最好PDF格式，用word最好能發(fā)送通用的格式，如果特殊格式最好說明。
07.其他注意事項
a.一定不要越級發(fā)郵件，更不要以郵件去挑釁你的上級，不然會像玉茗同事一樣死的很慘。
b.工作郵件切忌不要摻雜任何私事。
c.郵件數(shù)據(jù)一定要保留好，尤其是客戶往來的重要郵件，以免日后缺乏證據(jù)。
d.郵件發(fā)送的時候，注意不要打擾他人。
e.不要轉(zhuǎn)發(fā)不該轉(zhuǎn)發(fā)的，回復(fù)不該回復(fù)的。
我是玉茗公子，今天的文章希望對你有用~~~
