1.2 詳解項(xiàng)目

1.2.1 定義

項(xiàng)目是為創(chuàng)造獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果而進(jìn)行的臨時(shí)性工作。

這個(gè)定義非常簡(jiǎn)潔，但是含義非常深刻。

首先明確了項(xiàng)目的結(jié)果是：產(chǎn)品、服務(wù)或成果，對(duì)于結(jié)果強(qiáng)調(diào)了其“獨(dú)特性”；

其次，為了獲得所需要的結(jié)果需要開(kāi)展相關(guān)工作，對(duì)于工作強(qiáng)調(diào)了其“臨時(shí)性”。

獨(dú)特性說(shuō)明所創(chuàng)造的結(jié)果具有跟以前或多或少不同的地方，即結(jié)果的不重復(fù)性；同樣，為創(chuàng)造獨(dú)特結(jié)果而開(kāi)展的工作不僅是臨時(shí)的，也具有不重復(fù)性。這種“不重復(fù)性”會(huì)給人們認(rèn)識(shí)項(xiàng)目帶了復(fù)雜性和不確定性，這就是項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的來(lái)源。該如何認(rèn)識(shí)“復(fù)雜、不確定”的項(xiàng)目呢？《PMBOK?指南》給出的原則是“漸進(jìn)明細(xì)”。

@提示

獨(dú)特性、臨時(shí)性和漸進(jìn)明細(xì)性，是項(xiàng)目最顯著的三大特性，其中“獨(dú)特性”和“臨時(shí)性”是最基本的特性，其它特性都是在這個(gè)基礎(chǔ)上衍生出來(lái)的。判斷某項(xiàng)工作是否為項(xiàng)目不取決于項(xiàng)目本身，取決從事項(xiàng)目工作的人，如果強(qiáng)調(diào)其獨(dú)特性和臨時(shí)性就可以把工作當(dāng)項(xiàng)目來(lái)做。

項(xiàng)目服務(wù)于組織的經(jīng)營(yíng)需要與戰(zhàn)略目標(biāo)，可以因市場(chǎng)需求、運(yùn)營(yíng)需要、客戶要求、技術(shù)進(jìn)步、法律要求等原因而啟動(dòng)。在正式啟動(dòng)前，需要進(jìn)行初步的需求分析，明確為什么要啟動(dòng)一個(gè)項(xiàng)目，這個(gè)項(xiàng)目要滿足什么需求、達(dá)到什么目的。

@提示

在PMP?考試中，你所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目的立項(xiàng)文件已經(jīng)過(guò)管理層的正式評(píng)審和批準(zhǔn)。除非特別說(shuō)明，一般不需要懷疑項(xiàng)目存在的合理性，項(xiàng)目經(jīng)理的責(zé)任是把這個(gè)項(xiàng)目做好。

在組織中會(huì)存在不同層次的項(xiàng)目，其規(guī)模、復(fù)雜程度各不相同。小項(xiàng)目可能僅需一個(gè)人或幾個(gè)人，僅涉及一個(gè)部門(mén)，用幾天或幾個(gè)星期就可以完成；而大項(xiàng)目可能需要成千上萬(wàn)人的參與，會(huì)涉及許多單位，需要用幾年甚至十幾年才能完成。

今天，項(xiàng)目早已超出了傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目范疇，幾乎無(wú)處不在。例如，組織機(jī)構(gòu)改革、政府出臺(tái)新政策、舉辦婚禮等都是項(xiàng)目。一項(xiàng)工作是不是項(xiàng)目，不取決于該工作本身，而取決于做該工作的人的需要。人們對(duì)哪些工作是項(xiàng)目或應(yīng)該當(dāng)項(xiàng)目來(lái)做，已經(jīng)達(dá)成許多共識(shí)?？梢哉f(shuō)，任何一個(gè)需要在特定時(shí)間內(nèi)解決的問(wèn)題都是項(xiàng)目。

《PMBOK?指南》所描述的項(xiàng)目管理知識(shí)，從本質(zhì)上基于中等或以上規(guī)模、跨部門(mén)、跨專業(yè)的項(xiàng)目，PMP?考試中描述的項(xiàng)目通常也是這種類型。

@提示

在PMP?考試中，你所管理的是一個(gè)大型項(xiàng)目，這個(gè)項(xiàng)目對(duì)組織是新的（以前沒(méi)有做過(guò)）、會(huì)使用多個(gè)國(guó)家的資源、涉及超過(guò)100名團(tuán)隊(duì)成員，持續(xù)時(shí)間超過(guò)1年，預(yù)算超過(guò)1000萬(wàn)美元。

無(wú)論你是否干過(guò)這種項(xiàng)目，在回答問(wèn)題的時(shí)候你都必須假設(shè)你做過(guò)。大型項(xiàng)目和小項(xiàng)目存在較大區(qū)別。一個(gè)小項(xiàng)目可以采用走動(dòng)式管理，有問(wèn)題直接找到當(dāng)事人就可以；一個(gè)大型項(xiàng)目，則可能需要花費(fèi)數(shù)周來(lái)規(guī)劃溝通。問(wèn)題發(fā)生時(shí)，你必須找出和誰(shuí)有關(guān)，他們?cè)谑裁吹胤?，查找他們傾向的溝通方式以及聯(lián)系方式，然后用這些方式和他們溝通。轉(zhuǎn)換身份，時(shí)刻記住所從事的項(xiàng)目類型，閱讀《PMBOK?指南》的時(shí)，才會(huì)理解其知識(shí)的合理性。這一邏輯不但有利于看書(shū)，更重要的是可以幫助你在考試中得分。

1.2.2 產(chǎn)品、服務(wù)或成果

組織開(kāi)展項(xiàng)目是為了通過(guò)可交付成果達(dá)成某種目標(biāo)。

目標(biāo)：是工作所指向的結(jié)果，要達(dá)到的戰(zhàn)略地位，要實(shí)現(xiàn)的目的，要取得的成果，要生產(chǎn)的產(chǎn)品，或準(zhǔn)備提供的服務(wù)。目標(biāo)強(qiáng)調(diào)高層次性和戰(zhàn)略性。

可交付成果：是在某一過(guò)程、階段或項(xiàng)目完成時(shí)，必須產(chǎn)出的任何獨(dú)特并可核實(shí)的產(chǎn)品、成果或服務(wù)能力。可交付成果可能是有形的，也可能是無(wú)形的。可交付成果強(qiáng)調(diào)階段性和具體性。一個(gè)項(xiàng)目既可以只產(chǎn)生其中一種結(jié)果（例如只有產(chǎn)品、服務(wù)或成果），也可以是某種結(jié)果組合（例如研發(fā)了一種產(chǎn)品、目的是增強(qiáng)服務(wù)能力，同時(shí)產(chǎn)生了幾個(gè)專利成果）。

實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)可能會(huì)產(chǎn)生以下一個(gè)或多個(gè)可交付成果：

表1-1產(chǎn)品、服務(wù)、成果

1.2.3 獨(dú)特性

獨(dú)特性意味著項(xiàng)目的“不重復(fù)性”

當(dāng)前的項(xiàng)目與以前的項(xiàng)目或多或少存在不一樣的地方，也就是具有一定的“不重復(fù)性”，如果是創(chuàng)新性很高的項(xiàng)目，將完全沒(méi)有可以參考的以往項(xiàng)目。獨(dú)特性意味著項(xiàng)目上有新的知識(shí)有待認(rèn)知。知識(shí)僅是對(duì)現(xiàn)實(shí)世界的近似描述，人不可能掌握任何事物的全部知識(shí)。不能認(rèn)知和掌握的事物產(chǎn)生了復(fù)雜性，對(duì)于復(fù)雜的事物人們無(wú)法一開(kāi)始就掌握完備的認(rèn)識(shí)，需要有一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，正是因?yàn)闆](méi)有掌握完備的知識(shí)，往往會(huì)犯錯(cuò)誤，已經(jīng)發(fā)生的錯(cuò)誤稱作問(wèn)題，可能發(fā)生的錯(cuò)誤稱作風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)該通過(guò)完善的程序來(lái)管理這些錯(cuò)誤（風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題）。

獨(dú)特性是相對(duì)的而非絕對(duì)的

一項(xiàng)工作是不是獨(dú)特相對(duì)的。一個(gè)項(xiàng)目與以前的項(xiàng)目相比，或多或少存在某些相似性，如兩座大樓建設(shè)項(xiàng)目或兩個(gè)手機(jī)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目之間肯定有很多相似的地方。如果各個(gè)項(xiàng)目完全是獨(dú)特的，就不可能存在大多數(shù)時(shí)候適用于大多數(shù)項(xiàng)目的知識(shí)，《PMBOK?指南》也就無(wú)法存在。正是這種相對(duì)意義上的獨(dú)特性，使項(xiàng)目管理的應(yīng)用范圍得以廣泛擴(kuò)展。許多工作都具有相對(duì)意義上的獨(dú)特性，也就都具備當(dāng)作項(xiàng)目來(lái)做的可能性。

獨(dú)特性提升競(jìng)爭(zhēng)力，增加挑戰(zhàn)性

正是因?yàn)轫?xiàng)目的獨(dú)特性，才讓項(xiàng)目的結(jié)果具備了某種競(jìng)爭(zhēng)力，否則只需要重復(fù)生產(chǎn)以前開(kāi)發(fā)的產(chǎn)品就行了。當(dāng)然獨(dú)特性也提升了項(xiàng)目工作的挑戰(zhàn)性，項(xiàng)目工作的一個(gè)重要的方面就是化解復(fù)雜性，使之更明確，更可控。

1.2.4 臨時(shí)性

臨時(shí)性是指項(xiàng)目有明確的起點(diǎn)與終點(diǎn)

臨時(shí)性是變化的結(jié)果。因?yàn)樯虡I(yè)環(huán)境的變化，產(chǎn)生了新的需求，從而催生了項(xiàng)目的產(chǎn)生，項(xiàng)目就是為了滿足新產(chǎn)生的需求而啟動(dòng)的。需求是由人提出的，需求本身因?yàn)槿说男枰嬖诓淮_定性（人的需要是會(huì)變化的），變化了的需求可能是原來(lái)需求的完善，也可能是完全不同的需求。所以因需求啟動(dòng)的項(xiàng)目不可能一直持續(xù)下去，當(dāng)需求得到滿足或者需求不再存在，那么項(xiàng)目必然就會(huì)結(jié)束。

如果世界是一成不變的，也就是從一開(kāi)始（所謂“上帝”那）就是按照固定的程序運(yùn)轉(zhuǎn)的，那么也許現(xiàn)在根本不可能有人類。正是變化的存在，才產(chǎn)生了紛繁復(fù)雜的世界，項(xiàng)目的價(jià)值正是來(lái)源于變化。期望項(xiàng)目不發(fā)生變化，只能是癡人說(shuō)夢(mèng)，徒勞無(wú)益。世界本源就是變化的，但變化不意味著沒(méi)有規(guī)律。我們所能做的是認(rèn)識(shí)和適應(yīng)變化，掌握規(guī)律，而不是對(duì)抗和逃離。

臨時(shí)性并不一定意味著項(xiàng)目的持續(xù)時(shí)間短

任何具有明確開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間的工作都是臨時(shí)的，不會(huì)無(wú)限期延續(xù)下去。臨時(shí)性與項(xiàng)目的工期長(zhǎng)短沒(méi)有關(guān)系，歷時(shí)一個(gè)月的項(xiàng)目是臨時(shí)的，歷時(shí)十年的項(xiàng)目也是臨時(shí)的。

臨時(shí)性造成項(xiàng)目經(jīng)理職權(quán)力不足

因?yàn)轫?xiàng)目的臨時(shí)性，在組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)時(shí)會(huì)遇到“招不到合適成員”風(fēng)險(xiǎn)；大多數(shù)情況下，項(xiàng)目經(jīng)理在管理團(tuán)隊(duì)成員時(shí)感到“權(quán)力不足”。因?yàn)轫?xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員是單次博弈，而團(tuán)隊(duì)成員和職能經(jīng)理是多次博弈，況且職能經(jīng)理決定了成員的工資、獎(jiǎng)金和晉升。

項(xiàng)目的臨時(shí)性決定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的臨時(shí)性，通常需要隨著項(xiàng)目的完成而解散。團(tuán)隊(duì)解散后，團(tuán)隊(duì)成員需要重新找工作。這也是項(xiàng)目帶給團(tuán)隊(duì)成員的挑戰(zhàn)及之一。

臨時(shí)性不意味著結(jié)果的臨時(shí)性

臨時(shí)性的項(xiàng)目所創(chuàng)造的結(jié)果往往具有可持續(xù)的長(zhǎng)期生命力，并持續(xù)的對(duì)環(huán)境造成影響。例如，都江堰水利工程至今還在發(fā)揮作用。

@提示

在敏捷項(xiàng)目中，項(xiàng)目結(jié)束團(tuán)隊(duì)并不解散，而是直接再?gòu)氖滦碌捻?xiàng)目。傳統(tǒng)項(xiàng)目是因事設(shè)人（有多少事找多少人），敏捷項(xiàng)目是因人設(shè)事（有多少人干多少活），敏捷項(xiàng)目的這種安排從一定程度上避免了團(tuán)隊(duì)聚散導(dǎo)致的生產(chǎn)力降低。

項(xiàng)目可因多種原因結(jié)束

達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo)；

不會(huì)或不能達(dá)到目標(biāo)；

項(xiàng)目資金缺乏或沒(méi)有可分配資金；

項(xiàng)目需求不復(fù)存在（例如，客戶不要了、戰(zhàn)略錯(cuò)了、高層不想做了）；

無(wú)法獲得所需人力或物力資源；

出于法律或便利原因而終止項(xiàng)目。

@提示

無(wú)論何種原因，項(xiàng)目的結(jié)束都必須經(jīng)過(guò)既定的程序進(jìn)行，并對(duì)組織過(guò)程資產(chǎn)更新有所貢獻(xiàn)。

1.2.5 漸進(jìn)明細(xì)性

漸進(jìn)明細(xì)，也就是逐漸細(xì)化，意味著在連續(xù)積累中分步驟實(shí)現(xiàn)，以便逐步明確項(xiàng)目的細(xì)節(jié)特征。由于可能發(fā)生變化，應(yīng)該在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中反復(fù)開(kāi)展制定項(xiàng)目管理計(jì)劃工作，對(duì)計(jì)劃進(jìn)行逐步修正。

項(xiàng)目中存在的各種不確定性導(dǎo)致項(xiàng)目總是出于變化之中，給人的直觀感覺(jué)就是“計(jì)劃趕不上變化”。不少人會(huì)產(chǎn)生一個(gè)疑問(wèn)，就是那干嘛還要做計(jì)劃？

計(jì)劃是對(duì)不確定事物的認(rèn)識(shí)

無(wú)法認(rèn)識(shí)的事物，人們就無(wú)法對(duì)其有所作為。將不可認(rèn)識(shí)的事物進(jìn)行分解，或者先認(rèn)識(shí)事物的一部分，這種過(guò)程產(chǎn)生了知識(shí)。

項(xiàng)目也是事物的一種，因?yàn)轫?xiàng)目的獨(dú)特性導(dǎo)致我們不可能對(duì)項(xiàng)目一開(kāi)始就能認(rèn)識(shí)透徹。理論上講，在項(xiàng)目完成的時(shí)候我們應(yīng)該獲得對(duì)項(xiàng)目的完整信息，但是在項(xiàng)目的初期階段我們對(duì)項(xiàng)目的認(rèn)識(shí)最少，信息過(guò)少就無(wú)法做出決策，沒(méi)有決策就不能指導(dǎo)行動(dòng)。為了獲得項(xiàng)目信息，人們的手段是做計(jì)劃，通過(guò)做計(jì)劃來(lái)增加對(duì)項(xiàng)目不確定性的認(rèn)識(shí)，有了足夠的認(rèn)識(shí)后，就可以指導(dǎo)人們采取行動(dòng)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。

有的項(xiàng)目過(guò)于復(fù)雜，連計(jì)劃都無(wú)法做出，可以采取的方法是按照既有經(jīng)驗(yàn)，在可能的幾個(gè)方面做試驗(yàn)，通過(guò)試驗(yàn)刺破屏障，讓隱藏的信息暴露出來(lái)，然后再據(jù)此制定計(jì)劃。所以，有些項(xiàng)目的調(diào)研階段會(huì)持續(xù)很長(zhǎng)時(shí)間。在敏捷項(xiàng)目管理中，經(jīng)常使用一種稱作“探針（Spike）”的方式來(lái)獲得項(xiàng)目的信息。

計(jì)劃是通過(guò)抽絲剝繭的方式來(lái)逐漸增加對(duì)不確定的認(rèn)識(shí)。沒(méi)有足夠的信息就開(kāi)始行動(dòng)，項(xiàng)目就是看起來(lái)很忙的布朗運(yùn)動(dòng)，很難實(shí)現(xiàn)預(yù)期的成果，甚至連錯(cuò)誤結(jié)果都不會(huì)產(chǎn)生。另一方面，如果沒(méi)有計(jì)劃，也無(wú)法判斷結(jié)果的好壞。

漸進(jìn)明細(xì)說(shuō)明不可能有完美的計(jì)劃

因?yàn)樵陧?xiàng)目早期不具備認(rèn)識(shí)項(xiàng)目的所有信息，也就不存在完美的計(jì)劃；試圖項(xiàng)目早期階段制定完美計(jì)劃的想法是不現(xiàn)實(shí)的，也會(huì)導(dǎo)致巨大的浪費(fèi)，尤其是項(xiàng)目工期的巨大浪費(fèi)。

我們要承認(rèn)計(jì)劃是不完美的，但不能以此為理由就不做計(jì)劃，因?yàn)闆](méi)有計(jì)劃就無(wú)法指導(dǎo)項(xiàng)目的進(jìn)展方向，甚至連自己如何失敗的、是對(duì)是錯(cuò)都無(wú)法判斷。

漸進(jìn)明細(xì)要求持續(xù)的計(jì)劃

承認(rèn)計(jì)劃的不完美，那么在做計(jì)劃時(shí)只要做到“足夠”就可以了。所謂“足夠”，就是當(dāng)前的認(rèn)識(shí)水平能夠指導(dǎo)接下來(lái)一段時(shí)間的行動(dòng)。這一段時(shí)間可以是1天、一周、一個(gè)月、半年。在敏捷項(xiàng)目管理中，往往只做2~4周的詳細(xì)計(jì)劃。承認(rèn)計(jì)劃的不完美，就要在整個(gè)項(xiàng)目周期中要持續(xù)的計(jì)劃，通過(guò)持續(xù)的計(jì)劃來(lái)適應(yīng)變化。

項(xiàng)目的許多方面需要漸進(jìn)明細(xì)

項(xiàng)目范圍——開(kāi)始只有粗略的范圍說(shuō)明書(shū)，然后細(xì)化出工作分解結(jié)構(gòu)和工作分解結(jié)構(gòu)詞典。

項(xiàng)目計(jì)劃——開(kāi)始只有控制性計(jì)劃，然后逐漸明細(xì)，得到具體的實(shí)施計(jì)劃。

項(xiàng)目目標(biāo)——開(kāi)始只有方向性的大目標(biāo)，然后逐漸細(xì)化出具體的、可測(cè)量的、可實(shí)現(xiàn)的小目標(biāo)。

漸進(jìn)明細(xì)不同于范圍蔓延

項(xiàng)目的漸進(jìn)明細(xì)，一定要在適當(dāng)?shù)姆秶x下進(jìn)行，也就是要在項(xiàng)目的邊界內(nèi)進(jìn)行，以避免漸進(jìn)明細(xì)演變成范圍蔓延。漸進(jìn)明細(xì)與范圍蔓延根本不是一回事，前者是必須做的，后者是必須避免的。如果項(xiàng)目是合同約束下進(jìn)行的，尤其要注意這兩者的區(qū)別。合同工作的漸進(jìn)明細(xì)必須在和合同所規(guī)定的工作范圍內(nèi)進(jìn)行，而不能超出該范圍。這既是對(duì)承包商的要求，也是對(duì)發(fā)包方的要求。如果超過(guò)合同工作范圍，就屬于追加額外工作，應(yīng)該按照合同變更管理的程序加以管理。

@提示

漸進(jìn)明細(xì)是在確定的項(xiàng)目邊界內(nèi)進(jìn)行的，不能“溜出”項(xiàng)目邊界！

漸進(jìn)明細(xì)的兩種手段

化大為小，逐步推進(jìn)，典型方法是傳統(tǒng)項(xiàng)目管理中的瀑布式生命中周期。將項(xiàng)目切割成幾個(gè)階段，在不同的階段執(zhí)行不同的項(xiàng)目活動(dòng)，最終階段完成項(xiàng)目的所有活動(dòng)。

剝洋蔥方式，逐層深入，典型方法是敏捷項(xiàng)目管理的增量/迭代式生命周期。每次解決當(dāng)前能夠解決的問(wèn)題，逐層深入，每個(gè)層次上以不同的完整程度進(jìn)行項(xiàng)目的所有活動(dòng)，在最后一個(gè)迭代徹底完成項(xiàng)目。

@提示

從項(xiàng)目的臨時(shí)性、獨(dú)特性和漸進(jìn)明細(xì)性出發(fā)，可以說(shuō)：任何一項(xiàng)工作，如果你更看重它的臨時(shí)性、獨(dú)特性和漸進(jìn)明細(xì)性，他就是“項(xiàng)目”；如果你更看重它的重復(fù)性，與其它工作的相似性，以及一開(kāi)始就能明確大部分細(xì)節(jié)，他就是“運(yùn)營(yíng)”。也正是從這個(gè)意義上講，組織中的許多工作都可以被看作項(xiàng)目，以便推行“項(xiàng)目化企業(yè)管理”。