極致男人初長(zhǎng)成系列
一封糟糕的郵件，還不如不寫，浪費(fèi)閱讀者的時(shí)間，到時(shí)候他看不懂又發(fā)郵件問(wèn)你，又要你來(lái)來(lái)回回解釋幾遍，到頭來(lái)還是浪費(fèi)你時(shí)間。我見過(guò)一個(gè)很簡(jiǎn)單的事情，雙方溝通了一個(gè)星期還沒(méi)說(shuō)清楚，失敗的地方就是郵件非常糟糕，別人根本得不到想要的信息，如果按照我下面的寫法，基本一兩次就能搞定。
職場(chǎng)中,形成良好的書寫風(fēng)格,不僅能減少溝通成本,還能讓人印象深刻。
- 『郵件界的二十條軍規(guī)』
- 『郵件主題』
- 『郵件正文』
郵件界的二十條軍規(guī)
- 1.最好的郵件就是不要寫郵件。
- 2.郵件交流的語(yǔ)言是英語(yǔ)。
- 3.書寫郵件和回復(fù)郵件最好的字體是Arial 12
- 4.收到郵件后，24小時(shí)內(nèi)必須回復(fù)。
- 5.在郵件中智慧的選擇CC給誰(shuí)。
- 6.關(guān)于使用“Dear all”。
- 7.如果你對(duì)某人有一個(gè)問(wèn)題需要每個(gè)人的分配表在交談中,只有把它們回到一旦你可以宣布解決方案/答案。
- 8.如果你只是想簡(jiǎn)單的感謝某個(gè)人并且從整個(gè)集體中分離出來(lái)，除非這個(gè)人對(duì)整個(gè)公眾做了一件了不起的工作。
- 9.如果你有一個(gè)令人激動(dòng)的消息想要告知大家，你可以抄送給盡可能多的人。
- 10.如果你覺(jué)得某個(gè)人存在一些問(wèn)題并且想要批評(píng)他，不要抄送給任何人。最好是當(dāng)面和他交談。
- 11.避免發(fā)送大文件作為附件。像DOC或者PPT這樣的文件最好轉(zhuǎn)化成PDF以后再發(fā)送，圖片的話最好壓縮到150-300KB.
- 12.密送（BCC），這是盲目的復(fù)制一個(gè)第三方。我們不要?jiǎng)e人秘密的參與一個(gè)交談，有話敬請(qǐng)公開講。
- 13.郵件的主題和內(nèi)容是同等的重要的。一個(gè)簡(jiǎn)潔而清晰的主題能使郵件接受者很快的引起注意。并且當(dāng)你需要重新看到這封郵件的時(shí)候你能很方便的搜索到。還有一點(diǎn)，就是應(yīng)該使用適當(dāng)?shù)膬?yōu)先級(jí)。遇到緊急的情形下，選擇更高的優(yōu)先級(jí)使人是明智的。毫無(wú)疑問(wèn)，比起普通的郵件，郵件接受者會(huì)更愿意選擇打開并且標(biāo)記那些帶著感嘆號(hào)的郵件。
- 14.只有一個(gè)人在“TO”的領(lǐng)域，那么這個(gè)人會(huì)很直接的回復(fù)這封郵件。當(dāng)所有人的名字在“CC”的領(lǐng)域，那么這封郵件只能算得上是通知郵件。如果你希望某個(gè)具體的人回復(fù)你，你必須確保他在“TO”的領(lǐng)域。
- 15.在回復(fù)給所有人之前，發(fā)送者要想清楚這是否需要。（很多人會(huì)犯這個(gè)錯(cuò)誤。他們只顧著點(diǎn)擊“reply to all”，而沒(méi)有想一想事實(shí)上這些內(nèi)容很多接受者根本不需要。
- 16.我發(fā)現(xiàn)我們的很多同事，不知道如何正確的使用“TO”和”CC”，究竟誰(shuí)該放在“TO”誰(shuí)該放在“CC”這需要下功夫。他們稱呼了某個(gè)人的名字，卻把他放在了CC這一欄，然而在TO那一欄又放了很多其他人的名字。
- 17.關(guān)于自動(dòng)回復(fù)。如果你在自動(dòng)回復(fù)的名列里面而又不想接受，請(qǐng)找IT部門幫忙解決。
- 18.在發(fā)送郵件之前需要考慮有一件事，郵件發(fā)送者需要考慮將合適的人放在CC那一欄，千萬(wàn)不要將沒(méi)有卷入這件事的同事放在CC一欄中。
- 19.在和不同的人進(jìn)行分工協(xié)作之中，不要另外平行的開新的郵件討論同一個(gè)問(wèn)題。一直保持郵件討論到事情結(jié)束。如果你需要新加入某個(gè)人進(jìn)來(lái)討論，請(qǐng)將他CC在最新的那個(gè)可用的郵件中。
- 20.某些郵件沒(méi)有主題，很難承認(rèn)這一點(diǎn)。因此，郵件必須要起一個(gè)清晰的主題。
郵件主題
前后兩個(gè)例子，孰優(yōu)孰劣，高下立判?？上Т蠖鄶?shù)人寫郵件時(shí)，默認(rèn)看郵件的人知道他要發(fā)的內(nèi)容是什么，所以理所當(dāng)然用自己的理解寫出了缺乏信息的主題。
- 不知道這封郵件的重點(diǎn)，從而忽略掉不看。 如果你把必要的信息寫在主題里，是不是一方面能夠吸引他打開的興趣，另一方面，哪怕他沒(méi)打開，但是他看到了主題就初步掌握了所需信息，是不是能夠幫他節(jié)省效率呢？
- 不方便日后查詢。時(shí)間一久，看到這樣的主題，完全不知道是干什么的，他會(huì)又來(lái)找你，要你再發(fā)一遍。
- 提供信息比如（測(cè)試報(bào)告、數(shù)據(jù)之類），直接把基本結(jié)果寫上去吧，外加這個(gè)信息的目的是什么
- 需要收件人做決策的，把需要回復(fù)的時(shí)間寫進(jìn)主題吧，比如（請(qǐng)星期五之前回復(fù)），提高緊迫感
- 需要收件人提供信息的，你在后面加個(gè)“咨詢” 兩個(gè)字，比如"XXX產(chǎn)品報(bào)價(jià)咨詢”
- 一封郵件反復(fù)溝通來(lái)溝通去，到最后內(nèi)容可能會(huì)和主題不符合，請(qǐng)主動(dòng)把主題及時(shí)更改為合適的內(nèi)容。
舉個(gè)例子，我要休假三天，郵件主題有以下兩種寫法。高下立判。
- 休假通知
- 本人11月3日-11月6日休假，工作由張三代理，急事打我電話189XXXX.
郵件正文
??正文第一句話，請(qǐng)說(shuō)明你的結(jié)論或者你發(fā)這封郵件的目的，再解釋事情經(jīng)過(guò)。
中國(guó)說(shuō)話習(xí)慣卒章顯志：先解釋事情經(jīng)過(guò)，最后才說(shuō)明他想要干什么，在郵件里也常常有這種通病，別人看到長(zhǎng)長(zhǎng)的郵件，沒(méi)有耐心看到結(jié)尾，可能就不看了，所以，以下兩封郵件，高下立判（先忽略郵件的措辭）
一定要多用項(xiàng)目符號(hào) 用項(xiàng)目符號(hào) 用項(xiàng)目符號(hào)！重要的話說(shuō)三遍（項(xiàng)目符號(hào)就是我這段話左邊的那個(gè)圓點(diǎn)）
- 大部分人發(fā)郵件都是眉毛胡子一把抓
- 項(xiàng)目符號(hào)的作用是拯救你郵件最強(qiáng)大的利器，能夠幫你理清思路，理清結(jié)構(gòu)，看郵件的人也一清二楚
一定要多用表格，多用表格，多用表格！重要的話說(shuō)三遍。
- 能夠用表格的信息一定要用表格，不能用表格的也要用項(xiàng)目符號(hào)
- 如果正文有圖片，請(qǐng)務(wù)必在所有圖片上做文字標(biāo)注說(shuō)明，哪怕你正文中也有說(shuō)明。
希望能夠幫到您~
參考
出品
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nickName : "匠人私房話",
site : "http://www.itdecent.cn/u/61cf7778e3fd"
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