現(xiàn)在用清單的人越來越多了，因?yàn)槲覀兊耐栽絹碓酱罅?。隨著社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的提高，各種APP相應(yīng)而出，然后，我們學(xué)會(huì)了實(shí)用各種工具APP幫助我們處理事務(wù)。
清單，可以幫我們高效地完成任務(wù)和規(guī)劃好時(shí)間。在清單中記錄和規(guī)劃我們的時(shí)間，讓待辦事項(xiàng)一目了然，用更少的時(shí)間達(dá)成目標(biāo)，從冗雜的待辦事項(xiàng)中解脫出來。所以學(xué)好時(shí)間管理，一張好的清單是必不可少的。
但，很多人的清單用的不對(duì)。清單一詞的定義是：詳細(xì)登記有關(guān)項(xiàng)目的單子。實(shí)際上，清單分為很多種類，常見的主要是以下三種：待辦清單、檢查清單、愿望清單。
一般來說，時(shí)間管理使用最多，并且談到清單時(shí)所指的「待辦清單」，即 Todo List。這篇文章，將告訴你怎樣正確的使用待辦清單，讓它真正創(chuàng)造價(jià)值，讓時(shí)間為你所用。
1.不是什么事兒都叫待辦
待辦清單，自然是先有待辦后有單。之所以說很多人的清單用的不對(duì)，問題主要就出在這里。在這個(gè)部分，我們先搞清楚到底什么才是待辦。
待辦不是日程。舉個(gè)例子你就明白了：
日程：今天 9~11 點(diǎn)有課
待辦：課前完成預(yù)習(xí)
日程是在一定的時(shí)間段內(nèi)，需要你參與的活動(dòng)；而待辦則是在某個(gè)時(shí)間點(diǎn)前，需要你完成的任務(wù)。所謂的時(shí)間點(diǎn)，也就是我們常說的 Deadline。仔細(xì)體會(huì)它們的分別，之所以要區(qū)分待辦和日程，是因?yàn)槟銦o法決定日程的開始，日程應(yīng)該出現(xiàn)的地方是日歷。
還是覺得有點(diǎn)繞，對(duì)嗎？這很正常。因?yàn)閲?yán)格來講，待辦和日程不是完全獨(dú)立的概念。當(dāng)我上完晚上八點(diǎn)到九點(diǎn)的健身課程，我打開清單，劃掉那條「晚上健身」的待辦好像很順理成章。本質(zhì)上，還是因?yàn)槿諝v可以完美承載日程，而拿走日程的清單，可以最大程度的被我們掌控。
如果在三分鐘內(nèi)可以完成某項(xiàng)待辦，那么就立刻完成它，而不是記在清單上，除非你已經(jīng)處在專注工作的狀態(tài)了。常見的比如說打個(gè)電話給 XX、回復(fù)一封郵件等等。這樣做一來可以避免你的清單臃腫不堪，二來可以幫助你更從容的應(yīng)對(duì)打斷；因?yàn)楫?dāng)你開始考慮三分鐘的問題時(shí)，你也順便過濾掉了那些不屬于你的任務(wù)。
通過上面的兩點(diǎn)，我們可以確認(rèn)，這是一項(xiàng)可記錄的待辦事項(xiàng)。接下來，你應(yīng)該確保出現(xiàn)在清單中的待辦，使用相同的表述方式。我的建議是用詞精煉，并且要有明確的動(dòng)詞。前者的好處顯而易見，我們重點(diǎn)聊聊使用動(dòng)詞的必要性。
使用動(dòng)詞可以幫助你完成任務(wù)的拆分。你也許聽說過關(guān)于目標(biāo)設(shè)定的?SMART 法則：
目標(biāo)必須是具體的（Specific）
是可以衡量的（Measurable）
是可以達(dá)到的（Attainable）
和其他目標(biāo)具有相關(guān)性（Relevant）
有明確的截止期限（Time-based）
發(fā)現(xiàn)了嗎？當(dāng)我們使用明確的動(dòng)詞時(shí)，就自然的確保了目標(biāo)是具體的、可衡量的并且是可以達(dá)到的?？墒裁床攀敲鞔_的動(dòng)詞呢？說實(shí)話，我也給不出定義，但「完成」絕對(duì)不是個(gè)好選擇。還是用剛才的例子：
完成課前預(yù)習(xí)
使用模糊的動(dòng)詞，就好比讀了一大碗心靈雞湯，低頭一看沒給勺。試試改成這樣呢：
掃讀一遍文章
劃出生僻單詞并查清釋義
慢讀一遍
是不是好多了？也許你會(huì)說，我知道怎么預(yù)習(xí)，沒必要搞這么麻煩。話是沒錯(cuò)，但那是因?yàn)樵陬A(yù)習(xí)這件事上，你已經(jīng)形成了思維套路，可以自動(dòng)的完成目標(biāo)拆解。
如果把「完成課前預(yù)習(xí)」換成「完成畢業(yè)論文」，你一定就會(huì)明白，我們談到動(dòng)詞的時(shí)候，到底在談什么。
記得設(shè)定 Deadline。如果一件事不好定 deadline，那就給確定 deadline 這件事定一個(gè) deadline。
開夜車突擊考試的經(jīng)歷，想必大家都有體會(huì)，每次考完頭昏腦漲但結(jié)果竟都還湊合，也難怪有人說 deadline 才是第一生產(chǎn)力。在記錄待辦時(shí)，我們?cè)O(shè)定 deadline 一方面是為了提升自己完成的動(dòng)力，另一方面，還可以充分利用很多 App 自帶的智能提醒功能。
奇妙清單
比如在我個(gè)人在用的「奇妙清單」中，會(huì)自動(dòng)把 deadline 為當(dāng)日的待辦生成一張「今天」清單，這樣就避免了反復(fù)翻查。當(dāng)然，制訂期限只是為了幫助我們更好的完成事項(xiàng)，如果實(shí)在沒能完成也沒必要過于糾結(jié)，這點(diǎn)我們等下還會(huì)聊到。
信任你的清單，然后忘掉它
清單就像一位嚴(yán)格的教練，督促著我們完成任務(wù)；但在場(chǎng)上的球員，沒工夫看教練。隨著我們使用清單的不斷熟練，有時(shí)會(huì)陷入一種焦慮。我都記了什么？是不是漏了什么？然后你開始不斷的翻查，反而停下了手頭的工作，到頭來還不如不記。
其實(shí)，如果能按照上面的幾點(diǎn)記錄待辦，那么你需要做的就是 100% 的信任你的清單，然后在做事時(shí)忘掉它的存在。說到底，使用它的意義就在于外部記憶，騰出大腦空間去考慮更重要的問題。
2.做事，讓清單為你所用
記錄好了各項(xiàng)待辦，我們終于可以輕裝上陣，專注于學(xué)習(xí)和工作了。
對(duì)重要的事情，標(biāo)記番茄鐘
重要 - 緊急四象限怎么和清單結(jié)合？我的答案是對(duì)重要的事進(jìn)行番茄鐘標(biāo)記。很多人都有這樣的感覺：每天忙的不可開交，但階段總結(jié)時(shí)發(fā)現(xiàn)沒什么成績(jī)。原因就在于沒有把精力放在那些真正重要的事項(xiàng)上，而僅僅是在 緊急但不重要 甚至 既不緊急也不重要 的事上疲于奔命。對(duì)于那些工作中的重點(diǎn)項(xiàng)目，在待辦命名時(shí)我會(huì)加上「- 1T」標(biāo)記，代表預(yù)估耗時(shí)為一個(gè)番茄鐘（25 分鐘）。這樣做有兩個(gè)好處：
在「今天」清單內(nèi)快速找到重要項(xiàng)目；
執(zhí)行這些事項(xiàng)時(shí)使用特定的番茄鐘軟件，這樣很容易回顧每天在重點(diǎn)事項(xiàng)上投入了多少時(shí)間；
如果每天都能至少完成 8~10 個(gè)番茄鐘，相信你的工作狀態(tài)一定不錯(cuò)。國(guó)產(chǎn)軟件「番茄土豆」，就是將番茄鐘和待辦事項(xiàng)結(jié)合在了一起，感興趣的同學(xué)可以用用看。
相似性質(zhì)的事，放在一起做
大腦好比一臺(tái)多核處理器，每個(gè)腦區(qū)有著不同的分工，而機(jī)器是需要潤(rùn)滑和預(yù)熱的。頻繁切換使用的腦區(qū)，就會(huì)導(dǎo)致大腦一直處在低功率輸出的狀態(tài)。通過「相似歸類」就可以讓大腦一直高效運(yùn)轉(zhuǎn)，在正確的時(shí)間做正確的事。
那么，又該如何分類呢？一個(gè)實(shí)用的標(biāo)準(zhǔn)是：是否需要與他人溝通。比如匯報(bào)、開會(huì)、跨部門溝通等等，都需要你保持良好的精神狀態(tài)，并且不斷傾聽、談?wù)?。將這些事項(xiàng)盡可能安排在一起，會(huì)讓你更加從容。我曾與一位前輩在咖啡廳約見，我告辭時(shí)問他是否一起，他答說：下午我在這要見七個(gè)人。
我猜測(cè)這些人里，有的可能是面試者，有的可能和我一樣只是后輩約見，但無疑他正在使用「相似歸類」的方式來安排事項(xiàng)。當(dāng)然，分類標(biāo)準(zhǔn)上，找到適合自己的最重要，比如簡(jiǎn)單與復(fù)雜、輸入與輸出等等都可以考慮。
故意讓開頭變簡(jiǎn)單
接近目標(biāo)時(shí)會(huì)加快人的行動(dòng)。當(dāng)我們看到待辦任務(wù)時(shí)，0/10 要比 2/12 更讓你心煩。其實(shí)，很多社交產(chǎn)品為了誘導(dǎo)用戶填寫個(gè)人資料，就用了這個(gè)小花招，你從來沒見過在完善度上是 0% 的產(chǎn)品，對(duì)嗎？既然萬事開頭難，那就干脆讓開頭變的不能再簡(jiǎn)單。
回到清單上，如果你想要讀二十頁書，那完全可以將「把書翻開」作為第一項(xiàng)待辦，甚至「找到書并且放在桌子上」也完全可以。慢慢的，你會(huì)進(jìn)入到做事的節(jié)奏中來，直到把一件事徹底搞定。懶惰是人的天性，那同樣的，我們也可以利用天性來提高效率。
今日事未必今日畢
理想的狀態(tài)是，把每天計(jì)劃做的事全部做完，然后滿足的去睡覺，周而復(fù)始，但現(xiàn)實(shí)卻總是計(jì)劃沒有變化快。每天的時(shí)間是有限的，臨時(shí)的調(diào)整在所難免，我們應(yīng)該學(xué)會(huì)接受這一點(diǎn)，而不是為沒能完成所有待辦感到自責(zé)。
加利福尼亞多米尼克大學(xué)教授蓋爾-馬修斯（Gail Matthews）博士研究發(fā)現(xiàn)，光是把事情寫下來就能提高 33% 做到的概率。如果你能熟練的運(yùn)用文章中提到的每一點(diǎn)，我相信做到的概率會(huì)很接近 100%，就算把它挪到明天又怎樣呢？
關(guān)于清單的總結(jié)
清單無疑是一件利器。在蘋果 AppStore 的效率欄目下，清單類 App 占據(jù)了最靠前的位置；而在沒有手機(jī)的年代，也有些人因?yàn)橛幸庾R(shí)的使用清單而邁向成功，比如流行天后麥當(dāng)娜在跑通告的時(shí)候，會(huì)在她的加長(zhǎng)保姆車?yán)锪泻么k，寫下要做的事情，而這些手稿曾拍出幾千美元的高價(jià)；再往前，美國(guó)著名的科學(xué)家本杰明·富蘭克林更是清單控。
在日常生活中，清單的合理實(shí)用，充分規(guī)劃自己的待辦事項(xiàng)，合理分配自己的時(shí)間，能幫到我們節(jié)省更多的時(shí)間去做自己想要做的事情。
