經(jīng)常也會(huì)有朋友在微信問(wèn)我如何從容處理好自己的事務(wù)，讓自己不那么焦慮。
從自身這兩年來(lái)的經(jīng)驗(yàn)，初步談一談我自己是如何用工具管理自己的時(shí)間以及事務(wù)的。
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大腦是CPU，而不是硬盤(pán)。
讀大學(xué)的時(shí)候，經(jīng)常有三四件事要在同一天完成，每當(dāng)遇到時(shí)就會(huì)變得特別恐懼和害怕，最后的結(jié)局就是一直拖到最后一刻才草草地把這幾件事情一起完成。每次事后都會(huì)覺(jué)得事情完成的不盡人意，那種感覺(jué)就像每次跟女神約會(huì)完后，總覺(jué)得自己還可以表現(xiàn)的更好。
后來(lái)我發(fā)現(xiàn)，每次只剩下兩件事后，整個(gè)人才會(huì)放松下來(lái)。GTD中的理論中也說(shuō)過(guò)，大腦是CPU，而不是硬盤(pán)。處理事務(wù)的時(shí)候，腦袋里想著未處理的事務(wù)，大腦是無(wú)論如何也無(wú)法集中精力的。
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所以我們需要做的第一件事就是清空大腦。
收集、排程一整天的事務(wù)。
收集：每天早晨花兩分鐘把腦子里想到的事情列一個(gè)清單。
排程：①不需要做的事情直接刪掉
? ? ? ? ? ?② <2分鐘能完成的事情立刻去完成，比如打電話預(yù)約快遞? ? ? ? ?
? ? ? ? ? ?③ >2分鐘才能完成的事情
? ? ? ? ? ?④計(jì)劃外的緊急事件：當(dāng)發(fā)生計(jì)劃外緊急事件時(shí)，先處理緊急事件，比如小孩突然生病，需要照顧送去醫(yī)院。
重點(diǎn)處理>2分鐘才能完成的事情（日程和清單）：
一、日程
日程就是確定性的大事件，比如你的清單上有4月15日科目二考試、4月30日公司月度總結(jié)會(huì)議、5月9日公司產(chǎn)品發(fā)布會(huì)等等。
確定性的大事件我們把它們寫(xiě)在辦公桌上的日歷里面。（如下圖所示，圖片來(lái)自網(wǎng)絡(luò)）
二、清單
清單就是具體到每天需要處理的事務(wù)了，我列舉幾個(gè)清單事件：
1.去設(shè)計(jì)院拿圖紙
2.聯(lián)系廣告公司做宣傳
3.轉(zhuǎn)賬給供應(yīng)商5000元
4.買(mǎi)電影票
5.預(yù)約健身教練晚上8點(diǎn)的私教課
……
清單的特點(diǎn)是動(dòng)作比較單一，句子的結(jié)構(gòu)是"動(dòng)賓結(jié)構(gòu)"。
接下來(lái)我們引入一個(gè)「情景」的概念，意思就是完成這些事情需要「在哪里完成」或者「通過(guò)什么方式完成」。
通過(guò)我們處理事務(wù)的情景有這幾類(lèi)：
@智能設(shè)備
@電話
@外出事宜
@在家時(shí)
@在辦公室時(shí)
@授權(quán)和委托
@將來(lái)/也許
…
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Omnifocus操作步驟：
一、打開(kāi)Omnifocus ，「上下文」表示鏈接事件「未完成狀態(tài)」和「完成狀態(tài)」，就是上文提到的「情景」。（向左滑動(dòng)查看操作步驟）：
二、同時(shí)，我們還需要引進(jìn)一個(gè)概念，叫做「項(xiàng)目」，項(xiàng)目代表著清單事件輕重緩急的屬性。我的項(xiàng)目一般分為以下幾類(lèi)：
將來(lái)/也許
緊急事件（2周內(nèi)）
項(xiàng)目（6個(gè)月內(nèi)）
關(guān)注:工作和生活的責(zé)任
夢(mèng)想:長(zhǎng)期和短期目標(biāo)（1-2年內(nèi)）
……
我們參考用同樣的方式添加項(xiàng)目到軟件里（向左滑動(dòng)查看操作步驟）：
三、我們現(xiàn)在把清單上列舉的幾個(gè)事件輸入到Omnifocus里：
例如：去設(shè)計(jì)院拿圖紙，去設(shè)計(jì)院在「項(xiàng)目」里屬于緊急事件，在「情景」（上下文）里屬于外出事宜，上午11:50前完成。（如下圖）
把一整天的清單事件輸入到軟件，如下：
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假設(shè)今天是上圖所示的周四，當(dāng)我們?cè)缟掀鸫?，打開(kāi)Omnifocus的時(shí)候，就清楚的知道自己一整天需要處理的事情。
每件事情都有一個(gè)截至日期，事情的完成順序不必要按照順序進(jìn)行。
舉個(gè)例子，當(dāng)我們?nèi)ピO(shè)計(jì)院拿圖紙的途中，有一段是玩手機(jī)的碎片時(shí)間，這段事情對(duì)應(yīng)的「情景」就是「智能設(shè)備」，我們就可以查看在「智能設(shè)備」這個(gè)情景下有哪些事情是需要我們?nèi)ネ瓿傻?，恰好今天的「買(mǎi)電影票」事件是需要在手機(jī)上完成的。
在完成一件事情的途中，我們就順其自然的利用間隙把另一件事完成了。
以上就是利用Omnifocus處理日常清單的一些基本思路。Omnifocus還具有多層嵌套功能，可以處理復(fù)雜的多層次的項(xiàng)目事件的管理，你可以用它管理你整個(gè)的旅行計(jì)劃、留學(xué)計(jì)劃、創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目等等，這是其他類(lèi)的管理軟件所不具備的，這款軟件也是時(shí)間管理大師戴維·艾倫極力推崇的一款軟件。
管理我們的時(shí)間、管理我們的事務(wù)要靠系統(tǒng)，不是靠感覺(jué)。以上列舉了如何通過(guò)工具管理我們的日程事務(wù)，把我們的大腦解脫出來(lái)，用于專(zhuān)心致志的去處理每一件事。這樣就會(huì)避免大腦里裝著很多事情，每天過(guò)的很匆忙并且很焦慮，而且事情也做不好。
