項(xiàng)目采購管理包括從項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)外部采購或獲得所需產(chǎn)品、服務(wù)或成果的各個(gè)過程。

包括合同管理和變更控制過程。

1、規(guī)劃采購管理

2、實(shí)施采購

3、控制采購

4、結(jié)束采購

項(xiàng)目采購管理過程圍繞包括合同在內(nèi)的協(xié)議來進(jìn)行，協(xié)議是買賣雙方之間的法律文件。

簽訂產(chǎn)品或服務(wù)協(xié)議，是分配風(fēng)險(xiǎn)管理責(zé)任或分擔(dān)潛在風(fēng)險(xiǎn)的一種方法。

單項(xiàng)合同的生命周期可在項(xiàng)目生命周期中的任何階段結(jié)束。

合同條款和條件成為賣方許多管理?xiàng)l件的關(guān)鍵輸入。

1、規(guī)劃采購管理（記錄項(xiàng)目采購決策、明確采購方法、識別潛在賣方的過程。）

確定是否需要外部支持。

項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃對規(guī)劃采購管理過程的采購策略制定有重要影響。

輸入：

1）項(xiàng)目管理計(jì)劃（描述了項(xiàng)目的需要、合理性、需求和當(dāng)前邊界）

項(xiàng)目范圍說明書、WBS、WBS詞典（都是范圍基準(zhǔn)中的）

2）需求文件

與采購規(guī)劃有關(guān)的、關(guān)于項(xiàng)目需求的重要信息；

帶有合同的法律含義的需求；

3）風(fēng)險(xiǎn)登記冊

4）活動(dòng)資源需求

5）項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃

6）活動(dòng)成本估算

7）干系人登記冊

8）事業(yè)環(huán)境因素

9）組織過程資產(chǎn)

合同分類：總價(jià)類和成本補(bǔ)償類合同，第三種是常用的混合類，即工料合同。

總價(jià)類：

(1)固定總價(jià)合同（FFP，買方喜歡）

（2）總價(jià)加激勵(lì)費(fèi)用合同（FPIF）

（3）總價(jià)加經(jīng)濟(jì)價(jià)格調(diào)整合同（以事先確定的方式對合同價(jià)格進(jìn)行最終調(diào)整）

成本補(bǔ)償合同（此類合同向賣方支付為完成工作而發(fā)生的全部合法實(shí)際成本（可報(bào)銷 成本），外加一筆費(fèi)用作為賣方的利潤）

（1）成本加固定費(fèi)用合同

（2）成本加激勵(lì)費(fèi)用合同

（3）成本加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用合同

如果工作范圍在開始時(shí)無法準(zhǔn)確定義，而需要在以后調(diào)整，或者，如果項(xiàng)目工作 存在較高的風(fēng)險(xiǎn)，就可以采用成本補(bǔ)償合同。

工料合同（ T&M）。工料合同是兼具成本補(bǔ)償合同和總價(jià)合同的某些特點(diǎn)的混合型合 同。在不能很快編寫出準(zhǔn)確工作說明書的情況下，經(jīng)常使用工料合同來增加人員、聘 請專家和尋求其他外部支持。這類合同與成本補(bǔ)償合同的相似之處在于，它們都是開口合同，合同價(jià)因成本增加而變化。

工具和技術(shù)：

1）自制或外購分析（應(yīng)考慮直接成本和間接成本）

在進(jìn)行外購分析時(shí)，也要考慮可用的合同類型，采用何種合同類型，取決于想要如何在買賣雙方間分擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。

2）專家判斷

3）市場調(diào)研

4）會(huì)議

輸出：

1）采購管理計(jì)劃

說明項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將如何從執(zhí)行組織外部獲取貨物和服務(wù)，以及如何管理從編制采購文件到合同收尾的各個(gè)采購過程。

包括：擬采用的合同類型、標(biāo)準(zhǔn)化的采購文件（如果需要）等等

2）采購工作說明書

依據(jù)項(xiàng)目范圍基準(zhǔn)，為每次采購編制工作說明書，對將要包含在相關(guān)合同中的那一部分項(xiàng)目范圍進(jìn)行定義。

在采購過程中，應(yīng)根據(jù)需要對采購SOW進(jìn)行修訂和改進(jìn)，直到成為所簽協(xié)議的一部分。

3）采購文件（用于征求潛在賣方的建議書）

采購文件的復(fù)雜和詳細(xì)程度應(yīng)與采購的價(jià)值和風(fēng)險(xiǎn)水平相一致。

4）供方選擇標(biāo)準(zhǔn)（供方選擇標(biāo)準(zhǔn)通常是采購文件的一部分。制定這些標(biāo)準(zhǔn)是為了對賣方建議書進(jìn)行評級或打分。標(biāo)準(zhǔn)可以是客觀或主觀的。）

可能的供方選擇標(biāo)準(zhǔn)：

對需求的理解、總成本或生命周期成本、技術(shù)能力、風(fēng)險(xiǎn)、管理辦法、技術(shù)方案、擔(dān)保、財(cái)務(wù)實(shí)力、生產(chǎn)能力和興趣、企業(yè)規(guī)模和類型、賣方以往的業(yè)績、證明文件、知識產(chǎn)權(quán)、所有權(quán)

5）自制或外購決策（決定自制，那么可能要在采購計(jì)劃中規(guī)定組織內(nèi)部的流程和協(xié)議。如果決定外購，那么要在采購計(jì)劃中規(guī)定與產(chǎn)品或服務(wù)供應(yīng)商簽訂協(xié)議的流程。）

6）變更請求（規(guī)劃采購期間的其他決策，也可能導(dǎo)致變更請求）

7）項(xiàng)目文件更新

需求文件、風(fēng)險(xiǎn)登記冊、需求跟蹤矩陣

2、實(shí)施采購

獲取賣方應(yīng)答、選擇賣方并授權(quán)合同的過程。

在實(shí)施采購中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將會(huì)收到投標(biāo)書或建議書，并根據(jù)事先擬定好的選擇標(biāo)準(zhǔn)，選擇一個(gè)或多個(gè)有資格履行工作且可接受的賣方。

輸入：

1）采購管理計(jì)劃

2）采購文件

3）供方選擇標(biāo)準(zhǔn)

4）賣方建議書

5）項(xiàng)目文件

6）自制或外購決策

7）采購工作說明書（采購工作說明書規(guī)定了明確的工作目標(biāo)、項(xiàng)目需求和所需結(jié)果，供應(yīng)商們可據(jù)此做出量化應(yīng)答。采購工作說明書是采購過程中的一個(gè)關(guān)鍵要素，可以根據(jù)需要進(jìn)行修改，直至達(dá)成最終協(xié)議。）

8）組織過程資產(chǎn)

工具和技術(shù)：

1）投標(biāo)人會(huì)議（投標(biāo)人會(huì)議（又稱承包商會(huì)議、供貨商會(huì)議或投標(biāo)前會(huì)議）就是在投標(biāo)書或建議書提交之前，在買方和所有潛在賣方之間召開的會(huì)議。會(huì)議的目的是保證所有潛在賣方對采購要求都有清楚且一致的理解，保證沒有任何投標(biāo)人會(huì)得到特別優(yōu)待。）

2）建議書評價(jià)技術(shù)

3）獨(dú)立估算（如果兩者之間存在明顯差異，則可能表明采購工作說明書存在缺陷或不明確，以及/或者潛在賣方誤解了或未能完全響應(yīng)采購工作說明書。）

4）專家判斷

5） 廣告（擴(kuò)充現(xiàn)有的潛在客戶名單）

6）分析技術(shù)

分析技術(shù)有助于組織了解供應(yīng)商提供最終成果的能力，確定符合預(yù)算要求的采購成本，以及避免因變更而造成成本超支，從而確保需求能夠并得以滿足。通過審查供應(yīng)商以往的表現(xiàn)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)較多、需要密切監(jiān)督的領(lǐng)域，以確保項(xiàng)目的成功。

7）采購談判

采購談判是指在合同簽署之前，對合同的結(jié)構(gòu)、要求及其他條款加以澄清，以取得一致意見。

輸出：

1）選定的賣方

2）協(xié)議（協(xié)議也可稱做諒解、合同、分包合同或訂購單。對雙方具有約束力的法律協(xié)議，是一種可訴諸法院的法律關(guān)系。）

3）資源日歷

4）變更請求

5）項(xiàng)目管理計(jì)劃更新

6）項(xiàng)目文件更新

3、控制采購

控制采購是管理采購關(guān)系、監(jiān)督合同執(zhí)行情況，并根據(jù)需要實(shí)施變更和采取糾正措施的過程。

本過程的主要作用是， 確保買賣雙方履行法律協(xié)議，滿足采購需求。對于有多個(gè)供應(yīng)商的較大項(xiàng)目，合同管理的一個(gè)重要方面就是管理各個(gè)供應(yīng)商之間的界面。

在控制采購過程中，需要把適當(dāng)?shù)捻?xiàng)目管理過程應(yīng)用于合同關(guān)系，并把這些過程的輸出整合進(jìn)項(xiàng)目的整體管理中。如果項(xiàng)目有多個(gè)賣方，涉及多個(gè)產(chǎn)品、服務(wù)或成果，這種整合就經(jīng)常需要在多個(gè)層次上進(jìn)行。需要應(yīng)用的項(xiàng)目管理過程包括（但不限于）：

（1）指導(dǎo)與管理項(xiàng)目工作。授權(quán)賣方在適當(dāng)時(shí)間開始工作。

（2）控制質(zhì)量。 檢查和核實(shí)賣方產(chǎn)品是否符合要求。

（3）實(shí)施整體變更控制。確保合理審批變更，以及干系人員都了解變更的情況。

（4）控制風(fēng)險(xiǎn)。確保減輕風(fēng)險(xiǎn)。支付金額要與已完成工作緊密聯(lián)系起來。

隨時(shí)對協(xié)議進(jìn)行修改。這種修改通常都要書面記錄下來。

輸入：

1）項(xiàng)目管理計(jì)劃

2）采購文件

3）協(xié)議

4）批準(zhǔn)的變更請求

5）工作績效報(bào)告（技術(shù)文檔、工作績效信息（賣方的））

6）工作績效數(shù)據(jù)

工具和技術(shù)：

1）合同變更控制系統(tǒng)

合同變更控制系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)與整體變更控制系統(tǒng)整合起來。

2）采購績效審查（依據(jù)合同來審查賣方在規(guī)定的成本和進(jìn)度內(nèi)完成項(xiàng)目范圍和達(dá)到質(zhì)量要求的情況，可能是項(xiàng)目狀態(tài)審查的一個(gè)部分。）

3）檢查與審計(jì)

4）報(bào)告績效

根據(jù)協(xié)議要求，評估賣方提供的工作績效數(shù)據(jù)和工作績效報(bào)告，形成工作績效信息，并向管理層報(bào)告。5）支付系統(tǒng)

先由被授權(quán)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員證明賣方的工作令人滿意，再通過買方的應(yīng)付賬款系統(tǒng)向賣方付款。

6）索賠管理（如果買賣雙方不能就變更補(bǔ)償達(dá)成一致意見，甚至對變更是否已經(jīng)發(fā)生都存在分歧，那么被請求的變更就成為有爭議的變更或潛在的推定變更。有爭議的變更也稱為索賠、爭議或訴求。）

7）記錄管理系統(tǒng)（項(xiàng)目經(jīng)理采用記錄管理系統(tǒng)來管理合同、采購文檔和相關(guān)記錄。）

輸出：

1）工作績效信息

工作績效信息為發(fā)現(xiàn)當(dāng)前或潛在問題提供依據(jù)，來支持后續(xù)索賠或開展新的采購。

2）變更請求

3）項(xiàng)目管理計(jì)劃更新

采購管理計(jì)劃、進(jìn)度基準(zhǔn)、成本基準(zhǔn)

4）項(xiàng)目文件更新

5）組織過程資產(chǎn)更新

往來函件、支付計(jì)劃和請求、賣方績效評估文件。

賣方績效評估文件由買方編制，記錄賣方繼續(xù)執(zhí)行現(xiàn)有合同工作的能力，說明是否允許賣方承接未來項(xiàng)目的工作，或?qū)u方執(zhí)行項(xiàng)目工作的績效進(jìn)行評級。

4、結(jié)束采購

結(jié)束采購是完結(jié)單次項(xiàng)目采購的過程。 本過程的主要作用是， 把合同和相關(guān)文件歸檔以備將來參考。在多階段項(xiàng)目中，合同條款可能僅適用于項(xiàng)目的某個(gè)特定階段。這種情況下，結(jié)束采購過程就只能結(jié)束該項(xiàng)目階段的采購。采購結(jié)束后，未決爭議可能需要進(jìn)入訴訟程序。

合同提前終止是結(jié)束采購的一個(gè)特例。

輸入：

1）項(xiàng)目管理計(jì)劃

2）采購文件

工具和技術(shù)：

1）采購審計(jì)：

2）采購談判；

3）記錄管理系統(tǒng)

輸出：

1）結(jié)束的采購

買方（通常是其授權(quán)的采購管理員）向賣方發(fā)出關(guān)于合同已經(jīng)完成的正式書面通知。

2）組織過程資產(chǎn)更新

采購檔案、可交付成果驗(yàn)收、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)文檔。