在微博中提到效率手冊(cè)時(shí)，常常有朋友問(wèn)我是如何使用的。分享是美德，正好趁早團(tuán)隊(duì)成立研究所，將效率手冊(cè)的使用方法作為課題來(lái)研究，我就按照趁早研究所提出的格式，分享我在效率手冊(cè)使用過(guò)程中的一些思路和心得，希望能給使用效率手冊(cè)的朋友們一些啟發(fā)和幫助。我們共同探討，深入挖掘效率手冊(cè)的使用價(jià)值！
一、研究員資料
Lucia，女，80后85前。機(jī)關(guān)公務(wù)員，忙碌于繁瑣的會(huì)務(wù)工作；三歲小女孩的媽媽?zhuān)芯扌纷念櫦姨刭|(zhì)，但又自私地保留了屬于自己的時(shí)間，希望能在經(jīng)營(yíng)好家庭的同時(shí)不斷提升自我，在人生路上常常遇到「更好的自己」。
二、相遇相認(rèn)
2013年初，朋友產(chǎn)后塑身，在豆瓣上看到「和瀟灑姐健身100天」的圖片，強(qiáng)烈推薦并結(jié)伴努力。我們順藤摸瓜，找到瀟灑姐的微博，再找到趁早小店。朋友買(mǎi)了瀟灑姐的書(shū)，也買(mǎi)了效率手冊(cè)送給我們作為禮物。我非常認(rèn)同瀟灑姐的生活態(tài)度和思維方式，從此開(kāi)始使用效率手冊(cè)并關(guān)注趁早的一路成長(zhǎng)。
三、自成一統(tǒng)
時(shí)間管理的GTD理論中關(guān)于總體檢視工作，有“六層次法”，像飛機(jī)起飛的過(guò)程：
跑道——目前的行動(dòng)；
一萬(wàn)英尺——當(dāng)前的項(xiàng)目；
兩萬(wàn)英尺——關(guān)注和責(zé)任范圍；
三萬(wàn)英尺——1-2年的目標(biāo)；
四萬(wàn)英尺——3-5年的展望；
五萬(wàn)英尺——人生。
這是個(gè)從微觀到宏觀的檢視過(guò)程，而我使用效率手冊(cè)的思路，則是從宏觀到微觀——
·首先確定人生夢(mèng)想，為自己樹(shù)立一座燈塔；
·循著燈塔的光亮，確定今年要做些什么才能朝著那個(gè)方向前進(jìn)；
·將今年的任務(wù)拆分到每個(gè)月，再結(jié)合季節(jié)性的日?；顒?dòng)，確定每個(gè)月的重要事項(xiàng)；
·每個(gè)月有四個(gè)星期，將每月計(jì)劃和最新接到的任務(wù)拆分到每一周，這一周便有了方向；
·最后，水到渠成，每天需要做什么，已了然于胸。
按照這個(gè)思路，我在使用效率手冊(cè)時(shí)，就是從「一生的計(jì)劃」開(kāi)始，然后是每年計(jì)劃、每月計(jì)劃、每周計(jì)劃、每日計(jì)劃。
接下來(lái)，我以正在使用的2014效率手冊(cè)薄本為例，分享我的使用方法和心得。
一生的計(jì)劃
今年流行一句話(huà)——夢(mèng)想一定要有，萬(wàn)一實(shí)現(xiàn)了呢？我深感認(rèn)同。就算不能實(shí)現(xiàn)，夢(mèng)想也一定要有，因?yàn)閴?mèng)想就是黑暗中的燈塔，為人生旅程提示航向。有夢(mèng)想的人是幸福的，不管遇到多少岔路，總能知道前行的方向所在，明白自己將要走向何處。
趁早效率手冊(cè)的最后，設(shè)置了「一生的計(jì)劃」，瀟灑姐將建立在她電腦里的這份文檔分享給趁早效率手冊(cè)的使用者，引導(dǎo)大家一邊填寫(xiě)，一邊思考自己一生的計(jì)劃。
我雖然從2013年開(kāi)始使用效率手冊(cè)，卻是今年才真正認(rèn)識(shí)到夢(mèng)想的重要性，認(rèn)真思考自己一生的計(jì)劃。在填寫(xiě)2014效率手冊(cè)中「一生的計(jì)劃」時(shí)，我將時(shí)間段定為了十年，記下了自己的「十年目標(biāo)」。
填寫(xiě)好效率手冊(cè)上的目標(biāo)后，我又制作了一張未來(lái)年表，進(jìn)一步細(xì)化夢(mèng)想的各個(gè)組成部分，將之分為健康&外形、知識(shí)&技能、見(jiàn)識(shí)&修養(yǎng)、社會(huì)&工作、家庭&生活和財(cái)富6個(gè)部分。給每個(gè)年度安排了一列，以便記錄靠近夢(mèng)想的進(jìn)度。
這份未來(lái)年表是參照《記事本圓夢(mèng)計(jì)劃》一書(shū)的介紹，根據(jù)我的具體情況設(shè)計(jì)的，貼在效率手冊(cè)「一生的計(jì)劃」頁(yè)面，不時(shí)翻看，常記夢(mèng)想，不忘初心。
這張表將會(huì)在未來(lái)十年一直伴隨著我，提醒我努力的方向。粘貼用的膠帶可以反復(fù)粘貼，是很好的輔助工具，有很多種用法，后面分享輔助工具時(shí)會(huì)講到。
每年計(jì)劃
填寫(xiě)好「一生的計(jì)劃」，再由此制定好未來(lái)年表后，每一年的計(jì)劃就呼之欲出了。
效率手冊(cè)中有一頁(yè)供我們填寫(xiě)愿望清單，打開(kāi)效率手冊(cè)時(shí)經(jīng)常能看到這份清單，方便我們檢視還有哪些愿望仍然停留在愿望層面，督促自己馬上行動(dòng)。
在每個(gè)愿望的后面，我都留下了空間，年末總結(jié)時(shí)，會(huì)以畫(huà)星星的方式評(píng)價(jià)愿望的實(shí)現(xiàn)程度，未實(shí)現(xiàn)而又依然想實(shí)現(xiàn)的愿望，寫(xiě)入下一年的愿望清單，并提醒自己，已經(jīng)擱置了一年哦！
在一年的時(shí)間里，會(huì)完成很多計(jì)劃外的事項(xiàng)，產(chǎn)生一些并未列入愿望清單的收獲，所以我的年終盤(pán)點(diǎn)，并非僅僅檢視計(jì)劃完成情況，而是全面回顧這一年的情況，以思維導(dǎo)圖的方式呈現(xiàn)。
今年還有兩個(gè)月，這份年終盤(pán)點(diǎn)的思維導(dǎo)圖尚不完善，有新的內(nèi)容可以隨時(shí)更新。（又見(jiàn)可多次使用的膠帶君~~）
效率手冊(cè)中的年歷，我主要用來(lái)做旅行規(guī)劃。新的一年法定假日的放假安排一公布，就可以用不同顏色的筆標(biāo)出放假的時(shí)間段，結(jié)合周末和年假，規(guī)劃本年度的旅行安排。
以年為單位的規(guī)劃項(xiàng)目，效率手冊(cè)還安排了體重管理坐標(biāo)軸，可以記錄12個(gè)月的體重變化情況。以前我不太重視這部分，年初體重暴增被同事笑話(huà)，受刺激后決心認(rèn)真管理體重，辦健身卡、請(qǐng)私教、制定100天減肥計(jì)劃，終于慢慢接近理想體重。
羞澀地秀一下我的體重管理坐標(biāo)軸，初始數(shù)據(jù)很恐怖，不許嘲笑我！
以前看瀟灑姐秀的坐標(biāo)軸，一路朝下，我自己的卻是曲折起伏，太有挫敗感了，嗚嗚嗚~
7月28日我開(kāi)始了100天減肥計(jì)劃，嚴(yán)格實(shí)施詳盡的計(jì)劃，終于有所起色，實(shí)現(xiàn)了一路向下的體重曲線(xiàn)，對(duì)「將體重作為一個(gè)項(xiàng)目來(lái)管理」頗有感觸，印證了用項(xiàng)目管理的思維來(lái)生活效果顯著。
每月計(jì)劃
最初使用趁早效率手冊(cè)時(shí)，讓我眼前一亮的就是這頁(yè)月度計(jì)劃表單了。
列出每個(gè)月最重要的事，分別制定理財(cái)、學(xué)習(xí)、出行和健身計(jì)劃，完成了這張表單，對(duì)這個(gè)月的重要事項(xiàng)便有了大致的把握。
理財(cái)計(jì)劃這部分可能比較適合學(xué)生或職場(chǎng)新人，財(cái)務(wù)狀況比較簡(jiǎn)單，這幾行就夠用了。成立家庭特別是有了孩子以后，財(cái)務(wù)狀況會(huì)復(fù)雜很多（我是用隨手記APP來(lái)管理家庭財(cái)務(wù)的）。
這個(gè)設(shè)計(jì)有利于引導(dǎo)用戶(hù)重視理財(cái)，早作準(zhǔn)備，也是趁早精神的一部分。
學(xué)習(xí)計(jì)劃中的資格證書(shū)和學(xué)會(huì)的技能，我用得比較少，在今年的建議中也提出了修改意見(jiàn)。讀書(shū)計(jì)劃我用來(lái)確定閱讀主題，然后搜羅書(shū)單，開(kāi)展密集的專(zhuān)題閱讀。
每月的月歷表，我用來(lái)記錄已經(jīng)確定時(shí)間地點(diǎn)的事項(xiàng)，也就是GTD理論中的「圣地」理念。
這個(gè)月歷表看起來(lái)有些空，因?yàn)楝F(xiàn)階段我主要任務(wù)還是籌備和協(xié)助，確定的日程并不算多。
對(duì)于我來(lái)說(shuō)，在月歷表中僅僅記錄已經(jīng)確定的事項(xiàng)，好處有兩點(diǎn)：
1.有新的預(yù)約時(shí)，直接翻開(kāi)這張表，一眼看上去就會(huì)知道哪個(gè)時(shí)間段有空。小時(shí)候看電視，職場(chǎng)麗人一手拿電話(huà)一手拿筆記本，瞟兩眼就定下時(shí)間，干爽利落。若是在月歷表上寫(xiě)了太多未定的計(jì)劃事項(xiàng)，看半天才能確定哪個(gè)時(shí)間段可用，效果就大打折扣了。
2.我的工作任務(wù)中有一項(xiàng)是整理每月大事記，搜集各方面資料整理完后，再核對(duì)一遍日歷表，也是查漏補(bǔ)缺的一個(gè)步驟。
旁邊的Special Memo，我用來(lái)作任務(wù)收集器，根據(jù)日歷表的填寫(xiě)情況，記下這個(gè)月需要完成的任務(wù)，起到提醒和備忘的作用。
每周計(jì)劃
我在工作中發(fā)現(xiàn)，有一些事情，并沒(méi)有要求一定要在某天完成，只要在那一周內(nèi)解決就OK了。但是效率手冊(cè)中沒(méi)有設(shè)計(jì)周計(jì)劃的頁(yè)面，如果全都寫(xiě)在星期一，星期一的計(jì)劃就沒(méi)空間寫(xiě)了。
于是，我將周計(jì)劃寫(xiě)在星期天，一般周日需要記錄的內(nèi)容不多。在寫(xiě)周計(jì)劃時(shí)，我分別列出工作和生活兩部分的計(jì)劃，工作計(jì)劃必須完成，生活計(jì)劃有的可以順延。
每周計(jì)劃與每日計(jì)劃的一個(gè)重要區(qū)別是，每周計(jì)劃列出的是項(xiàng)目，而每日計(jì)劃列出的是下一步行動(dòng)。
比如，每周計(jì)劃中我只需要列出「調(diào)研座談會(huì)」，接下來(lái)那一周中的每日計(jì)劃，我需要列出的則是諸如發(fā)函、落實(shí)名單、收集匯報(bào)材料等具體的操作步驟，將這些記在效率手冊(cè)上，減輕大腦負(fù)擔(dān)。
如果不占用周日的空間，可以用便利貼記下每周計(jì)劃，隨著每一天的推進(jìn)貼在不同位置。趁早小店推出的趁早表單系列中，有每周目標(biāo)，也是可以N次貼的，這是對(duì)效率手冊(cè)很好的補(bǔ)充。
每日計(jì)劃
啦啦啦，一番啰嗦后，終于寫(xiě)到了效率手冊(cè)中占最大比例的每日計(jì)劃部分了！先按照趁早研究所的要求，分享「最能代表我使用痕跡」的兩頁(yè)：
我的效率手冊(cè)頁(yè)面比較樸素，只有藍(lán)色和黑色。內(nèi)容則五花八門(mén)，除了已定安排、計(jì)劃完成的任務(wù)外，還有一些小心情、小收獲，聽(tīng)到或看到的好句子也會(huì)記錄在手冊(cè)上，事后翻看時(shí)常常會(huì)引起很多回憶。大概就是因?yàn)檫@些，一本本的效率手冊(cè)，便構(gòu)成了我們豐富的人生。
已經(jīng)確定的安排
在給2015效率手冊(cè)的建議郵件中，我提出設(shè)置Must方框，開(kāi)辟專(zhuān)門(mén)空間記錄已經(jīng)確定了時(shí)間地點(diǎn)的安排，比如會(huì)議活動(dòng)、預(yù)約等等，使其能夠一目了然，不會(huì)淹沒(méi)在N多未定的計(jì)劃和想法中。使用2014效率手冊(cè)時(shí)，我是將每天前三行用來(lái)記錄已定安排。
記下已定安排，就可以按照這個(gè)deadline來(lái)規(guī)劃準(zhǔn)備工作，倒逼前幾天的計(jì)劃。
另外，生活中常遇到一些有時(shí)間間隔的事件，比如今年女兒剛上幼兒園，5月7日去幼兒園辦理入園手續(xù)時(shí)得知5月16日前交體檢報(bào)告，7月2日下午開(kāi)家長(zhǎng)會(huì)，8月下旬老師家訪(fǎng)，8月30日下午親子活動(dòng)，9月2日正式入學(xué)。
這些活動(dòng)有具體時(shí)間，但又有所間隔，分別記在效率手冊(cè)上，就不用老是惦記著。日子一天一天過(guò)，效率手冊(cè)一天一天翻，翻到那一天，就知道有這個(gè)安排，提前做好準(zhǔn)備，輕松自如，從容不迫。
計(jì)劃要做的事
每天的計(jì)劃，分為兩個(gè)部分：
第一部分是必須完成的，是由已經(jīng)確定的安排倒逼而來(lái)的準(zhǔn)備工作，完成這些計(jì)劃，才能確保已經(jīng)確定的安排順利進(jìn)行。比如10日要開(kāi)會(huì)，那么就要按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)準(zhǔn)備會(huì)議的各種材料及會(huì)務(wù)工作；20日要迎接老師的家訪(fǎng)，那么就要提前做好家訪(fǎng)前的準(zhǔn)備，比如需要提交的資料、想讓老師知曉的信息、孩子的心理建設(shè)以及打掃衛(wèi)生等瑣事。
第二部分是想要完成的，源自未來(lái)年表、愿望清單、本月計(jì)劃等等，做好這些，可以讓自己走上通向美好未來(lái)的道路。比如寫(xiě)一篇文章，讀一本書(shū)，拆分一個(gè)項(xiàng)目，實(shí)施某個(gè)計(jì)劃……
每天的計(jì)劃，都是重要的事。第一部分，是重要且緊急的事，這部分構(gòu)成了我們的現(xiàn)在；第二部分，是重要不緊急的事，這部分指向我們的未來(lái)。
再次強(qiáng)調(diào)，寫(xiě)在每日計(jì)劃中的，一定要是下一步，是具體的動(dòng)作，由年計(jì)劃、月計(jì)劃、周計(jì)劃中的項(xiàng)目拆解而來(lái)。這樣才能降低實(shí)施的難度，避免拖延。
經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和感悟
在「筆記方法」的主題閱讀中，有筆記達(dá)人建議在手帳中設(shè)置「每日學(xué)習(xí)」和「每日反省」欄目，記下值得學(xué)習(xí)以及需要反省的內(nèi)容。日積月累，收獲豐富。
曾經(jīng)看到過(guò)一句話(huà)，非常認(rèn)同——
人的一生取決于讀過(guò)的書(shū)和遇到過(guò)的人，你很可能因?yàn)橛龅侥骋粋€(gè)人，讀到某一本書(shū)，認(rèn)識(shí)到某些事實(shí)，而change your life。
每一天，都有可能遇到change your life的人或事，也有可能因?yàn)楹雎粤诉@些人和事，而錯(cuò)過(guò)改變?nèi)松倪@次機(jī)遇。在發(fā)生之前，我們一無(wú)所知。記錄下那些轉(zhuǎn)瞬即逝的感悟，就像用在腦子里刻下了一道印記，相同的印記刻多了，改變自然會(huì)發(fā)生。
效率手冊(cè)的篇幅有限，不能每天設(shè)置這兩個(gè)欄目，但這并不妨礙我們找到空間寫(xiě)下這些感悟?；蛟S零碎，或許淺顯，但每一天每一天的累積，便是我們的人生。
情緒宣泄
《遇見(jiàn)未知的自己》等很多書(shū)中，都提到了讓自己心情平和的方法，首先便是接納自己的情緒。情緒的波動(dòng)不可避免，讓我們痛苦的往往不是情緒本身，而是對(duì)情緒的抗拒。
我用效率手冊(cè)來(lái)接納自己的情緒，特別是負(fù)面情緒。心里堵得慌時(shí)，在效率手冊(cè)上寫(xiě)下這些情緒，慢慢地就能平靜下來(lái)。特別是學(xué)了一些簡(jiǎn)筆畫(huà)后，簡(jiǎn)單地畫(huà)上幾筆，隨著畫(huà)面漸漸呈現(xiàn)，我的情緒似乎也都宣泄出來(lái)了，恢復(fù)了內(nèi)心的平和。治愈系啊！
金句摘抄
效率手冊(cè)的一大特色是附贈(zèng)了瀟灑姐的很多金句，我很喜歡的這兩條，是我的「三觀」的重要構(gòu)成部分——
長(zhǎng)期的優(yōu)先級(jí)的區(qū)別造成了人與人的區(qū)別，時(shí)間用在哪里，是看得見(jiàn)的。
真正的人脈是：用最大化的平臺(tái)和機(jī)會(huì)，讓大家知道并信任你的人品和能力。然后在機(jī)會(huì)來(lái)臨時(shí)，能夠第一個(gè)想到你，打電話(huà)給你。在彼此需要幫助時(shí)，欣然的用各自的強(qiáng)項(xiàng)互相幫助。
在閱讀或者平日與別人交往時(shí)，我也常常會(huì)聽(tīng)到一些金句，咀嚼回味覺(jué)得很有道理，便記在效率手冊(cè)上，每看一次，都會(huì)有所感悟。
————————————
以上，就是我從夢(mèng)想出發(fā)，將美好的未來(lái)拆分到每一年、每一月、每一周，直至每一天。如此，我知道自己每一天在向著哪里努力，「美好的未來(lái)正在發(fā)生」便可成為現(xiàn)實(shí)！
PS.效率手冊(cè)是人生管理的一種工具，每個(gè)人都有自己的使用方式，我的思路和用法基于自己的思維方式和偏好，僅供大家參考，歡迎批評(píng)指正。
下篇，我將會(huì)分享輔助工具和蝴蝶效應(yīng)，敬請(qǐng)期待~~~
