PPT演講需要注意的點

以下,是我在當(dāng)時輔導(dǎo)完這位學(xué)員后總結(jié)下來的一些輔導(dǎo)心得,分享出來給大家看一看。如果你也有做職場演講的需要,我想這些東西對你會有幫助的。

第一,邏輯為王

很多人做演講,經(jīng)常會出現(xiàn)一組連串的癥狀:讓人聽著云里霧里,過渡生硬,講得干巴巴,沒信心,想逃離,越講越緊張,很多時候只能照著PPT念一些官方辭令色彩濃重的書面語言。為什么這樣?我已經(jīng)多次在這個微信公眾號談過這個問題,最核心的原因就是:對于貫穿在PPT之中的大大小小的邏輯關(guān)系,演講者還沒有捋清楚。尤其是對于所要論述的兩個要點,怎么從A過渡到B,這中間的邏輯關(guān)系,很多學(xué)員一開始只是了解個大概,并沒有思考透徹。其他事情或許可以模模糊糊,但是做演講時,對于邏輯的梳理卻來不得半點馬虎。邏輯不順,就好比一個孩子先天不足,先天不足,后面就會造成一系列的問題。有些問題,甚至是無藥可救的。所以,想解決問題,很多時候就得從捋順整個演講的大小邏輯開始。?

第二,串詞的表達(dá)

我們在做一些工作型和商務(wù)型匯報的時候,很多人都有要點意識,我發(fā)現(xiàn)他們都會提前自覺地會把各個說話要點概括成1234這樣的點,說實話,這是個好習(xí)慣。但是,在涉及到要點的表達(dá)時,問題就來了:在正式展開去介紹各個要點之前,一般不是得有一個引入的串詞介紹嘛!比如「對于這個要點,我主要就說以下三個方面」,「關(guān)于這個問題,我主要從以下三個角度展開」,或者「這事,我就說三句話」。你看,對于這種串詞的表達(dá),我發(fā)現(xiàn)很多學(xué)員往往會打個磕巴,他們不知道具體該怎么說好。因為他們往往把重點精力放在各個要點內(nèi)容的準(zhǔn)備上,對于這種細(xì)枝末節(jié)的修飾語,就會忽略。以為自己能講好,實際往往容易出紕漏。當(dāng)然這個問題解決起來還是比較容易的,你只要是在試講階段發(fā)現(xiàn)了這個問題,并確定好措辭,稍微練上幾遍,講熟了,問題就解決了。?

第三,情境化

不管是阿里的學(xué)員,還是互聯(lián)網(wǎng)公司的學(xué)員,我發(fā)現(xiàn)他們在做演講的時候,都有一個共同點:說話的時候術(shù)語多,容易把問題抽象化,概括化。要是跟同事同行這樣的「自己人」交流,這樣的表達(dá)方式是沒問題的。但是,如果你的這個匯報是要面向并不熟悉行業(yè)和職業(yè)背景的「外人」去講,那么對方聽起來就會很吃力??紤]到互聯(lián)網(wǎng)公司做內(nèi)部晉升演講的時候,往往會有其他部門的領(lǐng)導(dǎo)和人力資源部的領(lǐng)導(dǎo)加入評委席,所以對于這些人講話,很多時候就必須得注意「情景化」的技巧。比如當(dāng)你在講某些做法時,在說怎么做之前,一方面,你得先結(jié)合具體的情境,給聽眾解釋一下這些做法是在什么情況下展示的。另一方面,在展開講各個做法時,也要結(jié)合具體情境來簡要敘述你是怎么做的,而不能只用高度概括化和抽象化的純術(shù)語敘述(除非你自信你講的東西在座的各位都懂)。

第四,把思考過程講出來

對于一個工作項目,常規(guī)的匯報思路分以下幾個模塊:背景,痛點,對策,效果,反思。我曾經(jīng)問過學(xué)員一個問題,我說這幾個模塊的內(nèi)容,哪個最重要?有的學(xué)員回答是對策,有的是效果,有的是反思。然而我的回答卻往往出乎他們的意料,我說兩件事情才是最重要:第一,「聽眾最想聽到的,才是最重要的」,第二,「你在梳理痛點,對策,效果,反思等模塊的內(nèi)容背后的思考邏輯,才是最重要的」。前面這個方面,自然不必多說,畢竟匯報的對象就是領(lǐng)導(dǎo),讓他們獲取有價值的信息,就是匯報的意義,所以,說他們真正想知道的有用信息,就成了匯報成功的關(guān)鍵。第二,在告訴聽眾想知道的信息的過程中,還有一個方面,也是領(lǐng)導(dǎo)會特別關(guān)注的——對于很多你得出的結(jié)論,你背后的思考邏輯是什么。比如你說對于某事存在三個痛點。有時,對方就會疑問:除了這樣三個痛點之外,還有其他方面的痛點嗎?你怎么證明你把所有痛點都涵蓋清楚了?你是不是有刻意回避你沒有好好解決的痛點?再比如針對某些痛點所提出的對策,作為匯報人來說,自己具體做了什么,怎么做的,這部分是容易講清楚的。但是對于某個痛點,自己為什么會得出對應(yīng)的策略,或者對于這些對策具體是怎么來的?他們在匯報時往往是不講的,而這個問題,有時又恰巧是領(lǐng)導(dǎo)所關(guān)心的。所以當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)對你有這方面的期待時,那么你再把這層意思給想清楚,講清楚,你的匯報就能把領(lǐng)導(dǎo)「講服」。

第五,精簡

能私下約我做輔導(dǎo)的學(xué)員,無一例外,都是工作態(tài)度極其認(rèn)真和刻苦的人,所以在工作上和業(yè)務(wù)上,他們往往親力親為,盡心盡力地做出了好多成績。也正是因為做得多,所以可以講的事情就多。但問題是,工作匯報也好,晉升演講也好,時間都是限定的,就給你15-20分鐘時間。所以怎么樣在有限的時間里把自己的成績和思考講清楚,這就是擺在很多學(xué)員面前的問題。最近找我線下線上輔導(dǎo)的學(xué)員,我發(fā)現(xiàn)十個學(xué)員在做一開始試講的時候,有九個都是會超時的。超時之后,自然就面臨「精簡」的問題。關(guān)于精簡這個事情,方法有很多,這里我只說一條最近輔導(dǎo)學(xué)員做工作匯報的過程中用得最多的指導(dǎo)方法:一頁PPT中,往往有一個一級標(biāo)題,下面有再分幾個二級標(biāo)題,但是真正涉及到需要展開講的內(nèi)容,往往就是PPT的三級標(biāo)題。很多學(xué)員之所以會說話累贅,流失了太多時間,問題往往就出那些三級標(biāo)題上。對于這些三級標(biāo)題,我給學(xué)員做了一個規(guī)定,讓他們平均只用一到兩個帶有情境化的自然句子,就說清楚該要點的核心內(nèi)容。如果說不清楚,就再想,想到能夠說清楚的一兩個句子為止。這樣一來,對于大量三級標(biāo)題的論述,就會顯得干脆利落。這部分一旦「瘦身」成功,整個演講就可以省下大把的時間。

第六,語氣,對話感,自然度

十有八九的學(xué)員會存在時間超時的問題,同樣,還有一種問題也是十有八九的學(xué)員都會遇到的——演講的語氣問題。私下跟我聊工作上的事情時,學(xué)員的思路也好,語氣也好,往往都對,100分,極其自然。但是一到現(xiàn)場開始當(dāng)著我的面做試講時,我發(fā)現(xiàn)學(xué)員的語氣就變了。雖說不至于拿腔拿調(diào),但是離原先正常講話說事的那種自然狀態(tài),會存在一定的差距。這個時候,作為他們的教練,我得不斷地動用自己的方式幫他們「找回自我」。比如在他們當(dāng)著我的面排練的時候,我會寫個小紙條,提醒他們找回帶有自然感和對話感的說話語氣。再比如,學(xué)員在正式講的時候,往往不習(xí)慣底下的人,只習(xí)慣看屏幕或者電腦,那么這個時候,我會提醒他們看我眼睛,同時在他講的時候,我還會發(fā)出聲音去應(yīng)和他,甚至還會給他提出一些問題,努力把他們拉到我與他對話的那種情境,有了那種對話情境之后,他們的語氣就會從「背稿模式」慢慢切換到「對話模式」上來。?

第七,應(yīng)對意外

我在現(xiàn)場輔導(dǎo)學(xué)員做演講的時候,尤其是到了學(xué)員做好準(zhǔn)備,當(dāng)著我的面做排練和試講的環(huán)節(jié),我常常會「有意使壞」。比如我會在學(xué)員講課的時候,故意把翻頁筆的適配器拔掉。比如前幾天我給阿里的學(xué)員做輔導(dǎo)的時候,就這么干了。小姑娘原本講得好好的,忽然發(fā)現(xiàn)翻頁筆失靈了,稍稍慌亂了一下,說「啊,翻頁筆翻不了了」,然后有點不知所措。這時我馬上告訴她,這是我故意拔掉的,我讓她記住,到時在匯報現(xiàn)場的時候,你也有可能遇到這種意外情況。遇到之后,你不要慌,你就回到自己的座位上,若無其事地去調(diào)試一下你的設(shè)備。一邊調(diào)試,一邊繼續(xù)講。如果這時需要翻頁,你就先通過電腦的上下鍵翻個頁。等到設(shè)備調(diào)試好了之后,你再繼續(xù)。我說這個部分,處理好了,非但不減分,反而大大給你的演講加分。

第八,互動式鋪墊法

假設(shè),有時我們在演講時需要去在展開講某一個要點,假設(shè)這個要點包含四個操作性的建議。當(dāng)我們正式展開去講這個要點之前,肯定需要講一些話來做鋪墊。然而對于前面的一堆鋪墊性的語言,很多人往往講不好,因為這個特別考驗人承上啟下的邏輯能力。如果你是去做匯報型演講,那么這種鋪墊性語言就只能提前琢磨好,沒有商量余地的。但是如果你是去做那種講座和培訓(xùn)型演講,那么對于這種鋪墊性語言,你是可以「偷個懶」的,你就直接拿著這個要點,先問聽眾一個問題,問問聽眾對于這個要點的具體操作方法,有什么經(jīng)驗或者理解。等聽眾談完了自己的想法,你再稍微歸納一下,最后再提出自己PPT當(dāng)中的內(nèi)容。這樣一來,聽眾的回答,或者你跟聽眾的互動,相當(dāng)于就成了展開論述前的鋪墊。這種鋪墊的效果,也絲毫不會差于自己邏輯性的鋪墊。昨天有一位律師找我做輔導(dǎo),他是想去跟一些同行分享自己在法律方面的經(jīng)驗,這種經(jīng)驗分享會,有點講座和講課性質(zhì),所以在有些不知道怎么鋪墊導(dǎo)入的部分,我就教了他這種「互動式鋪墊法」。

以上,就是大白在最近密集地做了大量一對一線下輔導(dǎo)之后總結(jié)出的一些教學(xué)經(jīng)驗,多多梳理這種經(jīng)驗,好處多多:一方面,既是對我自己的教學(xué)成果做一次梳理和總結(jié)。因為好多好東西,你要不專門找個文章寫寫,很多就會忘記的。現(xiàn)在年紀(jì)越大,越發(fā)現(xiàn)腦子這東西靠不住。當(dāng)然另一方面,我把我在教學(xué)過程中發(fā)現(xiàn)的一些存在于學(xué)員身上的普遍問題概括出來,并把解決對策也講出來,對于想提升演講技術(shù)的朋友來說,想必也是一種幫助。

最后,以一個小的情境片段來結(jié)束今天的這個文章。那天我在輔導(dǎo)完阿里的一位學(xué)員時,時間已經(jīng)將近12點。結(jié)束的時候,這個學(xué)員跟我說了一句話,她說「大白老師,我回去再把這個演講試講20幾遍應(yīng)該夠了吧」。一聽20遍,我楞了一下。沒等我說話,她又說了一句「我們有個同事還說要練習(xí)30遍呢」。為什么會愣住,是因為有感觸,我的感觸主要是兩點:首先,我倒不是驚訝于20遍這個數(shù)字,畢竟我當(dāng)年一開始做演講那會,別說20遍,一次演講提前試講100遍的經(jīng)歷都有。只是最近這些年,我很少做那么高強度的演講排練了。這會,忽然聽到有人直接跟我說要做幾十遍的排練,這多少還是會讓我想到以前的那段歲月。當(dāng)然,讓我真正驚訝的是,20遍,30遍,這樣的排練強度,從他們的嘴巴里講出來,居然是那么輕松和習(xí)以為常的事。阿里巴巴,顯然是一家偉大的公司,而我的這些學(xué)員們能夠進阿里,也顯然都是有原因的。

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