如果有人問我，踏入職場要學(xué)習(xí)的第一件事是什么？
我想我會(huì)毫不猶豫地回答——發(fā)郵件！
我曾經(jīng)讀過這樣一句讓我印象十分深刻的話：
“電子郵件能夠?qū)⑹虑闀婊?，沉淀聲音，落?shí)決策，能夠不受人在不在場影響，能夠更加廣泛知會(huì)信息、征詢建議?！?/p>
沒錯(cuò)，電子郵件是職場中不可或缺的一部分。
學(xué)會(huì)發(fā)郵件，學(xué)會(huì)得體地發(fā)郵件，尤其是學(xué)會(huì)得體地回復(fù)郵件，也是我心里職場新人的第一要?jiǎng)?wù)。
因?yàn)橐环馄恋皿w的郵件發(fā)出去，能夠極大地有利于樹立你在對方心目中的專業(yè)形象，甚至能夠推動(dòng)原本效率不高的溝通和交流，讓工作變得更加簡單順暢。
2016年的3 月 8 日，電子郵件之父，同時(shí)也是@符號的發(fā)明者雷·湯姆林森去世了。
據(jù)說，截止當(dāng)時(shí)，全球每天發(fā)送出去的郵件有 1990 億封，至少有 10 億用戶在使用電子郵件。
電子郵件的使用，是每一個(gè)職場上的人幾乎都無法避免的工作之一。
那么，
工作中郵件的書寫是不是有一些規(guī)范可以遵循呢？
郵件的發(fā)送和回復(fù)有哪些潛規(guī)則呢？
使用英語和中文書寫郵件是不是有不同？
那些to cc bcc 又是什么意思呢？
......
下面跟大家一起分享一下自己寫郵件過程中學(xué)到的知識和自己琢磨的體會(huì)，
也請大家務(wù)必根據(jù)自己職位和行業(yè)的實(shí)際情況來進(jìn)行使用前的篩選~
首先，我們應(yīng)該明確電子郵件在職場中的作用：
A 通知某個(gè)事情
B 電子郵件往往是正式的工作報(bào)告，日常請示和審批；
C 某一問題征詢意見和建議；
D 個(gè)會(huì)議或活動(dòng)的邀約
E 求收件人拍板、決定
同時(shí)，
電子郵件可以作為工作項(xiàng)目的歷史檔案；
電子郵件在必要時(shí)，還可以作為一種維護(hù)權(quán)益和明確責(zé)任歸屬的依據(jù)。
圍繞它的主要作用，我將從以下五個(gè)方面盡可能詳細(xì)地展開~
01 內(nèi)容
一、郵件要簡短，重點(diǎn)突出
寫郵件不是寫文章，一般來說，不超過五句話的郵件更容易被人快速地回復(fù)。
組織郵件語言的時(shí)候要盡可能地精煉語句，把那些沒用的廢話和修飾語都去掉。
簡短的同時(shí)重點(diǎn)要突出。
所謂重點(diǎn)呢，就是要讓收件人看到郵件后清楚地知道：
問題是什么？
我需要做什么？
什么時(shí)候做？最晚截止到什么時(shí)候？
二、設(shè)置一個(gè)規(guī)范得體的簽名
郵件后的簽名體現(xiàn)了公司形象的問題，一般來說格式應(yīng)該是：姓名/公司全稱/部門/項(xiàng)目組/聯(lián)系方式
當(dāng)然，如果公司有統(tǒng)一的模板，就還是要用統(tǒng)一的。
三、郵件正文概括附件內(nèi)容
如果發(fā)送的郵件里面有附件，那么最好在正文部分1、2、3、4條思路清晰地概括福建里的內(nèi)容。
讓收件人不需要下載附件，就能大體了解附件里說了些什么東西。
這對于提高溝通效率非常非常有幫助~！
四、對于別人郵件的回復(fù)要尊重
一般來說，除了那些標(biāo)注了“無需回復(fù)”字樣的郵件，其他的所有郵件都應(yīng)該禮貌地進(jìn)行回復(fù)。
而且原則上回復(fù)不應(yīng)該少于十個(gè)字，以示尊重。
什么？十個(gè)字太多了？
“嗯嗯，好的知道了，謝謝您”
這就十個(gè)字啊，也沒有那么難寫吧~
02 排版
一、字體和字號：郵件正文一般使用默認(rèn)的字體和大小就ok了。
二、段首不需要空兩格
劃重點(diǎn)！段首不需要空兩格！
為什么呢？
因?yàn)?，因?yàn)橄乱粭l。
三、表述完一段話手動(dòng)空行
郵件的正文寫完一段就手動(dòng)回車鍵空出一行，這樣能夠避免因?yàn)檎奈淖痔?，密密麻麻的一篇文字讓閱讀變得困難且乏味。
空一行和段首空兩行的本意其實(shí)是一樣的，都是為了標(biāo)明段落分隔。
而空一行能夠使文章段落更加清晰分明，所以段首縮進(jìn)自然也就沒什么意義啦~
四、去掉信紙
很多郵箱都會(huì)自帶一些花花綠綠、花里胡哨的信紙。
讓郵件正文變得亂七八糟不說，還讓整個(gè)郵件都變大啦！
03 時(shí)間
發(fā)一些重要郵件的時(shí)候盡量避免周一或周五，往往這兩天是垃圾郵件、通知推送最多的時(shí)候，重要的工作文件容易被隱藏在眾多垃圾文件中忽略掉。
04 發(fā)送、抄送和密送
TO（收件）的人：是要受理這封郵件所涉及的主要問題，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。
CC（抄送）的人：只是需要知道這回事，一般情況抄送的人不需要對郵件予以響應(yīng)，如果抄送的人有建議，可以單獨(dú)回Email，或者抄送的人是收件人的直屬上級，需要協(xié)助解決郵件問題并督促收件人及時(shí)回復(fù)。
BCC（密送）的人：即收件人是不知道你發(fā)給了密送的人，郵件的其它收件人看不到密送人的名字。
另外~我一般習(xí)慣在發(fā)送文件的時(shí)候密送給自己一份，這樣在收件箱里就完整保留了所有發(fā)出去的郵件。
05 其他
一、附件的名字不要起得很隨意，最好能夠讓人一眼就看懂它是什么東西~
二、附件一般可以上傳三個(gè)，需要上傳4個(gè)及以上附件就一定得先壓縮后上傳。
三、郵件發(fā)出去以后半天沒回應(yīng)可以用qq或者短信的方式提醒收件人一下，以免對方忽略掉你的郵件。
以上就是我平時(shí)學(xué)習(xí)過、積累到的一些關(guān)于職場郵件的問題~
如果大家還有什么能想到的，歡迎在評論中分享哦~
“每個(gè)人的職業(yè)生涯，都有很多種可能性。”
加油！
