會議承載團(tuán)隊目標(biāo)之重

會議承載著 決策、控制、協(xié)調(diào)和教育 等不可替代的功能。

好的會議守時高效，匯聚共識，激發(fā)熱情，形成動能，不愧為團(tuán)隊進(jìn)步的引擎；

差的會議不痛不癢，拖沓冗余，會而不議，議而不決，簡直是相當(dāng)于慢性殺人。

相信每個人都體驗過會議的種種失誤，讓整體效果大打折扣，甚至產(chǎn)生讓人產(chǎn)生對會議畏而生厭的負(fù)效應(yīng)。這里就針對會議的失誤形式、原因及規(guī)避方式進(jìn)行討論，希望有助于后續(xù)會議籌備工作的執(zhí)行。

會議中的三類失誤（現(xiàn)狀）

一、策劃階段的誤導(dǎo)

對會議召開目標(biāo)設(shè)定一旦出現(xiàn)偏差，導(dǎo)致會議主題、參會人員或會議組織形式的策劃出現(xiàn)問題。這種誤的后果是致命的。在策劃階段，就應(yīng)該積極溝通報告，決策層確認(rèn)導(dǎo)向。

這類錯誤，通過后續(xù)的任何方式的彌補都無法補償。這是會議策劃（投資）者都要面對的挑戰(zhàn)。

二、會議進(jìn)程中的疏漏

會議進(jìn)程失誤極為常見。常見的情形包括且不限于，而且每個人都深受其害：

會議開始時間拖延、

關(guān)鍵人員座次安排不當(dāng)、無法出席

電腦故障、

多媒體播放卡頓、

音響失真、

燈光不當(dāng)、

準(zhǔn)備資料不完備、

會議記錄缺失

會議拖延超時

不夸張的說，能夠完全規(guī)避這類問題的會議少之又少。這類問題更多的應(yīng)該歸咎于責(zé)任心差、演練不夠。通過嚴(yán)肅的問責(zé)和懲罰措施，可以把這類錯誤降到最低。

三、會議善后跟進(jìn)的缺失

會議現(xiàn)場結(jié)束后萬事大吉，抬腿走人，后續(xù)的工作無人推進(jìn)，如：會議記錄、存檔，會議效果跟進(jìn)分析及反饋。會議經(jīng)驗?zāi)毧偨Y(jié)及后續(xù)內(nèi)容及形式的優(yōu)化。如果會議后續(xù)工作缺失，則無法形成完整的會議。這樣的而會議不但無法落實目標(biāo)，導(dǎo)致會議效率的降低，更導(dǎo)致會議文化的崩壞。

以上這三類失誤讓我們的會議效果打了折扣。

我們要時刻牢記，會議是一種成本很高的工作形式，特別是現(xiàn)場會議。會議規(guī)模越大，耗費的人力成本、時間成本越高。公司的會議時間實際上是用薪酬買單的，因此我們要明確會議的意義，通知正確的人員參加會議，獲得正確思想指導(dǎo)并形成共識，帶回正確的信息并引導(dǎo)正確的行動。

只有這樣，才稱得上是高效的會議。

四項對策，保駕完美會議

這里，將我個人做會議籌備需要考慮的內(nèi)容用 4 X 4 的方式給大家呈現(xiàn)出來，供大家分享。旨在幫助會議策劃者理清思路，避免疏漏，確保會議的高效和成功。

其中的具體內(nèi)容比如查檢表記錄模版等，在網(wǎng)上都可以輕松的找到，這里不贅述。根據(jù)會議規(guī)模大小，設(shè)置不同規(guī)模的會議管理和會務(wù)服務(wù)團(tuán)隊，按照項目管理的方式進(jìn)行推進(jìn)。

1. 四大要素：圍繞安排會議的目的，確定會議主題、時間、人數(shù)、地點

3. 四大資源：管理人員，會務(wù)機(jī)構(gòu)，會議材料，運維資金。

4. 四大管理：內(nèi)容管理，人員接待，設(shè)備管理，會程管理。

5. 四大注意：全程演練，工作清單，完整記錄，應(yīng)急預(yù)案。

四、后記：別緊張，會議就是一場聚會

組織聚會，很多人都樂此不疲。會議，實質(zhì)上就是一種特殊類型的聚會，沒有必要為了籌備一個會議而產(chǎn)生情緒上的焦慮和壓力。

當(dāng)然，生活中如果沒有事先做好適當(dāng)?shù)陌才?，你不會舉辦聚會。在沒有準(zhǔn)備的情況下匆忙開個會也是很冒險的事情。另外一方面，工作的會議也可以像聚會一樣，靈活多樣、推陳出新。只要確保目標(biāo)導(dǎo)向，會議籌備時也完全可以腦洞大開。

總之，雖然會議的規(guī)模、形式、內(nèi)容和要求各有不同，無論是哪種會議，都需要良好的籌備。會議籌備者不但能夠得到鍛煉，更能展示組織策劃和管理才能。只要注意以上的4 X 4要點，相信您一定能把每一場會議做到極致。