【聲明】本文基于微軟《The ultimate meeting guide》編寫和整理，更多參見：https://clouddamcdnprodep.azureedge.net/asm/1057331/original

引言

高效會(huì)議是促成事業(yè)成功的必要因素。它們讓團(tuán)隊(duì)保持同步，及時(shí)獲得工作所需的信息。另一面，會(huì)議也是大家容易抱怨的對(duì)象。我們對(duì)會(huì)議即愛又恨。

01 你真的需要會(huì)議嗎

71%的高級(jí)管理者認(rèn)為會(huì)議是效率低下或沒有效果的。那什么時(shí)候開會(huì)才是必須的呢？只有能節(jié)省時(shí)間和費(fèi)用時(shí)，開會(huì)才是有價(jià)值。
沒有清晰議程導(dǎo)致會(huì)議沒有產(chǎn)出。在決定開會(huì)前，最好評(píng)估一下大家的時(shí)間，這是最基本的需要注意的地方。之后如果確實(shí)要開，則遵從下面的最佳實(shí)踐。

• 誰(shuí)是必須參加會(huì)議？
  識(shí)別關(guān)鍵利益相關(guān)者，只邀請(qǐng)他們。之后，通知相關(guān)人員，討論了什么議題，結(jié)論是什么。
• 會(huì)議的行動(dòng)項(xiàng)是什么？
  區(qū)分會(huì)議的目標(biāo)是不是要做決定，還是只是信息公告？
• 會(huì)議的規(guī)模有多大？
  如果會(huì)議人數(shù)超過(guò)10人，它更適合定位為演講，而非會(huì)議。
• 會(huì)議是否只是通知少數(shù)人？
  如果會(huì)議大部分時(shí)間是討論情況或者盤問信息，你只需要整理一份紀(jì)要，發(fā)送郵件或張貼在組織內(nèi)部的網(wǎng)站上。
• 會(huì)議能解決問題嗎？
  判斷一下這個(gè)會(huì)議能幫助你或其他伙伴達(dá)成一個(gè)重要的決定？或者說(shuō)服特定的人員來(lái)支持提案？還是此次會(huì)議屬于頭腦風(fēng)暴形式，用來(lái)收集產(chǎn)品、服務(wù)的新信息？如果你的答案都是“不”，很可能你并不需要這個(gè)會(huì)議。
• 是否有更好的替代方案，如使用微信群？
  如果是，使用這些方案，避免開會(huì)，不打擾大家的工作安排。
• 推遲或取消會(huì)議，是否會(huì)導(dǎo)致伙伴無(wú)法完成他們所承擔(dān)的任務(wù)？
  如果是，則盡快召集會(huì)議。

02 簡(jiǎn)單、成功的會(huì)議的收益

高效的會(huì)議會(huì)按時(shí)甚至提前結(jié)束，當(dāng)然它一定是遵循整個(gè)日程安排。會(huì)議的效率越高，你就有更多的時(shí)間去完成工作。換句話說(shuō)，積極有效的會(huì)議體驗(yàn)會(huì)產(chǎn)生積極的結(jié)果。

• 出色的團(tuán)隊(duì)協(xié)作
  《哈佛商業(yè)評(píng)論》調(diào)研稱，只有3-5%的人員能產(chǎn)生額外35%協(xié)作價(jià)值。然而，即使是高效的人員也依然面臨有限的時(shí)間和精力的挑戰(zhàn)，每次邀請(qǐng)他們參加決策，都會(huì)導(dǎo)致他們只有更少的時(shí)間去做他們自己的工作。另一面，挑戰(zhàn)在于需要鼓勵(lì)大規(guī)模的有效協(xié)作。
  交流是團(tuán)隊(duì)協(xié)作的基石，會(huì)議提供給團(tuán)隊(duì)成員一個(gè)傳遞信息的平臺(tái)。當(dāng)爭(zhēng)論產(chǎn)生會(huì)拖延進(jìn)程，影響士氣，清晰規(guī)劃的日程能減少對(duì)目標(biāo)的干擾，保證會(huì)議按既定路線推進(jìn)，從而降低無(wú)效溝通的可能性。
• 清晰可行動(dòng)的方向
  蓋洛普調(diào)查指出，受訪雇員中只有一半清晰理解需要他們做什么。調(diào)研數(shù)據(jù)引人深思，公司需要持續(xù)雇傭頂級(jí)人才，幫助雇員擁有與公司目標(biāo)一致的努力方向。其中一條方法是讓會(huì)議預(yù)期變得清晰。
  如果運(yùn)用得當(dāng)，會(huì)議可以讓重要的信息如水晶般透徹。少就是多：精簡(jiǎn)會(huì)議，聚集議題，傳遞直接準(zhǔn)確的信息。當(dāng)會(huì)議很容易參與時(shí)，參會(huì)者在會(huì)議結(jié)束時(shí)就能獲得重要問題的重要答案。即使雇員對(duì)會(huì)議議程有一些疑惑，高效率的會(huì)議也能提供可行的方向，以便他們快速實(shí)施。
• 增加參與意愿
  議程清晰的短會(huì)幫助雇員推進(jìn)工作，協(xié)調(diào)者也會(huì)更容易將跑題的討論拉回正軌。最終，雇員們散會(huì)時(shí)，會(huì)更愿意參加后續(xù)的會(huì)議，因?yàn)樗麄兏械綍r(shí)間花費(fèi)的有價(jià)值。遵循TED演講的做法。例如，TED演講只給每個(gè)演講者很短的時(shí)間（18分鐘），而不論主題范圍，從偉大的思想到產(chǎn)品演示，都一樣對(duì)待。
• 更強(qiáng)的責(zé)任感
  雇員責(zé)任感增強(qiáng)可以減少對(duì)團(tuán)隊(duì)任務(wù)監(jiān)督的投入，高效的會(huì)議恰恰能對(duì)此有幫助。結(jié)構(gòu)良好、有效率的會(huì)議讓所有成員理解討論中各自的角色，幫助推進(jìn)者讓團(tuán)隊(duì)成員在項(xiàng)目過(guò)程中保持更多的責(zé)任感。
  伴隨著有效、流暢的討論，會(huì)議可以成為最好的項(xiàng)目管理工具，不再是時(shí)間管理的噩夢(mèng)。
• 高質(zhì)量決策
  有效的會(huì)議也會(huì)產(chǎn)生更好的決策，提供時(shí)間和空間來(lái)討論相關(guān)問題。如今不同領(lǐng)域的團(tuán)隊(duì)需要保持緊密的一致性，尤其是在做關(guān)鍵決策時(shí)。有效的協(xié)作幫助每個(gè)都站在統(tǒng)一角度和層面來(lái)討論和思考。

03 像專業(yè)人士一樣開會(huì)

團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)主持會(huì)議時(shí)如果認(rèn)真籌備和有策略的推行，可以解決大部分參見的問題。下面是一些建議供參考。

• 確保合適的人參會(huì)
  確保最重要的利益相關(guān)者可以且有意愿參會(huì)。讓他們理解參會(huì)的意義，對(duì)于他們而言最重要的是什么。另外，同時(shí)規(guī)劃方案B，即如果關(guān)鍵人員缺席會(huì)議時(shí)，議題如何能繼續(xù)推進(jìn)。
• 提供清晰的議程
  沒有議程的會(huì)議讓人感覺是浪費(fèi)時(shí)間。沒有清晰的方向，參會(huì)者可能會(huì)討論數(shù)小時(shí)卻沒有達(dá)成任何有價(jià)值的結(jié)論。按議程逐個(gè)討論每個(gè)議題，指導(dǎo)討論，明確每個(gè)人的職責(zé)。
  會(huì)前分發(fā)議程，包括議題、期望達(dá)成的目標(biāo)。這有助于發(fā)揮群體知識(shí)，讓會(huì)議更可行，而非純信息通知。讓每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員準(zhǔn)確知道了解需要做的事情和如何去做，觀察他們的反饋和行動(dòng)。
• 記住時(shí)間
  《哈佛商業(yè)評(píng)論》報(bào)道稱，某世界頂級(jí)公司每周的周會(huì)一年累積占用30萬(wàn)工時(shí)，這還不包括準(zhǔn)備時(shí)間。周會(huì)每周定期舉行，逐漸讓參會(huì)者不再關(guān)心時(shí)間和效率，延期結(jié)束會(huì)產(chǎn)生的多米諾骨牌效應(yīng)，當(dāng)天其他的工作效率也會(huì)降低。
  漫長(zhǎng)的會(huì)議也會(huì)容易失去焦點(diǎn)，結(jié)束時(shí)也沒有清晰的指示。提醒參與者可用的時(shí)間，并控制好，會(huì)有助解決這個(gè)問題。
• 提供視覺化輔助
  信息演示有助于抓住與會(huì)者的注意力，尤其是討論到復(fù)雜細(xì)節(jié)時(shí)，或話題切換時(shí)，這樣人們不會(huì)走神，錯(cuò)失重要信息。另外，很多人看到信息時(shí)，能更好的理解信息。
• 發(fā)送會(huì)議紀(jì)要
  人們一旦轉(zhuǎn)移至下一項(xiàng)工作時(shí)，很容易忘記會(huì)上討論的事情。大腦遺忘曲線表明，對(duì)于1小時(shí)的報(bào)告，一個(gè)月后大腦只記得其中2-4分鐘的內(nèi)容。會(huì)后，參會(huì)者又能記住多少呢？
  在會(huì)議開始時(shí)確定會(huì)議紀(jì)要編寫者，能幫助其他人更好的參與會(huì)議。如果每個(gè)人都需要匆忙的記錄信息，會(huì)導(dǎo)致誤解或低效的多任務(wù)。
  會(huì)后的紀(jì)要幫助大家記錄會(huì)議要點(diǎn)。會(huì)議紀(jì)要最好盡早發(fā)送，它幫助參會(huì)者記住討論的信息，回顧關(guān)鍵內(nèi)容，確保所有人站在同一層面。
• 清晰定義行動(dòng)方案或成果
  再高效的會(huì)議如果沒有確定行動(dòng)方案，也是沒有意義。所有參會(huì)者需要關(guān)注結(jié)論和行動(dòng)計(jì)劃。如果會(huì)后預(yù)期不清晰，參會(huì)者會(huì)對(duì)會(huì)議結(jié)果失望。

04 輕松管理在線會(huì)議

傳統(tǒng)面對(duì)面的會(huì)議正面臨越來(lái)越多的挑戰(zhàn)。在線會(huì)議提供了更多的可能，如邀請(qǐng)異地人員參會(huì)，記錄會(huì)議內(nèi)容等。雖然有這些優(yōu)點(diǎn)，但在線會(huì)議也帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。提前計(jì)劃會(huì)讓會(huì)議更有效果。

• 準(zhǔn)備
  不要讓準(zhǔn)備、議題切換等占用會(huì)議時(shí)間。未來(lái)避免技術(shù)產(chǎn)生的延誤，要確保每個(gè)人都擁有合適的技術(shù)、邀請(qǐng)和接入信息。
  盡早檢查軟硬件，不要等到最后時(shí)刻。驗(yàn)證URL、撥入的號(hào)碼、麥克風(fēng)、視頻。