圓周率分享稿

首先，感謝行動(dòng)派總部對(duì)濟(jì)南伙伴圈的信任與支持，給我們一個(gè)這樣的機(jī)會(huì)去舉辦這么大一個(gè)活動(dòng)。作為組織團(tuán)隊(duì)的一員，我感到非常的榮幸和驕傲。

感謝銳姐發(fā)起這么好的活動(dòng)，能讓我有機(jī)會(huì)參與，在做活動(dòng)之前，我從沒想到自己可以參與策劃這么大一場活動(dòng)，在接手策劃工作前，我也從沒想過自己能勝任這么重要的工作。一句話，這次活動(dòng)里，行動(dòng)派濟(jì)南伙伴圈的小伙伴，每個(gè)人都發(fā)出了超乎我們想象的能量——原來大家都這么優(yōu)秀。感謝所有小伙伴無私奉獻(xiàn)和熱情付出。

今年舉辦A級(jí)活動(dòng)的第一批城市，希望我們的活動(dòng)中的經(jīng)驗(yàn)可以幫助到后續(xù)其他城市伙伴圈的伙伴。好了，廢話少說，進(jìn)入主題。

我這邊主要承擔(dān)的工作是

動(dòng)整個(gè)流程的確定、
每個(gè)小組的分工，
各小組的職責(zé)劃分，
協(xié)調(diào)溝通，活動(dòng)流程各個(gè)細(xì)節(jié)的打磨。

我的分享從這么幾個(gè)方面來展開。

• 第一 活動(dòng)流程確定的思路
• 第二 我們這次活動(dòng)的亮點(diǎn)
• 第三 給其他城市小伙伴的幾點(diǎn)建議。

首先來說組織活動(dòng)的思路。

活動(dòng)的創(chuàng)意、內(nèi)容確定后，最最重要的就是活動(dòng)的落實(shí)。
活動(dòng)組織初期，我們進(jìn)行了一次頭腦風(fēng)暴，確定流程和對(duì)應(yīng)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)后，我們按照順序，一個(gè)個(gè)環(huán)節(jié)的來打磨，充分聽取每個(gè)小伙伴的意見。一個(gè)人的力量是單薄的，一群人的力量是超乎想象的。經(jīng)過激烈的，三個(gè)多小時(shí)的討論，我們確定了活動(dòng)的大致流程，我們想到的工作、風(fēng)險(xiǎn)。

在我看來呢，活動(dòng)策劃的本質(zhì)就是人、事、物的協(xié)調(diào)配合。
那么我們來看執(zhí)行一場活動(dòng)的主要的工作。

1、物料的準(zhǔn)備
2、具體流程時(shí)間節(jié)點(diǎn)的確定 這個(gè)是我?guī)е蠹掖_定的。
3、場地布置
4、入場前的簽到
5、入場后的秩序維持
6、簽售
7、各個(gè)環(huán)節(jié)間的配合。

所以根據(jù)工作的表單，我們進(jìn)行了分工。四個(gè)小組

• 物料準(zhǔn)備
  物料準(zhǔn)備主要由銳姐以及被銳姐抓壯丁的小伙伴組成。負(fù)責(zé)活動(dòng)所需要物料的準(zhǔn)備，包括會(huì)場中觀眾、老師、志愿者三方需要用的物料，和音樂、背景圖、幻燈片等組成的電子物料。

• 場務(wù)
  場務(wù)負(fù)責(zé)是一個(gè)高高帥帥的男孩子，杜峰，他也在群里。主要負(fù)責(zé)場地的布置、設(shè)備的調(diào)試等。場務(wù)工作是在物料準(zhǔn)備之后，其他工作開始之前，所以沒有別的成員，主要是杜峰，然后其他小伙伴全部參與

• 迎賓組
  迎賓組是一個(gè)個(gè)子高高思路和邏輯像眉目一樣清爽的姑娘雪紋。他們小組主要負(fù)責(zé)觀眾入場指引、簽到引導(dǎo)，入座引導(dǎo)和會(huì)場秩序維護(hù)。整個(gè)活動(dòng)進(jìn)行中非常重要且繁重的工作。

• 簽到組
  簽到組是一梵，我們濟(jì)南伙伴圈的簡書著名作者。簽到組又分為3個(gè)小組，簽到1組負(fù)責(zé)大部分普通已購票觀眾的入場工作，簽到2組主要負(fù)責(zé)普通觀眾的入場、補(bǔ)票入場的工作，簽到3組主要負(fù)責(zé)貴賓、VIP、大客戶的入場簽到工作。

其中，簽到組的伙伴負(fù)責(zé)老師簽售環(huán)節(jié)的秩序維護(hù)。場務(wù)組杜峰和簽到組一梵負(fù)責(zé)了撤場的物料準(zhǔn)備。

這個(gè)分工大家可以參考。這里我也把我們的分工流程放到這里，給大家參考。分工確定只是整個(gè)活動(dòng)策劃和落地的開始，重頭戲在于具體到小組成員每個(gè)人的工作職責(zé)和站位。

第二，本次活動(dòng)的亮點(diǎn)。

• 團(tuán)隊(duì)配合到位。所有小伙伴都非常積極、熱情，我們加班到深夜去通流程、打磨細(xì)節(jié)、準(zhǔn)備物料，任勞任怨。
• 組織分工明確，大家對(duì)自己所負(fù)責(zé)的內(nèi)容非常清晰，進(jìn)行工作有條不紊。
• 銳姐申請(qǐng)的好，因?yàn)殇J姐申請(qǐng)這個(gè)主題，濟(jì)南這邊受眾很廣，非常受歡迎，到場率很高。
• 總部支持非常到位，所有VI系統(tǒng)的物料給人感覺耳目一新，非常正式和隆重。
• 從無到有，濟(jì)南本地的社群還從來沒有做過如此大規(guī)模的活動(dòng)，咱們行動(dòng)派開了先例。
• 豪華場地，我們的場地是租用了北洋大戲院，文化底蘊(yùn)濃厚，場地規(guī)格很高。
• 婉萍姐的到場支持，這個(gè)絕對(duì)是一個(gè)特別大的驚喜，給到小伙伴很大的鼓勵(lì)。
• 細(xì)節(jié)創(chuàng)意，比如迎賓組的頭部標(biāo)志，銳姐為小伙伴們準(zhǔn)備了特別的門票，帶流蘇的書簽。

第三，這里說幾點(diǎn)給其他城市小伙伴的建議

• 能提前做的，提前做，所有事情往前趕。

面發(fā)生的突發(fā)事件留出足夠的時(shí)間、精力、人手去應(yīng)對(duì)。我們就是因?yàn)樘崆白隽朔止?，所有在簽到組一梵臨時(shí)有別的任務(wù)的情況下，其他小伙伴頂上，簽到組的工作沒有受到影響。

物料的采購、制作上，物料的準(zhǔn)備是一個(gè)非常龐大的工作，需要把所有的物料都列出，一項(xiàng)一項(xiàng)的核對(duì)，而且，所有的物料不是一次到位的，是分為不同的時(shí)間點(diǎn)到位，戰(zhàn)線很長。所以，需要提前做。

志愿者分工后溝通協(xié)調(diào)。志愿者的分工需要非常非常明確，小組長需要一遍遍的確認(rèn)我們的分工大家都明確，需要時(shí)間。

觀眾數(shù)據(jù)的收集，同樣需要很多時(shí)間去做。
例如團(tuán)購客戶的名單、大客戶的具體名單、VIP的具體名單，都需要確定到個(gè)人,保證我們兌票的順利進(jìn)行。這里還有其他的，就不在贅述了。

后期還會(huì)發(fā)生很多我們預(yù)想不到的事情，時(shí)間夠了，準(zhǔn)備充分，我們能把想到的風(fēng)險(xiǎn)全都消滅掉。

2、有一個(gè)明確的流程和分工，小組長負(fù)責(zé)制。
我分享的第一個(gè)環(huán)節(jié)里已經(jīng)說過我們的流程。具體分工后，小組長對(duì)自己的工作確定好。小組正要清晰自己小組的職責(zé)，以及與其他小組的配合節(jié)點(diǎn)、流程。這里我們的小組長都特別積極，認(rèn)真編寫了每個(gè)小組自己的分工。并且提前開會(huì)，確定到位。

3、多次溝通，確定溝通到位
這里需要強(qiáng)調(diào)，要保證關(guān)鍵幾次通流程的會(huì)議，絕大部分人都參加了，會(huì)議后形成的流程保證每個(gè)人都收到。如果溝通不同步，會(huì)出現(xiàn)很多問題，影響整體活動(dòng)的進(jìn)行，牽一發(fā)動(dòng)全身。
把整個(gè)活動(dòng)的目的和目標(biāo)跟大家說清楚，讓至少小組長以上的人知道活動(dòng)的具體走向，遇到突發(fā)情況可以自己能處理。

4、協(xié)調(diào)好第三方，比如與場地、攝影師、茶藝師、主持人等。

Tips
1、活動(dòng)客流最高峰出現(xiàn)在正式開始前的15-20分鐘，我們需要做好應(yīng)對(duì)
2、設(shè)置兩人問詢處，負(fù)責(zé)客流分流
3、設(shè)置專人，專場負(fù)責(zé)場內(nèi)物料的保管，包括志愿者的隨身物品、活動(dòng)未用完的物料等。