有什么方法可以有效了解一個人？

生活中看 TA 怎么發(fā)微信，工作中看 TA 怎么發(fā)郵件。

想要被朋友喜歡，自然不能發(fā)什么 “拉票、求贊、刪好友” 的微信；想要被領(lǐng)導(dǎo)賞識，當然也需要懂得起碼的 “郵件禮儀”。

這篇文章就教你，如何一步步寫出一封 “好郵件”。

◆寫郵件的順序◆

當你在寫一封新的郵件時，記住四個字：

由下到上。

我們寫郵件的順序最好是：附件，正文，標題，收件人地址。

這么做的好處是你至少不會落下任何重要的信息。比如，我個人過去最常犯的錯誤就是 “忘記添加附件”。都和對方說好了請查看附件，結(jié)果發(fā)現(xiàn)忘記添加，于是不得不重新補發(fā)一封。

這樣的順序其實就是一種 “防呆機制”，你不完成所有的步驟，郵件根本發(fā)不出去。

◆說清楚4個“W”和1個“H”◆

1. (W)ho：你在給誰寫郵件？

看到指代不明的郵件，我就想起春節(jié)收到的群發(fā)短信，實在沒什么繼續(xù)讀的動力。即便是群發(fā)郵件，也要寫明到底是寫給誰的，而不是一句 “Hi” 就過去了。

2. (W)hat：你想說什么？

都發(fā)郵件了，說明這個事情還挺重要的，那就別說廢話，言簡意賅說明意圖。

郵件中盡量不要用含混的描述，有數(shù)據(jù)和數(shù)字的，記得直接引用。

3. (W)hy：人家為什么要回復(fù)你？

你要把關(guān)注點調(diào)到對方身上。你要讓對方感覺這件事對 TA 重要，TA 才有動力回復(fù)你的郵件。

說白了，多數(shù)人都只關(guān)心自己，這是人性，不要違背。

4. (W)hen：什么時候需要答復(fù)？

每個人都有點拖延癥，你不給對方一個明確的截止時間，對方有可能一直拖著不答復(fù)。

“盡快回復(fù)” 的意思就是 “我其實沒那么著急”。

5. (H)ow：希望對方如何應(yīng)對？

明確希望對方做出的回應(yīng)，不然誰知道你想要對方怎么做呢？

◆內(nèi)容可折疊◆

先把重點標記好，然后再補充展開內(nèi)容。

比如先寫好幾個小標題一二三四五，然后再去補充里面的具體內(nèi)容?？吹娜擞袝r間和興趣就仔細看，沒時間就只看小標題。

這樣做言簡意賅，邏輯清晰。如果你總喜歡嘮嘮叨叨，就規(guī)定自己一個點只說五句。

◆標題要明確◆

不要過短讓人摸不著頭腦，也不要太長讓人覺得是垃圾郵件。

用最少的詞把這封郵件的內(nèi)容說清楚，用點不用面。

◆能用文字的就別用圖片◆

別把文字做成圖片發(fā)過去。

首先加載速度慢，在手機上看更是效率低。其次不能檢索，后期查起來太麻煩。最后大部分人的審美不夠?qū)I(yè)，正常的文字至少不會減分。

其實這事和在微信上溝通是一樣的：能發(fā)文字就別發(fā)語音。

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◆簡化添加的鏈接◆

如果有鏈接需要添加，那就去用專業(yè)網(wǎng)站縮短它。看起來簡潔明快，不會讓人覺得反感。

可參考的 “短網(wǎng)址” 網(wǎng)站有http://dwz.wailian.work/

◆多說事實，少帶情緒◆

有問題就反映問題，我們發(fā)郵件不是為了泄憤，而是為了解決問題。

檢查郵件的時候，如果發(fā)現(xiàn)某些詞對于解決問題沒有幫助，那就果斷刪去吧。

◆想好了再抄送◆

這封郵件應(yīng)該只涉及相關(guān)人員，不要有事沒事抄送給他人，尤其是領(lǐng)導(dǎo)。

有成績的時候，感覺你在邀功，有爭執(zhí)的時候，感覺你在呼喚老板做主。凡事都告班主任的孩子，未必就會成為人氣最好的學(xué)生。

寫好一封郵件拿出這篇文章自己檢查一下，如果都合格起碼保證你沒有犯嚴重的錯誤。

還有最重要的一條原則：

發(fā)出去的郵件就是潑出去的水。

不要一時頭腦發(fā)熱，就賭氣把不該發(fā)的郵件發(fā)出去了。哪怕你和別人吵翻天，也比你發(fā)一封怒氣沖沖的郵件要強。

這些“白紙黑字”的郵件都有可能成為你工作中的把柄，點擊發(fā)送之前記得考慮一下。

最后說一條 “收郵件” 的規(guī)則：收到以后即使沒空，也要回復(fù)一句 “郵件已收到，過后答復(fù)您”，讓對方起碼知道郵件已經(jīng)收到了，不會懷疑是否發(fā)送失敗。

想要升值加薪，先從好好寫郵件開始。