來自劉潤(rùn)視頻號(hào)
職場(chǎng)上，大家都知道溝通很重要，但是你真的會(huì)溝通嗎？你知道在不同場(chǎng)合，需要用到哪些不同的溝通方式嗎？
在我20多年的管理經(jīng)驗(yàn)看來，溝通至少有7種方式，一對(duì)一溝通、及時(shí)溝通、電子郵件、走動(dòng)管理、例會(huì)、看板、周報(bào)。
高效的溝通是一套系統(tǒng)，你不能指望用一把鑰匙去開所有的鎖。
我認(rèn)為，這7種溝通工具，基本涵蓋了職場(chǎng)上傳下達(dá)會(huì)遇到的所有問題。
今天就來和你分享
01? 一對(duì)一溝通，解決關(guān)起門來才能聊的問題。有些話是不能當(dāng)著大家面說的，比如你想批評(píng)一個(gè)員工，或者感覺他有話想說卻欲言又止，這時(shí)候你就需要一對(duì)一溝通。怎么做？
三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。
1、鎖定時(shí)間。比如每個(gè)月和每個(gè)員工聊一小時(shí)。
2、讓員工主導(dǎo)。這個(gè)動(dòng)作的目的，是降低員工離職率。提前告訴他，那一小時(shí)是你的時(shí)間，你想聊什么都可以聊。讓他聊職業(yè)困難，家庭情況，發(fā)展規(guī)劃，而不是只聽你講工作。
3、對(duì)事不對(duì)人的工作失誤溝通。如果要指出他的失誤，要說，這件事沒達(dá)到預(yù)期，我們要加以改進(jìn)。而不要說，你怎么這么不努力。記住一對(duì)一溝通的目的是解決私下才能討論的問題。這里有個(gè)關(guān)鍵，一對(duì)一溝通，通常是管理者發(fā)起，員工沒有做準(zhǔn)備。隨意員工會(huì)用最簡(jiǎn)單的方式結(jié)束活動(dòng)，比如沒事啊，都挺好的，這樣管理者就不知道怎么繼續(xù)下去了。所以在正式溝通前，給員工準(zhǔn)備一個(gè)問題清單，讓他有所準(zhǔn)備。
02 即時(shí)溝通。解決等不及的緊急事情。有時(shí)候你給員工發(fā)了一封重要的郵件，結(jié)果他三天沒回，或者一件事，你來我往打字半天也說不清楚。這時(shí)候就別再等，馬上用即時(shí)溝通。溝通最高效的；當(dāng)然是面談，其次是打電話，再次，是企業(yè)微信，飛書，釘釘。一定要讓團(tuán)隊(duì)養(yǎng)成習(xí)慣，用這些企業(yè)級(jí)工具，而不是微信QQ閑聊。即時(shí)溝通的關(guān)鍵就一個(gè)：馬上回復(fù)、當(dāng)下解決。
03 電子郵件。解決口說無憑的問題。
你是不是也遇到過這種情況，你問員工，我上周跟你說的事，你還記得嗎？員工一臉驚訝，啊，你說過嗎？
要避免這種情況就得用電子郵件，他有三個(gè)重要作用。1、發(fā)公告 比如會(huì)議紀(jì)要，確保大家認(rèn)知統(tǒng)一。2、公開表揚(yáng) 批評(píng)要私下，但表揚(yáng)要公開，號(hào)召大家學(xué)習(xí)。3、留下證據(jù)，比如員工違規(guī)，發(fā)郵件既是提醒，也是記錄。萬一將來有勞動(dòng)糾紛，這就是證據(jù)。電子郵件的關(guān)鍵是，凡事有記錄。
04 走動(dòng)管理。解決管理者懸在空中的問題。開會(huì)時(shí)你問大家最近有什么問題嗎？結(jié)果沒人出聲，你是不是心里有點(diǎn)慌，總覺得離一線越來越遠(yuǎn)了，這時(shí)候你需要主動(dòng)管理。意思很簡(jiǎn)單，別總在自己辦公室里坐著，多去員工工位旁走走，聞聞味道。我給你個(gè)小技巧吧，把自己的工位，設(shè)在離茶水間和洗手間最遠(yuǎn)的地方，這樣你每天來回幾趟，路過的時(shí)候就想想，最近和誰溝通的比較少，主動(dòng)走到他旁邊聊兩句，項(xiàng)目最近怎么樣，上次那個(gè)困難解決了嗎？試想一下，如果你把它叫到辦公室詢問是不是就顯得太正式，太讓人有壓力了，而在員工的主場(chǎng)溝通，他會(huì)更放松，更容易說出真心話，走動(dòng)管理，就是為了讓員工感受到自己被重視。知道你在隨時(shí)關(guān)注他的任務(wù)，關(guān)心他的細(xì)節(jié)。
05 開例會(huì)。解決未來可能發(fā)生的問題。你走到員工面前一切順利嗎？他說，順利結(jié)果，沒幾天就爆了個(gè)雷。這種情況必須靠開例會(huì)來解決。
開例會(huì)本質(zhì)上是一種強(qiáng)制溝通，讓大家把想說和不想說的問題，都擺到桌面上。為什么很多人會(huì)覺得例會(huì)都浪費(fèi)時(shí)間，甚至很多管理者也這么覺得。為什么？因?yàn)椴粫?huì)開。開會(huì)，這種用時(shí)間換結(jié)論的商業(yè)模式，會(huì)議價(jià)值等于結(jié)論減去時(shí)間成本。要想會(huì)議開的值，會(huì)議得出的結(jié)論必須有價(jià)值。最好的執(zhí)行方法是會(huì)前必須有計(jì)劃，會(huì)后必須有紀(jì)要。
06 看板 解決工作進(jìn)展都不夠可視化的問題。很多項(xiàng)目是團(tuán)隊(duì)協(xié)作，每個(gè)人的工作內(nèi)容工作進(jìn)度交付節(jié)點(diǎn)都不一樣，你就對(duì)接不清楚，下午就會(huì)堵車撞車甚至癱瘓。這種情況下，不論是單獨(dú)溝通還是群組溝通，工作進(jìn)展都不夠可視化，準(zhǔn)備一塊白班，把項(xiàng)目的進(jìn)展展示到白板上，知道彼此的進(jìn)度，把每個(gè)人的業(yè)績(jī)目標(biāo)或者項(xiàng)目進(jìn)展都用數(shù)字、百分比、小紅心，貼在一塊白板上，進(jìn)度可視化。
07 周報(bào) 解決員工瞎忙活的問題。員工總是不復(fù)盤不計(jì)劃天天瞎忙怎么辦，強(qiáng)制寫周報(bào)。周報(bào)的做法是常規(guī)事項(xiàng)只寫一條，新事項(xiàng)每周多少都要寫。即便這周同樣是打了30通電話，也要想想這30通電話是怎么打的？和和上周有什么區(qū)別。這樣才能讓大家互相學(xué)習(xí)，共同提高。周報(bào)的關(guān)鍵點(diǎn)是經(jīng)理要以身作則，只有你帶起頭寫，員工才會(huì)有寫的動(dòng)力。好了，我的七個(gè)溝通工具已經(jīng)豪無保留的分享給你了。慢慢練習(xí)，相信你會(huì)越來越熟練，可能有人會(huì)說，管理好復(fù)雜，不做可以不可以？不做也可以。那經(jīng)營(yíng)的好不好，就要靠運(yùn)氣了。有些事情我們必須做，盡管他很難，但難走的路從不擁擠。
