【姓名】劉芳
【派別】文魁派
【導(dǎo)師】袁文魁
【分舵】第二分舵
【舵主】羅婷予
【導(dǎo)圖解說】
兩位導(dǎo)師一直強調(diào)說，要學(xué)以致用，尤其是思維導(dǎo)圖，要讓導(dǎo)圖幫助生活和工作。
因為我主要從事助理工作，平日最多的就是領(lǐng)導(dǎo)的會議管理，為此，我今天在工作用導(dǎo)圖做了一個2017年會議管理舉措。分別從現(xiàn)狀分析、目標(biāo)、舉措三個部分展開了介紹，并打算以此幅導(dǎo)圖給領(lǐng)導(dǎo)匯報。
中心圖：簡單畫了幾個火柴人，一個圓桌，代表開會
現(xiàn)狀
想不到用什么表達(dá)現(xiàn)狀，我就用了諧音“線段”，于是很很簡單偷懶取了巧。這部分主要我分析了目前會議管理的現(xiàn)狀，兩個角度闡述：內(nèi)部（知己）和外部（知彼）。知己，我從兩個方面收集信息：數(shù)據(jù)分析、基層反饋。數(shù)據(jù)分析主要是對2016年的會議管理過程數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，包括會議次數(shù)110次，會議類型占比（技術(shù)類會議占比60%，營銷類會議占比20%）。同時，我針對基層的管理干部進(jìn)行回訪，整體的反饋是：會議頻率高，領(lǐng)導(dǎo)的管理粒度細(xì)。
因為每個領(lǐng)導(dǎo)的分管方向不同，所以我針對其他業(yè)務(wù)領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行了訪談，得出會議過程管理的數(shù)據(jù)。
目標(biāo)
目標(biāo)我借用了我們董事長的一句話“2017年要聚焦專業(yè)共享”，基于此，我提煉了兩個目標(biāo)：聚焦專業(yè)共享，聚焦價值。其中：價值部分我認(rèn)為，對于高管的會議，要體現(xiàn)價值，就要盡量在會議中減少匯報性的會議，重點放在高管的決策點上。
舉措
舉措我分為3類，分別是：會前，會中和會后。
會前，第一步，與申請人溝通待領(lǐng)導(dǎo)決策的點；第二步，確定會議的議題和議程，議題（ppt）要提前1-2天發(fā)送，經(jīng)過穆總審核，如審核不通過，則取消本次會議；第三步，發(fā)布會議通知。通知中明確說強調(diào)會議紀(jì)律：準(zhǔn)時參加，遲到1分鐘罰款100元；請假人員必須抄送到許總。
會中，首先宣讀會議公約（紀(jì)律等），控制每個議題的發(fā)言人的時長，確保發(fā)言人的主題聚焦會前收集的議題和決策點。
會后，主要就是會議紀(jì)要，我按照會議紀(jì)要形成的幾個階段分類：編寫、審核、發(fā)布、跟蹤。其中，發(fā)布途徑分兩類，因為高管會議涉密信息多，所以會議詳細(xì)內(nèi)容加密發(fā)布，而會議中的決議直接郵件發(fā)布。會議紀(jì)要的最后一個階段是跟蹤，主要跟蹤高層的指示，如果沒有被落實，就直接納入黑榜通報，之后歸檔。
感受
從這個過程中，讓我覺得一舉兩得，既完成了工作，同時，也輸出了導(dǎo)圖。最讓我覺得受益的還是導(dǎo)圖結(jié)合了實際的工作，這也是我加入武林計劃的核心目標(biāo)之一。玉印老師說過“有用，就會有用”，我相信，踐行。
