使用Ctrlbox的產(chǎn)品已經(jīng)有一段時間了，最開始公司的軟件實施主要是Ctrlbox Project和Ctrlbox HR為主，2017年初公司開始更加重視信息化。當(dāng)然，這也是有一些原因的：

一方面前期實施部署的Ctrlbox Project和Ctrlbox?HR產(chǎn)品，取得了非常不錯的預(yù)期效果，公司基本上都很認(rèn)可；另外一方面，公司每月都會提出降低成本的要求，首當(dāng)其沖的就是壓縮人員成本，當(dāng)然不是指降薪，而是減少人員的使用量，所以公司就需要實施一些信息化工具，使得即使人員減少的情況下，事情反而還得完成的更好。

這兩種因素下，公司對信息化和軟件的預(yù)算總算是大方了一次，所以這半年多陸續(xù)實施了Ctrlbox的其他應(yīng)用，初步形成了公司一體化信息化管理體系。

下面主要就這段經(jīng)歷，簡單談一下Ctrlbox的使用經(jīng)驗，可能還有不少問題存在，還請各位大牛指點！

目前我們使用的Ctrlbox產(chǎn)品

核心的業(yè)務(wù)管理方面：

● Ctrlbox Project：用來做項目管理，追蹤項目進度，成本，利潤，人員安排等。

● Ctrlbox HR：用來做組織和人力資源管理，最開始是配合Project用的，沒想到很水到渠成的成為了公司組織和人力資源管理工具。

● Ctrlbox CRM：銷售管理工具，用于市場營銷、客戶信息、銷售跟蹤的管理。

● Ctrlbox Contract：用于管理各種合同，不僅僅只是銷售合同，還有人事合同等。

基礎(chǔ)的辦公和協(xié)作方面：

● Ctrlbox Chat：用于團隊溝通，主要看中其與Ctrlbox其他應(yīng)用的整合，比如在某一具體的內(nèi)容頁面，或者銷售線索頁面進行內(nèi)嵌式聊天會話。

● Ctrlbox Flow：用于團隊審批，比較好用的是與其他應(yīng)用的深度集成和整合，比如合同審批，項目中的任務(wù)審批，員工入職審批等。

● Ctrlbox doc：文檔管理工具，用于搭建公司知識庫、文檔庫，并用于團隊文檔協(xié)作。

● Ctrlbox Time：考勤管理應(yīng)用，與HR應(yīng)用等進行深度集成和整合，也用于管理排班。

● Ctrlbox Mail：郵件應(yīng)用，主要看中其與Ctrlbox其他應(yīng)用的整合。

工作助手

● Ctrlbox Mate：作為Ctrlbox內(nèi)嵌的企業(yè)級數(shù)字化助理，Mate可以幫助用戶聚合各個應(yīng)用種與其有關(guān)的需要其參與或負責(zé)的事務(wù)；聚合來自各個應(yīng)用的各種數(shù)據(jù)，并形成分析報告；可以根據(jù)用戶的自定義，聚合來自各個應(yīng)用的各種結(jié)構(gòu)化內(nèi)容，比如客戶信息等，因此這個應(yīng)用自然是要使用的。

產(chǎn)品部署

因為公司有自己的服務(wù)器，所以沒有購買Ctrlbox SaaS版本，而是選擇了本地化部署。關(guān)于Ctrlbox產(chǎn)品的部署和實施，這里不加贅述，主要說一下其管理后臺的統(tǒng)一用戶管理功能：

由于公司員工比較多，而且開通的應(yīng)用也比較多，這里使用了Ctrlbox統(tǒng)一用戶管理和組織管理功能，這些比較方便整合管理各個應(yīng)用的配置。

類似Ctrlbox的統(tǒng)一用戶管理在網(wǎng)絡(luò)生活中隨處可見，比如開通了網(wǎng)易通行證，然后你可以不用再注冊網(wǎng)易郵箱、網(wǎng)易博客、網(wǎng)易相冊、網(wǎng)易音樂等，而是只要開通某個應(yīng)用的使用權(quán)就可以了。

它的好處是方便為每一個員工開通不同的應(yīng)用，也方便員工離職時的賬戶管理。比如員工離職手續(xù)辦理期間，可以關(guān)閉其CRM等應(yīng)用的權(quán)限，但基本的考勤等應(yīng)用仍然可以使用。

設(shè)置工作

Ctrlbox安裝部署好了之后，就要根據(jù)我們公司的業(yè)務(wù)和自身管理特點，進行一些自定義設(shè)置，過程不說了，簡單說下主要的自定義設(shè)置項：

Project

-設(shè)置了兩個項目集及項目管理模型，來管理公司兩種完全不同類型的項目。

-定義了項目團隊的績效模型，以便根據(jù)每個員工在項目中的表現(xiàn)，自動生成績效結(jié)果。

-關(guān)閉了分享功能，以及“游客”功能，因為公司不需要。

CRM

-定義了我們公司客戶信息的字段、銷售跟進漏斗模型等其他銷售管理流程。

-定義了績效模型，以便根據(jù)銷售業(yè)績，自動生成每個員工的績效結(jié)果。

Contract

-設(shè)置了合同模板和合同管理流程，比如審批流程，到期提醒，合同執(zhí)行跟蹤等。

HR

-自定義設(shè)置了組織模型，員工字段，以及工資套賬模型、績效模型等，以及其他的招聘管理流程，這些都是自定義了的。

Ctrlbox Flow

主要包括公司的報銷、支付、請假等審批單和流程等。

當(dāng)然考勤等模塊也進行了自定義設(shè)置，這里就不多說了。

產(chǎn)品使用

營銷管理（Ctrlbox CRM）

-公司主要靠互聯(lián)網(wǎng)廣告和展會兩大渠道獲取客戶線索。市場部門會將每月的廣告、展會當(dāng)做一個個營銷活動，月初會在CRM中創(chuàng)建“XX月份網(wǎng)絡(luò)廣告營銷計劃”、“XX展會營銷計劃”。并將獲取的客戶線索記錄在Ctrlbox CRM中，具體而言是記錄在上述營銷活動頁面中，然后根據(jù)每個銷售人員的具體情況，向他們分配線索。

-這些線索是可以被跟蹤的。包括后續(xù)銷售部門跟進情況如何，簽約情況如何，交付情況如何等等。這樣市場部門可以很精準(zhǔn)的做一些分析。

-銷售部門則可以通過CRM跟蹤商機的推進結(jié)果，銷售人員本人則可以通過智能分析功能，來輔助分析跟單情況，制定跟單策略，并實現(xiàn)報價、合同制定的自動化。

這種基于公司市場營銷流程來使用Ctrlbox的方式，讓公司營銷部門和銷售部門非常認(rèn)可，實實在在的解決了營銷過程的跟蹤，解決了市場部門和銷售部門協(xié)作的問題。

合同與訂單（Ctrlbox CRM）

-銷售人員可以在線提交，由上級審核合同。這里通過流程自定義，解決了過去線下合同簽訂和審核環(huán)節(jié)混亂的情況。具體流程：銷售通過合同工具，自動制作合同，提交審批，上級審批通過，商務(wù)人員打印并由財務(wù)蓋章，商務(wù)人員發(fā)送快遞。 解決了傳統(tǒng)的合同審核的版本和蓋章的版本不一致的漏洞。

-合同簽訂后，客戶付首付款，銷售人員通過自動化工具，制作訂單，并下發(fā)給項目部門。

至此，完整的從客戶線索，到訂單業(yè)務(wù)流程全部實現(xiàn)信息化閉環(huán)，恩，應(yīng)該給自己一個贊。。。

這里說明一下，前期因為只有銷售合同，就沒有使用Ctrlbox Contract合同應(yīng)用，進行統(tǒng)一合同管理。到后面，因為公司要加強合規(guī)性，需要統(tǒng)一管理來自人事部門，采購部門和銷售部門的合同，所以又實施了Congtract合同應(yīng)用，進行統(tǒng)一合同管理。

項目管理（Ctrlbox Project）

-項目經(jīng)理收到訂單后，基于訂單在Ctrlbox

Project中創(chuàng)建一個項目。因為公司項目比較多，金額差距也比較大，所以公司將項目管理分為兩種形式，并通過前文說的自定義項目模型，來規(guī)范化了這兩種項目的管理方式，項目經(jīng)理創(chuàng)建的項目，會自動套用公司規(guī)定的管理模型。

-項目創(chuàng)建好后，會陸續(xù)確定項目組成員，項目計劃安排，制定WBS等，最后變開始項目執(zhí)行和監(jiān)督了。

-每個項目組成員，都會在Project中看到自己的任務(wù)，并與團隊保持協(xié)作。

當(dāng)然，項目中的成本、財務(wù)、資源、文檔的管理等等不一一講了?？傊?，目前項目部門是對ctrlbox價值最為認(rèn)可的部門。

辦公協(xié)作（Ctrlbox Mail /Chat/Doc……）

-Ctrlbox中的郵件、會話、文檔軟件，本來沒有準(zhǔn)備用，但后面發(fā)現(xiàn)，這些應(yīng)用和其他應(yīng)用整合后，會起到很多意向不到的效果，也就慢慢都用起來了。

比如，你和外部客戶發(fā)的郵件，都會被自動聚集在CRM中的客戶溝通記錄中；員工在任何應(yīng)用、郵件中發(fā)的文件，都會被自動聚合在CtrlboxDoc中。

總結(jié)

本文主要描述一下Ctrlbox各個產(chǎn)品在我們目前團隊的過程管理中起到的作用，作為非文科男，文筆一般，還希望大家不要見怪，后面我會慢慢分享我們使用Ctrlbox產(chǎn)品的詳細的經(jīng)驗，歡迎大家關(guān)注。