在企業(yè)管理中,是怎樣做到可以讓各管理團隊高效地互相協(xié)作的?

我們其實都在期待一種方式:能否各部門不要只顧自己部門的一分三畝地,能夠與其它部門的人信息互通,并且構(gòu)成協(xié)作,互相配合,從而使公司從中受益——部門之間的協(xié)作更低成本和高效率,對市場的變化作出敏感的反應(yīng),從而讓這部門獲得大客戶的訂單、新思想的實踐與嘗試,優(yōu)化他們在市場中的打法和實現(xiàn)目標(biāo)的路徑,從而達到提升工作效率。

從企業(yè)的真實運作來看,團隊之間自動互相協(xié)作,又是一件比較困難的事,它受到企業(yè)文化、部門職能和CEO提出的要求、部門負(fù)責(zé)人的思想等有關(guān)系,且聽我娓娓道來怎樣讓團隊進行高效合作。

“有團隊合作精神”的企業(yè)文化不應(yīng)該成為掛在墻上的口號——將團隊合作植入企業(yè)價值觀

我相信大家對企業(yè)文化上寫著“團隊精神”4個字并不陌生,甚至在溝通上,講得和強調(diào)最多的也是團隊協(xié)作,但是做起來時卻變了另一個樣——這個支持不到位,那個沒辦法配合,究其原因,還是因為企業(yè)文化的原因——說是一回事,做到又是另一回事。因此,我們要在企業(yè)內(nèi)部建立一種文化,就是你承諾你能做到,就必須要兌現(xiàn)承諾(可量化的目標(biāo)),否則你就不要答應(yīng);或者說是需要什么樣的條件和資源支持,你就能滿足給其它團隊做支援,使得他們得到你的幫助后,它的工作能夠順利高效地發(fā)展下去。當(dāng)然我們在真實的管理過程中,還要考慮這種情況:你手上的任務(wù)擔(dān)子重,沒有太多的余力來做支持,但是因為這對公司來講,是一件重要且緊急的事,你不得不抽調(diào)人員來支持對方團隊的項目,不然就是管理者失責(zé),會被認(rèn)為不勝任此崗位,這時你也會想辦法做到團隊協(xié)作這一步,因為你總不會承認(rèn)自己不勝任這個崗位吧?你會寧愿在其它業(yè)務(wù)支撐上的質(zhì)量下降一些,效率降低一些,一邊招人,一邊給他做支持,直到你認(rèn)為問題解決為止。

當(dāng)這樣的管理者和執(zhí)行人員越來越多,信奉團隊協(xié)作并且能說到做到時,你就會發(fā)現(xiàn)它形成了一種企業(yè)文化,讓后面進來的人也用這個來要求自己,慢慢地把兩個同級團隊之間的 文化植入到員工的價值觀里面,大家養(yǎng)成一種“ 一方有難,八方相助”,而不是在旁邊袖手旁觀,或要提出來強制性幫忙時才出手。

業(yè)務(wù)總負(fù)責(zé)人或CEO對直接下屬提出“互相合作和信息互通”的要求。

很多業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人,是信息的“中樞”來的——每個部門需要做的事,以及匯報的工作情況,都匯集在他手上,他能知道這一切信息,但部門與部門之間的信息是不通順的,怎樣辦?業(yè)務(wù)總負(fù)責(zé)人或CEO會做以下兩條要求,讓大家的信息互通:

1.要求每位部門負(fù)責(zé)人親自寫每周的部門周報,并且遵循“不要只報喜,不報憂”,要“說到做到,而不是只負(fù)責(zé)說,不負(fù)責(zé)執(zhí)行到位,或者說是執(zhí)行不力,為自己找借口開脫”。

業(yè)務(wù)總負(fù)責(zé)人要求直屬下屬(一般是各部門的管理者)要做到的,做不到就撤下來,換一個能做到的人上,這樣就保持了信息的真實性。與此同時,為了防止上司不了解一線的實情,可以通過“走動式管理”來了解一線的情況,包括從客戶的反饋信息,自己抽時間不定時在一線出現(xiàn),了解情況,甚至與基層管理直接溝通,通過提問的方式來了解情況,驗證自己直屬下屬是否在說實話,是否有將提出來的解決方案落地。

2.將這些周報發(fā)給上司的同時,抄送給各業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人,并讓他們查看相關(guān)的信息,以便了解各部門的信息,同時做到了信息上的流動和溝通。

不得不提的是,很多人都是通過自己的上司權(quán)力,來撬動隔壁部門對自己工作的支持,所以寫給上司請求其它部門幫助和協(xié)調(diào)是經(jīng)常要做的事,這種方法是可行,但容易出現(xiàn)協(xié)助部門出工不出力的現(xiàn)象,或者是抽調(diào)不是最優(yōu)秀的人選來做支持,導(dǎo)致你項目效果沒這么好或做得后面就爛尾了,怎樣辦?你可以先與隔壁部門的人溝通,看怎樣爭取到雙贏的一種局面:既能達成自己的目的,又能讓協(xié)助你的部門從中得到收益或為公司立下“戰(zhàn)功”(之所以這么說,申請上司請求其它部門支持自己的業(yè)務(wù)開展,無非是滿足了他自己部門的方便和利益最大化,根本不會考慮協(xié)助部門的效率和效益的平衡,容易導(dǎo)致協(xié)助部門的工作質(zhì)量、效率下降,從而讓他人支持你成了一種負(fù)擔(dān))。

所以你能做的就是先與協(xié)助部門進行一個詳細(xì)的溝通,你們的目標(biāo)是什么,而對方提供的協(xié)作動作和支持是什么,同時能為他帶來什么樣的價值——增加該部門的權(quán)重、帶來其它收益和崗位的增加、增加其部門的價值和改變他在業(yè)務(wù)總負(fù)責(zé)人或CEO心中的印象或KPI績效考核,讓他們覺得是真真切切得益與合作,才會愿意全心全意去給你支持和協(xié)助。

3.業(yè)務(wù)總負(fù)責(zé)人在提拔中層管理時,應(yīng)該要挑選一些有團隊合作精神的人

很多下屬因為他個人工作能力表現(xiàn)出色而提拔成管理者,但在做管理者上,你不能只顧你自己了,因為只顧你自己很容易,但要讓他人按你所要求的去工作,就不是那么容易的,并且為了拼命完成給你設(shè)立的指標(biāo)時,你會產(chǎn)出護短和掩蓋的行為——無非就是不想在老板面前留下一個“不能干”的壞印象,和不想輸,所以就只會盯著與自己目標(biāo)相關(guān)的事趕緊做,與目標(biāo)不相關(guān)的事就會下意識拒絕或配合力度不高,導(dǎo)致成為其它部門的問題。我之所以把這個原因拋出來,是讓業(yè)務(wù)總負(fù)責(zé)人,要意識到一味談目標(biāo)達成,有時會把你的目標(biāo)給扭曲化了——你的初衷不是這樣的,但出來后就變味了。同時要注意下屬對團隊合作的理解和變化,遇到這種行為出現(xiàn)后,要指定出,讓下屬改正這種行為,保持一種團隊合作的精神,同時要為下屬提供實現(xiàn)目標(biāo)的資源,而不能只一味地強調(diào)目標(biāo)的完成度,更應(yīng)該要看計劃是否偏離了原來的軌道,若增加了計劃之外的變化,理解給予相應(yīng)的資源支持,讓其能保證目標(biāo)達成不受影響,同時又能把團隊協(xié)助的事做了。

作為一名部門的管理者,不應(yīng)該將自己的思維和認(rèn)知局限在自家部門之上

很多中層管理者升上來后,胸懷自家的部門,沒有大局觀——心懷著整個業(yè)務(wù)線或者公司整個商業(yè)模式的價值提倡與交付,一心只考慮自家部門的利益得失,不理睬其它部門對本部門的訴求和請求協(xié)調(diào),那么會讓自己的升職道路堵塞了,為什么?

1.你盯著和守護著的工作都是你會做的,但沒有走出你的舒適圈

很多部門管理者做自己部門擅長的事,只要認(rèn)真做好職責(zé)內(nèi)和KPI考核的明細(xì)就可以了,不在里面的就不管它,或者忽略它,這會讓他們自己感覺到舒服——進入了固化的思維和工作流程,固化的工作技巧,為的是完成對他們的考核,而非真正創(chuàng)造交付的價值,就算客戶的訴求改變了,對這塊業(yè)務(wù)不再感覺到有價值,它還是會繼續(xù)重復(fù)勞動,因為他們只要做到這些考核所要求的,就能得到對應(yīng)的工資和收入,那么為啥還要做變化呢?進入這種“自我封閉”式和有意排斥“自己不會”和“與自己不相關(guān)的工作內(nèi)容”的人,最終會被人打破或改變——企業(yè)是講究協(xié)調(diào)的整體,如果你不改變,那么你的上司就會來改變你的崗位和職務(wù),找一位愿意改變的人來替換你的管理位置,從而更好地?fù)肀ё兓?/p>

2.接納感性決策,但要學(xué)會用合理的理性數(shù)據(jù)去度量

我們怎樣考慮變化?一方面是在其它行業(yè)內(nèi),有著讓人感覺合理的數(shù)據(jù)做支撐,業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人思考過這個模式后,直接把它的商業(yè)規(guī)模照搬過來本行業(yè),先固化再因地制宜地優(yōu)化,看看能否把商業(yè)模式從A行業(yè)復(fù)制到B行業(yè)中來?另一種就是拍腦袋——業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人或CEO的個人直覺認(rèn)為往這個方向走是一個機會,同時也是挑戰(zhàn),我們要先嘗試一下,看看能否殺出一條路來?

于是業(yè)務(wù)總負(fù)責(zé)人或CEO就做了一個往新方向走的決策,當(dāng)這個決策影響到你部門的工作和考核內(nèi)容時,你所要做的并不是拒絕執(zhí)行或找借口和理由去推脫、出工不出力、找數(shù)據(jù)證明這個決策是錯的,不合理的。你要做的就是親自上陣,放下自己的一切成見,支持這個決策,包括作為部門管理者的你,帶著下屬沖鋒與一線,親自打樣板客戶,早點摸出達成這個目標(biāo)的打法,怎樣給隔壁部門做支援,這時考核的工作內(nèi)容肯定與之前有著很大的變化,但你一定要在協(xié)作和執(zhí)行中收取相關(guān)的行為產(chǎn)生下來的數(shù)據(jù),并把這些關(guān)鍵的數(shù)據(jù)信息記錄和分析,同時結(jié)合你在一線的所見所聞、自己的總結(jié)和想法,以及聽取下屬的匯報及其反饋,來給出你的專業(yè)性建議,讓領(lǐng)導(dǎo)做決策。領(lǐng)導(dǎo)不是蠢的,自然會根據(jù)反饋的信息、數(shù)據(jù)和自己在一線所了解的,來評估這個決策是否要執(zhí)行下去。而作為部門負(fù)責(zé)人的你應(yīng)該要先做,先配合其它部門出活,每個流程節(jié)點重新考慮和梳理,盡可能每一步做到極致,再調(diào)整自己的考核內(nèi)容和目標(biāo),考慮完成這個目標(biāo)需要什么樣的人力支持和資源輔助,這樣才能更好地完成你的目標(biāo),而不是靠一個部門在這“死”扛著——完成部門的新目標(biāo)沒有說不允許借其它部門的手幫忙,人家為啥要幫你呢?那么就是平時多給他人提供幫助和方便,到你需要的時候,他人自然會伸出援手來幫你(互惠原則)。

3.一定要牢記自己部門的本分工作。

不得不提的是,各部門的設(shè)立,除了協(xié)作以外,還有另一個本分功能——互相監(jiān)督和制約。A部門的工作完成度如何和質(zhì)量如何,是靠下一環(huán)節(jié)B部門對他工作的接收和反饋,若A部門工作上沒做好,那么到B部門那會引起巨大的反響——要么就是花多點時間幫A部門“填坑”,但工作效率降低,成本上升;要么就是工作質(zhì)量受到A部門的影響,同時下降,導(dǎo)致被客戶投訴或被下一個部門投訴失責(zé),與其被人投訴質(zhì)量和效率原因,還不如自己先做好質(zhì)量上的把握,把A部門的問題給反饋上去了?

與此同時,B部門對A部門的工作也有一個監(jiān)督的作用——是否有超出企業(yè)的紅線,是否有違反行為的出現(xiàn),這些在公司內(nèi)部都是不允許的,有要上報提出來,不能隱瞞和睜一只眼閉一只眼,不然整個公司的協(xié)作無非就是“同流合污”罷了,并不會走向事業(yè)蒸蒸日上。

部門之間的本分工作設(shè)置的邏輯是互相監(jiān)督和制約,無非是為了維護公司的利益和降低經(jīng)營的風(fēng)險,讓公司為提供客戶真實的價值而存在,而不是像刷單、假冒不合格產(chǎn)品流入市場等交付模式,這些只會加速公司的衰落和倒閉。

作為一名管理者,要有主動擁抱變化的意識,不能只一味地等業(yè)務(wù)變化,自己再改流程,改工作內(nèi)容,在實際的運營過程中,你很多時候是先適應(yīng)變化,再去做流程和工作內(nèi)容的調(diào)整,因為系統(tǒng)、流程、工作崗位的職責(zé)變化都具備滯后性的,不會及時地做出改變,你要在改變中知道這事是否可以規(guī)?;涂蓮?fù)制化,必須是自己親臨一線,親自去打樣,抓執(zhí)行和過程,不斷地復(fù)盤,尋找有價值的點切入,而不是那些困難、做不了,看積極的一面并加以正向利用,同時看到消極的一面,卻看作是自己切入的機會,是一個優(yōu)秀管理者的正向思考問題的思維,那么站在團隊合作這事上,你還有別的考慮嗎?如果沒有,可以在保持自己業(yè)務(wù)不受影響的情況下,先支持,給予他人方便,同時自己親自復(fù)盤整個執(zhí)行過程和結(jié)果,看看需要什么資源支持,怎樣做到合理的成本投入,最大化效率地產(chǎn)出。


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