工作中、生活中我們時常會聽到這樣的抱怨：

不知道為什么工作總是難以進入狀態(tài)，領導交代的工作總是拖到最后一刻才完成，做了很久的項目進度卻停滯不前，工作效率低所以經常要加班......

無論是職場老司機還是職場菜鳥，似乎都難以擺脫“工作低效，加班常態(tài)”的魔咒。

每一個職場人都希望掌握高效工作的“秘籍”，因為這意味著你可以獲得領導更多的賞識，有更多升值加薪的機會，你可以按時下班，更好地享受八小時外的放飛自我，你可以有更多的精力陪伴家人和朋友，一起度過溫馨愜意的休閑時光。

最近兩年，時間管理在職場非常火熱，“番茄工作法”、“工作清單”、“四象限法則”等等。但是，很多人試過后還是覺得工作總是多的做不完，時間總是不夠用。

如何擺脫工作中的拖延和低效呢？推薦大家一本好書——《零秒工作》，作者赤羽雄二，曾在全球最知名的管理咨詢公司——麥肯錫公司擔任顧問14年，一個人同時負責7-10個項目。獨立創(chuàng)業(yè)后，同時參與數家企業(yè)的經營改革，每年舉辦的演講超過50次......

面對海量工作，為什么赤羽雄二能應對自如呢？

法寶就是一句話，速度決定一切。

那么，如何向大神一樣做到高效工作呢？首先，要全面分析工作效率低的原因，對癥下藥。

一、工作效率低的原因大盤點

工作效率低，原因不能一概而論，既有外部原因，也有自身原因。

外部原因：

1.眾多的管理層和部門領導人無法自己做決定和推進工作：很多企業(yè)、政府部門由于管理層級較多，想要推進一項工作，要走很多審批流程，需要很多領導簽字，這樣就嚴重影響了工作進展的速度，有時還會貽誤一些重大的機會。

2.領導安排工作任務不清晰，造成重復工作：很多人都有過類似的經歷，有時候領導布置給你一項工作，交代的很模糊，就讓你去做，完成以后又說不合格，重做，可是又沒有給出明確的標準，就這樣反復多次修改。這種情況多為領導自己也不是非常清楚想要的到底是什么。

3.繁多冗長的工作會議：不論是企業(yè)、政府部門還是其他組織，都不同程度存在名目繁多、效率低下的會議，無形中占用了很多完成工作的時間。

以上三個原因，我們個人基本上是沒有辦法改變的。但是，我們可以改變自己，從自身原因著手改進。

自身原因：

1.有工作拖延癥，總是不能快速投入工作狀態(tài)，無法按時完成工作。中途打斷，就會打亂既定的工作節(jié)奏，無法按照優(yōu)先順序解決更重要的工作。

2.工作缺少計劃性，沒有進行任務分解，沒有把握關鍵的時間節(jié)點。

3.工作中猶豫不決，不能及時做出決斷。

4.業(yè)務不熟練，整理材料、寫文案的速度緩慢。

5.在剛剛接受工作時，沒有和領導充分溝通，明確上司的準確意圖，結果交出的文件被要求返工。

二、提升工作速度的8個原則

原則1? 形成整體印象

若想提升工作速度，首先要對這項工作有一個宏觀的整體印象，明確要達到的結果。然后以結果為導向，倒推出要考慮的要素，工作的步驟流程等。

從整體把握，才會分清輕重緩急，搞清楚哪些環(huán)節(jié)是重要，哪些是次要的，將主要精力集中在關鍵環(huán)節(jié)，同時全面把握風險因素。

原則2? 工作不要過于細致

請注意，是工作不要過于細致，而不是不要細致哦。工作首先要確保按時完成，如果過分追求細節(jié)的完美而影響到整體的進度就得不償失了。完成比完美更重要。

對于真正重要的核心部分的工作必須認真細致地完成。也就是打造細節(jié)要挑重點，不必過于糾結次要環(huán)節(jié)的細枝末節(jié)。

原則3? 掌握工作的要領

掌握工作的要領，就是把握住工作的要點。在接到領導交辦的一項工作后，不要急于馬上去做，而是應該先全面思考一下如何一步步完成，每一個步驟在什么時間完成、要做到什么程度，中間要找哪些人來協(xié)同完成，預估一下哪些地方容易出現問題，如何避免和解決。

原則4? 形成良性循環(huán)

所謂良性循環(huán)，是指推進工作時，要努力確保工作朝著良好的方向發(fā)展。若要達到這種理想的狀態(tài)，一定要與推進工作過程中所涉及的部門、涉及的人員建立良好的溝通。整個工作鏈條上的人員通力合作、形成合力，才能全力推進工作的完成。

原則5? 對改善方法本身做改善

想要有效提升工作效率，必須不斷對工作流程、具體環(huán)節(jié)進行細致的分析，努力找到可以提升的點，在實踐中不斷摸索經驗，對工作流程和方法進行優(yōu)化。

電視劇《我的前半生》中，大家都非常厭惡插足上司家庭的“心機婊”凌玲，但是我們拋開心機不說，職場中的凌玲工作能力還是可圈可點的，比如經她整理過的文件條理清晰，還會用便簽制作成索引方便查閱，后來她的文件還被賀涵拿給羅子君作為效仿的模版，這都是對工作細節(jié)進行優(yōu)化的體現。

改進本身是永無止境的，正所謂沒有最好，這有更好，只要堅持不懈，業(yè)務能力、工作方法和技巧日益精進，工作效率一定會不斷提升。

原則6? 凡事提前

所謂凡事提前，是指對于所有的工作，無論是計劃中的還是正在做的，都要盡力提前完成。

不要拖到實在不能拖了才行動，那樣就難以預留足夠的時間對工作進行對照檢查和修正，出現差錯也來不及挽回。長此以往，會陷入被動的境地，形成巨大的心理壓力。在單位，也會給人一種“不靠譜”的印象，甚至對會今后的職業(yè)生涯造成不利的影響。

如何才能提前完成工作呢？簡要概括一句話就是，把握整體流程，適當委托授權，專注核心工作，其他逐步提前。

原則7? 凡事先行一步

凡事先行一步，就是指別人早一步思考和采取行動。先行一步的人，總是擔當著“領跑者”的角色，其他人則更愿意向“先行者”請教。所以，先行一步的人，更容易獲得領導的賞識、同事的認可，職場發(fā)展的機會也更多。

不要懼怕做第一個吃螃蟹的人，即使失敗也是一種收獲，經驗是最寶貴的財富。

原則8? 盡量避免返工

返工的情況在工作中時有發(fā)生，工作已經取得了一定進展，突然意識到方向性的錯誤，這種情況是無法完全避免的。返工不僅浪費人力、物力、財力，還容易打擊團隊士氣，拖慢項目進度，甚至造成無法挽回的損失。

那么如何才能避免返工呢？

如果是初次接手這類工作，不妨虛心向周圍經驗豐富的前輩和同事請教，理解工作整體流程，了解容易出現問題的環(huán)節(jié)，這樣才能少走彎路，降低出現疏漏的幾率。

要在工作中不斷回顧和總結，學會事后復盤，對結果進行評估。及時排查工作中的盲點，補齊能力的短板，避免工作中出現類似的偏差和錯誤。

那么，究竟應該如何有效的提升工作效率呢？

三、提升思考速度的方法

工欲善其事，必先利其器。我們的大腦就像一部機器，幫我們處理各種問題，設法讓這部機器“提速”，學會快速思考，才能有效提升工作效率。在《零秒思考》一書中，赤羽雄二給我們提供了幾個非常有效的方法。

第一，通過“A4紙做筆記”來實現零秒思考

“A4紙筆記法”被赤羽雄二稱為“全世界最簡單的頭腦靈活度訓練”，是他所著的《零秒思考》一書的核心，具體做法如下：

將A4紙橫著擺放，在左上方寫標題，右上方寫日期，正文寫4~6行，每行20~30字。花1分鐘的時間寫完1頁，每天寫10頁。

A4紙筆記法最大的作用，就是通過日積月累持續(xù)鍛造你的思考能力。想要成為高效工作的職場達人，必須有快速的、深入的思考能力作為支撐。

A4紙筆記法適用于任何問題，無論是工作的還是生活的，凡是你在意的、令你困惑的，甚至是你厭惡的事情，都可以通過這種方式來整理思路。

比如：

為什么領導沒有讓我負責那個新項目？

領導為什么總是針對我說許多嚴厲的話？

如何向男朋友（女朋友）道歉？

堅持每天做A4紙筆記，可以更好的掌控工作和生活，讓頭腦更加清晰，溝通更順暢，壓力得以釋放，思考深度不斷加深。得益于此法，你會越來越從容，思考力、做決斷的速度明顯提升。

第二，大膽運用假設性思考，不斷進行驗證和修正假設，直至得出正確的結論。

假設性思考，是指面對某個問題先做一個總體上大致的判斷，據此做出一些假設，在解決問題的過程中不斷的驗證之前的假設，直至得出正確的結論。

假設性思考聽起來有些復雜，但事實上，假設性思考在日常生活中的例子比比皆是。比如，感覺天要下雨了，出門的時候在身上帶把傘，這就是假設性思考。如果明明感覺天要下雨了卻不帶傘出門，最后就會被淋成落湯雞。

運用假設性思考，從步驟上來看

從變化過程來看

掌握假設性思考要把握以下要點：

一是應該隨時隨地都保持高度的敏銳，對任何事物都要有自己的理解，設定自己的假設，這是一個重要的大前提。

二是假設之前，要熟悉如何做出假設，這就需要具備一定的專業(yè)知識，否則會出現偏差?？梢哉乙晃粯I(yè)內資深人士，通過采訪的形式一口氣詢問對方很多問題，快速獲取相關知識和信息。

三是一旦開始采訪和進行數據分析等驗證步驟，腦中便會不斷涌現出新的假設，從而修正現有的假設。

四是如果無法跟上這個過程的推進速度和變化，那么大腦會越加感到困惑?？梢酝ㄟ^搜集信息、咨詢他人等方式，進一步進行修正假設和驗證，直至最終接近正確的答案。

第三，學會零基礎思考，擺脫思維束縛，重構達成目標的步驟

零基礎思考是指，對于“本來應該如何解決“或者是“本來必須如何解決”之類的問題，不要拘泥于先例和現狀，而應該從根本上重新思考。

零基礎思考讓我們排除既定影響，擺脫思維定勢，從根本上去思考解決問題的辦法，是一種更高維度的思考。通過零基礎思考訓練，才能更好的把握問題的本質。

曾經看到過這樣一個小故事，日本有個“東洋人造絲公司”，在生產中遇到一個難題，合成每根紗的5根線粗細總是紡不均勻，技術人員想盡了各種辦法，始終解決不了這個難題。大量的次品嚴重影響了公司的效益。后來一個生產線的班長建議，何不索性就生產一種表面粗糙的面料，給穿慣了光滑閃亮衣服的顧客制造個驚喜呢？他的建議得到了公司的采納，結果這種表面粗糙、質地柔軟的新型面料投放市場后，大受顧客的喜愛。

一樣的商品，通過轉換營銷思路，化被動為主動，收到了意想不到的效果。

做到零基礎思考，應該把握以下要點：

一是從根本上思考應該如何解決問題。

二是有意識地將組織內部的約定俗成的前提條件、制約條件，以及個人的厲害關系考慮進去，深入思考原本應該是怎樣的狀況。

三是“幼稚的”“純粹過激的”或“無視現狀的”思考方式是不可取的。必須深刻理解現狀和大膽構想，清晰地規(guī)劃出理想的成果和達成目標的步驟。

如果你想早日成為職場效率達人，又快又好的完成工作，那么一定要讀讀這本《零秒工作》。當然，成功和機會=好方法+努力，“紙上得來終覺淺，覺知此事要躬行”，想要提升工作效率，最重要的還是要實實在在地實踐。希望你也能像麥肯錫精英赤羽雄二一樣，學會零秒工作，速度解決一切。