海能達通信股份有限公司成立于1993年，是服務(wù)全球的專網(wǎng)通信解決方案及設(shè)備供應(yīng)商。成立13年來，海能達建立了覆蓋全球大部分地區(qū)的營銷網(wǎng)絡(luò)，在全球設(shè)有近30個分支機構(gòu)。

在公司的全球化發(fā)展中，信息化建設(shè)一直是海能達協(xié)同全球分公司、升級企業(yè)管理的重要手段。從1993年至今，海能達相繼和SAP、微軟、用友等國內(nèi)外知名企業(yè)合作上線了銷售、采購、財務(wù)、協(xié)同等各類辦公系統(tǒng)，使企業(yè)辦公標準化、流程化，增強各個分公司間的協(xié)作效率。可以說，在信息化建設(shè)方面，海能達有著嚴格的標準和顯著的成果，在整個同類行業(yè)中都屬于佼佼者。

海能達發(fā)展的管理掣肘—共享文件夾與FTP

在海能達原來的信息架構(gòu)中，采用共享文件夾與FTP服務(wù)器作為公司的主要兩種文件協(xié)同手段。在國內(nèi)總部的日常工作當(dāng)中，都是采用共享文件夾的方式來進行文件分享和協(xié)作。在與國外分公司、經(jīng)銷商、客戶等之間則通過架設(shè)FTP服務(wù)器來建立文件聯(lián)系。

1.共享文件夾的弊端

第一，共享文件夾只能在局域網(wǎng)內(nèi)使用。假如一些資料需要外發(fā)，而郵件附件又滿足不了時，共享文件夾就失去了作用。這也是為什么海能達依然要架設(shè)FTP服務(wù)器來與分公司、經(jīng)銷商、客戶等建立聯(lián)系。

第二，共享文件夾一般只存儲在單臺電腦中，不僅容量小，而且存儲的文件缺乏系統(tǒng)的分類。當(dāng)用戶需要存儲的文件體量大、類別多時，為了方便管理而不得不開設(shè)多個或大或小的共享文件夾，這無疑又為企業(yè)增加了管理難度。

第三，共享文件中雖然也可為訪問用戶設(shè)置權(quán)限，但是設(shè)置過程非常繁瑣。而且，權(quán)限類型單一固定，不能有效的對不同人員進行授權(quán)，管理十分復(fù)雜。

第四，當(dāng)共享文件夾中的文件被修改、刪除時，沒有任何歷史信息能夠供人查看。假如一份文件被誤改誤刪，不僅造成了損失，而且追究不到最終責(zé)任人。

第五，共享文件夾的建立并不是十分穩(wěn)定。一旦崩潰，不單單是重建共享文件夾那么簡單，原來存儲的文件也有可能發(fā)生損壞、丟失。

在企業(yè)當(dāng)中，共享文件夾是最原始的文件協(xié)作方式，其風(fēng)險遠遠大于它所帶來的便利。在海能達與海外分公司、經(jīng)銷商、客戶發(fā)生文件傳輸時，一般是采用FTP服務(wù)器。

2.FTP的弊端

首先，F(xiàn)TP服務(wù)器對于國內(nèi)外的網(wǎng)絡(luò)、帶寬等有一定的要求。服務(wù)器架設(shè)在國內(nèi)，那么海外公司的文件上傳和下載速度就會受到一定限制，速度將會變慢。

其次，F(xiàn)TP的密碼安全策略不夠完善。在FTP客戶端與服務(wù)端之間，文件數(shù)據(jù)一般采用明文的方式進行傳輸，即使采用SSL進行加密，也會受到FTP自身工作方式的影響，很難保護數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?。而且，F(xiàn)TP只能用來進行文件的上傳和下載，如果需要對文件進行一定編輯，則必須將文件下載到本地之后才可修改。從本質(zhì)上來說，它只是一個用來傳輸文件的工具。海能達與海外市場的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)十分密切，僅僅是FTP并不能滿足其對文件傳輸、協(xié)同的要求。

因此，不論是國內(nèi)還是國外、共享文件夾還是FTP服務(wù)器，均不能滿足海能達對文件存儲、處理、協(xié)同、傳輸?shù)确矫娴母咭?。在?jīng)過慎重的考察、篩選和抉擇之后，海能達最終選擇了與開始云進行合作，在全公司施行一套完善的文件管理解決方案。

開始云的解決方案

1.存、管、發(fā)——全面取代共享文件夾與FTP

海能達首先要解決的是文件存儲和使用的問題。以KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)為根本，為海能達搭建起標準、統(tǒng)一的文件管理平臺，取代內(nèi)部的各種共享文件夾。用戶不論是在國內(nèi)還是國外，都可以通過網(wǎng)頁、客戶端、移動端登錄到系統(tǒng)中。

構(gòu)建存儲結(jié)構(gòu)，多維管理企業(yè)文件

通過文件樹狀結(jié)構(gòu)圖，與公司現(xiàn)有的組織架構(gòu)相同步，使各分公司、各部門、各小組均有專屬的文件存儲目錄。擺脫雜亂無章的共享文件夾，讓每一個文件都存儲在它最適合存在的地方。同時，劃分細致的文件分類，打破單一維度的識別困擾，為文件增加各種個性化屬性、標簽，建立起多維度的文件存儲體系。

建立權(quán)限體系，加強文件保護

企業(yè)文件不僅要“存”，更需要“管”，權(quán)限就是加在文件上面的一把鎖，KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)使這把鎖更堅固，類型更多樣。KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)共擁有可見、創(chuàng)建文件、創(chuàng)建文件夾、預(yù)覽、下載、打印、修改、刪除、完全控制九種常見權(quán)限類型，覆蓋文件的所有操作。每一種權(quán)限都可以自由組合，并且可以對文件、文件夾和用戶單獨授權(quán)。從權(quán)限的授予、獲取到監(jiān)督，讓每一份文件都處在最安全的保護當(dāng)中。

并且，KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)也讓文件徹底擺脫“無監(jiān)管”的狀態(tài)，上傳、修改、移動、刪除等任何文件操作行為都會被詳細的記錄下來，讓責(zé)任追蹤到人。

統(tǒng)一文件發(fā)布渠道，降低傳播成本

有了KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)之后，當(dāng)人力資源部再次向全體員工分發(fā)資料時，不再需要郵件、也不再需要共享文件夾，只需在系統(tǒng)中將文件一鍵“發(fā)布”。那么，所有人都會收到文件的查收消息，根據(jù)被賦予的查看、下載等權(quán)限對文件進行相關(guān)操作。不用擔(dān)心文件被修改或刪除、不用再發(fā)郵件去一個個通知提醒，讓“文件分發(fā)”一步到位，提高工作效率。

簡化文件外發(fā)，提高安全與效率

在文件外發(fā)方面，KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)特色的“文件外鏈”功能完美取代了FTP、郵件、QQ、U盤等文件傳輸形式。當(dāng)國內(nèi)總部需要向客戶發(fā)一份產(chǎn)品的最新資料時，可以在系統(tǒng)中將這份文件形成一個鏈接的形式發(fā)送給對方，客戶只需要點擊鏈接即可直接預(yù)覽或下載這份文件。不論是國內(nèi)還是國外，文件傳輸都能夠更安全、更高效。

打造企業(yè)文庫，展示企業(yè)風(fēng)貌

針對海能達眾多的海外分公司、經(jīng)銷商和客戶，開始云為海能達定制開發(fā)了專屬的企業(yè)文庫。所有對外展示的產(chǎn)品資料、銷售信息等均可放置于企業(yè)文庫中，供系統(tǒng)外用戶自主預(yù)覽和下載。文件資源庫不僅加強了公司、經(jīng)銷商、客戶之間的聯(lián)系，提高了溝通效率，更是展示了海能達良好的企業(yè)風(fēng)貌。

2.提供配套智能硬件，管理企業(yè)信息入口

提供與系統(tǒng)配套的智能硬件是KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)的亮點之一。因此，KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)與理光（中國）戰(zhàn)略合作，推出了開始云配套智能硬件——智能多功能一體機，幫助企業(yè)從信息的入口開始全程管理文件。KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)作為企業(yè)文件的“物流中心”，完成了從信息采集、篩選、編輯、分發(fā)的所有歷程。

不論是紙質(zhì)文件掃描成的電子文件，還是郵件、傳真等都能夠通過開始云配套的智能硬件多功能一體機直接歸檔到KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)中存儲、分類和編輯，得到全方位的管理和保護。無需再次上傳，避免了文件分散與信息泄露的風(fēng)險。反之，系統(tǒng)中的所有文件均可通過開始云配套智能硬件進行打印、外發(fā)，無需下載傳遞，從而降低了企業(yè)的耗材采購成本，實現(xiàn)高效、綠色的企業(yè)辦公。

3.集成企業(yè)IT系統(tǒng)，提高工作效率

KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)還可與海能達的企業(yè)系統(tǒng)門戶網(wǎng)站、OA系統(tǒng)等集成，可直接進行登錄跳轉(zhuǎn)，無需再次輸入賬戶信息；為企業(yè)的內(nèi)、外網(wǎng)不同用戶定制不同的展示頁面，根據(jù)網(wǎng)絡(luò)IP、用戶ID等來判斷用戶的類別、權(quán)限等信息，將企業(yè)自身用戶與經(jīng)銷商等實現(xiàn)隔離，在提高企業(yè)辦公效率的同時全面保護企業(yè)的信息安全。