編者按：本文由泛微收集整理編寫(xiě)而成，旨在闡述對(duì)檔案及檔案管理的歷史回顧與認(rèn)識(shí)。

一、總體要求

（一）基本原則

統(tǒng)籌規(guī)劃，系統(tǒng)完整。

系統(tǒng)梳理檔案領(lǐng)域相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化標(biāo)準(zhǔn)體系結(jié)構(gòu)，將檔案信息化建設(shè)所需的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分門別類地納入體系表中，避免相互間的交叉，做到層次合理、分明，構(gòu)建協(xié)調(diào)一致、相互配套的標(biāo)準(zhǔn)體系表，滿足檔案事業(yè)發(fā)展需求。

需求導(dǎo)向，重點(diǎn)先行。

充分考慮檔案管理業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，針對(duì)當(dāng)前電子文件歸檔、數(shù)據(jù)交換、電子檔案長(zhǎng)期保存等關(guān)鍵瓶頸問(wèn)題，明確需優(yōu)先制定的互聯(lián)互通、信息共享和安全等基礎(chǔ)共性標(biāo)準(zhǔn)，注重操作性和指導(dǎo)性。

聚焦前沿，動(dòng)態(tài)開(kāi)放。

既要考慮到目前的信息技術(shù)水平，也要對(duì)新興信息技術(shù)在檔案行業(yè)中的可能應(yīng)用有所預(yù)見(jiàn)，使標(biāo)準(zhǔn)體系能適應(yīng)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展。堅(jiān)持自主制定與采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合，不斷充實(shí)和更新，建立兼容性好、開(kāi)放性強(qiáng)的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。

（二）建設(shè)目標(biāo)

建立并不斷完善檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，為檔案信息化建設(shè)提供支持與服務(wù)；明確需制定的檔案信息化建設(shè)關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)清單，為系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通、信息共享、業(yè)務(wù)協(xié)同、信息安全打好基礎(chǔ)。

二、建設(shè)步驟

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系按照“三步法”原則建設(shè)完成。第一步，通過(guò)研究信息化環(huán)境下檔案管理業(yè)務(wù)流程，提取其共性抽象特征，構(gòu)建由資源層、服務(wù)層、保障層和應(yīng)用層組成的檔案信息化參考架構(gòu)，從而明確檔案信息化建設(shè)對(duì)象和邊界，識(shí)別檔案信息化建設(shè)現(xiàn)有和缺失的標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)知現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)間的交叉重疊關(guān)系；第二步，在深入分析標(biāo)準(zhǔn)化需求的基礎(chǔ)上，綜合檔案信息化參考架構(gòu)各層邏輯關(guān)系，形成由基礎(chǔ)共性、資源建設(shè)、信息服務(wù)、信息保障和應(yīng)用構(gòu)成的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系結(jié)構(gòu)；第三步，對(duì)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系結(jié)構(gòu)分解細(xì)化，進(jìn)而建立檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系框架，指導(dǎo)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)立項(xiàng)工作。

三、建設(shè)內(nèi)容

（一）檔案信息化

1. 資源層

檔案信息化的核心內(nèi)容是檔案信息資源建設(shè)。檔案信息化將為國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)信息化提供強(qiáng)有力的服務(wù)支撐。檔案信息資源作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)性戰(zhàn)略信息資源，決定了檔案信息化對(duì)于國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的基礎(chǔ)性、服務(wù)性作用和地位。存量檔案數(shù)字化和增量檔案電子化是檔案信息資源建設(shè)的兩個(gè)工作重點(diǎn)。

2. 服務(wù)層

實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享是檔案信息化的根本目標(biāo)。應(yīng)加大檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)用力度，建立信息共享通道和服務(wù)平臺(tái)，加快檔案信息資源開(kāi)發(fā)和檔案信息資源網(wǎng)上共享步伐，強(qiáng)化檔案信息服務(wù)機(jī)制建設(shè)，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段，推進(jìn)檔案服務(wù)社會(huì)化和檔案信息產(chǎn)業(yè)化，以實(shí)現(xiàn)館際共享為長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)，不斷創(chuàng)造檔案信息的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，建立起高效、優(yōu)質(zhì)、快捷的新型檔案信息服務(wù)體系。

3. 保障層

檔案信息資源體系和服務(wù)體系的發(fā)展離不開(kāi)檔案信息保障體系的建設(shè)。在檔案信息化技術(shù)創(chuàng)新和制度創(chuàng)新中，首先要保證檔案信息資源管理系統(tǒng)的運(yùn)維安全可靠，建立和完善資源安全、網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全的保障體系，確保檔案信息化快速、有序、健康地發(fā)展。

4. 應(yīng)用層

檔案信息化是信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，是信息技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)的創(chuàng)新融合，形成了檔案信息資源體系、檔案服務(wù)體系建設(shè)體系和檔案信息保障體系的典型應(yīng)用。

對(duì)于檔案信息資源體系，著力推進(jìn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔移交，如開(kāi)展電子發(fā)票及電子會(huì)計(jì)檔案等專業(yè)電子檔案管理綜合試點(diǎn)，嘗試網(wǎng)站、微博、微信公眾號(hào)等新媒體數(shù)字資源的歸檔。

（二）檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系框架

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系框架包括基礎(chǔ)共性、資源建設(shè)、信息服務(wù)、信息保障、應(yīng)用五大類標(biāo)準(zhǔn)。

（三）重點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)化領(lǐng)域及方向

1. 基礎(chǔ)共性標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)共性標(biāo)準(zhǔn)主要規(guī)范檔案信息化的通用性、指導(dǎo)性標(biāo)準(zhǔn)，包括術(shù)語(yǔ)定義、通用需求、架構(gòu)、測(cè)試與評(píng)估、管理等標(biāo)準(zhǔn)。

（1）術(shù)語(yǔ)定義標(biāo)準(zhǔn)：主要規(guī)范檔案信息化相關(guān)概念、為其他各部分標(biāo)準(zhǔn)的制定提供支撐，解決檔案信息化基礎(chǔ)共性問(wèn)題。包括檔案信息化場(chǎng)景、技術(shù)、業(yè)務(wù)等主要概念定義、分類、相近概念之間關(guān)系等。

（2）通用需求標(biāo)準(zhǔn)：主要用于規(guī)范和引導(dǎo)電子文件歸檔、電子檔案管理等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的通用能力需求，包括電子文件管理通則、電子檔案移交與接收規(guī)范、電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范等方面標(biāo)準(zhǔn)。

（3）架構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)：包括各類檔案信息系統(tǒng)的參考架構(gòu)及共性功能，以明確和界定檔案信息化的對(duì)象、邊界、各部分的層級(jí)關(guān)系和內(nèi)在聯(lián)系。

（4）測(cè)試與評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)：主要規(guī)范檔案信息化相關(guān)技術(shù)、設(shè)備和系統(tǒng)的測(cè)試要求，包括測(cè)試方法、評(píng)估指標(biāo)、評(píng)估方法等。

（5）管理標(biāo)準(zhǔn)：主要規(guī)范信息化環(huán)境下檔案管理相關(guān)責(zé)任主體以及相關(guān)要素的管理要求，包括離線載體管理、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)換、檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、應(yīng)急管理等方面標(biāo)準(zhǔn)。

2. 資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案資源體系的建設(shè)要求和大數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢(shì)，資源建設(shè)分為傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件的歸檔及電子檔案移交、檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)歸檔、檔案數(shù)據(jù)整合和檔案數(shù)據(jù)化。

（1）數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)：主要用于指導(dǎo)各級(jí)各類檔案保管部門開(kāi)展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作。

（2）電子檔案標(biāo)準(zhǔn)：主要用于引導(dǎo)和規(guī)范各立檔單位及時(shí)歸檔其在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各種格式的電子文件，包括長(zhǎng)期保存格式、各類電子文件的歸檔指南及元數(shù)據(jù)方案等方面的標(biāo)準(zhǔn)。

（3）檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。主要用于引導(dǎo)和規(guī)范檔案部門及時(shí)歸檔其在實(shí)際工作中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，如檔案網(wǎng)站、檔案信息系統(tǒng)、檔案信息共享平臺(tái)的日志及瀏覽記錄、檔案統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)或檔案業(yè)務(wù)工作系統(tǒng)形成的數(shù)據(jù)。包括歸檔指南及元數(shù)據(jù)方案等方面的標(biāo)準(zhǔn)。

（4）檔案數(shù)據(jù)整合標(biāo)準(zhǔn)。主要是規(guī)范數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)與電子檔案之間的邏輯整合，建立關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)不同平臺(tái)、不同類型檔案數(shù)據(jù)的整合共享應(yīng)用。包括各類檔案數(shù)據(jù)目錄格式、交換標(biāo)準(zhǔn)等方面的標(biāo)準(zhǔn)。

（5）檔案數(shù)據(jù)化標(biāo)準(zhǔn)。主要用于引導(dǎo)和規(guī)范檔案部門將檔案內(nèi)容對(duì)象進(jìn)行解析，以便易于被機(jī)器理解、處理與利用。包括元數(shù)據(jù)描述與抽取、語(yǔ)義表達(dá)、本體描述與關(guān)聯(lián)建設(shè)、語(yǔ)料庫(kù)及知識(shí)庫(kù)建設(shè)等方面的標(biāo)準(zhǔn)。

3. 信息服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

信息服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)主要包括網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)平臺(tái)、館際共享等標(biāo)準(zhǔn)。

（1）網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)：參照電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化指南 第 3 部分:網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。

（2）服務(wù)平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)：主要規(guī)范檔案部門在線服務(wù)平臺(tái)的參考架構(gòu)、功能、質(zhì)量及其它技術(shù)要求等，包括移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)、網(wǎng)站、一網(wǎng)查檔平臺(tái)等方面標(biāo)準(zhǔn)。

（3）數(shù)據(jù)共享標(biāo)準(zhǔn)：主要規(guī)范如館際共享、館室共享、部門間共享、納入公共數(shù)據(jù)共享平臺(tái)等，不同場(chǎng)景下的檔案數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、業(yè)務(wù)銜接，包括互通共享的數(shù)據(jù)接口、數(shù)據(jù)及服務(wù)流轉(zhuǎn)要求等標(biāo)準(zhǔn)。

4. 信息保障標(biāo)準(zhǔn)信息保障標(biāo)準(zhǔn)主要包括資源安全標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)運(yùn)維標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)安全標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)安全標(biāo)準(zhǔn)。

（1）資源安全標(biāo)準(zhǔn)：主要規(guī)范各類檔案信息資源在轉(zhuǎn)換、保存、利用過(guò)程中的安全防護(hù)、檢測(cè)及其它技術(shù)要求，包括數(shù)字化外包、風(fēng)險(xiǎn)治理、備份、遷移、檢查、涉密及敏感信息等數(shù)據(jù)安全技術(shù)要求和數(shù)據(jù)安全管理規(guī)范等方面的標(biāo)準(zhǔn)。

（2）系統(tǒng)運(yùn)維標(biāo)準(zhǔn)：主要保障檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行以及故障應(yīng)急處理，包括運(yùn)行維護(hù)規(guī)范、異常情況處理等方面的標(biāo)準(zhǔn)。

（3）系統(tǒng)安全標(biāo)準(zhǔn)：主要規(guī)范各類檔案信息系統(tǒng)的運(yùn)行過(guò)程中的防護(hù)、檢測(cè)及其它技術(shù)要求的標(biāo)準(zhǔn)。

（4）網(wǎng)絡(luò)安全：主要規(guī)范承載各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)的通信網(wǎng)絡(luò)的安全防護(hù)、檢測(cè)及其它技術(shù)要求，以及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)品的技術(shù)要求。

5. 應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)基礎(chǔ)共性標(biāo)準(zhǔn)、資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、信息服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、信息保障標(biāo)準(zhǔn)，面向黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案信息化應(yīng)用，制定行業(yè)應(yīng)用導(dǎo)則、特定技術(shù)準(zhǔn)和管理規(guī)范，同時(shí)兼顧典型應(yīng)用的需求，包括主要應(yīng)用領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)和專業(yè)（典型應(yīng)用）標(biāo)準(zhǔn)等。

（1）主要領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)：包括面向黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的標(biāo)準(zhǔn)。

①面向黨政機(jī)關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)：主要針對(duì)各類政務(wù)活動(dòng)，制定專用的業(yè)務(wù)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)。

②面向企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)：主要針對(duì)各類型企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，制定行業(yè)應(yīng)用導(dǎo)則、專用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范。

③面向事業(yè)單位的標(biāo)準(zhǔn)：主要針對(duì)各類事業(yè)單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)，制定專用的業(yè)務(wù)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)。

（2）專業(yè)（典型應(yīng)用）標(biāo)準(zhǔn)面向建設(shè)項(xiàng)目、電子會(huì)計(jì)檔案等典型應(yīng)用，制定配套標(biāo)準(zhǔn)。以上述重點(diǎn)標(biāo)準(zhǔn)化領(lǐng)域及方向?yàn)榛A(chǔ)，通過(guò)分析檔案信息化領(lǐng)域已有的

63 項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，提出缺失的、并能直接反映檔案信息化特征的

46項(xiàng)待研標(biāo)準(zhǔn)，作為檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)研制方向（詳見(jiàn)附件《檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系明細(xì)表》中的“待制定”標(biāo)準(zhǔn)）。以“共性先立，急用先行”為原則，指導(dǎo)今后具體標(biāo)準(zhǔn)的立項(xiàng)和制定。

定期清理和歸檔檔案

定期清理：

檔案工作人員應(yīng)當(dāng)監(jiān)測(cè)和記錄庫(kù)房溫濕度，根據(jù)需要采取措施調(diào)節(jié)；定期檢查維護(hù)檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備，確保正常運(yùn)轉(zhuǎn)；定期清掃除塵，保持庫(kù)房清潔；定期采取措施，防止鼠蟲(chóng)霉等。

機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)當(dāng)定期組織人員對(duì)檔案數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)、對(duì)保管狀況進(jìn)行檢查，定期對(duì)電子檔案的保管情況、讀取狀況等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理，并建立檢查和處理情況臺(tái)賬。

歸檔：

《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》從歸檔時(shí)間、歸檔程序和質(zhì)量要求 3 個(gè)方面對(duì)歸檔工作進(jìn)行了規(guī)范。

1.歸檔時(shí)間

《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》要求“機(jī)關(guān)檔案經(jīng)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門整理完畢后，應(yīng)當(dāng)在第二年6月底前向機(jī)關(guān)檔案部門歸檔；采用辦公自動(dòng)化或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的，應(yīng)當(dāng)隨辦隨歸。歸檔時(shí)間有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定”，提出了除有特殊要求外，應(yīng)當(dāng)在第二年6月底前向機(jī)關(guān)檔案部門歸檔；采用辦公自動(dòng)化或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的，應(yīng)當(dāng)隨辦隨歸。

2.歸檔程序

《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》提出了歸檔程序要求：“歸檔時(shí)交接雙方根據(jù)歸檔目錄清點(diǎn)核對(duì)，并履行交接手續(xù)。機(jī)關(guān)檔案實(shí)現(xiàn)隨辦隨歸的，還應(yīng)當(dāng)按規(guī)定履行登記手續(xù)，記錄電子文件歸檔過(guò)程元數(shù)據(jù)?！睂?duì)于傳統(tǒng)文件材料歸檔來(lái)說(shuō)，清點(diǎn)核對(duì)目錄、履行交接手續(xù)即完成歸檔程序，但電子文件歸檔除同樣進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)目錄、履行交接手續(xù)外，還應(yīng)履行登記手續(xù)并記錄電子文件歸檔過(guò)程元數(shù)據(jù)。

3.質(zhì)量要求

在歸檔質(zhì)量上，《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》強(qiáng)調(diào)“歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)為原件”，也就是說(shuō)，以紙質(zhì)形式流轉(zhuǎn)辦理的文件，歸檔對(duì)象應(yīng)該是其紙質(zhì)形式，以電子形式流轉(zhuǎn)辦理的文件，歸檔對(duì)象應(yīng)該是其電子形式，而紙質(zhì)文件材料的數(shù)字復(fù)制件或電子文件的打印件是作為原件異質(zhì)備份形式存在的。這項(xiàng)要求明確了電子文件的歸檔對(duì)象。

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