編者按：本文由泛微收集整理編寫而成，旨在闡述對檔案及檔案管理的歷史回顧與認識。
檔案管理的定義和作用
定義：檔案工作是維護歷史真實面貌的一項重要事業(yè)。人們通常說的檔案工作是一個總的概念，嚴格來說，它包含著檔案事業(yè)管理和檔案資源管理這兩個職能不同而又有密切關系的工作。
1、檔案事業(yè)管理：包括檔案管理以及檔案科研、教育、宣傳、法制、外事等工作，要對檔案事業(yè)的方方面面進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、業(yè)務指導、執(zhí)法監(jiān)督。這方面的職責由各級政府的檔案行政管理部門來承擔。
2、檔案資源管理：是對各種形態(tài)的檔案進行具體的技術性管理，它又分為檔案實體管理和檔案信息管理。
檔案實體管理，是指對檔案的實體進行收集（歸檔）、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、調卷提供查閱等。
檔案信息管理，是指對檔案內容信息進行分析、檢索、編研、編目、數字化儲存、上網、提供信息查閱和咨詢服務。
檔案資源管理工作由各機關、單位檔案部門或文件中心以及各級、各類檔案館按照有關規(guī)定，分工負責。
作用：機關（各級黨和國家機關、人民團體）檔案工作是檔案工作開展的基礎，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。
機關檔案工作是機關不可缺少的基礎性工作，是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權益、維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。
為什么檔案管理對于組織和企業(yè)非常重要
企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和。隨著企業(yè)活動的增多，企業(yè)的職能增加以及政企分開，產權結構、組織形式、經營機制的變化，使企業(yè)檔案有了新的內容，如：新產生的資產評估、企業(yè)股份、債券等方面的檔案。
（一）企業(yè)檔案是企業(yè)科學決策的重要依據。
現代企業(yè)科學管理的核心是決策，而決策的前提是預測。科學預測是建立在龐大、完整、可靠的信息流基礎上的。企業(yè)檔案是直接形成于企業(yè)的各項活動中，企業(yè)活動的一切過程和變化，都會在檔案信息中得以體現。企業(yè)檔案信息是企業(yè)信息中最主要、最基本、最大量的信息，其中蘊藏著企業(yè)活動所需信息資源?，F代企業(yè)的全面質量管理、目標管理、成本管理、經營管理、信息管理等都離不開企業(yè)檔案。
（二）企業(yè)檔案是質量認證體系運行的真實記錄，是保證質量體系是否符合規(guī)定的依據。妥善地利用好這些檔案信息，對監(jiān)控產品質量和查清發(fā)生質量問題的責任原因起直接憑證作用。
（三）企業(yè)檔案是維護企業(yè)合法權益的法律憑據。
企業(yè)檔案是維護企業(yè)法人股權所有者合未能權益的法律憑證，是企業(yè)進行生產、經營、管理的重要條件。隨著我國法律制度的健全，企業(yè)在生產經營活動中，各種經濟糾紛、勞動用工和勞動爭議仲裁過程中產生的文件材料及各種經濟技術協(xié)議、合同等材料越來越多。企業(yè)檔案就能作為企業(yè)使用和維護其合法權益的憑證。
檔案管理的意義和價值
科學規(guī)范的管理檔案，是衡量機關企事業(yè)單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。隨著自動化、社會信息化檔案管理模式的深入發(fā)展，檔案在機關企事業(yè)單位的管理和發(fā)展過程中起著越來越重要的作用。機關企事業(yè)單位的不斷改革和發(fā)展，檔案在標準化、規(guī)范化、科學化的綜合建檔過程中，由單純的存放走向應用，使之更好地為機關企事業(yè)單位管理服務。
檔案管理對于保護公司信息的安全性的作用
檔案是歷史的真憑實據，具有一種法律效用，這一點它不同于其他文獻。檔案是自然形成的，它是從工作活動中直接使用的文件轉化而成的，并不是事后為使用而專門編制出來的。這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的證據。
檔案管理對于有效利用公司信息的重要性
企業(yè)檔案為企業(yè)提供決策依據；為開發(fā)新產品提供技術資源；為排除各種生產事故提供技術信息，縮短停工停產時間；為制定合理定額熱提供原始記錄；為僅解決各種疑難問題提供原始憑證，特別是解決與外商的解決糾紛等，都能為企業(yè)增加解決效益減低大量資金消耗?？梢哉f，企業(yè)檔案每解決一個疑難問題，那直接或間接與提高經濟效益有關。
檔案管理對于遵守監(jiān)管要求的必要性
《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》是我國不同行業(yè)、類型、規(guī)模建設項目的參建方做好項目檔案工作的依據，也是檔案行政管理部門和行業(yè)主管部門業(yè)務指導的依據。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》分別從建設項目檔案管理總則、組織及職責任務、制度規(guī)范建設、項目文件及檔案管理、項目電子文件歸檔與電子檔案管理等方面提出新要求,填補了建設項目檔案管理業(yè)務標準的空白?！秶抑卮蠼ㄔO項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》為引導項目建設單位和參建單位的項目文件管理和項目檔案管理行為，提供了一種科學的管理思路和合法合規(guī)且具體清晰的管理方法?！秶抑卮蠼ㄔO項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》對于提高建設項目全員檔案意識、強化建設項目檔案規(guī)范化管理、提升項目檔案工作整體水平有著重要意義。
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