《搞定1》是由世界知名的效率管理大師戴維.艾倫(David Allen)編寫的一本關(guān)于時間管理的書，它教人們?nèi)绾芜\用GTD (Getting Things Done) 的方法專注并高效處理重要的事情，消除來自工作和個人生活的壓力和焦慮，出色完成既定的目標。以前參加過葉武濱老師的時間管理課，很多理念捻熟于心，讀起來比較容易。

1. GTD的應(yīng)用理念

戴維. 艾倫認為，人感到有壓力是因為沒有完成或?qū)ψ约旱某兄Z或義務(wù)處理不當(dāng)，導(dǎo)致大腦念念不忘，如果把所有事務(wù)都存儲在大腦里，那么就無法獲得自己實現(xiàn)承諾的那種輕松控制感。而且人的大腦就像CPU,不是硬盤。要想讓大腦高效工作, 必須保證RAM里的排隊任務(wù)盡量減少, 要把所有的事務(wù)趕出大腦。

同時，對時間進行管理其實是對事務(wù)和行為進行管理。我們要從橫向和縱向兩個維度進行控制。橫向是對一天所有的行動都進行管理，保證毫無遺漏地將計劃的事件予以執(zhí)行，追求的是簡單和具體做事的流程。而縱向是指針對某一主題或項目，對其相關(guān)的具體內(nèi)容，環(huán)節(jié)，細節(jié)以及行動進行管理，追求的是方向和具體事件的管控，方向越準確，方法越具體，就越高效。

2.掌控流程，橫向管理工作的5個階段

1）搜集一切引起我們注意的信息和事物

搜集是為了減輕大腦的壓力，把所有進入我們腦子里事件都羅列出來，包括我們計劃之內(nèi)的，想做的，未完成的，甚至閃過我們腦海的一個靈感，無論大小，都將它們記錄下來。它是GTD 區(qū)別于傳統(tǒng)時間管理方法非常關(guān)鍵的一個步驟。沒有記錄就沒有發(fā)生。只有把事件毫無遺漏地記錄下來，才能讓自己釋放壓力，讓大腦從事更重要的事情，那就是思考。搜集可以是工作籃，紙質(zhì)和電子簿，也可以借助一定的工具或app來幫助我們搜集要處理的任務(wù)。比如，1CalandarS 就是一款非常實用應(yīng)用GTD原理對事務(wù)進行管理的App。

2）理清每個項目的意義和相關(guān)措施

這也就是我們常說的分類，以確定下一步的行動，清空工作籃。我們首先看看是否必須要做，不需要馬上做的，或刪掉，或放到將來（備忘錄），或者歸檔。對于必須要做的， 如果在2分鐘之內(nèi)可以完成，立即做，如何不能， 看看是否可以授權(quán)給別人，或者設(shè)定下一步行動，進入清單系統(tǒng)。戴維. 艾倫認為，確定下一步的行動是推進事件進程非常關(guān)鍵的一步，可以讓我們大大提高工作效率。

這與葉武濱老師講得4D 原則有異曲同工之處，也就是Do（做），defer（推遲），Delegate（委托），Delay（刪除）。

3）組織整理結(jié)果，提出選項

這一步也就是排程，設(shè)立清單，進一步執(zhí)行事件，確保事情可以按時完成。這類事件可以分為兩類。對于有固定時間節(jié)點的事件，比如約會，課程，飛機火車等必須完成且無法更改時間的，我們可以放在日歷里面，設(shè)定提醒，保證可以提前或按時發(fā)生。對于沒有固定時間要求的，也就是彈性事件，可以按照重要和緊急程度繼續(xù)分類執(zhí)行比如說ABC分類法等。遵從2/8原則，要事優(yōu)先的理念，首先專注于真正對我們生活和工作產(chǎn)生重大影響的事件，然后才是其它的或不重要的瑣事。聚焦可以讓我更高效，離目標更近。

4）進行思考回顧，保障系統(tǒng)有效運行

回顧是GTD很重要的一環(huán)。蘇格拉底說“沒有反思的人生不值得過“。稻盛和夫也要每日反省。通過定期回顧，每天，每周，每月重新審視和檢查自己的行動日程和清單，對比原有的目標和計劃，看看哪些完成，哪些沒有完成，尋找差距以及做得不好的原因，并制定出下一步可以改進和完善的行動計劃，以及需要執(zhí)行的事情，并將其納入清單系統(tǒng)。如此循環(huán)往復(fù)，形成閉環(huán)。

5）選擇行動

這一步驟告訴我們在何種情況下選擇合適的行動，以提高自己的行動力。GTD為我們提供了選擇行動方案的三種方法：

a.?確定某一時刻具體行動“四標準法”：情境、時間、精力、重要性。

b. 評估每日工作“三分類法”：執(zhí)行事先安排好的工作、處理突發(fā)事件、安排自己的工作。

c. 總體檢視工作的“六層次法”：5萬英尺以上：人生；4萬英尺：3-5年的展望；3萬英尺：1-2年的目標；2萬英尺：責(zé)任范圍；1萬英尺：當(dāng)前的項目、目標；跑道：目前的行動。

不論我們采用哪種行動方案，都要以結(jié)果為導(dǎo)向，這是GTD重要的原則，是保證我們可以實現(xiàn)人生目標，走向成功的重要保障。

3.縱向管理項目計劃的5個階段

項目是需要一步以上的行動才能完成的事件。不僅僅是工作中，我們?nèi)松袔缀趺恳粋€事件都可以當(dāng)作一個項目來管理。 GTD為我們提供了以下5個步驟：

1) 定義目標和原則

也就是定義和設(shè)立項目，明確其目標和行為準則，讓我們的各項行動有方向，有據(jù)可依，也有利于統(tǒng)籌規(guī)劃，調(diào)配資源。

2）.展望結(jié)果

?我們要想象項目成功后的美好圖景，可以看到什么，有什么樣的結(jié)果，自己的感受是什么，這樣可以讓我們以結(jié)果為導(dǎo)向，激發(fā)行動力和完成目標的信心和決心。

3）.頭腦風(fēng)暴

針對項目進行討論，獲得一切想法和解決方案，不判斷、不質(zhì)疑、不評估、不批判；追求數(shù)量，不求質(zhì)量。

4）.組織整理

明確項目的件的重要組成部分，行動步驟，按照構(gòu)成要素、先后順序、重要程度整理分類，足夠詳細的描述。

?5）明確下一步行動方案

根據(jù)實施步驟，設(shè)立行動清單，決定如何分配和再分配各種資源，以推動工作的順利進行。

3、踐行GTD的三個關(guān)鍵原則：
以下3個原則貫穿于GDT 的始終，讓我們做事更高效，更專注，事半功倍。

?1）養(yǎng)成收集的習(xí)慣

這是減輕大腦壓力，讓我們能高瞻遠矚，運籌帷幄的基礎(chǔ)。擁有完備的收集系統(tǒng)，就好像駕駛一條滴水不漏的航船，能保證我們?nèi)偾斑M，順利抵達目的地。

?2）確定下一步的行動

這是提高效率的關(guān)鍵。擁有下一步思維，也就擁有了行動力，推動事情向前既定的目標邁進，前面已經(jīng)講過，不再贅述。

?3）學(xué)會關(guān)注結(jié)果

任何事情，只有設(shè)定結(jié)果，確定目標，才能讓我們的行動有方向，做事更專注，將資源進行合理和有效地配置。

在科技日新月異發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)普及應(yīng)用的今天，企業(yè)前面臨所未有的變革和挑戰(zhàn)，人們也被日趨復(fù)雜繁瑣的事務(wù)所困擾，踐行GTD時間管理方法, 應(yīng)用搜集，分類，排程， 回顧，選擇5大流程，以及項目管理方案，就可以讓我們聚焦要事，高效完成當(dāng)前要做的事務(wù)，消除工作和生活中的壓力和焦慮，做到“心靜如水”，事半功倍地實現(xiàn)自己的職業(yè)目標，擁有美好而燦爛的人生。