文/優(yōu)杜君 關注微信優(yōu)杜時間(YouduTime)獲取更多營銷與管理的原創(chuàng)文章。

在我的概念里，只要有工具能提升我的個人生產力，無論是個人的生產力還是幫助團隊提升整體的生產力，我都會去嘗試并使用。在我的瀏覽器的收藏欄里甚至專門設置了一個“效率工具”的文件夾，用來收藏各種我嘗試過的好工具。

我們不一定要制造工具，可如果已經有高效的工具存在，不用就太對不起自己了。容易被忽視的一個現實就是，多數人連日常的辦公軟件的沒法用得好，不知道“大綱視圖”，不知道“文檔結構圖”，不知道“數據透視”等等，80%的人只用了辦公軟件20%的功能，更有甚者完全把Excel當作記事本在使用。

協同軟件就是我提到的這樣一類好工具，它指那些以團隊協作為目標的協作軟件工具，主要包括群組協作管理，如：工作流管理、項目管理等等；各種通信軟件，如E-Mail、即時通信、VoIP等。

在文章末尾，我將分享我使用哪個協同工具，如何管理我的團隊，讓管理工作變得更加輕松高效，同時提升團隊的執(zhí)行力。

不管使用哪個協同工具，目的都是為了提升團隊和個人的效能，核心理念是明確"Who do what by when"，讓工具幫我們完成不是必須由人類完成的工作，讓個體進度服從整體進度，實現項目如期完成Just-In-Time。在團隊管理中，分配的任務可以進行很好的跟進，保證閉環(huán)，不被遺忘；

截止日期才是第一生產力，誰說不是呢？

劉潤在得到專欄文章《協同軟件：如何避免與懶惰握手言和？》中總結，協同軟件至少可以幫你解決5個問題：

1. 人工管理成本高，工作反饋有延誤；
2. 口頭布置工作，理解不透徹，容易遺漏，無據可依，無法問責；
3. 工作分解，多人執(zhí)行，無法跟蹤；
4. 無法了解間接下屬的工作情況；
5. 計劃趕不上變化，過程不可控；

目前主流的協同軟件有兩類：

一類為“IM（Instant Messaging，即時通訊）+ 協作”，即在聊天的基礎上開始協同完成工作任務。

• 阿里釘釘。釘釘是阿里巴巴集團推出的一款協作軟件。現有功能主要分為兩類：一是為高效溝通而設的企業(yè)群、電話會議、澡堂聊天及“DING”功能，這幾項功能讓工作溝通變得隨時隨地，快速高效；一是協同辦公的各種工作應用，包括釘郵、釘盤等，將原本分離開的郵件、網盤等辦公軟件集于一個APP之中，提高工作效率。
• 微信企業(yè)版。擁有巨大的微信用戶群，企業(yè)版實現與公司OA、郵箱和公司內部通訊錄的整合，提供公告、日報、文件盤、同事吧（類似BBS功能），總體來看還在比較粗糙，用戶體驗還有改進空間。
• Slack。Slack是一款要“扼殺郵件”的企業(yè)內部溝通協作工具。它的目的是將各種分散的信息都整合到一起：郵件、信息、文件等，無論是內部溝通的信息還是文件，只要上傳到 Slack 上，都可以通過其內置的搜索工具進行檢索。此外，他們還整合了 Twitter、Zendesk、Crashlytics 和 Heroku 等服務，將他們的通知提醒、Bug 追蹤等數據統(tǒng)統(tǒng)融入到公司內部的信息流中。

另一類為“協作+IM”，先建一個項目，在根據項目進行溝通協作。

• Worktile。以任務看板的方式來展現團隊內部的信息以及任務分工安排，用戶可以從列表、標簽、時間、成員等不同維度來管理項目。通過日歷視圖，你可以查看任務進展；團隊成員也可以共享文件資料和進行在線討論。
• Teambition。一款基于云服務的項目協作工具。創(chuàng)建一個項目后，你可以通過“任務板”、“分享墻”和“文件庫”等功能模塊來管理項目。
• Tower。Tower.im是一款基于云端的項目管理工具，與微信的結合做得最好，主要功能有項目、討論、日程、文檔、文件這四大部分，針對每個任務，它直接在協作平臺內架設了一個論壇，每個成員都可以發(fā)布帖子并回復討論?！爸軋蟆币彩潜容^獨特的一個功能，團隊成員可以把本周的所有事項自動歸結到周報里面，并可以設置不同的周報模版。
• Asana。軟件是建立在辦公基礎上的，用戶可以使用該軟件與同單位的用戶進行溝通、交流，甚至是發(fā)郵件等，還可以從該平臺上了解到公司近期的活動、績效內容等，使公司內部的交流暢通無阻。
• Taskworld. 建立項目或任務表，單個任務表下可以創(chuàng)建Checklist，項目的模版有Blank, Weekday（周一到周五欄）, Single Team(每個成員的名字), Departments（Markeitng/Sales/Finance/IT Support欄）, Kanban（Todo, Doing, Done）。
• 明道。明道主要用于企業(yè)內部溝通、協作和知識管理等目標。在任務中心，用戶可以按照“任務”和“項目”兩種模式來管理任務。在使用中產生的文檔、圖片、投票、問答和視頻，都會自動歸檔在文檔中心，便于隨時檢索和使用。
• Yammer。Yammer是一個企業(yè)社會化網絡服務，微軟旗下產品，隨著Yammer平臺上功能和應用程序的逐漸增多，讓Yammer不再僅是一個通信平臺。這些新的應用程序包括投票、聊天、活動、鏈接、主題、問答、想法等等。
• Wrike。線上項目管理工具，可以創(chuàng)建項目（Project）和文件夾（Folder）來管理項目，項目任務可以以列表、表格、甘特圖和流(類似Tower的動態(tài))的方式展示。值得稱道的是：其充分利用標簽“一對多”的靈活度，對提升任務管理效率非常有幫助；對于每個任務的備注內容可以查看歷史版本；
• 石墨文檔。作為編輯，石墨是我比較常用的協作工具，之前需要幾個人一起來完成的文稿，一般都是通過郵件給別人，改好后再傳回給我?，F在就可以通過石墨文檔邀請協作的方式來添加文檔的共同編輯者，大大提升了協同效率。

我管理歐洲大區(qū)的銷售和服務團隊，由于常駐和出差，人員不在同一個辦公室，在歐洲的各個城市拓展業(yè)務，所以常常沒法做到以“共享時間共享空間”的方式溝通。從2017年初，我使用了Tower來管理銷售團隊，以明確具體的工作任務和標準（SMART原則），提升溝通和協作的效率，取得了很好的管理效果；

Tower項目界面

• 分配和管理團隊成員的任務，實現每個任務跟進、閉環(huán)管理；我建立了一個“日常任務”的項目，邀請所有團隊成員加入。每當有新的工作事項（臨時任務，周會決議待辦事項等等），就加入到項目中，明確具體事項、負責人和時間截點；從此，我不用刻意在我的筆記本上，去提醒團隊成員工作的進展；
• 管理KA（大客戶）項目，明確策略和計劃。針對KA（大客戶）的項目常常涉及較多的人員參與、復雜且銷售周期長，因此我會建立一個新的項目，和團隊成員明確計劃，完成WBS(工作任務分解)，并在項目里建立不同的欄，在每一欄建立具體的任務，明確責任人和時間點。
• 提升團隊執(zhí)行力和對待任務的認真程度。對于時間點的確定，可以與團隊成員溝通，讓他們自己確定能夠完成的時間，讓責任從Responsiblity轉為Accountablity，團隊成員將更加有意愿、有動力如期完成，提升執(zhí)行力。另一個方面，由于對每個任務的“記憶”，每一個人都會認真對待。日常發(fā)生的情況經常是管理人員布置完一個任務后，管理者自己都忘了。

Tower任務界面

善用工具，我們都可以把管理，管理團隊或自我管理，變得更輕松、更高效，讓一切井然有序。

馬上嘗試使用任意一個“協同工具”，別看看就走了~