在物資序列工作多年，物資檔案管理是眾多工作非常普通的一項，但它貫穿項目物資管理工作的始終。高質(zhì)量的檔案管理工作所帶來的便利性不言自明，無序的文件歸檔帶來的尷尬、勞心勞力相信很多同事感同身受。從公司近年分享的一些警示案例中也發(fā)現(xiàn)，由于文件的保管不善而造成經(jīng)濟(jì)損失的也不在少數(shù)?？梢姍n案管理工作也不可掉以輕心。
經(jīng)過資料查詢以及自身工作經(jīng)驗的總結(jié)，我認(rèn)為檔案管理工作的定義應(yīng)該是遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分高低價值，便于保管和利用。
通過定義，我們知曉整理一份文件應(yīng)該遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系這樣的思路。舉個例子，以招標(biāo)方式確定供應(yīng)商簽訂的購銷合同，根據(jù)文件形成的順序依次為評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書、合同會簽審批表、法律合規(guī)審查相關(guān)文件、購銷合同、保廉合同。這些文件依次產(chǎn)生，環(huán)環(huán)相扣，聯(lián)系緊密，一件完整的購銷合同資料應(yīng)該包含以上全部文件。文件整理的規(guī)律性和完整性，是文件在使用過程中高效與否的基石。
購銷合同一類屬于常規(guī)的文件整理，其整理方式基本沒有爭議。但還存在一些因為對制度的理解不同、個人使用習(xí)慣的不同，存在整理方式爭議較大的資料，比如原始發(fā)料記錄憑證整理。主流的整理方式是以月度為時間范圍，以領(lǐng)料單位作區(qū)分，以時間為順序進(jìn)行整理裝訂。這種整理方式的不便在于，領(lǐng)料單位的領(lǐng)料憑據(jù)分布在每個月的資料冊上，比較分散，查詢開累領(lǐng)料就需要翻越很多資料冊，拿取歸位也很不方便。從便于保管和利用的角度出發(fā)，了解到查詢某一領(lǐng)料單位的某一份或多分領(lǐng)料憑據(jù)是使用頻次最高的使用方式。據(jù)此，我們可以稍作改變，每一個領(lǐng)料單位單獨成冊，整理時間范圍上擴(kuò)大，領(lǐng)料憑據(jù)累計達(dá)一冊的厚度（不超過1.2cm）進(jìn)行整理裝訂一次。這樣相較于傳統(tǒng)的整理歸檔方式，查閱、拿取就更加便利。
文件價值的不同也應(yīng)在歸檔時做相應(yīng)的分類，存放于檔案柜的不同區(qū)域。我將物資文件根據(jù)重要性以及使用頻率分為四類（見下圖）。重要且使用頻次高的文件指購銷合同、評標(biāo)報告一類，重要但使用頻次低的文件指標(biāo)書、重要文件的移交手續(xù)一類，不重要但高頻次使用的文件指混凝土出庫記錄、原始發(fā)放憑據(jù)一類；不重要且使用頻次低的文件指拌合站原材料驗收原始憑證、標(biāo)書一類。當(dāng)然，我的分類不完全使用與所有個人與項目，根據(jù)實際情況進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。
根據(jù)此分類，然后再考慮拿取的便利性以及對資料的安全性，存放于檔案柜的不同區(qū)域。
資料裝訂的步驟：分類、排列、編號、編目、裝訂或裝盒。
以上前，我們談到的文件也主要指紙質(zhì)文件。隨著通訊技術(shù)的迅猛發(fā)展，紙質(zhì)文件電子化趨勢不可阻擋，電子版文件在查閱、傳送、整理上的便利性是紙質(zhì)文件不可比擬的。但紙質(zhì)文件整理思路以及目的依舊適用與電子版文件，它的表現(xiàn)形式則換成了一個文件夾、一個工作簿、一組PDF。
查閱、傳送頻率越高的文件越需要電子化，例如購銷合同、施工隊核算及結(jié)算資料、物資對賬單。
在紙質(zhì)文件電子化的過程中，常用的有PDF和圖片兩種形式。PDF可以編輯目錄、也可以合并其他PDF，適用于多頁文件，或者后期持續(xù)產(chǎn)生同組文件的情況。圖片的有點在于打開速度快，占用內(nèi)存小，但只能單頁儲存，適用于單頁文件，后續(xù)沒有同組文件產(chǎn)生的情況。當(dāng)然，紙質(zhì)文件電子化還有很多其他格式可以選用，但是建議選擇常用格式保存，以便于在傳遞過程中有更好的的兼容性。
在文件整理的過程中還應(yīng)注意，掃描件應(yīng)為原件。文件應(yīng)盡量簽署日期，日期是很重要的信息點，有的涉及到文件效力期限。
歸檔的過程是整理，歸檔的目的是有序。只有有序我們才能充分利用文件的價值，如果因為歸檔無序，文件找不見而造成不良結(jié)果，那就太得不償失。項目業(yè)務(wù)辦理、公司內(nèi)部督查巡視，外部單位檢查審計，好的資料歸檔工作能讓我們事倍功半，既是個人工作能力的象征，也是企業(yè)名片的一角。為此，我們一起砥礪前行，勇攀更高峰。
