我們單位舉辦了一個(gè)「金秋薦書讀書活動(dòng)」，每個(gè)黨支部推薦一本書并闡述推薦理由，全機(jī)關(guān)每人在推薦書目中選擇一本。主辦方會(huì)按照大家的選擇將這些書籍買回來(lái)派發(fā)，要求大家認(rèn)真閱讀，每個(gè)黨支部推薦一篇讀書心得參加評(píng)獎(jiǎng)。
處長(zhǎng)分派任務(wù)時(shí)，我主動(dòng)包攬了推薦書以及寫讀書心得這兩項(xiàng)，贏得領(lǐng)導(dǎo)一片表?yè)P(yáng)，弄得我都不好意思了——做自己擅長(zhǎng)的事兒，還能為大家減輕壓力，何樂(lè)而不為呢？
我推薦的是《搞定I：無(wú)壓工作的藝術(shù)》，GTD時(shí)間管理系統(tǒng)的源頭。在推薦書目的各種政治經(jīng)濟(jì)類書籍中，這本真有些獨(dú)樹(shù)一幟呀！好在這本書的實(shí)干風(fēng)格很符合我們處室的特色，也還有人選擇。

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第一步，收集一切引起我們注意的事務(wù)和信息，把想法寫在紙上。
第二步，對(duì)這些信息進(jìn)行處理，決定下一步行動(dòng)。
第三步，對(duì)這些行動(dòng)進(jìn)行有效的組織整理，歸類到日程表、備忘錄、“下一步行動(dòng)”清單、“等待處理”清單等各種清單中。
第四步，回顧已整理好的清單，確定馬上就做的下一步行動(dòng)方案。
第五步，執(zhí)行下一步行動(dòng)方案。

讀完對(duì)這些步驟的詳細(xì)闡述后，我結(jié)合自己的工作，有以下幾點(diǎn)收獲：

一、要養(yǎng)成拆分項(xiàng)目的思考習(xí)慣

我們的工作任務(wù)，有的是項(xiàng)目，需要拆分為若干步驟來(lái)實(shí)施，比如下周三開(kāi)辦公會(huì)議，這就是一個(gè)項(xiàng)目，需要分解為草擬通知、訂會(huì)議室、印發(fā)通知、落實(shí)名單、布置會(huì)場(chǎng)等一系列可執(zhí)行的具體動(dòng)作。
有的是行動(dòng)，馬上就可以去做并得到結(jié)果。認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目和行動(dòng)的區(qū)別，養(yǎng)成拆分項(xiàng)目的思考習(xí)慣，有助于我們理清思路，避免畏難情緒。

當(dāng)接受的任務(wù)是一個(gè)具體的項(xiàng)目，在實(shí)施之前就要思考如何將這個(gè)項(xiàng)目分解為一個(gè)個(gè)可執(zhí)行的動(dòng)作。養(yǎng)成行動(dòng)前先思考的習(xí)慣，才能以清晰的思路來(lái)完成工作，從而提高工作效率，避免做無(wú)用功。

另一方面，我們對(duì)工作產(chǎn)生畏難情緒甚至推托，常常不是因?yàn)槿狈r(shí)間精力，而是沒(méi)有養(yǎng)成將項(xiàng)目拆解為具體行動(dòng)的思考習(xí)慣，一遇到項(xiàng)目類的任務(wù)，就覺(jué)得像一座山壓過(guò)來(lái)，第一反應(yīng)是能不能不做或是讓別人做，而不是靜下心來(lái)將這座大山分解為一座座小山，然后再將小山分解為一個(gè)個(gè)小土丘，最后各個(gè)擊破。

飯要一口一口吃，路要一步一步走，工作也需要一個(gè)動(dòng)作一個(gè)動(dòng)作地完成。養(yǎng)成拆分項(xiàng)目的思考習(xí)慣，將看似復(fù)雜繁瑣的項(xiàng)目分解為若干可以馬上執(zhí)行的動(dòng)作，按照時(shí)間進(jìn)度一一完成，就能從容不迫，從容高效。

二、要建立自己的清單系統(tǒng)

有句俗話說(shuō)，好記性不如爛筆頭。我們的大腦容量有限，存放在大腦中的待辦事宜太多，就會(huì)干擾我們的思考和判斷。有科學(xué)研究證明，大腦中盤踞問(wèn)題的數(shù)量與其解決問(wèn)題的效率成反比。

使用各種清單，可以實(shí)現(xiàn)“小事記紙上，大事放腦中”，盡量減少大腦負(fù)擔(dān)，釋放大腦空間，使其有余力思考更重要的問(wèn)題。這些清單，包括日程表、備忘錄、“下一步行動(dòng)”清單、“等待處理”清單等等。

建立自己的清單系統(tǒng)，就是根據(jù)自己的工作內(nèi)容和工作習(xí)慣建立不同的清單，每個(gè)清單之間有一定的關(guān)聯(lián)，將工作過(guò)程中產(chǎn)生的計(jì)劃和想法記錄在相應(yīng)功能的清單中，每天和每周選取一個(gè)時(shí)間段，對(duì)清單系統(tǒng)的記錄事項(xiàng)進(jìn)行整理和回顧，依此制定出下一階段的工作計(jì)劃，避免工作的拖延和堆積，形成良性循環(huán)。

關(guān)于清單的設(shè)立，書中還建議將“下一步行動(dòng)”按照情境分類，即按照完成該行動(dòng)所需要的工具、地點(diǎn)或者相關(guān)人員來(lái)分類。書中認(rèn)為，從一種工作狀態(tài)離開(kāi)并進(jìn)入另一種工作狀態(tài)所花費(fèi)的時(shí)間和精力要比一般人想象的多得多，頻繁地轉(zhuǎn)換狀態(tài)會(huì)造成巨大的浪費(fèi)。按照情境將行動(dòng)分類，可以充分利用所處的環(huán)境，有效發(fā)揮自己的能力，以提高工作效率。

三、要適應(yīng)多線程的工作要求

“多線程”原本是計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的專業(yè)術(shù)語(yǔ)，是指從軟件或者硬件上實(shí)現(xiàn)多個(gè)線程并發(fā)執(zhí)行的技術(shù)。具有多線程能力的計(jì)算機(jī)能夠在同一時(shí)間執(zhí)行多個(gè)線程，進(jìn)而提升整體處理性能。

我所在的處室承擔(dān)了上傳下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)等工作，處于機(jī)關(guān)運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞位置，這就要求工作人員不能局限于完成一項(xiàng)工作任務(wù)后才能接受下一項(xiàng)任務(wù)，而是可以同時(shí)處理多個(gè)項(xiàng)目，適應(yīng)多線程的工作要求。

我認(rèn)為，實(shí)現(xiàn)多線程工作，需要我們綜合考慮多項(xiàng)任務(wù)。同時(shí)處理多項(xiàng)工作時(shí)，可以將項(xiàng)目維度和時(shí)間維度相結(jié)合。
在項(xiàng)目維度上，將每項(xiàng)工作任務(wù)拆解為可以執(zhí)行的一系列具體行動(dòng)，對(duì)這些行動(dòng)進(jìn)行有效的組織整理，歸類到日程表、備忘錄、“下一步行動(dòng)”清單、“等待處理”清單等各種清單中。
再按照時(shí)間維度，回顧已整理好的清單，結(jié)合各個(gè)步驟的時(shí)間安排和各種行動(dòng)的情境要求，確定如何分批完成屬于不同項(xiàng)目的各種行動(dòng)。

如此思考，接下來(lái)需要做哪些工作就能一目了然，同時(shí)也能掌控各項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程，按照計(jì)劃有條不紊地穩(wěn)步推進(jìn)，在保證工作質(zhì)量的同時(shí)提高工作效率。

養(yǎng)成拆分項(xiàng)目的思考習(xí)慣，建立自己的清單系統(tǒng)，適應(yīng)多線程的工作要求，可以讓我們思路清晰、精力集中、事半功倍、效率提升，同時(shí)也減輕了精神上的壓力，以積極向上的心態(tài)投入工作，將有高度的責(zé)任感、高效率開(kāi)展工作、實(shí)行高水平服務(wù)的“三高”希望落到實(shí)處，為機(jī)關(guān)的高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)做出貢獻(xiàn)。
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在寫這篇讀書心得時(shí)，在微博上收到私信：

我最近有主題閱讀《小強(qiáng)升職記》《記事本圓夢(mèng)計(jì)劃》，覺(jué)得方法論好多，突然不知道怎么用筆記本了，有趁早手冊(cè)，也有A6活頁(yè)，感覺(jué)腦子里東西都不知道怎么安放了～請(qǐng)問(wèn)你就只如你之前文章里說(shuō)的那樣使用效率手冊(cè)、便利貼一樣工具？腦子里突然蹦出來(lái)的想法，想以后做的事，都怎么處理呢？讀書筆記又怎么記呢？是否有必要每天總結(jié)如晨間日記之類，覺(jué)得日周月年都要計(jì)劃總結(jié)要做的事好多，好亂呀……

其實(shí)以前也收到過(guò)很多類似的詢問(wèn)，我總是不厭其煩地在私信里一一回復(fù)，也正是因?yàn)檫@些詢問(wèn)，讓我產(chǎn)生了開(kāi)微信公眾號(hào)的沖動(dòng)——
在這個(gè)四處都是碎片化信息的時(shí)代，我們更需要的是建立自己的思維體系，在此基礎(chǔ)上，將碎片歸置到相應(yīng)的位置，如此才能發(fā)揮信息的作用。否則，我們的大腦里就是一片漿糊、各種沒(méi)用的碎片。

而《搞定I：無(wú)壓工作的藝術(shù)》，正好為我們提供了這樣一個(gè)系統(tǒng)。你可以不全盤照搬，但需要先按照書中所說(shuō)的步驟建立一個(gè)雛形，然后再按照自己的需要做局部調(diào)整。
我對(duì)趁早效率手冊(cè)的建議，很多就來(lái)自于這本書的理念，比如「日程表是圣地」。使用效率手冊(cè)的方法，也源自這本書，比如將總體檢視工作的「六層次法」用來(lái)作為使用效率手冊(cè)的總體思路；周計(jì)劃記項(xiàng)目，日計(jì)劃記行動(dòng)……
各種手冊(cè)只是工具，我們按照自己所建立的系統(tǒng)來(lái)使用這些工具，而不能被這些工具牽著鼻子走。2015年的效率手冊(cè)有一些模塊太具體，不符合我的使用習(xí)慣，我直接做了改造。
所以，在詢問(wèn)如何使用手冊(cè)之前，要先檢查一下自己的時(shí)間管理模式是否已經(jīng)建立，自己的清單系統(tǒng)有哪些需求，在此基礎(chǔ)上，再去尋找合適的工具。

至于要做的事情太多怎么辦，《搞定I：無(wú)壓工作的藝術(shù)》中也有非常詳細(xì)的指導(dǎo)，所以我建議這位朋友認(rèn)真閱讀這本書，希望她能從書中找到那些問(wèn)題的答案。

開(kāi)卷有益，特別是這種處于理論源頭的書籍，更值得一讀再讀。