上周三晚的《商務(wù)寫作》微博課，我貼出了一份看起來很工整的會議記錄，讓同學(xué)們點評。大家紛紛說看不懂！
顯然，寫一份會議記錄，不是畫個表，加上序號，然后把會上聽到的內(nèi)容一條條地寫上去就完事的。會議記錄需要邏輯，沒有邏輯的會議記錄根本起不到應(yīng)有的作用。
這個會議記錄是怎么來的呢？某天，部門經(jīng)理有要事外出，出門前想起有一個會需要他參加。從會議邀請上看，這個會是為了解決公司人事咨詢熱線的某些操作問題，臨時組織幾個相關(guān)部門進(jìn)行商討。這事并不是部門的核心業(yè)務(wù)，也不是什么大不了的事，因此部門經(jīng)理讓下屬小A代其出席，并做好記錄，讓他回來看。經(jīng)理心想，小A好歹是個名校中文系畢業(yè)生，還有若干年工作經(jīng)驗，做會議記錄這種小事應(yīng)該難不倒他。
沒想到，當(dāng)經(jīng)理看到小A的記錄后，竟傻眼了。他寫的是啥呀？！
或許，那中文系畢業(yè)生只會寫隨筆，不會寫會議記錄。就讓我來嘮叨一把，告訴大家怎樣寫一份讓別人看得懂并覺得有用的會議記錄吧。
為什么要做會議記錄？
對于前面的事例來說，目的很簡單，部門經(jīng)理不能參會，就委托小A把會議主要內(nèi)容記下來，讓他知曉。然而，除了這個小case以外，會議記錄還具有更重要的功能。
它用來告知和提醒與會者和相關(guān)人等，在會議中討論了哪些事項，做了哪些決定、部署或分工。也就是說，會議記錄是一個落實討論結(jié)果、推進(jìn)工作進(jìn)程的有效工具。
如果光開會不做記錄，或者記錄做得不完整不正確的話，那無論會上提了多少方案、做了多少決定都是白扯。
有很多事情，比如部門內(nèi)部的工作事務(wù)、公司內(nèi)部的跨部門合作，或者甲乙雙方的業(yè)務(wù)磋商，如果大家談來談去忙來忙去，事情卻老是進(jìn)展緩慢甚至停滯不前，那就要檢查會議記錄這個環(huán)節(jié)有沒有出問題。
會議記錄有哪些常見問題？
如前面的事例，記錄的質(zhì)量不佳，表述混亂，缺乏邏輯，是其中一種問題。另外，還有記錄的內(nèi)容與商討的內(nèi)容不符的問題。
我曾經(jīng)兩次經(jīng)歷過乙方發(fā)過來的會議記錄內(nèi)容與我們在會議上做的決定完全相反。這當(dāng)然是往對乙方有利的方向反，不是對我方有利的方向反。那兩份會議記錄，格式專業(yè)，行文妥帖，標(biāo)準(zhǔn)的商務(wù)英語調(diào)調(diào)，看起來很舒服。要是我沒有逐字逐句認(rèn)真看的話，其中的出入根本發(fā)現(xiàn)不了。
還有些問題不是出在會議記錄本身，而是對會議記錄的管理方式不當(dāng)。有的公司或者團(tuán)隊會議記錄一大堆，但沒人負(fù)責(zé)監(jiān)督跟進(jìn)。只打雷不下雨，很多事情不了了之。還有的公司缺少一個完善的會議記錄保存系統(tǒng)，當(dāng)出了什么事需要找出某個會議記錄以資查證時，怎么也翻不出來，一幫項目人員只能干瞪眼干著急。
當(dāng)你了解到會議記錄的重要性之后，就不會再把它看作無足輕重的小事。
會議之前，該做哪些準(zhǔn)備？
真正會做會議記錄的人，懂得從開會前就進(jìn)入角色。他會盡可能地了解會議信息，比如會議目的、會議時間、誰主持、誰出席、上一次會議的資料等。做足準(zhǔn)備功夫，才能充分地理解會議內(nèi)容、準(zhǔn)確地抓住會議重點。然后，他在紙上預(yù)先寫下記錄框架，以便做記錄時有的放矢，不會顧此失彼一片忙亂。
我在咱們微博課的忠實粉絲 @空想白夢 同學(xué)提出的建議上，略作修改補充，形成下面的框架內(nèi)容供各位參考。
- 開會的日期、時間和形式
- 有什么人參與，誰是主持？
- 開這個會是要探討什么問題？
- 問題的形式和現(xiàn)狀是怎樣的？
- 提出什么解決方法或觀點？
- 達(dá)成什么共識？
- 還存在什么問題？
- 后續(xù)工作如何開展？
- 誰負(fù)責(zé)什么事，需在何時完成？
- 下次的開會時間？
會議之中，該如何記錄？
當(dāng)參會者陸續(xù)進(jìn)入會議室，或者撥通電話上線時，記錄者應(yīng)該把之前準(zhǔn)備好的名單拿出來逐一核對。要是發(fā)現(xiàn)其中有些不認(rèn)識的人，就要請會議組織者幫你介紹一下。弄清楚誰是誰，對接下來的記錄工作很有幫助。
不要試圖逐字逐句記下人們在會上說過的話，根本沒這個必要。會議記錄的作用是摘錄會議中商討的梗概和作出的決定，不是如實反映什么人說了什么話的口供筆錄。
及時在之前擬好框架的那張紙上，記錄下相關(guān)內(nèi)容，不要等到會議結(jié)束后再去回憶。這個框架的作用就在于提醒你記錄的重點，避免遺漏關(guān)鍵信息。
會議結(jié)束后，該如何整理筆記？
會議結(jié)束后，要趁熱打鐵回顧你做的筆記，有什么沒弄清楚的地方要趕緊找相關(guān)人等問個究竟。然后，根據(jù)所在公司的標(biāo)準(zhǔn)模板或者行文習(xí)慣，把筆記整理成一篇語句簡潔、條理清晰的記錄文稿。
記錄整理完畢，先不要急著群發(fā)出去，要先交給會議主持人過目。確定沒有遺漏或錯誤之后，再把記錄發(fā)給與會者和其他相關(guān)人士。
然后，把會議記錄中需要跟進(jìn)處理的事項記入自己常用的工作筆記或者輸入電腦里的任務(wù)管理器，注明或設(shè)置預(yù)訂完成時間，定期檢查工作進(jìn)度。
最后，把會議記錄存入檔案，并建立或者修改相關(guān)索引，以便日后查找調(diào)用。
當(dāng)你完成上面的步驟之后，人們花在這個會議上的時間和精力才不會白白浪費。
不會做會議記錄，會有哪些損失？
上面提到的會議記錄常見問題，是站在公司業(yè)務(wù)運作的角度上總結(jié)的。站在咱們上班族的角度，不會做會議記錄，會有哪些影響呢？
有的小白會想，我現(xiàn)在只是個初級員工，沒啥機會參加會議，即便參加也不需要我做記錄。沒錯，這是實情，但要知道一點，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)派你去做記錄時，他不會先把你教會再讓你上陣。同樣地，其他同事也沒有教你的義務(wù)。
可以說，撰寫會議記錄、商務(wù)郵件、工作計劃、進(jìn)度報告等商務(wù)文書，就像使用Word，Excel、Powerpoint一樣，早已廣泛默認(rèn)為每個上班族應(yīng)知應(yīng)會的基本技能。
不懂這些技能，影響的是你的職業(yè)發(fā)展機會。正如文章開頭提到的例子，部門經(jīng)理看到小A的記錄之后，會怎么想？他還會安排小A參加其它會議嗎？
因此，會議記錄做得不好，耽誤的不僅是你的工作，還有你的前途。
